När en organisation väljer att implementera ett affärssystem, leder det till en stor teknologisk förändring, men även en stor organisationsförändring. Det faller sig då naturligt att implementeringen kommer att ge intryck på organisationens övriga verksamhet. Uppsatsen redogör för om och hur de anställda i en organisation, som implementerat ett affärssystem, upplever förändring i sina arbetsroller samt i organisationens styrning. Arbetsroller inkluderar både de anställdas arbetsuppgifter samt deras relationer till kollegor. En fallstudie har gjorts på Lantmännen Cerealia Uppsala, där detta undersökts ur ett lednings- och avdelningsperspektiv. Till hjälp för att utreda om och hur förändring skett användes till insamlandet av det empiriska materialet, främst besöksintervjuer och en deltagande observation på den studerade avdelningen. Slutsatsen blev att alla de anställda upplevde en markant skillnad i arbetsuppgifterna, en viss förändring i relationer till andra anställda medan styrningen upplevdes som oförändrad. Studien utvisar att det finns olika starka samband mellan dessa faktorer, och/eller att förändringar i faktorerna tar olika lång tid. / When an organization chooses to implement an Enterprise Resource Planning (ERP) system it leads to a major technological change as well as to a major organizational change. It seems only reasonable to believe that the implementation of such a system will have impact on the other activities of the organization. This thesis aims to answer if and how the employees of an organization, which has implemented an ERP system, are experiencing changes in their work roles, in terms of both their formal duties and their relationships to colleagues, as well as in the organization's management. In order to do so, a case study of the company of Lantmännen Cerealia Uppsala, in which both management and divisional perspectives were studied, was done. The case study entailed personal interviews as its central methodological choice, but also incorporated participant observations of the studied division. The conclusion is, that all employees experienced a significant change in their formal duties, a slight change in their relationships to colleagues and that the organization’s management remained unaffected. This study shows that there exist a variety of strong correlations between these variables, and that changes within these factors take varying amounts of time to occur.

Utvecklingen inom IT har traditionellt varit snabb, så har det även varit när fenomenet molnbaserade tjänster växt fram. De molnbaserade IT-tjänsterna har under kort tid gått från att det har spekulerats om deras användning till att nu vara på allas läppar och något som börjar införas i många verksamheter. Tjänsteleverantörer vill vara snabba in på marknaden och sälja molnbaserade lösningar samtidigt som verksamheter är intresserade av att få ta del av dessa lösningar. En skillnad med de molnbaserade IT-tjänsterna är att de baserar sig på en helt ny distributionsmodell för IT. Skillnaden ligger i att det är tjänsteleverantören som ansvarar för hela IT-systemets livscykel och kunden endast betalar baserat på verkligt nyttjande av tjänsten. Samtidigt kan kapaciteten skalas baserat efter kundens aktuella behov. I samband med de nya förutsättningarna så har vi i denna uppsats haft fokus på att utreda om det krävs några nya angreppssätt vid införande av molnbaserade IT-tjänster. Studien har sin grund i de särskiljande drag de molnbaserade IT-tjänsterna har i kontrast till de traditionella IT-tjänsterna. För att uppnå studiens syfte har vi valt att använda oss av en kvalitativ metodik som har sin fokus på ett mer tolkande perspektiv. Insamling av datamaterial till den empiriska delen av uppsatsen har vi gjort via intervjuer av personer med erfarenhet från både de traditionella och molnbaserade IT-tjänsterna. I denna uppsats finner vi nya utmaningar som inte tidigare varit aktuella i samma utsträckning vid införande av de mer traditionella IT-tjänsterna. Vi finner bland annat att det blir mindre möjligt att utföra anpassningar i de molnbaserade IT-tjänsterna, samt nya risker i samband med att garantera säkerheten för informationshantering. Till detta finner vi en rådande situation med många nyetablerade leverantörer på marknaden som alla har olika lösningar för hantering av säkerhet, servicenivåer och gränssnitt för utbyte av information mellan applikationer.  Till de kartlagda utmaningarna presenterar vi en rad nya angreppssätt som vi anser är viktiga för att hantera den förändrade bilden, samt för att ge ett adapterat fokus vid ett införande av molnbaserade IT-tjänster. Vi kommer fram till att förstudien blir mer viktig vid ett införande och har stor betydelse för valet av molnbaserad IT-tjänst. Förstudien behöver fokusera på att värdera leverantörernas tjänsteutbud, trovärdighet samt den molnbaserade IT-tjänsten som sådan. För att kunna garntera säker informationshantering blir det viktigt att klassificera verksamhetsinformation och att modellera kommunikationsvägarna för den verksamhetsinformation som hanteras av olika applikationerna.

When implementing an Enterprise Resource Planning (ERP) system, the system has to be adapted to the organisation. But just as important, the business processes of the organisation have to be reengineered in order to take full advantage of the ERP system. Noblessa Sverige AB, which is a sales company to the German kitchen producer Nobilia, has been growing remarkably since the start 2001 and has begun discussing an ERP system purchase. The order process of today has reached the limit of its capacity and something has to be done in order to meet the increasing sales volume. The purpose of this master’s thesis is to analyse and reengineer the order process as a preparation for an ERP system implementation. The outcome of this thesis is a suggestion of a process model of the order process, which also can be used as a foundation for a requirements specification for the ERP system purchase. In order to take advantage of the benefits of the existing order process, the reengineering starts with mapping the current process. Noblessa Sverige AB is a company that is growing and changing from one day to another. Changes have arisen during the writing of this thesis which has made the work even more interesting and challenging. The most important change is the opening of a central warehouse in Norrköping, which has been taken in consideration when we designed the new process model. After mapping and achieving an understanding of the current order process, we found a few things that could be improved. Above all, there exist many manual tasks that can be automated with the ERP system. Furthermore, there are tasks that should be moved from one department or function to another because it is more suitable to perform them there. We also found that Noblessa Sverige AB should improve the integration and cooperation with its suppliers, especially Nobilia. Nobilia is the main owner and main supplier of Noblessa Sverige AB, the conditions for cooperation are therefore very good.

Idag byter många företag ut sina gamla informationssystem mot nya, standardiserade affärssystem. Detta görs för att man ser stora framgångs- och konkurrensfaktorer i att ha ett standardiserat system, att anpassa ett affärssystem mot verksamheten blir dessutom väldigt kostsamt. På Saab Aerosystems införde man under 2006 just ett standardiserat affärssystem, IFS Applications 2004, där man tidigare hade använt sig utav 59 olika system. Syftet med denna uppsats är att undersöka vilka möjligheter och utmaningar man såg på Saab Aerosystems i och med införandet av det nya affärssystemet. Det utfördes en fallstudie där det samlades in empiri från ett antal kvalitativa intervjuer för att kunna jämföras mot den teoretiska referensram och på så sett kunna besvara frågeställningarna; vilka möjligheter uppstod i samband med införandet av det nya affärssystemet? Hur tog dessa tillvara på? Vilka utmaningar uppstod i samband med införandet av det nya affärssystemet? Hur hanterades dessa? Många av utmaningarna respektive möjligheterna kan ses som nära relaterade, i denna studie presenterar vi hur olika aktörer inom verksamheten upplevt dessa, samt hur de relaterar till existerande teori på området. Resultat visar att följande kategorier: förändring, anpassning av och gentemot affärssystemet, strategi, utbildning och hjälpresurser utgjorde stora utmaningar. Integration och informationshanteringen, processutveckling, digitalisering, kunskapsutveckling samt förändring upplevdes som stora möjligheter i och med införandet. / Today many companies are replacing their old information systems with new, standardized enterprise systems. This is done because great success and competitive factors are seen in having a standardized system, to adapt an enterprise system to your business is also very costly. In 2006 Saab Aerosystems implemented a standardized ERP, IFS Applications 2004, whereas they had previously used 59 different information systems. The purpose of this paper is to examine the opportunities and challenges that could be identified at Saab Aerosystems, with the introduction of the new ERP system. It conducted a case study where empirical data was collected from a number of interviews, to be compared against the theoretical framework and thus seen to answer the questions: what opportunities arose in connection with the introduction of the new ERP system? How were these seized? What challenges arose in connection with the introduction of the new ERP system? How were these handled? Many of the challenges and opportunities can be seen as closely related, in this study we present how the various stakeholders in the business have experienced them, and how they relate to existing theory in the field. Results show that the following categories: change, adaptation of and to the business system, strategy, training and support resources were major challenges. Integration and information management, process development, digitization, knowledge and change were seen as great opportunities with the implementation.

Business leaders around the world are expressing equal amounts of excitement and urgency for implementing artificial intelligence (AI) technologies. Yet the upcoming AI revolution is clouded with uncertainties and misconceptions. In this thesis, the business value and application potential of AI were studied in a context of enterprise resource planning (ERP) systems through a case study at a consultancy firm with small- to midsize clients. Three research questions were posed and answered: how can, or do, organizational processes covered by ERP systems benefit from AI, what AI features do customers typically request when ordering ERP systems, and is AI adopted with the purpose of reducing costs or increasing revenue? Using a framework for data analysis, multiple organizational processes covered by ERP systems were explored through interviews with ERP experts. The results indicated that small- and midsize companies were still primarily requesting and working to implement basic, incremental AI with the purpose of reducing costs through automations. Future leaders may instead need to implement AI that fundamentally reinvents their business processes, with the purpose of increasing revenue through augmentations. Overall, while some organizational processes have already been improved with AI solutions, many processes have yet to be AI-powered in the ERP solutions sold by the consultancy firm examined in this study. However, the consultants of the firm express great positivity for the untapped potential of AI, and many further AI solutions are being developed. / Affärsledare världen runt upplever såväl entusiasm som brådska för att implementera artificiell intelligens (AI). Men den kommande AI-revolutionen är fylld av osäkerheter och miss-uppfattningar. I denna uppsats undersöktes det affärsvärde och den användningspotential som AI har i en kontext av affärssystem (enterprise resource planning system, ERP) genom en fallstudie på en konsultfirma med små- och mellanstora kunder. Tre forskningsfrågor ställdes och besvarades: hur kan organisatoriska processer som täcks av affärssystem komma att gynnas av AI, eller hur gynnas de redan, vilken typ av AI efterfrågar kunder när de beställer affärssystem, och införskaffas AI i syftet att minska kostnader eller öka intäkter? Med hjälp av ett ramverk för dataanalys utforskandes ett flertal organisatoriska processer som täcks av affärssystem genom intervjuer med affärssystemsexperter. Resultatet tyder på att små- och mellanstora företag fortfarande primärt efterfrågar och jobbar med enkla, inkrementella AI-utvecklingar, med syftet att minska kostnader genom automatiseringar. Framtida ledare kan istället komma att vilja implementera AI som fundamentalt återuppfinner organisationens affärsprocesser, med syftet att öka inkomsterna genom att göra personalen kraftfullare. På det stora hela har enbart än så länge endast ett mindre antal organisatoriska processer blivit förbättrade med AI-lösningar i de affärssystem som säljs av konsultfirman som undersöktes i denna studie. Företagets konsulter uttrycker dock starkt positivitet för den outnyttjade potentialen som kan hittas i AI, och fler AI-lösningar för affärssystemen håller på att utvecklas.

Background: ERP systems were perceived as the most significant invention for corporations during the rise of information technology in 1990s (Davenport, 1998). Today ERP systems are a multibillion dollar business and used by both LEs and SMEs. Using an ERP system is a continuous project and it is important to constantly look for misalignments in the system and the usage in accordance to the organizational structure also during post-implementation phase (Peng & Nunes, 2017). Problem: Despite the abundance of studies regarding the implementation of ERP systems there is a shortage of studies about the post-implementation phase, where existing post-implementation studies are rather fragmented around a large set of issues (Huang & Yasuda, 2016; Peng & Nunes, 2017). Furthermore, the studies about ERP usage during post-implementation tend to focus on user perspective or evaluation of system or organizational performance (Huang & Yasuda, 2016). Purpose: The purpose of this thesis is to investigate how SMEs improve the usage of ERP systems during the post-implementation phase. Method: To fulfill the purpose of this study, the empirical data was collected through a multiple case study of three cases with SMEs of e-commerce retailer companies in Sweden. Qualitative semi-structured interviews were conducted with top management of the three SMEs in order to get understanding of underlying methods and reasons for the system usage improvement Conclusion: Findings of this study show that SMEs improve their system usage through enhancing knowledge-sharing and organizational learning as well as through unification of the procedures that is achieved through external support and knowledge-sharing.

There has been a recent, quick growth in the market for e-sourcing and e- procurement Software-as-a-Service (SaaS). However, the software products are not yet commoditized which opens up for different ways of pricing the services. This prompts us to ask the questions: how does technological development within an industry affect the price and what are the aspects of pricing that makes it sustainable and competitive for the future? To find out, an extensive literature study was conducted together with interviews, both with the case company Trade Extensions, as well as SaaS consumers, other SaaS vendors and experts in the field. SaaS consumers did regard security as important but they were confident that the tools they used were secure. We found that competitive and sustainable price models are flexible, have lock-in effects, produce predictable revenues and costs, are easy to communicate and invite to first-time usage. While trying to achieve this, a software provider also should take into account whether they are a price maker or price taker, and also allow their price model to change with customer needs and technology. Upcoming technologies that are likely to have an impact on the SaaS industry are artificial intelligence, Internet of things, cognitive and mobile analytics. When choosing price models companies should be aware of what aspects of price that are important to their customers. They must evolve their price model with the technology and be ever vigilant to upcoming security issues and growing technological trends. There might be reasons to create more flexibility for customers by providing options for type of price model or different versions of their product.

Affärssystem kan ha en stor betydelse för hur organisationer styrs och organiseras och utgör kärnan för informationshanteringen inom organisationer. Att implementera ett affärssystem i en organisation är en omfattande process. Tidigare forskning omaffärssystem har främst fokuserat på hur organisationer ska gå tillväga för att lyckas med implementeringen. Trots detta är misslyckandegraden för affärssystemsimplementeringar hög och flera vetenskapliga artiklar pekar ut en kunskapslucka inom det som kallas postimplementering. Det som sker efter ett affärssystem tagits i bruk, det vill säga efter “go live” kallas för postimplementering. Postimplementeringen består av tre faser och denna studie fokuserar på den första fasen, stabiliseringsfasen, och det arbete som utförs för att nå ett stabilt läge. Ett stabilt läge kan definieras som att organisationens processer fungerar smidigt och effektivt samt att användarna är trygga ianvändningen av systemet. Utifrån litteraturstudien kunde tre teman tas fram som organisationer arbetar med under stabiliseringsfasen. Dessa var utvärdering, användarutbildning och förändring av affärsprocesser. Med dessa teman som utgångspunkt har intervjuer genomförts för att besvara frågan, ”Hur arbetar organisationer med stabiliseringsfasen underpostimplementeringen?”. Utifrån resultat, analys och diskussion identifierades fyra områden som organisationer arbetar med under stabiliseringsfasen för att nå ett stabiltläge: framtagning av prioritetslistor, utvärdering av användarkompetens, användarutbildning samt utvärdering av affärsprocesser. / ERP systems may have a significant impact on how organizations are managed and organized and they are the core of information management in organizations. Implementing an ERP system in an organization is a comprehensive process. Previous research on ERP has mainly focused on how organizations should proceed to accomplish a successful implementation. Despite this, the failure rate of ERP implementations is high and several scientific articles are pointing out a knowledge gap in what is known as post implementation. Post implementation is what happens after an ERP systemsimplementation. The post implementation stage consists of three phases. This study focuses on the first phase, stabilization, and the work done to achieve a stable position. A stable position can be defined as that the processes in the organization works effectively and smoothly and that the users are confident in using the system.  Based on the literature study, three themes that organizations work with during stabilization were identified. These were evaluation, user training and business processes reengineering. On the basis of these themes, interviews were conducted to answer the question, "How do organizations work with stabilization during the post implementation stage?”. Based on result, analysis and discussion, four areas were identified which organizations work with during the stabilization phase to achieve a stable: development of priority lists, evaluation of user expertise, user training and evaluation of business processes.

I dagens konkurrensutsatta marknad är det en nödvändighet för organisationer att kontinuerligt effektivisera sina affärsprocesser med avgörande betydelse för tillväxt. Eftersom dessa processer är essentiella byggstenar för en organisations framgång har systemstöd avseende processmanagement blivit en viktig faktor i strävan efter att uppfylla organisationens mål och förbättra sin konkurrenskraft. Med detta i åtanke är det intressant att studera i vilken grad workflowsystem kan bidra till att förbättra organisationers affärsprocesser. Mot bakgrund av dessa snabbskiftande marknadsförutsättningar kommer studien behandla processrelaterade systemstöd med syftet att undersöka situationen för samtidens workflowbaserade optimeringar och utröna framtida visioner gällande automatisk processmanagement. Undersökningen har utförts genom en kvalitativ kund- och marknadsanalys avseende IT-företaget Medius AB där intervjuer, deltagande observationer och dokumentstudier legat till grund för en abduktiv analys. Företaget är en leverantör av processrelaterat IT-stöd och den övergripande affärsidén är att med hjälp av system förenkla och automatisera organisationers skilda processer. Studien visar bland annat att leverantörserbjudanden och definitioner gällande processmanagement skiljer sig åt globalt och nationellt och att det i dagens konkurrensutsatta marknad är svårt att motivera processer utöver sådana som genererar en direkt organisationsnytta. Vidare framkommer trender inom processmanagementområdet, bland annat Case Management, Business Process Management och outsourcing av organisationsprocesser. Studien visar också att den framtida workflowmarknaden förutspås innehålla produkter som stödjer hela organisationer involverandes partner, leverantörer och kunder och inte endast interna processer. / In today's competitive market it is a necessity for organizations to continuously improve their business processes which are critical to growth. Since these processes are essential for organizational success it has become important to support them via information systems in order to meet organizational goals and to improve competitiveness. Thus it is interesting to study to what extent workflow systems can help improve organizations' business processes. In light of these rapidly changing market conditions, this study will examine process-related system support with the aim to investigate the situation of today's workflow-based optimizations, and explore future visions regarding automatic process management. The study was conducted through a qualitative customer and market analysis for the IT company Medius AB, where interviews, participant observations and document studies formed the basis of an abductive analysis. The company is a supplier of process-related IT support and its overall business concept is to offer systems to simplify and automate organizations' separate processes. The result of this study shows, for example, that the definitions and offerings from the vendors differ globally and nationally, and that it is difficult in today's competitive market to justify processes other than those that generate direct organizational benefits. Furthermore, different trends in the field of business process management have been identified, a few examples being Case Management, Business Process Management and outsourcing of organizational processes. The study also shows that the future workflow market is predicted to contain products that support the entire organization and not only specific processes, including partners, suppliers and customers.

To implement an ERP-system is not an easy process. The success of the implementation depend on many different variables. The most important one is perhaps the requirement process, to define what the organization wants and expects from the system. In this study, the advantages of a process mapping are examined, in relation to the phase where the requirements are expressed in an ERP-implementation. The conclusion is that a process mapping generates an increased communication with the supplier of the ERP-system, hence the business knows their processes and thereby what they want from the system. From this knowledge, the supplier can design the system more closely to the organizational needs. / I en allt mer föränderlig omvärld ställs allt större krav på stödjande IT-system i verksamheter. Att införa ett affärssystem i verksamheter ger en ökad effektivitet då organisationen har en samlad informationsbas över hela verksamhetens data och kan med denna ta mer korrekta beslut då data uppdateras i realtid. Tidigare forskning inom området visar på att det är oerhört svårt att driva ett framgångsrikt IT-projekt eftersom det finns många svårigheter i att ta fram krav på systemet. Denna undersökning har genomförts med syfte för att undersöka vilka fördelar en processkartläggning ger då verksamheten, som ligger i fokus för denna undersökning, diskuterar en kravbild med leverantören av affärssystemet som skall implementeras.                       Ett ERP-system (för en begreppsförklaring, se begreppslistan på sidan 11) har en inbyggd logik av processer som är framtagna ur ett best practice (Motiwalla & Thompson, 2012, 2009). När en verksamhet skall införa ett affärssystem kan den välja att anpassa systemet efter organisationen, eller organisationen efter systemet. Skall organisationen anpassas bör den göra detta efter Business Process Reengineering (BPR) metodologin.                       Undersökningen har genomförts genom intervjuer med sex personer, på det valda fallföretaget, vilka medverkat både i processkartläggningen och i projektet för ERP-implementering.                       Den empiriska forskningen har lyft fram ett par saker som är av intresse för undersökningen. Processkartläggningen har hjälpt fallföretaget i deras kommunikation med leverantören genom att de med hjälp av kartläggningen kan uttala sig väl om hur de arbetar och varför. Detta har i sin tur gett leverantören fördel då de lättare förstår hur verksamheten fungerar och på så vis kan sätta upp systemet mer anpassat till deras krav. Dock finns det ett par saker som kunde varit mer förberett inför start av projektet som hade kunnat ge en ytterligare definierad kravbild. Detta är faktorer som att; alla processer skulle varit kartlagda, de skulle ha beslutat om vilken detaljnivå de skall ha på processbeskrivningarna, rollbeskrivning borde ha kommunicerats till projektdeltagarna och en beslutsprocess kunde ha satts.                       Slutsatser som dras från undersökningen är; att en processkartläggning ökar kommunikationen med leverantören. En processkartläggning är en kritisk faktor för att hålla scope, tid och resurser i implementeringsprojektet samt att kartläggningen ger verksamheten utrymme att värdera och validera deras beslut kring systemuppsättning och processförändringar. Verksamheten behöver också sätta upp en lärande organisation för att underhålla ERP-systemet och säkerställa att det förändras i takt med organisationen.