Det multiprojektbaserade arbetssättet blir en allt mer vanlig syn inommoderna organisationer. Antalet projekt som genomförs inom en och sammaorganisation har ökat lavinartat de senaste åren, och därtill kommerproblemet att planera för alla de resurser som delar sin tid mellan flertaletprojekt.Studien tar sin utgångspunkt i en antagelse om att det finns ett behov av ettIT-stöd för resursplanering i de organisationer som bygger till största delenav sin verksamhet utefter det projektbaserade arbetssättet.Studien tar även sin utgångspunkt i att de som bedriver största delen av sinverksamhet projektbaserat har problem att planera sina resurser, och attkonflikter och svårigheter i planeringen ofta uppstår. Med anledning av detmultiprojektbaserade synsättet är det viktigt att ha en fungeranderesursplanering för att planera resursernas tid i de olika projekten. Inommånga företag finns det stora problem med att hantera resurserna.Studien syfte är att undersöka vilka för- och nackdelar införandet av ett ITstödför resursplanering kan medföra. Det empiriska materialet har tagitsfram genom intervjuer. Ett antal personer med olika roller inom enmultiprojektorganisation har fått beskriva hur de bedriver sittmultiprojektbaserade arbete. Denna studies resultat visar ett antal för- ochnackdelar med införandet av ett IT-stöd för resursplanering. / Uppsatsnivå: D

Sammanfattning   Syftet med uppsatsen är att undersöka vad som påverkar otydlighet i arbetsroller och ansvarsområden när man jobbar i en matrisorganisation. Det är allt fler organisationer som väljer att arbeta i den organisationsformen för att snabbare få fram olika produkter i den snabbt förändrade omvärlden. Undersökningen grundar sig på en medarbetarundersökning där resultatet visade att en grupp av anställda upplevde sina arbetsroller och ansvarsområden mycket otydligare än den andra gruppen. Upplevelsen ses som ett betydande effektivitetshinder i det dagliga projektarbetet. Studien har haft en jämförande design mellan de två enheterna och informationen samlades in med hjälp av en kvalitativ undersökningsmetod, där fyra personer ur respektive enhet blev intervjuade. Undersökningen börjar med en teoretisk genomgång av olika begrepp och teorier som är uppdelade i tre olika analytiska dimensioner: matrisorganisation, multiprojekt och nätverk. Resultatet presenteras utifrån de tre analytiska dimensionerna som i sin tur har olika underkategorier med olika teman. Resultatet visar att otydligheten i arbetsroller och ansvarsområden inte skiljer sig så mycket mellan de olika enheterna. Det är bara tyngdpunkten i problematiken som är olika under de olika analytiska dimensionerna, beroende på vilken roll man har i organisationsnätverket.    Studien visar också att om man är involverad i flera projekt samtidigt, så ser man lättare vad som händer med produkten i ett nästkommande projekt. Det underlättar att se helheten i ett större sammanhang och det verkar höja rolltydligheten. Men informationsöverföringen inom och mellan olika projekt från rätt person vid rätt tidpunkt fungerar dåligt och alla respondenterna vill se förbättringar kring detta för att projektsamarbetet ska fungera bättre. I dagens läge finns det många brister kring olika processer i den matrisorganisation som ingår i studien eftersom den organisationen är omogen och ung. Detta ökar rollotydligheten markant i organisationen.

<p>BACKGROUND: Project based structures has become more and more common in the organizations of today. As the project based structures are given a more central role in the organizations the interdependencies between the projects are getting more attention. These structures need a new type of control to meet the unique challenges that arise. The research</p><p>that has been done has been concentrated around the project form and the projects internal control, the area of multi-project management is therefore relatively unexplored. The few existing studies on the subject focus on projects in the construction industry why research in</p><p>more complex fields of business have been requested.</p><p>PURPOSE: The purpose of this thesis is to explore and analyze how knowledge intense multi-project organizations manage their project activities, and to determine how different organizational characteristics affect the need for management control systems.</p><p>METHODOLOGY: The empirical data has been collected through interviews with personnel in BT Products R&D, Gambro R&D and AstraZeneca Development. These organizations are all mature and project intense.</p><p>CONCLUSION: With an organization´s line of business follows a certain level of uncertainty and interdependencies between projects. Another important factor is the organization´s level of internal and external differentiation. These three factors together describe the characteristics of an organization, which forms the organization´s starting position. To handle the uncertainty of unpredicted events the organizations’ reflexes has to be quick enough; this is made possible through a project oriented organizational structure where the project managers have more authority than the function manager. Interdependencies between projects is handled through coordination, the level of coordination needed is dependent on the degree of interdependencies. Last but not least the organization has to handle the complexity that comes with the degree of internal and external differentiation. This is managed through the integration and extent of the management control systems. In the analysis chapter a model is presented that describes the relationship between the organization characteristics and management control systems.</p> / <p>BAKGRUND: I dagens organisationer är det allt vanligare att verksamheten bedrivs i projektform. När företag allt mer började ta till sig projektbaserade strukturer kom relationen mellan projekt i fokus. Denna arbetsform kräver en ny typ av styrning, detta för att hantera de beroenden som finns mellan projekten samt för att möta de samordningsproblem som kan uppstå. De senaste åren har projektstyrning blivit ett allt vanligare forskningsområde, multiprojektstyrning finns det dock inte mycket information om. Den forskning som väl genomförts har inriktats mot byggsektorn varför forskning på komplexare områden eftertysts.</p><p>SYFTE: Syftet med uppsatsen är att undersöka och analysera hur kunskapsintensiva multiprojektorganisationer hanterar sin projektverksamhet, samt att utröna hur olika organisationers egenskaper påverkar behovet av styrsystem.</p><p>GENOMFÖRANDE: Det empiriska materialet har samlats in genom intervjuer på BT Products R&D, Gambro R&D och AstraZeneca Development R&D. Samtliga organisationer är mogna och har en arbetsgång som baseras på projekt.</p><p>RESULTAT: Ett företags verksamhetsområde medför en viss grad av osäkerhet i den praktiska verksamheten, ytterligare en annan verksamhetsspecifik faktor är beroendegrad mellan projekt. Vidare är ett viktigt karaktärsdrag hos organisationer graden av differentiering. Dessa tre faktorer beskriver organisationens karaktäristika, med andra ord vilket utgångsläge organisationen har i sitt arbete. För att kunna hantera osäkerhet krävs att organisationen har tillräckligt bra reflexer för att möta oförutsedda händelser, detta löses genom att ge projekten mer auktoritet jämfört med funktionen. För att hantera beroenden krävs att verksamheten koordineras, vilken grad av koordinering som krävs beror på vilken grad av beroenden som finns representerat. Slutligen måste den komplexitet som differentiering ger hanteras, detta sker genom integrationen och omfattningen av styrsystemen. I uppsatsen presenteras avslutningsvis en modell som beskriver relationen mellan organisationen och dess styrning.</p>

BACKGROUND: Project based structures has become more and more common in the organizations of today. As the project based structures are given a more central role in the organizations the interdependencies between the projects are getting more attention. These structures need a new type of control to meet the unique challenges that arise. The research that has been done has been concentrated around the project form and the projects internal control, the area of multi-project management is therefore relatively unexplored. The few existing studies on the subject focus on projects in the construction industry why research in more complex fields of business have been requested. PURPOSE: The purpose of this thesis is to explore and analyze how knowledge intense multi-project organizations manage their project activities, and to determine how different organizational characteristics affect the need for management control systems. METHODOLOGY: The empirical data has been collected through interviews with personnel in BT Products R&amp;D, Gambro R&amp;D and AstraZeneca Development. These organizations are all mature and project intense. CONCLUSION: With an organization´s line of business follows a certain level of uncertainty and interdependencies between projects. Another important factor is the organization´s level of internal and external differentiation. These three factors together describe the characteristics of an organization, which forms the organization´s starting position. To handle the uncertainty of unpredicted events the organizations’ reflexes has to be quick enough; this is made possible through a project oriented organizational structure where the project managers have more authority than the function manager. Interdependencies between projects is handled through coordination, the level of coordination needed is dependent on the degree of interdependencies. Last but not least the organization has to handle the complexity that comes with the degree of internal and external differentiation. This is managed through the integration and extent of the management control systems. In the analysis chapter a model is presented that describes the relationship between the organization characteristics and management control systems. / BAKGRUND: I dagens organisationer är det allt vanligare att verksamheten bedrivs i projektform. När företag allt mer började ta till sig projektbaserade strukturer kom relationen mellan projekt i fokus. Denna arbetsform kräver en ny typ av styrning, detta för att hantera de beroenden som finns mellan projekten samt för att möta de samordningsproblem som kan uppstå. De senaste åren har projektstyrning blivit ett allt vanligare forskningsområde, multiprojektstyrning finns det dock inte mycket information om. Den forskning som väl genomförts har inriktats mot byggsektorn varför forskning på komplexare områden eftertysts. SYFTE: Syftet med uppsatsen är att undersöka och analysera hur kunskapsintensiva multiprojektorganisationer hanterar sin projektverksamhet, samt att utröna hur olika organisationers egenskaper påverkar behovet av styrsystem. GENOMFÖRANDE: Det empiriska materialet har samlats in genom intervjuer på BT Products R&amp;D, Gambro R&amp;D och AstraZeneca Development R&amp;D. Samtliga organisationer är mogna och har en arbetsgång som baseras på projekt. RESULTAT: Ett företags verksamhetsområde medför en viss grad av osäkerhet i den praktiska verksamheten, ytterligare en annan verksamhetsspecifik faktor är beroendegrad mellan projekt. Vidare är ett viktigt karaktärsdrag hos organisationer graden av differentiering. Dessa tre faktorer beskriver organisationens karaktäristika, med andra ord vilket utgångsläge organisationen har i sitt arbete. För att kunna hantera osäkerhet krävs att organisationen har tillräckligt bra reflexer för att möta oförutsedda händelser, detta löses genom att ge projekten mer auktoritet jämfört med funktionen. För att hantera beroenden krävs att verksamheten koordineras, vilken grad av koordinering som krävs beror på vilken grad av beroenden som finns representerat. Slutligen måste den komplexitet som differentiering ger hanteras, detta sker genom integrationen och omfattningen av styrsystemen. I uppsatsen presenteras avslutningsvis en modell som beskriver relationen mellan organisationen och dess styrning.

Resurshanteringen är en viktig del av arbetet i ett projekt och hur resursallokeringen går till är avgörande för projektet och resultatets framgång. Trots att resursallokering är extra problematiskt i multiprojektmiljöer finns det relativt lite forskning inom ämnet. Inom branschen för teknik- och förnyelsebar energi drivs majoriteten av produktutvecklingen i form av projekt. Vår studie genomfördes för att svara på uppsatsens forskningsfråga: Hur påverkar projektledare organisationens resurshantering under projektets genomförande? För att samla in data genomfördes semistrukturerade intervjuer med totalt sex projektledare från en organisation som arbetar med lösningar för förnyelsebar energi inom sol- och gas-teknologi. Organisationen finns representerad på tre orter nationellt och ytterligare två orter internationellt. Vi har konstruerat vår intervjuguide utifrån vår problemformulering och analysen av de data som samlats in utfördes i två steg. I steg ett analyserade vi vad och hur projektledarna prioriterade samt hur de konkret gjorde för organisationens resurshantering. Syftet var att få respondenterna att berätta om sina upplevelser kring hur organisationen arbetar med resursallokering och hur de som projektledare gör när de behöver påverka den. I steg två jämfördes analyserad data gentemot tidigare forskning om projekt och resursallokering i multiprojektmiljöer. De två stegen redovisas gemensamt och parallellt med varandra i analysen för att skapa en helhetsbild i analysen. Uppsatsens resultat visar hur projektledare inom den studerade organisationen gör för att påverka organisationens resurshantering under projektets genomförande. Vår slutsats är att projektledarna påverkar organisationens resurshantering genom att förbereda sig med en grundläggande planering med förslag till problemlösningar vilka presenteras uteslutande vid personlig kontakt i form av formella och informella möten. / Resource management is an important aspect of the work of a project, and the allocation of resources is crucial for the project’s success. Although resource allocation is extra problematic in multi-project environments, there is relatively little research on the subject. In the technology and renewable energy sector, the majority of product development is conducted in the form of projects.    Our study was conducted to answer the essay's research question: How do project managers affect the organization's resource management during project implementation? To collect data, semistructured interviews were conducted with a total of six project managers from an organization that works with renewable energy solutions in solar and gas technology. Along with having offices in three locations nationally, the organization is also represented in two additional locations internationally.    We have designed our interview guide based on our problem formulation, and the analysis of the data collected was performed in two steps. In step one we analyzed what and how the project managers prioritized various aspects of the projects and how they actually managed the resources. The purpose was to get the respondents to share their experiences about how the organization handles resource allocation and how they act as project managers when they need to provide influence.    In step two, we compared our data analysis to previous research on projects and resource management in multi-project environments. The two steps are reported jointly and continuously to create an overall picture in the analysis. The essay's results show how project managers influence the organization's resource management during the project's implementation.    Our conclusion is that project managers influence the organization's resource management by carefully planning for changes in the project along with suggestions for problem solving. This influence is exerted exclusively using personal contact methods via both formal and informal meetings.

Inom multiprojektorganisationer är styrning och planering av resurser alltid en utmanande uppgift. En fallstudie har genomförts på OKG AB med syftet att effektivisera och förenkla resursplaneringsprocessen. OKG AB arbetar med att producera el med hjälp av kärnkraft och leverera till sina konsumenter. För organisationen är kvalitet och säkerhet viktiga faktorer, vilket gör arbetet med ständiga förbättringar nödvändigt. Genom intervjuer och dokumentgranskning beskrevs ett nuläge och förbättringsmöjligheter togs fram, samtidigt som benchmarking genomfördes på andra organisationer för att kunna jämföra OKG:s process. Baserat på en jämförelse mellan OKG:s process med benchmarking och teorier togs förbättringsförslag fram för att modifiera processen. Två förbättringsförslag togs fram där det första syftar till avstämningar för att kunna ta fram bättre planeringar och det andra handlar om att förändra kommunikationsflödet för att undvika fel vid ändringar i projekt under utförande. / Within multi-project organizations, controlling and planning of resources have always been a challenge. A case study has been performed at OKG Ltd with the purpose to simplify the resource allocation process and increase efficiency. OKG Ltd works with producing energy through nuclear power and then delivers it to their customers. Quality and safety are two key factors for OKG´s organization to function. Continuous improvements of these factors are therefore of highest priority. Interviews and document audits were used to identify the process current performance and possible improvements. Benchmarking was used on other organizations to compare their processes to OKG´s process. Improvement proposals have been developed to modify the process, based on a comparison between OKG´s process and the benchmarking and theories. Two improvement proposals were developed, where the first proposal enables better planning, the second one changes the communication flow to avoid problems in active projects.

It has become more common for organization to operate a lot of projects at the same time. These projects affect each other, either in way of resources or technical. Projects in a multi-project environment depend and affect each other, and in most cases they rival about resources, decision-makings and priority. To lead a project portfolio with several projects is a major challenge. The most common problems that occur are vague objective, unclear working conditions, resource shortage and problems of priority. To be able to avoid these problems and lead the projects successfully, an effective and working resource plan is essential, which an IT-support can provide with. The company that is describes in this study is Spinn Action Marketing which specializes in creative solutions for communication that operates sales in short and long runs. The projects that the company leads, operates in a multi-project environment and the project management have challenges with the resource planning. The purpose of this study is to research how to make resource planning in a multi-project organization more effective with an IT-support. It has been theoretically researched with a literature study about problems and success factors in multi-projects environment and the pros and cons with an IT-support for project and resource planning. Empirical data has been collected through interviews, participating in weekly plan meeting and by analyzing the company’s existing documentation about resource planning. The result of this study shows how a multi project organization does its resource planning, what kind of demands there are on an IT-support and it also shows results in a poll which researches what kind of IT-support different company’s use to plan their projects and resources. / Det har blivit allt mer vanligt för organisationen att driva många projekt samtidigt som påverkar varandra, resursmässigt eller tekniskt. I en multiprojektsmiljö är projekten beroende av arandra och i många fall konkurrerar de med varandra om resurser, beslut och uppmärksamhet. Att leda n projektportfölj med många projekt är en betydande utmaning. De vanliga problemen som ppstår är otydliga mål, otydliga arbetsformer, resursbrist, samt prioriteringsproblem. För att undvika de vanliga problemen och driva projekten framgångsrikt är en effektiv och fungerande esursplanering väsentligt, vilket ett IT-stöd möjligen kan bidra till. Företaget som beskrivs i studien är Spinn Action Marketing som specialiserar sig på kreativa kommunikationslösningar som driver försäljning på kort och lång sikt. Projekten i företaget drivs i en multiprojektsmiljö och projektledningen upplever svårigheter med resursplaneringen. Studien syftar till att undersöka hur man kan effektivisera resursplaneringen ed ett IT-stöd. Det har undersökts teoretiskt om kända problem och framgångsfaktorer inom multiprojektsmiljöer, för- respektive nackdelar med ett IT-stöd för projekt- och resursplanering genom en litteraturstudie. Det har samlats in empirisk data genom intervjuer, deltagande i veckoplaneringsmöte och statusmöten veckovis samt genomgång av företagets befintliga dokumentation om resursplaneringen. Resultatet av studien visar hur en ultiprojektsorganisation resursplanerar, vad det finns för krav på ett IT-stöd och en enkätundersökning om undersöker vilka IT-stöd andra liknande företag använder för att planera projekt och resurser.