Webbaserat informationssystem, eller WIS, är ett nationellt informationssystem för krishantering och förenklar samverkan mellan aktörer före, under och efter händelser. Genom att använda WIS bidrar aktörer till informationsspridning av relevant information. Syftet med denna kandidatuppsats är att identifiera de faktorer och kritiska framgångsfaktorer som påverkar användning och acceptans av informationssystemet WIS. Undersökningen genomfördes via intervjuer med personer som på kommunal nivå jobbar med krishanteringsfrågor och WIS i någon utsträckning. En personlig intervju, två Skype intervjuer och en mailkorrespondens genomfördes med respondenter i olika län. För att få kontrast och kunna bearbeta respondenternas svar kritiskt, genomfördes också en Skype intervju med en förvaltare av WIS på Myndigheten för Samhällsskydd och Beredskap, MSB. Via intervjuerna undersöks faktorer i fem huvudkategorier som påverkar användning positivt men också negativt i vissa sammanhang. De fem kategorierna är: Användarvänlighet, Systemkvalitet, Informationskvalitet, Symbolisk adoption och Krisegenskaper. Inom de fem huvudkategorierna identifierades sex stycken kritiska framgångsfaktorer. Användbarhet påverkar användning positivt när systemet utvecklas så att det känns bekant och lättanvänt, och försvårar användning när förenkling inte sker. Flexibilitet påverkar användning positivt om aktörer kan identifiera områden för vardagsanvändning av WIS; för att dra nytta av denna kritiska framgångsfaktor behöver fler funktioner implementeras i WIS. Bristande integration påverkar i dagsläget användning negativt; bättre integrationer mot centrala myndigheter kan komma att öka användning. Informationens relevans, utan relevant och exakt information skapas en typ av brus hos användare, där de inte kan få tag i rätt information vid rätt tidpunkt. I studien identifierades att tidsåtgång vid kris påverkar användningen av WIS på sådant sätt att centrala aktörer med krisberedskapsansvar inte använder WIS under ’snabba’ händelser. De använder istället egna specialiserade system. Uppmaning till användande från MSB och Länsstyrelsen skulle vara positivt och är av användare en potentiellt uppskattad handling.

I Sverige finns ett webbaserat informationssystem (WIS) i syfte att stödja centrala aktörer i samhällets krishantering. Tidigare forskning visar på en del brister i användningen av WIS, att systemet är svårt att använda vid plötsliga händelser och ett bristande intresse från kommuner att delge information samt att WIS kan upplevas som komplicerat att använda och att användarvänligheten behöver förbättras. Studiens syfte är att undersöka två kommuners och en länsstyrelses användning av det webbaserade informationssystemet (WIS) i faserna före, under och efter en kris för samverkan. För att kunna besvara studiens syfte har två undersökningsfrågor identifierats såsom - Hur används WIS av kommunerna och länsstyrelsen i krisens olika faser respektive hur är WIS tänkt att användas enligt MSB? Vad är det som driver och bromsar användningen av WIS? Studien har utförts i form av en kvalitativ fallstudie med en litteraturstudie för att undersöka problemområde. Datainsamling har genomförts genom att använda sig av semistrukturerade intervjuer. Utifrån uppsatsens syfte och undersökningsfrågor har respondenter valts ut från kommuner och länsstyrelse som arbetar med krisberedskap och är användare av webbaserat informationssystem (WIS), samt en respondent från MSB. Fyra av respondenterna arbetar med krisberedskap på kommunal såväl regional nivå. Den femte respondenten arbetar med att utveckla systemet WIS på Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB). Slutsatserna visar att användningen av WIS varierar beroende på fas och organisation. Före en kris används WIS främst för omvärldsbevakning och att publicera minnesanteckningar från samverkanskonferenser. Under en kris används WIS för informationsdelning och kallelser till tätare samverkanskonferenser. Efter en kris används WIS i viss mån för att dela erfarenheter och lärdomar. Samarbetet mellan kommuner och länsstyrelsen i WIS är litet, det är främst länsstyrelsen som publicerar information som kommunerna tar del av. Drivkrafterna för användningen av WIS är tillgänglighet då många aktörer är anslutna till WIS, enkel informationsdelning, användbara funktioner såsom konsekvensbaserade vädervarningar från SMHI, Susie (elstatus för el-samverkan) och lägesbilder. Bromskrafterna för användningen av WIS är komplicerad inloggningsprocess, brist på utbildning och övning i systemet, tekniska hinder och bristande tillgång till systemet.