This study aimed to investigate how Machine Learning (ML) algorithms can be used to predict the cost account code to be used when handling invoices in an Enterprise Resource Planning (ERP) system commonly found in the Swedish public sector. This implied testing which one of the tested algorithms that performs the best and what criteria that need to be met in order to perform the best. Previous studies on ML and its use in invoice classification have focused on either the accounts payable side or the accounts receivable side of the balance sheet. The studies have used a variety of methods, some not only involving common ML algorithms such as Random forest, Naïve Bayes, Decision tree, Support Vector Machine, Logistic regression, Neural network or k-nearest Neighbor but also other classifiers such as rule classifiers and naïve classifiers. The general conclusion from previous studies is that several algorithms can classify invoices with a satisfactory accuracy score and that Random forest, Naïve Bayes and Neural network have shown the most promising results. The study was performed as an exploratory case study. The case company was a small municipal community where the finance clerks handles received invoices through an ERP system. The accounting step of invoice handling involves selecting the proper cost account code before submitting the invoice for review and approval. The data used was invoice summaries holding the organization number, bankgiro, postgiro and account code used. The algorithms selected for the task were the supervised learning algorithms Random forest and Naïve Bayes and the instance-based algorithm k-Nearest Neighbor (k-NN). The findings indicated that ML could be used to predict which cost account code to be used by providing a pre-filled suggestion when the clerk opens the invoice. Among the algorithms tested, Random forest performed the best with 78% accuracy (Naïve Bayes and k-NN performed at 69% and 70% accuracy, respectively). One reason for this is Random forest’s ability to handle several input variables, generate an unbiased estimate of the generalization error, and its ability to give information about the relationship between the variables and classification. However, a high level of support is needed in order to get the algorithm to perform at its best, where 335 occurrences is a guiding number in this case. / Syftet med denna studie var att undersöka hur Machine Learning (ML) algoritmer kan användas för att förutsäga vilken kontokod som ska användas vid hantering av fakturor i ett affärssystem som är vanligt förekommande i svensk offentlig sektor. Detta innebar att undersöka vilken av de testade algoritmerna som presterar bäst och vilka kriterier som måste uppfyllas för att prestera bäst. Tidigare studier om ML och dess användning vid fakturaklassificering har fokuserat på antingen balansräkningens leverantörsreskontra (leverantörsskulder) eller kundreskontrasidan (kundfordringar) i balansräkningen. Studierna har använt olika metoder, några involverar inte bara vanliga ML-algoritmer som Random forest, Naive Bayes, beslutsträd, Support Vector Machine, Logistisk regression, Neuralt nätverk eller k-nearest Neighbour, utan även andra klassificerare som regelklassificerare och naiva klassificerare. Den generella slutsatsen från tidigare studier är att det finns flera algoritmer som kan klassificera fakturor med en tillfredsställande noggrannhet, och att Random forest, Naive Bayes och neurala nätverk har visat de mest lovande resultaten. Studien utfördes som en explorativ fallstudie. Fallföretaget var en mindre kommun där ekonomiassistenter hanterar inkommande fakturor genom ett affärssystem. Bokföringssteget för fakturahantering innebär att användaren väljer rätt kostnadskontokod innan fakturan skickas för granskning och godkännande. Uppgifterna som användes var fakturasammandrag med organisationsnummer, bankgiro, postgiro och kontokod. Algoritmerna som valdes för uppgiften var de övervakade inlärningsalgoritmerna Random forest och Naive Bayes och den instansbaserade algoritmen k-Nearest Neighbour. Resultaten tyder på att ML skulle kunna användas för att förutsäga vilken kostnadskod som ska användas genom att ge ett förifyllt förslag när expediten öppnar fakturan. Bland de testade algoritmerna presterade Random forest bäst med 78 % noggrannhet (Naïve Bayes och k-Nearest Neighbour presterade med 69 % respektive 70 % noggrannhet). En förklaring till detta är Random forests förmåga att hantera flera indatavariabler, generera en opartisk skattning av generaliseringsfelet och dess förmåga att ge information om sambandet mellan variablerna och klassificeringen. Det krävs dock en högt antal dataobservationer för att få algoritmen att prestera som bäst, där 335 förekomster är ett minimum i detta fall.
| Identifer | oai:union.ndltd.org:UPSALLA1/oai:DiVA.org:ltu-99074 |
| Date | January 2023 |
| Creators | Wirdemo, Alexander |
| Publisher | Luleå tekniska universitet, Institutionen för system- och rymdteknik |
| Source Sets | DiVA Archive at Upsalla University |
| Language | English |
| Detected Language | Swedish |
| Type | Student thesis, info:eu-repo/semantics/bachelorThesis, text |
| Format | application/pdf |
| Rights | info:eu-repo/semantics/openAccess |
Page generated in 0.0023 seconds