<p>Under år 2002 handskades biståndsmyndigheten Sida med 6224 insatser inom olika verksamhetsområden och i över hundra olika länder. Dessa insatser kan innebära alltifrån vägbyggen i Laos, analys av rättssektorn i Vietnam till stöd av ombudsmannaämbetet för mänskliga rättigheter i Peru. I större eller mindre utsträckning kan dessa insatser ses som olika typer av projekt. Detta då de har de karaktärsdrag som ofta tas upp i litteraturen för att beskriva vad ett projekt är, det vill säga att de är avgränsade aktiviteter som strävar mot att uppnå en specifik uppgift, har en förutbestämd kostnad och genomförs inom en fastställd tidsram. Sida är därmed en organisation som på en övergripande nivåmåste kunna hantera ett stort antal projekt och koordinera dessa så att de gemensamt bidrar till Sidas mål om fattigdomsbekämpning. Organisationer som, såsom Sida, utför en påtaglig del av sin verksamhet i projekt kallas för multiprojektorganisationer. Det har genomförts väldigt lite forskning om multiprojektorganisationer och det finns därför en bristande empirisk bas inom området och detta ser vi som ett problem då en stor del av alla projekt utförs just i en multiprojektkontext. </p><p>Vårt syfte är att utröna hur Sida styr sina projekt och på så sätt bidra till att öka förståelsen av styrningen i multiprojektorganisationer. Studien är utförd som en kvalitativ fallstudie och grundas på internt Sida- material och intervjuer av handläggare på Sida. </p><p>Utifrån vår studie av Sida anser vi oss kunna dra vissa slutsatser om styrningen av projekt i en multiprojektorganisation. Vi menar att ett sätt för en multiprojektorganisation att handskas med det faktum att deras projekt uppvisar både olikheter och likheter är att ha en matrisstruktur som handskas med olikheterna samtidigt som det finns generella modeller för projektstyrning. Slutligen har vi funnit att Sidas idé om partnerskap genomsyrar hela organisationens styrning och sätter ramarna för den styrning som Sida utövar gentemot sina projekt. Inom dessa ramar väljer Sida lämplig styrning av sina projekt utifrån graden av tillit till samarbetspartnern och grad av osäkerhet i projektet. Dessa två variabler ger olika styrsituationer som avgör vilken sorts styrning de ska utöva, vilken grad av styrning som är nödvändig och på vilken nivå detta ska ske. Denna slutsats visar på att det, i likhet med tidigare forskningsresultat, även inom multiprojektorganisationen Sida finns styrsituationer som avgör val av styrning.</p>

Under år 2002 handskades biståndsmyndigheten Sida med 6224 insatser inom olika verksamhetsområden och i över hundra olika länder. Dessa insatser kan innebära alltifrån vägbyggen i Laos, analys av rättssektorn i Vietnam till stöd av ombudsmannaämbetet för mänskliga rättigheter i Peru. I större eller mindre utsträckning kan dessa insatser ses som olika typer av projekt. Detta då de har de karaktärsdrag som ofta tas upp i litteraturen för att beskriva vad ett projekt är, det vill säga att de är avgränsade aktiviteter som strävar mot att uppnå en specifik uppgift, har en förutbestämd kostnad och genomförs inom en fastställd tidsram. Sida är därmed en organisation som på en övergripande nivåmåste kunna hantera ett stort antal projekt och koordinera dessa så att de gemensamt bidrar till Sidas mål om fattigdomsbekämpning. Organisationer som, såsom Sida, utför en påtaglig del av sin verksamhet i projekt kallas för multiprojektorganisationer. Det har genomförts väldigt lite forskning om multiprojektorganisationer och det finns därför en bristande empirisk bas inom området och detta ser vi som ett problem då en stor del av alla projekt utförs just i en multiprojektkontext. Vårt syfte är att utröna hur Sida styr sina projekt och på så sätt bidra till att öka förståelsen av styrningen i multiprojektorganisationer. Studien är utförd som en kvalitativ fallstudie och grundas på internt Sida- material och intervjuer av handläggare på Sida. Utifrån vår studie av Sida anser vi oss kunna dra vissa slutsatser om styrningen av projekt i en multiprojektorganisation. Vi menar att ett sätt för en multiprojektorganisation att handskas med det faktum att deras projekt uppvisar både olikheter och likheter är att ha en matrisstruktur som handskas med olikheterna samtidigt som det finns generella modeller för projektstyrning. Slutligen har vi funnit att Sidas idé om partnerskap genomsyrar hela organisationens styrning och sätter ramarna för den styrning som Sida utövar gentemot sina projekt. Inom dessa ramar väljer Sida lämplig styrning av sina projekt utifrån graden av tillit till samarbetspartnern och grad av osäkerhet i projektet. Dessa två variabler ger olika styrsituationer som avgör vilken sorts styrning de ska utöva, vilken grad av styrning som är nödvändig och på vilken nivå detta ska ske. Denna slutsats visar på att det, i likhet med tidigare forskningsresultat, även inom multiprojektorganisationen Sida finns styrsituationer som avgör val av styrning.

<p>SammanfattningBakgrundI alla tider har människan sökt nya organisationsformer för att effektivisera sitt arbete. Sedan 1900-talets början har organiseringen i projekt fått en alltmer framträdande roll. En effektiv projektorganisering kräver även ett väl avvägt urvalsbeslut för vilka projekt som ska genomföras. Denna studie har valt att undersöka förbättringsmöjligheter inom urvalsprocessen hos multiprojektorganisationer med avseende på effektivitet, konsekvens i besluten samt transparens och styreffekter för organisationen.GenomförandeVi har genomfört en kvalitativ studie med ett fallföretag. Syftet har varit att få ett djup i undersökningen och en god förståelse för processen inom flera hierarkiska nivåer. Totalt genomfördes nio intervjuer som tillsammans med en teoretiska referensramen ligger till grund för våra resultat.ResultatGenom att använda ett projektselekteringsverktyg som innehåller information kring projektförslagets strategiska bidrag, ekonomiska nytta, resurspåverkan och förslagets plats i projektportföljen menar vi att förslagen som kommer till beslut är mer genomarbetade. Därigenom torde beslutsprocessen bli mer tidseffektiv då inga förslag som inte är genomarbetade tillåts komma till beslut. Dessutom kommer resursanvändningen att bli mer effektiv då resursaspekten analyseras i ljuset av befintliga resursoptimeringsverktyg redan innan nya projekt implementeras. I tillägg till effektivisering för beslutsfattaren ges även mer konsekventa beslut då förslag värderas på samma beslutsgrunder. Dessutom ges indikationer för vilka områden som organisationen anser som viktiga. Viktigt att tillägga är att förutsättningarna måste anpassas av varje användare efter dennes unika förutsättningar.Vi menar att en organisation kan öka sin konkurrenskraft genom att förbättra detta första steg i organisationens projektkompetens.</p> / <p>AbsractBackgroundAt all times man has searched for new ways to organize themselves in order to work more efficiently. From the beginning of the 20th Century organizing in projects has had an even more distinguished role. An effective organizing of projects demands a balanced selection of which projects is to be executed. This study is examining opportunities for improvement in the project selection phase in multi-project-organizations, stressing effectiveness, consistency and control implications for the organization.ExecutionThis study is conducted as a qualitative case study. The aim of the study is to get depth and a good understanding of the project selection process within several hierarchal levels of the organization. A total of nine interviews were conducted. The information given in these interviews combined with theoretical references are the foundation of our conclusions.ResultsBy using a project selection tool containing the project’s strategic contribution, financial contribution, effects on the organizations resources and the project’s effect on the organization’s project portfolio. It is of our opinion that the project proposals for decision will be better prepared, therefore should the project selection phase be more time efficient since only well prepared proposals are to be considered. Also, the use of the organizational resources should be more effective, given that the resource aspect is more integrated in the selection-decision. Furthermore, the decisions should be more consistent within the organization with general criteria to be followed. The tool also provides important indications of which strategic areas that ought to get special attention. It is of importance though that the tool is adjusted to the given organization’s unique conditions.Our opinion is that an organization will improve its competitiveness by improving its competence in project selection</p>

SammanfattningBakgrundI alla tider har människan sökt nya organisationsformer för att effektivisera sitt arbete. Sedan 1900-talets början har organiseringen i projekt fått en alltmer framträdande roll. En effektiv projektorganisering kräver även ett väl avvägt urvalsbeslut för vilka projekt som ska genomföras. Denna studie har valt att undersöka förbättringsmöjligheter inom urvalsprocessen hos multiprojektorganisationer med avseende på effektivitet, konsekvens i besluten samt transparens och styreffekter för organisationen.GenomförandeVi har genomfört en kvalitativ studie med ett fallföretag. Syftet har varit att få ett djup i undersökningen och en god förståelse för processen inom flera hierarkiska nivåer. Totalt genomfördes nio intervjuer som tillsammans med en teoretiska referensramen ligger till grund för våra resultat.ResultatGenom att använda ett projektselekteringsverktyg som innehåller information kring projektförslagets strategiska bidrag, ekonomiska nytta, resurspåverkan och förslagets plats i projektportföljen menar vi att förslagen som kommer till beslut är mer genomarbetade. Därigenom torde beslutsprocessen bli mer tidseffektiv då inga förslag som inte är genomarbetade tillåts komma till beslut. Dessutom kommer resursanvändningen att bli mer effektiv då resursaspekten analyseras i ljuset av befintliga resursoptimeringsverktyg redan innan nya projekt implementeras. I tillägg till effektivisering för beslutsfattaren ges även mer konsekventa beslut då förslag värderas på samma beslutsgrunder. Dessutom ges indikationer för vilka områden som organisationen anser som viktiga. Viktigt att tillägga är att förutsättningarna måste anpassas av varje användare efter dennes unika förutsättningar.Vi menar att en organisation kan öka sin konkurrenskraft genom att förbättra detta första steg i organisationens projektkompetens. / AbsractBackgroundAt all times man has searched for new ways to organize themselves in order to work more efficiently. From the beginning of the 20th Century organizing in projects has had an even more distinguished role. An effective organizing of projects demands a balanced selection of which projects is to be executed. This study is examining opportunities for improvement in the project selection phase in multi-project-organizations, stressing effectiveness, consistency and control implications for the organization.ExecutionThis study is conducted as a qualitative case study. The aim of the study is to get depth and a good understanding of the project selection process within several hierarchal levels of the organization. A total of nine interviews were conducted. The information given in these interviews combined with theoretical references are the foundation of our conclusions.ResultsBy using a project selection tool containing the project’s strategic contribution, financial contribution, effects on the organizations resources and the project’s effect on the organization’s project portfolio. It is of our opinion that the project proposals for decision will be better prepared, therefore should the project selection phase be more time efficient since only well prepared proposals are to be considered. Also, the use of the organizational resources should be more effective, given that the resource aspect is more integrated in the selection-decision. Furthermore, the decisions should be more consistent within the organization with general criteria to be followed. The tool also provides important indications of which strategic areas that ought to get special attention. It is of importance though that the tool is adjusted to the given organization’s unique conditions.Our opinion is that an organization will improve its competitiveness by improving its competence in project selection