<p>Medelstora företag som denna uppsats har valt att behandla är i svenskt näringsliv färre till antal än vad det finns små och stora företag. Medelstora företag, som kan sägas är morgondagens storföretag, drar sig ofta för att investera i affärssystem som kräver mycket tid och resurser att få det implementerat. Det har gjort att jag har funnit det intressant att studera medelstora företag och deras handlingssätt när beslutet om att införa ett affärssystem har tagits. Företag av den storleken har dessutom mindre med resurser för att anskaffa och handha ett affärssystem än jämförelsevis stora företag. Detta bör, enligt mig, sättas i relation till att omkring nittio procent av alla affärssystemprojekt misslyckas d.v.s. att projekten inte möter satta budget- och tidsramar.</p><p>I denna uppsats har min uppmärksamhet riktats på att kartlägga vad för slags förutsättningar som medelstora företag behöver uppfylla för att lyckas med införandet av sitt affärssystem. Uppsatsen har bedrivits i form av en fallstudie där införandet av vald affärssystemlösning har studerats i två medelstora företag. Använda datainsamlingsmetoder är intervju och sekundärdata.</p><p>Några av de resultat som denna uppsats har kunnat visa på är att tidsaspekten utgör ett stort hinder för medelstora företag när dem ska implementera sitt affärssysystem. Det är sällan som användardeltagarna arbetar med projektet på heltid utan dem får snarare kombinera sina ordinarie arbetsuppgifter med projektuppgifterna. Det kan medföra att arbetsbelastningen på projektmedlemmarna i perioder kan vara mycket stor, varför en del av deras ordinarie arbetsuppgifter bör låtas övergå på den övriga personalen i linjeverksamheten. Dessa måste i sin tur vara mer förstående för att projektmedlemmarna måste prioritera projektet för att det ska vara möjligt att ta systemet i drift som planerat. Genom avlastning möjliggörs användarnas medverkan. Testningen och gränsdragningsproblematiken, beträffande vad som utgör en standardleverans samt en tilläggsbeställning, är exempel på hinder som har påträffats i de studerade fallen. För att undkomma gränsdragningsproblematiken är det därför önskvärt om kunden och leverantören tidigt i projektet klargör för: vad som avses med en leverans, vad som bör ingå i en sådan samt när och hur en levarnas ska ske.</p>

<p>Att byta affärssystem är en komplex process då man som företag måste ta hänsyn till många omkringliggande faktorer. Denna process blir inte enklare när det rör sig om större företag med många personer inblandade. Enheterna Saab Aerostructures/Aerosystems som ingår i Saab AB har bytt ut 59 egenutvecklade system till ett affärssystem. Detta projekt är ett av det största i Europa i sitt slag och pågick under en tre års period där cirka 5000 personer har berörts. Det här projektet är något som vi funnit intressant med tanke på antalet system som bytts ut mot ett affärssystem men även vårt intresse för detta.</p><p>Studien syfte är att ge verksamheten en utvärdering om hur kommunikation, information, utbildning bedrivits, samt hur nyckelanvändare och slutanvändares delaktighet har varit. Drygt 19 intervjuer samt tryckt empiriskt material ligger till grund för besvarandet av studiens problemformuleringar. Dessa ska i sin tur besvara vår huvudfråga som är, hur genomfördes övergången från egenutvecklade system till affärssystem och hur såg aktörerna på genomförandet?</p><p>Vår studie visar att införandet av affärssystemet har i sin helhet gått bra men det har gett vissa effekter i verksamheten. Vi har upptäckt att det ligger ett antal faktorer till grund för dessa effekter. Dessa faktorer är kommunikationsbrist mellan projektet och vissa chefer tillika informationsspridningen till dessa. Andra faktorer är att arbetssätten inte var klara när utbildningen gavs till slutanvändarna och att datorerfarenheten underskattats hos dessa. Vi ser även att det har brustit i delaktigheten men samtidigt förstår vi svårigheten med att få med så många berörda som det handlade om.</p>

Syftet med denna uppsats är att beskriva användarnas upplevda nytta/upplevelse av ett affärssystem som företaget använder. Vidare redogörs för de eventuella svårigheter företaget stött på vid uppgradering av affärssystemet. Studien har utgått ifrån en kvalitativ undersökning och en deduktiv ansats. Genom semistrukturerade intervjuer med ett urval på sex respondenter i ett fastighetsbolag skapades en empiri. De valda respondenterna arbetar på olika avdelningar och har olika positioner i företaget, detta för att kunna ge en helhetsbild av företaget till studien. Företagets affärssystem är ett verksamhetsanpassat affärssystem, som företaget är nöjda med. Det finns för- och nackdelar med ett sådant system, där en av nackdelarna som respondenterna nämner är att det är kostsamt. Det är kostsamt framförallt vid uppgradering av affärssystemet, då det tar mycket tid att utföra och att företaget är i stort behov av konsulter. Behovet av konsulter finns för att kunna uppgradera systemet, samt när problem uppstår med systemet. Något annat som kostar är interna och externa utbildningar. Det företaget gör är att ta in konsulter för att utbilda sina anställda istället för att skicka anställda på utbildning. Anledningen till att konsulter tas in av företaget är för att fler anställda tar del av utbildningen vid en internutbildning, vilket leder till en mindre kostnad för företaget. / The purpose of this essay is to describe the users' perceived benefits / experience of an ERP system that the company uses. Furthermore, outlines the possible difficulties the company encountered when upgrading the ERP system. The study has been based on a qualitative study and a deductive approach. Through semi-structured interviews with a sample of six respondents in a property company created an empiricist. The selected respondents are working in different departments and with different positions in the company, this in order to give an overall picture of the company in to the study. The system of the company is an activity suited ERP and the company is pleased with. There are advantages and disadvantages of such system, where one of the disadvantages that the respondents mention is that it is costly. It is costly, especially when upgrading the business system, in which it takes much time and that the company is in great need of consultants. The need for consultants is in order to upgrade the system, as well as problems arise within the system. Something else that costs is internal and external training programs. What the company doe’s, is to bring in consultants to train their employees. The reason that the consultants are brought in by the company is that more employee’s takes part of the training during an internal, which leads to a lower cost to the company.

This research is carried out by studying a Chinese factory, producing metal spare parts, and its Swedish parent company that produces binding machines. The companies recently merged together after a previous relationship as supplier and customer. To bring the companies closer together an ERP-system was implemented during the research period. The purpose of this study is to answer three research objectives: Explore what outcomes there are when a Swedish company acquires a Chinese factory related to cultural differences affecting the merging process. Investigate conditional barriers for developing the Chinese factory to meet Swedish standards regarding the relation of quality and production. Discover how efficient communication with ERP-system can help with the achievement of meeting Swedish standards for the subsidiary Chinese factory. To answer these questions, interviews with three people in management positions was constructed and carried out. A questionnaire was constructed to get the employees views on changes. Observations was made in the Chinese factory which provided some information useful to answering the research objectives and with these three methods the results could be triangulated. Literature was reviewed with connections to: culture differences, ERP-systems and quality perspective in China to construct the theoretical basis for this research.   The study discovered how culture differences affected important areas such as communication, work implementation and management. The cultural differences also affected the second research question about quality and production. Other aspects as education, quality focus, and involvement from employees were also acting as a barrier for developing quality and production. The implementation of an ERP-system experienced some of the barriers mentioned above as language and culture differences but also providing effective communication. Also other benefits as a clearer view of the organization structure, manufacturing processes and the production flow.  However, the ERP-system implemented also has its flaws since it is not fully adapted to the Chinese market and users’ needs. It is also a reflection on the importance of understanding and adjusting to the Chinese culture.

Affärssystem är en växande marknad och en självklarhet för många företag idag. Ett affärssystem kan medföra många fördelar, bland annat kortare ledtider, ökad datakvalitet och effektivare processer. För att genomföra ett så lyckat affärssystemsprojekt som möjligt behöver företag ta vissa faktorer i beaktning. Dessa faktorer kallas kritiska framgångsfaktorer. Denna studie behandlar sju kritiska framgångsfaktorer i syfte att se hur dessa beaktats i praktiken. Framgångsfaktorerna är projektplanering, projektstyrning, användarinvolvering och utbildning, förändringsledning, stöd från ledningen, korrekt data och övervakning och mätning. Vi har kommit fram till dessa genom att studera vetenskapliga artiklar och böcker. Undersökningen har utförts med en kvalitativ ansats där intervjuer genomförts på två företag, med en representant från vardera projektgrupp, som nyligen implementerat ett affärssystem. Även användare av affärssystemet på respektive företag har intervjuats för att få deras synvinkel på affärssystemsprojektet. Resultatet av undersökningen visar på att inget av företagen medvetet har tagit kritiska framgångsfaktorer i beaktning vid deras affärssystemsprojekt. De har inte tänkt på kritiska framgångsfaktorer i den bemärkningen, men ändå tagit hänsyn till vissa av de punkter som vi identifierat i teorin. Den slutsats vi kan dra är att företag kan lyckas med affärssystemsprojekt även om de inte tagit alla kritiska framgångsfaktorer i beaktning. / ERP systems is a growing market and very important for many businesses today. An ERP system can bring many advantages, including shorter lead times, improved data quality and more efficient processes. In order to execute successful ERP projects businesses need to take certain factors into consideration. These factors are called critical success factors. This study addresses seven critical success factors in order to see if these are taken into consideration in a real project. The seven critical success factors are project planning, project management, user involvement and training, change management, top management support, accurate data and monitoring and measuring. We identified these by studying scientific papers and books. The study was conducted with a qualitative approach in which interviews were conducted in two companies, with one representative from each project team, which recently implemented an ERP system. Users of the ERP system at each company were also interviewed to obtain their view on the ERP project. The result of the study shows that none of the companies deliberately took the critical success factors into consideration in their ERP projects. The companies had not thought of critical success factors in those terms but they still took some of the points that we had identified in the theory into consideration. The conclusion is that companies can succeed in ERP projects, even if they don’t take all of the critical success factors into consideration.

Introducing a new type of IT-structure means a change that employees within an organization must adapt to. Today, many companies have implemented information technology in the form of Enterprise Resource Planning (ERP) Systems and find themselves in th so-called Second Wave stage where an after work is ongoing with continual improvement that involves changes that employees need to understand and act upon. To learn how to work with these recurrent misadventures is of importance because it is seen as a critical factor in order to take advantage of the ERP system and its benefits. To study this a study was conducted through personal interviews at Apoteksgruppen AB which a few years ago introduced a new ERP system. There the authors saw that employees learned in different ways depending on the position, and that the more responsibility this person had the greater freedom this person had to resolve their problems and therefore learned more effectively. The internal support team also proved to play a more important role in addition to this learning.

Undersökning i denna uppsats har utgjorts av en fallstudie. Fokus i vårt arbetehar legat på implementering, ledarskap och delaktighet.Syftet med vårt examensarbete har varit att studera hur implementeringen avaffärssystem kan gå till i en offentlig organisation och hur medarbetarnasdelaktighet samt chefernas ledarskap ser ut under implementeringen. Detövergripande syftet har varit att identifiera förbättringsområden och ge förslagtill lösningar. Vi har utgått från att kombinera en kvantitativ enkät medkvalitativa djupintervjuer för vår fallstudie.Sammanfattningen av våra slutsatser var följande: Den studeradeorganisationen inom offentliga sektorn är stor, komplex, hierarkisk samt har enspecifik ansvarsfördelning med befattningar och behörigheter och därför har enstegvis implementering tillämpats. Styrkor i implementeringsprocessen harvarit: projektmetodik, planering, stegvis införande, nyckelpersonerna somavancerade användare, testverksamhet och en egen förvaltningsorganisation.Svagheter i implementeringsprocessen har varit: ledarskap, förändringsledning,delaktighet, utbildning, kommunikation, resursplanering, oklart syfte, otydligamål samt vision som inte kommunicerats ut till medarbetarna i organisationen.Svagheter och styrkor sammanfattades i en egenutvecklad modell som delarimplementeringsprocessen i två delar – den tekniska och den organisatoriska.Den avgörande faktorn i implementeringsprocessen visade sig vara denorganisatoriska delen med aspekter som handlar om organisation och ledning. / The investigation in this paper consisted of a case study. The focus of our workhas been on implementation, leadership and participation.The aim of this thesis was to study how the implementation of ERP can go to apublic organization and how employee participation and managers' leadershiplooks during implementation. The overall aim has been to identify areas forimprovement and suggest solutions. We have combined a quantitative surveyand qualitative interviews for our case study.The summary of our conclusions were the following: The studied organizationin the public sector is large, complex, and hierarchical and has a specificresponsibility with roles and permissions and that is why a stagedimplementation with sixth insertion step has been applied. Strengths in theimplementation process were: project methodology planning, gradual entry keypersonnel, and advanced users, testing activities and its own managementstructure. Weaknesses in the implementation process were: leadership, changemanagement, empowerment, education, communication, resource planning,unclear purpose, unclear objectives, and vision that are not communicated tothe employees in the organization. Weaknesses and strengths were summarizedin a proprietary model that shares the implementation process in two parts- thetechnical and the organizational. The decisive factor in the implementationprocess proved to be the organizational part, aspects of which involveorganization and management.

Ett affärssystem spänner över alla de kritiska funktionerna inom en verksamhet vilket innebäratt det är en betydelsefull komponent för att en organisation ska kunna bedriva sinverksamhet. Fördelarna med affärssystem är att de ska fungera som ett systemstöd förverksamheten, att den ska hjälpa till att effektivisera de dagliga administrativa rutinerna, attden ska supportera en processorienterad version av verksamheten och att den möjliggör attstandardisera processer över hela verksamheten. Att välja ett affärssystem är både utmanade och resurskrävande. Det är av central vikt att enorganisation identifierar rätt affärssystem och att valprocessen gör det möjligt förverksamheten att identifiera ett system som uppfyller organisationens vision, krav, behov ochmål. Globala verksamheter har oftast en mer komplex miljö än de verksamheter som enbart ärverksamma i ett land. Det innebär att val av affärssystem i en global verksamhet är svårare,mer unikt och mer utmanande. Syftet med denna studie är att ta fram de kritiska framgångsfaktorerna vid val av affärssystemi en global verksamhet. Studien i denna uppsats har baserats på en kvalitativ ansats, där empiri har samlats in medhjälp av intervjuer i två globala verksamheter. Empirin har sedan analyserats mot teorin sombaseras på sex områden som refereras som generella framgångsfaktorer vid val avaffärssystem. Slutsatsen visar att de kritiska framgångsfaktorerna inkluderar både val av ”system”, val avsamarbetspartner (affärssystemsleverantör), intern förberedelse av verksamheten och totalkostnadsöversikt för hela projektet. För en global verksamhet är det viktigt att ta hänsyn tilldessa framgångsfaktorer för att rätt val ska kunna tas.

I en miljö med kontinuerlig förändring står organisationer inför utmaningen att bestämma när eller om de ska investera i uppgradering av informationsteknologi. Att uppgradera befintlig informationsteknologi till en nyare version kan för många verka självklart, men i vissa fall väljer ändå organisationer att inte genomföra tillgängliga uppgraderingar   Studien består av två beslutsfattanden rörande uppgraderingar av två olika systemtyper i samma organisation. Systemtyperna som studien berör är ett innehållshanteringssystem och ett operativsystem. Det primära syftet med denna studie är att identifiera, beskriva och förklara vilka faktorer som påverkar beslutet att inte genomföra uppgraderingar av dessa system. Det sekundära syftet är att identifiera vilka de faktiska effekterna av att en organisation först inte genomför och senare genomför en uppgradering av sitt befintliga IT-system. Studien genomfördes i form av kvalitativa intervjuer på IT-avdelningen vid Karlstads universitet som är kund och användare av de båda systemtyperna. Genom en litteraturstudie identifierades åtta faktorer som påverkar beslut att inte uppgradera.   Gällande innehållshanteringssystemet framkom att tre av de identifierade faktorerna påverkade beslutet att inte uppgradera: Höga kostnader, Brist på interna resurser, Risk för kompabilitetsproblem. Tillkommande faktorer som inte identifierades i litteraturgenomgången var: Kunskap om framtida versioner och Undvika att behöva genomföra samma projekt igen. Det framkom även att de faktiskt uppfattade effekterna av att inte uppgradera var: Skapande av egna moduler och Svårigheter att använda tilläggsmoduler. Effekterna av att senare uppgradera var: Förbättrad funktionalitet, Hög tekniktröskel och Ny och modern teknik.   Gällande operativsystemet framkom det att fyra av de identifierade faktorerna påverkade beslutet att inte uppgradera: Risk för avbrott i verksamheten, Brist på interna resurser, Höga kostnader och Kostsam användarutbildning. Tillkommande faktor som inte identifierades i litteraturgenomgången var: För stor gränssnittsförändring. Det framkom även att de faktiskt uppfattade effekterna av att inte uppgradera var att de: Undkom förväntade supportärenden och problematik. Effekterna av att senare uppgradera var: Äldre datormodeller fungerar bättre, Modernare och säkrare operativsystem och Enklare att förvalta.

ERP-systems is a relatively new system-solution in the corporate world. It was not until the 1990s that system vendors began to develop what we today refer to as an ERP-system. The foundation for the creation of ERP-systems was set 30 years earlier in the 1960s when MRP (Material Resource Planning System) systems began to handle complex business scheduling and planning of materials. An ERP-system, also known as Enterprise Resource Planning System, is an essential part of organizations and exists to facilitate and organize business processes and project planning within the organization. Investing in an implementation of an ERPsystem can often be an expensive and time-consuming project that easily exceeds both budget and timeframe. The purpose of this bachelor thesis is to analyse a specific implementation project of an ERP-system at ALTEN Sweden. The intention with this thesis is to identify the key factors that contributed to the successful implementation at ALTEN Sweden. We chose to conduct a total of three interviews at ALTEN Sweden. The respondents contributed with different views of the implementation project due to their different positions within the organization. This study resulted in seven key factors that contributed to the success of ALTEN Sweden's implementation project. We identified these key factors through a review of the empirical material and by comparing it to the literature.