Les employés d’un organisme utilisent souvent un schéma de classification personnel pour organiser les documents électroniques qui sont sous leur contrôle direct, ce qui suggère la difficulté pour d’autres employés de repérer ces documents et la perte possible de documentation pour l’organisme. Aucune étude empirique n’a été menée à ce jour afin de vérifier dans quelle mesure les schémas de classification personnels permettent, ou même facilitent, le repérage des documents électroniques par des tiers, dans le cadre d’un travail collaboratif par exemple, ou lorsqu’il s’agit de reconstituer un dossier. Le premier objectif de notre recherche était de décrire les caractéristiques de schémas de classification personnels utilisés pour organiser et classer des documents administratifs électroniques. Le deuxième objectif consistait à vérifier, dans un environnement contrôlé, les différences sur le plan de l’efficacité du repérage de documents électroniques qui sont fonction du schéma de classification utilisé. Nous voulions vérifier s’il était possible de repérer un document avec la même efficacité, quel que soit le schéma de classification utilisé pour ce faire. Une collecte de données en deux étapes fut réalisée pour atteindre ces objectifs. Nous avons d’abord identifié les caractéristiques structurelles, logiques et sémantiques de 21 schémas de classification utilisés par des employés de l’Université de Montréal pour organiser et classer les documents électroniques qui sont sous leur contrôle direct. Par la suite, nous avons comparé, à partir d'une expérimentation contrôlée, la capacité d’un groupe de 70 répondants à repérer des documents électroniques à l’aide de cinq schémas de classification ayant des caractéristiques structurelles, logiques et sémantiques variées. Trois variables ont été utilisées pour mesurer l’efficacité du repérage : la proportion de documents repérés, le temps moyen requis (en secondes) pour repérer les documents et la proportion de documents repérés dès le premier essai. Les résultats révèlent plusieurs caractéristiques structurelles, logiques et sémantiques communes à une majorité de schémas de classification personnels : macro-structure étendue, structure peu profonde, complexe et déséquilibrée, regroupement par thème, ordre alphabétique des classes, etc. Les résultats des tests d’analyse de la variance révèlent des différences significatives sur le plan de l’efficacité du repérage de documents électroniques qui sont fonction des caractéristiques structurelles, logiques et sémantiques du schéma de classification utilisé. Un schéma de classification caractérisé par une macro-structure peu étendue et une logique basée partiellement sur une division par classes d’activités augmente la probabilité de repérer plus rapidement les documents. Au plan sémantique, une dénomination explicite des classes (par exemple, par utilisation de définitions ou en évitant acronymes et abréviations) augmente la probabilité de succès au repérage. Enfin, un schéma de classification caractérisé par une macro-structure peu étendue, une logique basée partiellement sur une division par classes d’activités et une sémantique qui utilise peu d’abréviations augmente la probabilité de repérer les documents dès le premier essai. / The employees of an organization often use a personal classification scheme to organize electronic documents residing on their own workstations. As this may make it hard for other employees to retrieve these documents, there is a risk for the organization of losing track of needed documentation. To this day, no empirical study has been conducted to verify whether personal classification schemes allow, or even facilitate the retrieval of documents created and classed by someone else, in collaborative work, for example, or when it becomes necessary to reconstruct a “dossier”. The first objective of our research was to describe the characteristics of personal classification schemes used to organize and classify administrative electronic documents. Our second objective was to verify, in a controlled environment, differences as to retrieval effectiveness which would be linked to the characteristics of classification schemes. More precisely, we wanted to verify if it was possible to find a document with the same effectiveness, whatever the classification scheme used. Two types of data collection were necessary to reach those objectives. We first identified the structural, logical and semantic characteristics of 21 classification schemes used by Université de Montréal employees to organize and classify electronic documents residing on their own workstations. We then compared, in a controlled experimentation, the capacity of 70 participants to find electronic documents with the help of five classification schemes exhibiting variations in their structural, logical and semantic characteristics. Three variables were used to measure retrieval effectiveness : the number of documents found, the average time needed (in seconds) to locate the documents and the number of documents found on the first try. Results revealed many structural, logical and semantic characteristics common to a majority of personal classification schemes : extended macro-structures, shallow, complex and unbalanced structures, thematic grouping, alphabetical order of classes, etc. An analysis of variance revealed significant differences as to retrieval effectiveness that are related to the structural, logical and semantic characteristics of the classification scheme. A classification scheme characterized by a narrow macro-structure and a logic based on classes of activities increases the probability of finding documents more rapidly. On the semantic level, more explicit denominations of classes (for example, by using definitions or avoiding acronyms and abbreviations) increases the probability of success in finding documents. Finally, a classification scheme characterized by a narrow macro-structure, a logic based on classes of activities, and a semantic that uses few abbreviations minimizes the risk of error and failure in retrieval.

Le Web représente actuellement un espace privilégié d’expression et d’activité pour plusieurs communautés, où pratiques communicationnelles et pratiques documentaires s’enrichissent mutuellement. Dans sa dimension visible ou invisible, le Web constitue aussi un réservoir documentaire planétaire caractérisé non seulement par l’abondance de l’information qui y circule, mais aussi par sa diversité, sa complexité et son caractère éphémère. Les projets d’archivage du Web en cours abordent pour beaucoup cette question du point de vue de la préservation des publications en ligne sans la considérer dans une perspective archivistique. Seuls quelques projets d’archivage du Web visent la préservation du Web organisationnel ou gouvernemental. La valeur archivistique du Web, notamment du Web organisationnel, ne semble pas être reconnue malgré un effort soutenu de certaines archives nationales à diffuser des politiques d’archivage du Web organisationnel. La présente thèse a pour but de développer une meilleure compréhension de la nature des archives Web et de documenter les pratiques actuelles d’archivage du Web organisationnel. Plus précisément, cette recherche vise à répondre aux trois questions suivantes : (1) Que recommandent en général les politiques d’archivage du Web organisationnel? (2) Quelles sont les principales caractéristiques des archives Web? (3) Quelles pratiques d’archivage du Web organisationnel sont mises en place dans des organisations au Québec? Pour répondre à ces questions, cette recherche exploratoire et descriptive a adopté une approche qualitative basée sur trois modes de collecte des données, à savoir : l’analyse d’un corpus de 55 politiques et documents complémentaires relatifs à l’archivage du Web organisationnel; l’observation de 11 sites Web publics d’organismes au Québec de même que l’observation d’un échantillon de 737 documents produits par ces systèmes Web; et, enfin, des entrevues avec 21 participants impliqués dans la gestion et l’archivage de ces sites Web. Les résultats de recherche démontrent que les sites Web étudiés sont le produit de la conduite des activités en ligne d’une organisation et documentent, en même temps, les objectifs et les manifestations de sa présence sur le Web. De nouveaux types de documents propres au Web organisationnel ont pu être identifiés. Les documents qui ont migré sur le Web ont acquis un autre contexte d’usage et de nouvelles caractéristiques. Les méthodes de gestion actuelles doivent prendre en considération les propriétés des documents dans un environnement Web. Alors que certains sites d’étude n’archivent pas leur site Web public, d’autres s’y investissent. Toutefois les choix établis ne correspondent pas toujours aux recommandations proposées dans les politiques d’archivage du Web analysées et ne garantissent pas la pérennité des archives Web ni leur exploitabilité à long terme. Ce constat nous a amenée à proposer une politique type adaptée aux caractéristiques des archives Web. Ce modèle décrit les composantes essentielles d’une politique pour l’archivage des sites Web ainsi qu’un éventail des mesures que pourrait mettre en place l’organisation en fonction des résultats d’une analyse des risques associés à l’usage de son site Web public dans la conduite de ses affaires. / Several communities have adopted the web as a privileged space for expression and activity, where communication and documentary practices complement and enrich each other. Both in its visible and invisible dimensions, the web is a documentation vault of planetary scope, characterized not only by the sheer amount of information it contains, but by its diversity, complexity and ephemeral nature. Most current web archiving projects focus on preserving online publications without considering their value from an archival point of view. Only a few web archiving projects target the preservation of organisational or governmental web records. The archival value of the web, especially that of organisational web, does not seem to be justly recognized, despite the continuous effort deployed by certain National Archives bodies to disseminate best practices and policies for organisational web archiving. This thesis aims to develop a better understanding of the nature of web records and to document current archiving practices intended for organisational web. In particular, this research will look at the following three questions: (1) What general recommendations can be found in archiving policies for organisational web? (2) What are the main characteristics of web records? (3) Which web record-keeping practices have been deployed in Quebec organisations? To address these questions, this exploratory and descriptive research uses a qualitative approach based on three data collection methods, namely: the analysis of a body of 55 policies and supporting documents related to organisational web archiving; the scrutiny of 11 public websites of various Quebec organisations and of a sample of 737 documents generated by those web systems; and interviews with 21 individuals that are involved in the management and archiving of those websites. The results of this research show that the observed sites are the product of an organisation’s online activity and that they simultaneously document the objectives and the occurrences of an organisation’s web presence. New types of documents that are specific to organisational web have been identified. Documents that have migrated online have acquired a different context of use and new characteristics. Hence, current document management methods must consider the unique properties of documents in a web environment. Only a portion of the observed organisations are involved in the process of archiving their public website. Additionally, the chosen archiving strategies are not always coherent with the recommendations found in web archiving policies, and do not guarantee the sustainability of web records. Those results led us to design a standard policy model adapted to the particular properties of web archives. This model describes the essential components of a web archiving policy and proposes a range of measures that an organisation could implement based on the results of a risks analysis of their public website’s uses in a business context.

Le Web représente actuellement un espace privilégié d’expression et d’activité pour plusieurs communautés, où pratiques communicationnelles et pratiques documentaires s’enrichissent mutuellement. Dans sa dimension visible ou invisible, le Web constitue aussi un réservoir documentaire planétaire caractérisé non seulement par l’abondance de l’information qui y circule, mais aussi par sa diversité, sa complexité et son caractère éphémère. Les projets d’archivage du Web en cours abordent pour beaucoup cette question du point de vue de la préservation des publications en ligne sans la considérer dans une perspective archivistique. Seuls quelques projets d’archivage du Web visent la préservation du Web organisationnel ou gouvernemental. La valeur archivistique du Web, notamment du Web organisationnel, ne semble pas être reconnue malgré un effort soutenu de certaines archives nationales à diffuser des politiques d’archivage du Web organisationnel. La présente thèse a pour but de développer une meilleure compréhension de la nature des archives Web et de documenter les pratiques actuelles d’archivage du Web organisationnel. Plus précisément, cette recherche vise à répondre aux trois questions suivantes : (1) Que recommandent en général les politiques d’archivage du Web organisationnel? (2) Quelles sont les principales caractéristiques des archives Web? (3) Quelles pratiques d’archivage du Web organisationnel sont mises en place dans des organisations au Québec? Pour répondre à ces questions, cette recherche exploratoire et descriptive a adopté une approche qualitative basée sur trois modes de collecte des données, à savoir : l’analyse d’un corpus de 55 politiques et documents complémentaires relatifs à l’archivage du Web organisationnel; l’observation de 11 sites Web publics d’organismes au Québec de même que l’observation d’un échantillon de 737 documents produits par ces systèmes Web; et, enfin, des entrevues avec 21 participants impliqués dans la gestion et l’archivage de ces sites Web. Les résultats de recherche démontrent que les sites Web étudiés sont le produit de la conduite des activités en ligne d’une organisation et documentent, en même temps, les objectifs et les manifestations de sa présence sur le Web. De nouveaux types de documents propres au Web organisationnel ont pu être identifiés. Les documents qui ont migré sur le Web ont acquis un autre contexte d’usage et de nouvelles caractéristiques. Les méthodes de gestion actuelles doivent prendre en considération les propriétés des documents dans un environnement Web. Alors que certains sites d’étude n’archivent pas leur site Web public, d’autres s’y investissent. Toutefois les choix établis ne correspondent pas toujours aux recommandations proposées dans les politiques d’archivage du Web analysées et ne garantissent pas la pérennité des archives Web ni leur exploitabilité à long terme. Ce constat nous a amenée à proposer une politique type adaptée aux caractéristiques des archives Web. Ce modèle décrit les composantes essentielles d’une politique pour l’archivage des sites Web ainsi qu’un éventail des mesures que pourrait mettre en place l’organisation en fonction des résultats d’une analyse des risques associés à l’usage de son site Web public dans la conduite de ses affaires. / Several communities have adopted the web as a privileged space for expression and activity, where communication and documentary practices complement and enrich each other. Both in its visible and invisible dimensions, the web is a documentation vault of planetary scope, characterized not only by the sheer amount of information it contains, but by its diversity, complexity and ephemeral nature. Most current web archiving projects focus on preserving online publications without considering their value from an archival point of view. Only a few web archiving projects target the preservation of organisational or governmental web records. The archival value of the web, especially that of organisational web, does not seem to be justly recognized, despite the continuous effort deployed by certain National Archives bodies to disseminate best practices and policies for organisational web archiving. This thesis aims to develop a better understanding of the nature of web records and to document current archiving practices intended for organisational web. In particular, this research will look at the following three questions: (1) What general recommendations can be found in archiving policies for organisational web? (2) What are the main characteristics of web records? (3) Which web record-keeping practices have been deployed in Quebec organisations? To address these questions, this exploratory and descriptive research uses a qualitative approach based on three data collection methods, namely: the analysis of a body of 55 policies and supporting documents related to organisational web archiving; the scrutiny of 11 public websites of various Quebec organisations and of a sample of 737 documents generated by those web systems; and interviews with 21 individuals that are involved in the management and archiving of those websites. The results of this research show that the observed sites are the product of an organisation’s online activity and that they simultaneously document the objectives and the occurrences of an organisation’s web presence. New types of documents that are specific to organisational web have been identified. Documents that have migrated online have acquired a different context of use and new characteristics. Hence, current document management methods must consider the unique properties of documents in a web environment. Only a portion of the observed organisations are involved in the process of archiving their public website. Additionally, the chosen archiving strategies are not always coherent with the recommendations found in web archiving policies, and do not guarantee the sustainability of web records. Those results led us to design a standard policy model adapted to the particular properties of web archives. This model describes the essential components of a web archiving policy and proposes a range of measures that an organisation could implement based on the results of a risks analysis of their public website’s uses in a business context.