<p>In the prevailing uncertain and ever-changing business environment knowledge has become the single certain source for sustainable competitive advantage. Learning from past mistakes and avoiding reinventing the wheel are crucial tasks and no organization can today afford not to look for ways to make the best use of its knowledge. With Siemens Industrial Turbomachinery AB (SIT) being an actor in a complex and high-technology industry managing and leveraging the organization’s knowledge becomes essential. It came to the authors’ attention that the project manager department (GL) within the gas division of SIT experienced a need for improved processes for managing and utilizing the organization’s knowledge-base.</p><p>On the first of January 2010 Siemens carried out a major reorganization, which affected SIT and the GL department by merging two previously separate departments of project managers into one unit. With efforts underway to harmonize the two department’s former working methods the situation implies timeliness for conducting a study on how to improve the company’s knowledge management initiative. This master thesis hence evolved to focus on examining and point out the improvement opportunities that exist with regards to knowledge sharing between projects, and between projects and the organization, and how tools and processes should be designed to collect, preserve, disseminate and reuse experiences, knowledge and lessons learned within a project-based organization in the best possible way.</p><p>The research approach of the study was of a qualitative character including interviews with the 16 project managers of GL and other key employees both at SIT and at Siemens Oil & Gas division’s new CS and IP business units. Combined with meeting participation and observations of the project managers in their daily operations an increased understanding of the current situation at SIT and GL emerged; an understanding needed to identify the reasons and factors affecting the low degree of retention and utilization of the organization’s knowledge-base; an understanding leading up to the development of a model highlighting the important aspects for successful knowledge management initiatives, and how these aspects correlate.</p><p>In order to improve the knowledge utilization a continuous lessons learned gathering throughout the project life-cycle needs to be implemented. This is primarily achieved through collecting lessons learned at the regular project meetings together with special lessons learned workshops. The collection and reutilization of knowledge hence needs to be integrated with the project management process. Improving the different forums available for knowledge sharing is also needed to enable an increased level of transformation of human capital into structural capital; augmenting the organization’s knowledge-base. Providing forums for knowledge sharing together with a visualized management support through actions, feedback and the introduction of a culture aimed at organizational learning further enhance the retention and utilization of the organization’s knowledge-base.</p><p>Although the approach of this study is based on a case study of the SIT organization the conclusions are regarded to be of value for other project-based organizations and thus rending the conclusions to be generalized and used within other lines of business. The generic conclusion of this study is that in order to implement a successful knowledge management initiative all factors of the model need to be considered and attended too.</p> / <p>I dagens osäkra och ständigt föränderliga affärsklimatet har kunskap blivit den enda säkra källan till långsiktig konkurrenskraft. Att lära sig av misstag och undvika att återuppfinna hjulet är idag av yttersta vikt; dagens organisationer har helt enkelt inte råd med att inte använda sin kunskap på bästa sätt. I och med att Siemens Industrial Turbomachinery AB (SIT) verkar i en komplex och högteknologisk industri är det absolut nödvändigt att tillvarata och använda den kunskap som finns internt. Det har emellertid kommit till författarnas insikt att projektledningsavdelningen (GL) inom gas divisionen på SIT upplever ett behov av förbättrade processer för kunskapshantering och återanvändning av den kunskapsbas som finns inom organisationen.</p><p>Den första januari 2010 genomförde Siemens AG en stor omorganisation vilket innebar att två tidigare separata projektledningsavdelningar inom SIT och GL slogs ihop till en enhet. Det nuvarande arbetet med att harmonisera de två avdelningarnas tidigare arbetssätt medför en fördelaktig tidpunkt för att se över och undersöka hur organisationen bör förbättra sin kunskapshantering framöver. Med detta som bakgrund har det följande examensarbetet fokuserat på att undersöka och belysa de förbättringsmöjligheter som finns gällande spriding av kunskap internt mellan projekt och mellan projekt och den övriga organisationen. Vidare studerar rapporten hur verktyg och processer bör utformas för att samla in, bevara, sprida och återanvända erfarenheter, kunskaper och lärdomar inom en projektbaserad organisation på bästa möjliga sätt.</p><p>Studiens tillvägagångssätt är av kvalitativ karaktär och inkluderar intervjuer med de 16 projektledarna inom GL samt med andra nyckelpersoner inom både SIT och de nya affärsenheterna CS och IP inom Siemens Oil & Gas division. Medverkan i projektledarmöten och observationer av projektledarna i deras dagliga verksamhet har vidare bidragit till en fördjupad förståelse av den nuvarande situationen inom SIT och GL; en förståelse som visat sig nödvändig för att kartlägga de faktorer och bakomliggande orsaker som gett upphov till organisationens låga kunskapsbevarande och användning av intern kunskap; en förståelse som gett upphov till den modell som belyser de viktiga aspekterna för att uppnå framgångsrik kunskapshantering, och dessas beroende och påverkan på varandra.</p><p>För att förbättra den interna kunskapsanvändningen krävs att lärdomar och erfarenheter samlas in kontinuerligt under hela projektets livscykel. Insamlandet bör primärt ske genom dagens regelbundna projektmöten tillsammans med specifika workshops avsedda för att tillvarata erfarenheter och lärdomar. Insamlandet och användningen av lärdomar bör på detta sett integreras i projektledningsprocessen. Det finns även ett behov av att förbättra och utveckla organisationens forum för kunskapsdelning; vilka behövs för att möjliggöra att humankapital kan omvandlas till strukturkapital, vilket leder till att organisationens kunskapsbas utökas. Förbättrade forum tillsammans med ett visualiserat stöd från ledningen genom handling, feedback och införandet av en organisationskultur som förespråkar ett organisatoriskt lärande, ser gemensamt till att förbättra bevarandet och användandet av organisationens kunskapsbas.</p><p>Även om tillvägagångssättet för denna studie baseras på en fallstudie av SIT:s organisation anses slutsatserna kunna vara av värde för andra projektbaserade organisationer; slutsatserna anses därmed generaliserbara och tillämpbara inom andra branscher. Den allmänna slutsatsen av denna studie är att ett framgångsrikt kunskapshanteringssystem bör beakta och involvera alla faktorer i den presenterade modellen.</p>
| Identifer | oai:union.ndltd.org:UPSALLA/oai:DiVA.org:liu-57260 |
| Date | January 2010 |
| Creators | Alder, Magnus, Peterson, Jimmy |
| Publisher | Linköping University, Economic Information Systems, Linköping University, Economic Information Systems |
| Source Sets | DiVA Archive at Upsalla University |
| Language | English |
| Detected Language | Swedish |
| Type | Student thesis, text |
Page generated in 0.4008 seconds