The photographic heritage of the General Archive Department (DAG) of the Federal University of Santa Maria (UFSM) is located on the ground floor of the Rectory in University City/Santa Maria. This collection has a large number of photographs that record the history of the first university founded in the city that was not the state capital, thus constituting an important source of scientific research and information. This study aims to develop a marketing plan to disseminate these photographs to the academic community. The DAG collection of has, approximately, 85.130 images on flexible negatives, which were produced between 1958 and 2002, and closed its production in the last year, giving way to digital photography, which are recorded on optical disks (CD), a total of 88 CDs, containing about three thousand images produced between 1998 to 2009. The search for information in the collection is made through an updated database, which was developed with the Microsoft Office Acces program. It is being implemented a new software for searching, called ICA-AtoM, a multilingual application for easy searching, covering the web environment and totally based on the International Standard for Describing Archives - ISAD(G), which structure is covered by the Brasilian Standard for Archival Description (NOBRADE). The researcher who comes to see the photographic collection must fill out a form containing basic identification information, however, as the marketing plan was established, a new form called Registration Data of the DAG Collection Photo Researchers was adopted, as a way to receive feedback of the information when needed. Based on information obtained from the researchers registration forms of the year 2005 to 2010, it was possible to see that the main research group consists of academics from the Media, Archival Science, History and Architecture and Urbanism courses. It can be best explored potential users, in other words, those who do not yet use the collection for reference, but may use it, they are: ordinary citizens, professionals who use this material as a raw material in their routine and virtual users. Once the collection is located at an Federal University, it doesn t intend to generate profits, so the marketing plan will focus on quality service to these two types of users. Thus, marketing strategies have been established in order to educational, cultural, editorial spread and with the use of computer resources. In this context, the marketing plan was formed from the redefinition of the information, adding new activities, along with those applied prior to the drafting of this project, employing tactics that are best suited to this type of collection. It is observed that there are many marketing strategies that can be deployed, most are accessible, low cost and easy applicable. / O patrimônio fotográfico do Departamento de Arquivo Geral (DAG) da Universidade Federal de Santa Maria (UFSM) está localizado no térreo do prédio da Reitoria, na cidade Universitária/Santa Maria. Esse acervo possui grande número de fotografias que registram a história da primeira universidade fundada em cidade que não fosse capital de Estado, constituindo, assim, uma importante fonte de pesquisa científica e de informação. O presente estudo tem como meta elaborar um plano de marketing a fim de difundir estas fotografias frente à comunidade acadêmica. O acervo do DAG é formado por, aproximadamente, 85.130 imagens em negativos flexíveis, que foram produzidos entre os anos de 1958 e 2002, sendo encerrada sua produção nesse último ano, dando espaço à fotografia digital, as quais são gravadas em discos ópticos (CD), existindo um total de 88 CDs, contendo aproximadamente três mil imagens produzidas entre os anos de 1998 até 2009. A busca por informações no acervo é feita através de um banco de dados atualizado, que foi desenvolvido com o programa Microsoft Office Acces. Atualmente já esta sendo implantado um novo software para a busca, chamado ICA-AtoM, sendo um aplicativo multilíngue de fácil procura, que abrange o ambiente web e totalmente baseado na Norma Internacional para Descrição de Arquivos ISAD(G), cuja estrutura está contemplada pela Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE). O pesquisador que chega para consultar o acervo fotográfico deve preencher uma ficha, contendo informações básicas de identificação, porém, conforme o plano de marketing estabelecido foi adotado uma nova ficha chamada Dados Cadastrais dos Pesquisadores do Acervo Fotográfico do DAG, pois esta, melhor ajudará a fazer um feedback das informações quando forem necessários. Com base nas informações obtidas nas fichas cadastrais dos pesquisadores do ano de 2005 a 2010, pode-se constatar que o principal grupo de pesquisadores é composto pelos acadêmicos dos cursos de Comunicação Social, Arquivologia, História e Arquitetura e Urbanismo. Podendo ser explorado melhor os usuários potenciais, ou seja, aqueles que ainda não utilizam do acervo para consulta, mas que podem vir a utilizá-lo, sendo eles: cidadãos comuns, profissionais que utilizam desse material como matéria-prima na sua rotina e usuários virtuais. Por o acervo estar inserido numa Universidade de âmbito federal, este não tem por objetivo gerar lucros, portanto o plano de marketing terá como foco o atendimento com qualidade a esses dois tipos de usuários. Dessa maneira, foram estabelecidas estratégias de marketing com vista à difusão educativa, cultural, editorial e com a utilização de recursos disponibilizados pela informática. Nesse contexto, o plano de marketing foi constituído a partir da redefinição das informações, incorporando novas atividades, juntamente com aquelas aplicadas antes da elaboração deste projeto, empregando táticas que melhor se adaptam a esse tipo de acervo. Observa-se que existem inúmeras estratégias de marketing que podem ser implantadas; a maioria é bem acessível, sendo de baixo custo e de fácil aplicação.

This research related the implications of the deployment and use of Electronic Patients Record at University Hospital of Santa Maria, and his involvement with the archives science principles and concepts. This is justified by the presumption that the theoretical models existing are devoid of theoretical and archival authenticity and reliability. The focus of this study was grounded on objectives that intertwine and complement: strategies that include aspects of preservation of electronic documents and their relationship with the authenticity and reliability of the information, the study and analysis of some models of software for PEP, which was a parallel track with the current legislation, presentation of a metadata schema with potential for use in PEP, from the analysis and study of e-Arqu Brasil, a study of PEP as memory and cultural heritage. A qualitative research was applied, and was used a compound of issues related to the objectives, too. The results are founded on the principle that all archival work should be related to reality documentary that is known through the collection of information essential to the development of a scientific investigation. It was possible to verify the absence of involvement of archivists in the implementation and development of a PEP system, a difficult task that requires capability and technical skills of professionals and intellectuals engaged. It is concluded by advocating the PEP with the document archive for permanent preservation, and as an object of study for professionals in health, information technology, historians, sociologists and archivists. / A presente pesquisa aborda aspectos relacionados às implicações da implantação e uso do Prontuário Eletrônico de Pacientes no Hospital Universitário de Santa Maria, e seu envolvimento com princípios e conceitos da arquivística. Este trabalho justifica-se pela presunção teórica de que os modelos de PEPs existentes estão desprovidos de referenciais teóricos arquivísticos como autenticidade e confiabilidade. O foco do estudo foi alicerçado em objetivos que se entrelaçam e se complementam: aspectos que incluem as estratégias de preservação de documentos eletrônicos e seu relacionamento com a autenticidade e confiabilidade das informações; o estudo e a análise de alguns modelos de software para PEP, onde foi traçado um paralelo com a legislação vigente; apresentação de um esquema de metadados com potencial de uso no PEP, a partir da análise e estudo do e-Arqu Brasil; o estudo do PEP como memória e patrimônio cultural. Realizou-se uma pesquisa aplicada de caráter qualitativo e para a coleta de dados foi utilizado um formulário compostos de questões relacionadas aos objetivos desta pesquisa. Os resultados obtidos estão alicerçados no princípio de que todo o trabalho arquivístico deve estar relacionado à realidade documental, conhecida através da coleta de informações essenciais ao desenvolvimento de uma investigação cientifica. Constatou-se a ausência do envolvimento de arquivistas na implantação e desenvolvimento de um sistema de PEP, tarefa difícil que exige competências e habilidades técnicas e intelectuais dos profissionais engajados. Conclui-se, defendendo o PEP como documento arquivístico de preservação permanente e como objeto de estudo de profissionais da área de saúde, tecnologia da informação, historiadores, sociólogos e arquivistas.

Submitted by Gabrieli Aparecida da Fonseca null (gabrieli.arq@gmail.com) on 2017-05-29T19:00:56Z No. of bitstreams: 1 Dissertação de mestrado Gabrieli_defesa_final.pdf: 1283787 bytes, checksum: 67239c921de1952d5bd88c70555c70d3 (MD5) / Approved for entry into archive by Luiz Galeffi (luizgaleffi@gmail.com) on 2017-05-31T16:41:51Z (GMT) No. of bitstreams: 1 fonseca_ga_me_mar.pdf: 1283787 bytes, checksum: 67239c921de1952d5bd88c70555c70d3 (MD5) / Made available in DSpace on 2017-05-31T16:41:51Z (GMT). No. of bitstreams: 1 fonseca_ga_me_mar.pdf: 1283787 bytes, checksum: 67239c921de1952d5bd88c70555c70d3 (MD5) Previous issue date: 2017-05-09 / Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico (CNPq) / The present dissertation deals with Archival Identification in Personal Papers, through the analysis of the specific situation in this file type, especially with regard to documentary production and recovery of principle of provenance. Thus, we seek to trace a brief history, conceptualization and analysis of Archival Identification indicated in the national and international literature, based on the research of Brazil and Spain. Also points up the relationship between the Archival Identification and the principles, functions and methods of Archival Science. Turning specifically to the case of personal papers, which have a remarkable difference in their composition. Thus, it is proposed to reflect the issues surrounding personal papers. It is thus a theoretical research that has as object the personal papers, following the Total Archives approach, which comprises the integration of the files and documentary treatment. It is thus possible to see how the theory is important in the development of practice, considering that design differences can result in different specific effects. In this sense, it is expected that the critical analysis grounded in theoretical basis of different understandings of Archival Identification and establishment of the Personal Papers can potentially contribute to the development of Archival science while science, including by making possible greater concreteness to practical application of archival doings. / A presente dissertação trata a respeito da Identificação Documental em arquivos pessoais, através da análise das especificidades existentes nesse tipo de arquivo, especialmente no que se refere à produção documental e recuperação do princípio de proveniência. Assim, buscou-se traçar um breve histórico, conceituação e análise da Identificação Documental na literatura nacional e internacional, tomando como base as pesquisas de Brasil e Espanha. Ressalta-se também a relação existente entre a Identificação Documental e os princípios, funções e métodos da Arquivologia. Voltando-se especificamente para o caso dos arquivos pessoais, que apresentam um notável diferencial em sua composição. Dessa forma, propõe-se refletir sobre questões que envolvem os arquivos pessoais. Trata-se, de uma pesquisa teórica que tem como objeto os arquivos pessoais, seguindo a abordagem do Total Archives, a qual compreende a integração entre os arquivos e tratamento documental. Torna-se, assim, possível perceber o quanto a teoria é importante no desenvolvimento da prática, considerando que diferenças de concepção podem ocasionar efeitos concretos divergentes. Nesse sentido, espera-se que a análise crítica, embasada em fundamentação teórica dos diferentes entendimentos de Identificação Documental e da constituição dos arquivos pessoais, possa vir a contribuir, para a evolução da Arquivologia enquanto ciência, inclusive por tornar possível maior concretude à aplicação prática dos fazeres arquivísticos. / CNPq: 130114/2017-0

Submitted by Bruno Henrique Machado null (machadobrunohenrique@gmail.com) on 2017-06-05T00:15:36Z No. of bitstreams: 1 machado_b_h.pdf: 5454693 bytes, checksum: 7fa083a8142d29128a59455fcdbd3dac (MD5) / Approved for entry into archive by Luiz Galeffi (luizgaleffi@gmail.com) on 2017-06-06T14:51:15Z (GMT) No. of bitstreams: 1 machado_bh_me_mar.pdf: 5454693 bytes, checksum: 7fa083a8142d29128a59455fcdbd3dac (MD5) / Made available in DSpace on 2017-06-06T14:51:15Z (GMT). No. of bitstreams: 1 machado_bh_me_mar.pdf: 5454693 bytes, checksum: 7fa083a8142d29128a59455fcdbd3dac (MD5) Previous issue date: 2017-05-08 / Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (CAPES) / A presente dissertação apresenta o estudo desenvolvido que teve por objetivo analisar a produção dos documentos fotográficos produzidos pela Assessoria de Comunicação e Imprensa da Universidade Estadual Paulista “Julio de Mesquita Filho” - Unesp, no período de 1985 a 2008, questionando a gênese documental desses documentos. De modo específico, fez-se a categorização das funções e competências da Assessoria, por meio de documentos normativos da Universidade; como o mapeamento da produção dos documentos fotográficos, mediante análise documental e entrevistas; Além da análise das funções e atividades da assessoria apresentada pelo Plano de Classificação da Atividades-meio da Universidade em relação a produção dos documentos fotográficos. Com o intuito de alcançar a meta proposta, optou-se pelo desenvolvimento do método de pesquisa estudo de caso, sendo conduzido pela busca da ampliação das discussões em torno dos documentos fotográficos na perspectiva orgânica institucional. Inserido na Arquivologia o estudo aspirou contribuir para novas abordagens interdisciplinares sobre o fenômeno da gênese documental de documentos fotográficos produzidos institucionalmente, derivados de processos de trabalho. Entre os resultados apresenta-se pela ótica orgânica e funcional, a função da “Comunicação Institucional” assim como a subfunção de assessoria de imprensa e a atividade de produção de registro de imagem e som, resultados apresentados após a análise dos documentos normativos com plano de classificação das atividades-meio da universidade. Já o mapeamento do fluxo de produção dos documentos fotográficos possibilitou à compreensão da gênese documental que se desenvolve em torno das demandas de pautas fotográficas, A elaboração do fluxograma possibilitou a constatação que todos os documentos fotográficos produzidos eram arquivados pela assessoria. A comparação entre o Plano de classificação das atividades-meio da Universidade em relação à produção dos documentos fotográficos pela assessoria constatou-se que as atividades que deram origem ao documento fotográfico não foram contempladas no plano de classificação. Por fim, argumenta-se a necessidade dos estudos de diplomática/tipologia documental como perspectivas futuras sobre os estudos sobre espécies/tipos documentais fotográficas. / The current dissertation introduce the study developed with the purpose of analyze the photographic documents produced by the Communication and Press Office of the State University of São Paulo "Julio de Mesquita Filho" – Unesp, in the period of 1985 to 2008, questioning the documentary genesis of the documents. Specifically, the functions and competencies of the Press Office were categorized through normative documents of the University; Such as mapping the production of photographic documents, through documentary analysis and interviews; in addition to the analysis of the functions and activities of the Press Office presented by the Plan of Classification of the activities-middle of the University in relation to the production of the photographic documents. In order to achieve the proposed goal, the research method selected was the case study, being driven by the search increased of the discussions about photographic documents in the institutional organic perspective. Inserted in archival science the research aspired to contribute to new interdisciplinary approaches on the phenomenon of the documentary genesis of photographic documents produced institutionally, derived from work processes. Among the results is presented by the organic optical e functional view, the function of “Institutional Communication” as well as the sub-function of the press office and the activity of production of image and sound record, results presented after the analysis of the normative documents with the plan of the classification of university activities-middle. The mapping of the production flow of photographic documents allowed to understanding the documentary genesis that develops around the demands of photographic scripts. The flowchart elaboration allowed the confirmation that all photographic documents produced were archived by press office. The comparison between the Plan of classification of University activities-middle in relation to the production of photographic documents by the press office was verified that the activities that gave rise to the photographic documents were not contemplated in the classification plan. Finally, it is argued the need of diplomatic studies/documentary typology as future perspective on studies of form photographic.

Trata da preservação de documentos arquivísticos produzidos e mantidos no meio digital através da análise do Portal de Gestão da Prefeitura Municipal de Porto Alegre tendo por base teórica a diplomática contemporânea. Parte da origem do termo arquivo à análise da sociedade contemporânea sob os pontos de vista da sociedade da informação, sociedade do controle e da sociedade de vigilância. Diferencia os paradigmas Custodiai e Pós-Custodial e discute a proposta da arquivística integrada. Analisa a diplomática voltada aos documentos medievais, a diplomática especial e a diplomática arquivística contemporânea. que une os preceitos da Diplomática e os conceitos da Arquivologia. Apresenta o Projeto InterPARES, sua base teórico-metodológica e os resultados já obtidos pelo projeto e aplicados na presente pesquisa. Discute a preservação de acervos documentais, tradicionais e digitais, destacando as peculiaridades da preservação dos documentos arquivísticos digitais, fidedignos e autênticos. Apresenta os resultados da pesquisa realizada concluindo que o Portal de Gestão é um documento arquivístico digital, que mantém outros documentos, e pela necessidade do estabelecimento de um plano de preservação para garantir seu acesso de longo prazo. / This paper focuses on the preservation of archival documents produced and maintained in the digital environment trough analysis by the Porto Alegre City Hall Management Portal based on theoretical contemporary Diplomatic. It sets off from the origin of the term archive to the analysis of contemporary society from the views of information society, society of control, and surveillance society. It distinguishes Custodiai and Post-Custodial paradigms and discusses the proposal of an integrated archival. It analyzes the Diplomatic focused on medieval documents, the Special Diplomatic and the Contemporary Archival Diplomatic, which gathers the precepts of the Diplomatic and the concepts of Archival. It presents the InterPARES Project, its theoretical and methodological basis, and the results already achieved by the project and applied in this research. It discusses the preservation of documentary, traditional and digital collections highlighting the preservation of digital archival documents peculiarities while maintaining its reliability and authenticity. It presents the results of the survey, concluding that the Management Portal is a digital archival document which holds other documents, and that it is necessary to establish a preservation plan to ensure its longterm access.

A discussão sobre a custódia, que polarizou a comunidade arquivística a respeito de como seria realizada a preservação dos documentos arquivísticos digitais, suscitou diversos questionamentos sobre os fundamentos da Arquivologia e do papel das instituições arquivísticas para desempenharem suas funções de guarda, preservação e acesso. Os arquivos historicamente foram concebidos como lugar de conservação de documentos autênticos e vinculados à administração. Essa ligação foi rompida no século XIX, quando os arquivos se tornaram históricos, voltados para a preservação das fontes do passado. A discussão sobre a preservação digital está possibilitando que os teóricos contemporâneos reflitam sobre os arquivos do ponto de vista do produtor, pois a preservação de materiais digitais é contínua e começa no momento da criação dos documentos. Esta religação com a administração significa a possibilidade de os arquivos se tornarem instituições do presente estreitamente ligadas ao exercício da cidadania. / The discussion about custody that polarized the archival community regarding how to implement the preservation of digital records raised diverse issues related to Archival Science fundamentals and about how archival institutions would develop their functions of guardianship, preservation and access. Archival repositories were historically conceived as places to preserve authentic records and were connected to the administration. This bond was broken in the XIX century, when archives became primarily historical, with the focus on preserving sources of the past. The discussion on digital preservation is offering an opportunity to contemporaneous scholars to think about archives from the point of view of the creator, because the preservation of digital materials is continuous and starts at the moment of record creation. This reconnection with the administration means that it is possible for archives to become institutions of the present closely committed to the exercise of citizenship.

Estudo da possibilidade do uso dos princípios da diplomática contemporânea ou tipologia documental para a elaboração de um instrumento de gestão de documentos arquivísticos - o manual de tipologia documental - tendo como laboratório o arquivo da Prefeitura Municipal de Campo Belo, MG e discutindo-se a evolução e organização do município no Brasil, sua documentação característica, assim como as teorias e metodologias da diplomática contemporânea, como subsídios para a construção daquele instrumento. Apresentação do manual de tipologia documental do arquivo municipal de Campo Belo, MG, que contém: estrutura da Prefeitura Municipal, lista de tipos documentais, tabela de equivalência e verbetes de análise dos tipos dos documentos correspondentes a cada um dos órgãos municipais. / A study about the possibilities of the application of the contemporary diplomatics principles for the elaboration of a records administration instrument- a manual of documental types - using the Campo Belo's public archive as laboratory and discussing the evolution and organization of local government in Brazil, and presenting how the contemporary diplomatics’s methods and theories can be used for the construction of those instruments. A presentation of a manual of documental types belonging to Campo Belo's public archive that contains: general schedule of Prefeitura Municipal, the list of documental types, equivalence schedule and the analysis of each documental type of every local government agency.

O crescente interesse dos historiadores pelos documentos originários de instituições do poder judiciário, cujo grau de difusão e penetração na sociedade os torna, na mesma proporção, reveladores de aspectos importantes do quotidiano vivido pelas pessoas, não se faz acompanhar de um conhecimento mais sistemático sobre os mecanismos de funcionamento desses organismos. Com o propósito de oferecer aos pesquisadores subsídios que lhes permitam compreender a estrutura organizacional do Juízo de Órfãos de São Paulo ao longo do período que vai de 1578 a 1926 (balizas cronológicas do fundo custodiado pelo Arquivo Público do Estado de São Paulo) e, sobretudo, caracterizar os tipos documentais que resultaram de seu funcionamento, este trabalho assume acentuado caráter instrumental, seja para potencializar o uso acadêmico de tais fontes, seja para oferecer parâmetros de arranjo e descrição a arquivos semelhantes. / The growing interest of historians on judicial archives, whose degree of social penetration make them equally capable of revealing important aspects of people lives, is not proportional to the knowledge they have about institutional history. In order to understand the Juízo de Órfãos de São Paulo (1578-1926) and to define the kind of records it has produced over time, this work assumes an instrumental character both to academic research and to professionals who organize similar archives.

Digital signatures is a small and relatively new subject in digital preservation. There has been substantial research made in how to technically preserve a digital signature. However the research regarding the implementation and surrounding practices are relatively unexplored. This thesis analyses documentation from Swedish public sector about digital signature, develop models that express practices, and evaluate them against current normative frameworks within the field of digital preservation. Different government agencies were queried for documentation, which were analysed with Grounded Theory and Policy analysis. This generated a set of models which can be used to implement digital signatures into an organisation. Here we find models for managing user identities, selecting signatures on the basis of document type, researching legal questions, managing personal information and user rights, and for organisation of an implementation project.  This is a two years master’s thesis in Archival Science.

The purpose of this essay is to critically review the archival investigation report to conclude what suggestions the investigation has led to, what criticism it has met, and if it is possible to identify any flaws with the investigation. I have made a text analysis of the report and the responses from referral bodies. The investigation concludes that there is need for a new and modernised archival law to follow the changes in a more digitalised society. The report also highlights the importance to include private archive institutions in the new law to protect their records for future research and as a part of our cultural heritage. There is a focus on mass digitising of analogue records from 1970 and onwards, to be able to make them available in digital form. The investigation also states that all archives should report information about their stocks to the National Archives Database. To finance the suggested changes, the investigation proposes a redistribution of funds. The referral bodies agree that a modernised archival law is important, since the current one is over 30 years old. They concur that the private archives need protection and want all archives to be included in the new law, not just the ones that are funded by state funds. A majority criticise a mass digitisation of the older archives. They state that it is more important to implement e-archives and make solutions for long-preservation of the information that is “born digitally” today. Otherwise, there is a risk that the information will be lost for future research. The Swedish National Archives, Riksarkivet, is suggested to be given the task to improve the national archives database to make it more user-friendly and easier for governmental authorities and private archives to provide information about their stocks in a national information system. The referral bodies also agree that the funds presented in the report are not enough to implement the changes suggested. Even though the name of the report is From Here to Eternity,” my conclusion is that investigation fails to present suggestions for long-term preservation of digitally born information and how to ensure that the information will be accessible in the future.