ERP, business, business systems, process, IT, information technology

<p>Companies acquiring ERP systems are often dissatisfied with the project and therefore consultancy firms wish to make use of project models in order to achieve success in implementations. Since research on ERP implementations in service companies is limited, there is a need for mapping of critical activities in implementation projects in this line of business. Under these premises, the purpose of our master thesis is to develop a model for implementation of ERP systems, specified in activities, which can be used by mid-sized consultancy firms with mid-sized qualified service companies as customers.</p><p>A literature study including project models, modern models and methodologies for ERP implementation, commonly existent activities, success factors and system development methods was carried out. Starting out with this, a theoretical model for ERP implementation was generated. In excess of this, a case study was conducted, where the implementation of the ERP system Microsoft Dynamics AX at the service company Eurostep, performed by the consultancy firm Medius, was studied. A comparative analysis was performed, where the theoretically deduced model of ERP implementation was complemented and revised.</p><p>The result of the master thesis is a consultancy model with four phases, with related activities, for ERP implementation in service companies. In order to fulfill the needs identified in the study, the model includes the following:</p><p>- Clear responsibility distribution</p><p>- Milestones as ending criteria</p><p>- Suitable ways of work within the phases</p><p>During the study the need for an anchoring and commitment process, and the need to consider the customer’s features, emerged. This can contribute to consultancy firms getting enough involvement in the project from their customers, which is important in order to achieve desired quality and to finish the project within the given time frame.</p> / <p>Företag som anskaffar affärssystem är ofta missnöjda med projektet och konsultbolag önskar därför använda sig av projektmodeller för att lyckas med införanden. Eftersom forskningen kring affärssysteminföranden i tjänsteföretag är begränsad, finns ett behov av kartläggning av kritiska aktiviteter i införandeprojekt hos denna typ av företag. Mot bakgrund av detta är syftet med vårt examensarbete att utveckla en modell för införande av affärssystem, konkretiserad i aktiviteter, som kan användas av medelstora konsultbolag med medelstora kvalificerade tjänsteföretag som kunder.</p><p>En litteraturstudie innefattande projektmodeller, moderna modeller och metodiker för affärssystemimplementering, vanligt förekommande aktiviteter, framgångsfaktorer och systemutvecklingsmetoder genomfördes. Med utgångspunkt i denna togs en teoretisk modell för affärssysteminföranden fram. Utöver detta gjordes en fallstudie där implementeringen av affärssystemet Microsoft Dynamics AX hos tjänsteföretaget Eurostep, som genomförs av konsultbolaget Medius, studerades. En komparativ analys genomfördes av det studerade fallet, där den teoretiskt framtagna modellen för affärssysteminförande kompletterades och reviderades.</p><p>Resultatet av examensarbetet är en konsultmodell med fyra faser, med tillhörande aktiviteter, för affärssysteminförande i tjänsteföretag. För att uppfylla de i studien identifierade kraven inkluderar modellen följande:</p><p>- Tydlig ansvarsfördelning</p><p>- Milstolpar i form av avslutskriterier</p><p>- Lämpligt arbetssätt inom faserna</p><p>Under studien framkom att en förankrings- och engagemangsprocess behövs, samt att hänsyn behöver tas till kundens egenskaper. Detta för att konsultbolag ska få sina kunder tillräckligt involverade i projektet, vilket är viktigt för att nå önskvärd kvalitet och för att kunna slutföra projektet inom dess givna tidsramar.</p>

<p>Införandet av ett affärssystem är i dagens läge en komplex process. Det är långt ifrån alla som lyckas och det finns många olika orsaker till detta. Vi har i den här uppsatsen valt att fokusera på hur användarna tar emot systemet och hur organisationen arbetar tillsammans för att användarna ska acceptera att arbeta med det nya systemet. Uppsatsens huvudfråga är: <em>Hur kan acceptansen för ett affärssystem påverkas, i en organisation, vid en övergång från flera egenutvecklade system? </em>De faktorer som vi har valt att fokusera på är förändring, användarmedverkan, motivation, utbildning, attityder och målsättning och hur dessa kan påverka acceptansen.<strong></strong></p><p>Uppsatsens syfte är att analysera hur en organisation hanterar den stora förändring som ett nytt affärssystem innebär. Uppsatsen undersöker hur olika faktorer, tillvägagångssätt och hantering av förändring påverkar acceptansen för ett affärssystem hos dess användare.</p><p>Undersökningen utgår utifrån intervjuer genomförda på Landstinget i Östergötland (LiÖ) våren 2008. Dessa intervjuer genomfördes med personer på olika nivåer i organisationen för att vi skulle få en så tydlig bild av fallet som möjligt.</p><p>Vi har genom vår undersökning kommit fram till att det finns en medvetenhet inom organisationen om att det kommer ta tid att genomföra förändringen. Inom ledningen fanns det en förståelse för en hög frustration i början av projektet och de såg det som naturligt att personalen kan vara frustrerad. De har också tillåtit personalen få ventilera sin frustration och låtit dessa bli hörda. Detta kan ha bidragit till en ökad acceptans för det nya affärssystemet.</p><p>För att införandet av ett nytt affärssystem ska lyckas är det också viktigt att användarna blir involverade i införandet av det nya systemet. LiÖ har använt sig av användarrepresentanter vilka har visat sig spela en betydande roll för att acceptansen ska öka till systemet.</p><p>Utbildningen har visat sig vara bristfällig då det enbart har lagts ner två dagar på detta, vilket har gett negativa konsekvenser för hanteringen av systemet. God kunskap i att använda systemet är en viktig faktor för att användarna ska känna motivation till att använda systemet och därigenom öka acceptansen för systemet.</p><p><strong>Nyckelord: </strong>Acceptans, affärssystem, förändring, utbildning, motivation och attityder.</p>

<p>Syftet med uppsatsen har varit att undersöka framgångsfaktorer vid införandet av ERP-system i olika företag. Både kundernas och leverantörens syn på framgångsfaktorer vid införandet har klargjorts. </p><p>Min empiriska undersökning har utförts på fem olika företag och jag har intervjuat totalt fem personer som samtliga haft mycket centrala roller vid ERP-införandena. Vid intervjuerna har jag använt mig av kvalitativ ansats där informanterna har fått berätta relativt fritt om vad de uppfattat kunna påverka framgången med införandet av ERP-systemen. Jag analyserade det insamlade materialet med hjälp av empirinär kvalitativ bearbetning, i form av innehållsanalys. </p><p>Undersökningens resultat visar att kunderna och leverantören inte ser helt lika på vilka faktorer som bidrar till framgång. Det finns dock några tydliga samband mellan leverantörens och kundens syn på framgångsfaktorer. Samsyn ligger i att kunden ska göra en dokumenterad processmappning av verksamhetens före och efterläge vilket leder till att leverantörens arbete underlättas och implementeringen av systemet kommer igång snabbare. Vidare samsyn finns kring det faktum att kunden ska förbereda sig på den kommande förändringen genom att utbilda personalen i handhavandet av systemet samt ge personalen ökad förståelse kring förändringsproblematiken. Detta leder till större engagemang hos kunden och snabbare acceptans av systemet i företaget.</p> / <p>The purpose of this report has been to investigate successfactors when implementing ERP-systems in different companies. The opinion of both the supplier and the customer’s point of view about the successfactors has been explained. </p><p>The empiricalstudy has included five different companies and a total of five persons. I have used a qualitative approach during the different interviews. The material from the interviews was analysed with the qualitative method content analysis. </p><p>The study shows the supplier and the customers both have and have not the same opinion about which successfactors to consider when implementing. There are a few obvious connections between the supplier and the customer’s point of view. They agree about the importance of linking business processes and information to the system in the feasibility study. This will lead to an easier and more rapid implementation phase. They also agree about the importance of educating the personal, both in practical skills of the system and also information of the reactions of change in the organisation. This will lead to a greater engagement from the customer and quicker system acceptance.</p>

<p>Syftet med studien har varit att utreda vilka möjligheter som finns för småföretag att använda sig av elektronisk affärskommunikation i form av EDI. Vi erbjuder genom uppsatsen denna grupp företag, småföretagen, en introduktion till EDI och hoppas på så vis hjälpa dem att komma igång med elektronisk affärskommunikation. Med småföretag avses i denna studie den definition som NUTEK presenterar, nämligen företag med mindre än 50 anställda eller som har en omsättning som understiger tio miljoner euro. </p><p>Utöver att undersöka vilka möjligheter som finns för småföretag tittar vi även på hur förutsättningar och tekniska aspekter påverkar småföretagens inställning till ett införande av en EDI-lösning. För att finna svar på våra frågeställningar utför vi en kvalitativ studie som baserar sig på en triangulering av tre metoder (observation, tidigare studier och intervjuer). </p><p>Vår empiriska studie bygger på fyra urvalsgruppers syn på EDI och de möjligheter som dessa anser att en EDI-lösning medför.</p><p>Vi har genom vår studie funnit att det finns goda möjligheter för småföretag att använda sig av EDI. Det finns webbaserade lösningar såväl som affärssystem med stöd för EDI, vilka lämpar sig för småföretag. Trots detta tycks denna grupp användare vara något hämmade att genomföra ett införande. </p><p>För att en ökning av antalet EDI-användare ska komma att ske krävs det att efterfrågan och intresse skapas hos de tilltänkta användarna. Om bara småföretagen får den information som krävs och ges tillräckligt med tid kommer EDI i framtiden att bli en naturlig del även i deras kommunikation.</p>

<p>Standardsystem idag är, även när det gäller de mindre systemen, så omfattande att det är svårt att välja det bästa systemet för en verksamhet om man inte vet vad man egentligen behöver. Risken är då stor att företaget får betala för onödiga funktioner eller inte får den funktionalitet i systemet som de anser vara viktig. </p><p>När man blickar bakåt i tiden kan man konstatera att eftersom det framförallt varit större verksamheter som intresserat sig för standardsystem har även större delen av forskningen som gjorts inom området bedrivits med större anskaffningsprojekt som bas. Exempel på en stor metod för anskaffning av standardsystem är SIV-metoden. Valet av ett affärssystem på ett litet företag skulle bli enklare och ge ett bättre resultat med en anskaffningsmetod som är mer anpassad till de mindre företagens behov. Eftersom vi antar att verksamhetsanalysen ska genomföras av utomstående krävs dessutom att analysmetoden lämpar sig för detta. Vår problemanalys har mynnat ut i en fråga om hur lämplig är metoden mini-SIV (som en krympt variant av SIV) för val av standardsystem i små företag utifrån ett externt perspektiv? </p><p>Vår forskningsfråga omfattar tre begrepp: anskaffning av standardsystem med hjälp av mini-SIV, små företag och dess exklusivitet i sammanhanget och ett externt perspektiv det vill säga konsultens roll i valprocessen. </p><p>Den empiriska delen av vår forskning genomfördes på företaget Keeplastics i Norrköping. Diskussion av studiens resultat i relation till den teoretiska referensramen har lett till en ny konsultmetod för val av standardsystem på småföretag.</p>

<p>Bakgrund: Affärssystembranschen är en av de mest expansiva inom IT. Det är en bransch som växer kraftigt, men inte utan problem. Allt fler röster har under 1990-talet höjts mot att implementeringar av affärssystem är problemfyllda projekt som ofta drar över tids- och budgetramar. Att anskaffa ett standardiserat affärssystem är en komplicerad process som ställer höga krav på både kund och leverantör. Hur väl lyckas be båda parterna samarbeta för att uppnå en effektiv implementering och fånga verksamhetens behov? </p><p>Syfte: Syftet med denna uppsats är att utreda de skillnader i förväntningar som finns mellan en affärssystemleverantör och dess kunder samt ge förslag på hur gapet dem emellan kan reduceras för att främja en effektivare systemimplementering. </p><p>Genomförande: Uppsatsen har en i huvudsak kvalitativ ansats där vi har intervjuat en leverantör av affärssystem, FoG Data AB, samt tre av dess kunder; Ahlström, Artex, och Harman. Intervjuerna genomfördes i de tre projekten med projektledare hos både leverantör och kund samt med en användare på operativ nivå. </p><p>Resultat: Vi har identifierat tydliga förväntningsgap mellan de både parterna kund och leverantör. På grund av dessa skillnader i förväntningar lyckas inte det nya systemet på bästa sätt fånga företagets verksamhet och strategi. Kunden brister framförallt i sin förberedelse då de inte lyckas klargöra sina behov och vad de vill ha ut av systemet. Det beror främst på att användarna engageras dåligt i processen. Leverantören lyckas inte motsvara kundens förväntningar i avseende på utbildning och kunskap om kundens verksamhet. Vidare lyckas leverantören inte på ett önskvärt sätt att hjälpa kunderna med problemformuleringen.</p>

<p>Bakgrund: Upphandlingen av affärssystem har stadigt ökat och trenden väntas fortsätta i takt med att de uppgifter systemen kan utföra utvidgas. Ett affärssystem kan ses som en strategisk resurs och ”livsnerv” för företaget. Trots detta misslyckas en stor del av alla investeringar i affärssystem. </p><p>Syfte: Att med utgångspunkt i upphandlingsförfarandet av affärssystem ge en bild av den bakomliggande beslutsprocessen och bidra till förståelsen av vilka krafter som påverkar den. </p><p>Avgränsningar: Studien omfattar endast ledningsgruppen i små och medelstora företag inom svensk verkstadsindustri. Undersökningen kommer att sträcka sig t o m beslutet om köp, vi kommer inte att behandla implementeringsfasen. Genomförande: Studien har genomförts i form av intervjuer med tre verkstadsindustriföretag i Linköping med omgivning. </p><p>Resultat: Alla företag har följt ett likartat mönster i upphandlingen. De faktorer som påverkat beslutsprocessen har varit dels interna, dels externa. Företagsledningens roll har främst varit att genomföra de önskemål användarna uttryckt. Vissa nyckelpersoner i ledningsposition har dock spelat en nyckelroll i kraft av sin kunskap och vana av IT.</p>

<p>[ An abstract in English will follow]</p><p>Denna uppsats handlar om på vilket sätt användarinvolvering påverkar acceptansen av ett affärssystem. I studien redogörs varför acceptansen påverkas av användarinvolveringen, samt hur påverkan sker och vad som leder till den. </p><p>IT genomsyrar idag så gott som alla former av företagsamhet. Affärssystem stödjer affärsprocesser i flera branscher, från tillverkande företag till renodlade tjänsteföretag. Ett företag behöver exempelvis anpassa både sina affärsprocesser och det nya affärssystem för allt som sker inom företaget. På grund av komplexiteten som detta för med sig är implementeringen ofta ett stort steg för företaget och dess anställda. De framtida användarna av systemet ställs inför en stor förändring som ett nytt affärssystem medför. För att göra övergången så enkel som möjligt och få användarna att acceptera systemet brukar användarna vara delaktiga i implementationen genom en process som benämns som användarinvolvering.</p><p>Forskning inom området har enats om att användarinvolveringen påverkar acceptansen av ett system (Dickson & Simmons, 1970; Powers & Dickson, 1973; Wu, et al.,2002; Kujala, 2003;, Gable, et al., 2003; Amoako-Gyampah, 2005; Sharp, et al., 2007). Desto mindre finns skrivet om varför acceptansen påverkas av användarinvolveringen, hur den påverkas, samt vad det egentligen är i användarinvolveringen som påverkar acceptansen. Denna uppsats undersökte detta genom att en kvalitativ studie utformades. </p><p>Teorin om att användarinvolveringen påverkar acceptansen kombinerades med Technology Acceptance Model (en modell för undersökning av acceptansen föreslagen av Davis, 1989) för att skapa en egenutvecklad modell. Den egenutvecklade modellen användes för att skapa teman kring vilka den öppna individuella intervjun utformades. Därefter genomfördes intervjuer med fyra användare som var involverade i en implementationsprocess. Resultatet från intervjuerna strukturerades på ett sätt som matchade teman i den egenskapade modellen. Därefter analyserades resultatet med hjälp av det teoretiska materialet som insamlades under studiens inledningsfas. </p><p>Slutsatsen är att användarinvolveringen som process består av flera företeelser som tros påverka acceptansen. De företeelserna som tros ha påverkat acceptansen på företaget som studerades var: användarnas förståelse för vad som kommer krävas av dem i framtiden, utbildningen och dess kvalité, användares tidigare kunskap och förmåga att ta in ny kunskap samt företagets mål med implementationen och hur väl det nya systemet kan uppfylla dessa. </p><p>Slutligen bör man inte bortse ifrån de krav som företaget ställer på sina anställda. En medarbetare kan känna sig tvungen att acceptera ett visst system, då det redan är beslutat att företaget ska bruka systemet.</p><p>[English abstract]</p><p>This essay covers what in the user involvement process affects user acceptance of an Enterprise Resource Planning System (ERP). The study reads up on why the acceptance is affected by user involvement, how the influence derives and where it comes from.</p><p>Information Technology permeates all forms of enterprise. ERP systems support business processes for many different types of enterprise, ranging from manufacturing to service oriented. A company needs to adapt both its business processes and the new ERP system to fit the company’s business processes and support them throughout the value chain. As a result of the complexity that this adaptation implies, the implementation turns often out to be a big step for the company and its employees. Because of that, future ERP system users face a huge change in their work life. To make this easy and increase the chances of the future users to accept the new system, a process called user involvement is often used. </p><p>Research has shown that user involvement affects the acceptance of a system (Dickson & Simmons, 1970; Powers & Dickson, 1973; Wu, et al.,2002; Kujala, 2003; Gable, Sedera & Chan, 2003; Amoako-Gyampah, 2005; Sharp, et al., 2007). On the contrary, less is known on why the acceptance is affected by user involvement, how the relation looks like and what in the user involvement process actually affects the acceptance. This essay studied that using a qualitative approach. </p><p>By combining the theory that user involvement affects the acceptance, with the Technology Acceptance Model (a theory proposed by Davis (1989) that models how users come to accept and use a technology), a new model was developed. The self-created model was used to develop themes which were used as a base for the empirical research. Four interviews with system users took place and the result was analyzed using the theories collected in the earlier part of the study. </p><p>The conclusion is that user involvement as a process contains many different parts which we believe may influence acceptance. Our study has shown that the acceptance depends on – but not limited to – the following: user’s understanding of what will be required of them in their future work, the educational process and its quality, user’s technical knowledge before the implementation process began, user’s ability to learn, as well as the company’s goals set for the implementation and to which degree the new system will fulfill these goals. </p><p>Finally, the demands which the company sets on its employees must not be ignored. An employee can feel obligated towards company’s choice of the ERP system and compelled to accept the new system, because it has already been decided that the company would use it.</p>

<p>Affärssystem är en växande marknad och en självklarhet för många företag idag. Ett affärssystem kan medföra många fördelar, bland annat kortare ledtider, ökad datakvalitet och effektivare processer. För att genomföra ett så lyckat affärssystemsprojekt som möjligt behöver företag ta vissa faktorer i beaktning. Dessa faktorer kallas kritiska framgångsfaktorer. Denna studie behandlar sju kritiska framgångsfaktorer i syfte att se hur dessa beaktats i praktiken. Framgångsfaktorerna är projektplanering, projektstyrning, användarinvolvering och utbildning, förändringsledning, stöd från ledningen, korrekt data och övervakning och mätning. Vi har kommit fram till dessa genom att studera vetenskapliga artiklar och böcker. Undersökningen har utförts med en kvalitativ ansats där intervjuer genomförts på två företag, med en representant från vardera projektgrupp, som nyligen implementerat ett affärssystem. Även användare av affärssystemet på respektive företag har intervjuats för att få deras synvinkel på affärssystemsprojektet. Resultatet av undersökningen visar på att inget av företagen medvetet har tagit kritiska framgångsfaktorer i beaktning vid deras affärssystemsprojekt. De har inte tänkt på kritiska framgångsfaktorer i den bemärkningen, men ändå tagit hänsyn till vissa av de punkter som vi identifierat i teorin. Den slutsats vi kan dra är att företag kan lyckas med affärssystemsprojekt även om de inte tagit alla kritiska framgångsfaktorer i beaktning.</p> / <p>ERP systems is a growing market and very important for many businesses today. An ERP system can bring many advantages, including shorter lead times, improved data quality and more efficient processes. In order to execute successful ERP projects businesses need to take certain factors into consideration. These factors are called critical success factors. This study addresses seven critical success factors in order to see if these are taken into consideration in a real project. The seven critical success factors are project planning, project management, user involvement and training, change management, top management support, accurate data and monitoring and measuring. We identified these by studying scientific papers and books. The study was conducted with a qualitative approach in which interviews were conducted in two companies, with one representative from each project team, which recently implemented an ERP system. Users of the ERP system at each company were also interviewed to obtain their view on the ERP project. The result of the study shows that none of the companies deliberately took the critical success factors into consideration in their ERP projects. The companies had not thought of critical success factors in those terms but they still took some of the points that we had identified in the theory into consideration. The conclusion is that companies can succeed in ERP projects, even if they don’t take all of the critical success factors into consideration.</p>