Det finns en rad fördelar med RPA. Trots många fördelar med RPA, är många organisationer tveksamma till implementering av tekniken. Även de som implementerar, uppnår inte alltid de förväntade fördelarna eller i vissa fall misslyckats totalt med projektet (Wewerka & Reichert 2021). Det kan vara svårt att identifiera rätt processer som är lämpliga för att automatisera. Att implementera processautomatisering i kommunala verksamheter är inte bara utmanande i praktiken utan själva idén med processautomation som anses vara välfärdssystemets räddare bör också övervägas med viss försiktighet (Toll et al. 2021). Mer eller mindre står alla svenska kommuner inför stora utmaningar såsom ökade utgifter och minskade intäkter samt brist på personal. Därför undersöker allt fler kommuner möjligheten att en RPA-robot tar över administrativa arbetsuppgifter för att kunna möta framtidens utmaningar. Denna studie syftar till att belysa och beskriva vilka möjligheter och utmaningar uppstått vid RPA-implementering i svenska kommuner. Studiens frågeställning har besvarats med hjälp av en kvalitativ metod där semistrukturerade intervjuer har använts för datainsamling. En konceptuell modell som är framtaget av Santos et al. (2020) har använts som ett schema för att genomföra och analysera implementering av RPA i svenska kommuner. Sammanfattningsvis kan det konstateras att RPA möjliggör effektivisering av verksamheterom det kan tas fram tydliga mål med RPA. Genom att låta en RPA-robot utföra arbetsuppgifter, frigörs tid för personalen. Dock saknar kommunerna strategier för hur den tiden som frigörs ska användas vilket är en utmaning som behöver prioriteras. Studien kom fram till att processkartläggningen har varit en utmaning för kommunerna men samtidigt anses vara en nyckelfaktor för en framgångsrik RPA-implementering. Vidare haridentifierats att otydliga ansvarsområden i projektet kan leda till att projektet misslyckas. För att lyckas med RPA-implementering, har identifierats två huvudroller som ska vara med i projektteamet: en affärsanalytiker och en RPA-utvecklare. RPA anses inte vara det bästa lösningen på automation utan annan teknik som är mer stabil förespråkas när möjlighet finns. För att göra en bedömning vilka processer är bäst lämpad att automatiseras, har kommit fram att processen behöver vara regelstyrd, standardiserad, digitalt, ha anpassad inloggningssätt för robot, undvika uppdateringar/upphandlingarna på den närmsta tiden samt ha stor volym. Det krävs ofta ett förarbete för att förbättra processen innan automatisering. RPA-projektet kan sägas att det drivs som en iterativ process vilket krävs involvering av verksamheten i hela implementeringsprocessen. Det medför att verksamheterna får bättre förståelse om RPA-utveckling och kan komma med fler förslag på processer som kan automatiseras. / There are many benefits to Robotic Process Automation (RPA). Despite the benefits, many organizations are hesitant to implement the technology. Even those who implement it, do not always attain the expected outcomes, or in some cases have failed the project altogether (Wewerka & Reichert 2021). It can be difficult to identify processes suitable for RPA automation. Implementing process automation in municipal activities is not only challenging in day-to-day operations but the very idea of process automation is considered to be the savior of the system welfare should be considered with caution (Toll et al. 2021). Many Swedish municipalities are facing foremost challenges, such as increased expenses and reduced income, let alone the lack of human resources. Consequently, more and more municipalities are exploring the possibility of an RPA robot taking over administrative tasksto meet impending challenges. This study outlines and describes the opportunities and challenges that arose during RPA implementation in Swedish municipalities. The study's question has been answered using a qualitative method where semi-structured interviews have been used for data collection. A conceptual model developed by Santos et al. (2020) has been used as a scheme to carry out and analyze the implementation of RPA in Swedish municipalities. To sum up, it can be stated that RPA enables the efficiency of the process as long as clear goals can be developed with RPA. By having an RPA robot perform certain tasks the designated human resources will be freed up. However, the municipalities lack strategies on how to best utilize the freed resources and the time gained, which is a challenge that needs to be prioritized. The study concluded that the process mapping has been a challenge for the municipalities, a factor that at the same time is considered crucial for a successful implementation of RPA. Furthermore, it has been identified that unclear duties and responsibilities in the project can lead to project failure. Two main roles have been identified as vital for a project team to succeed with RPA implementation: a business analyst and an RPA developer. RPA is not considered the best solution for automation, and this is why other more stable technologies are backed whenever possible. The following criteria have been used to assess which processes are best suited to automation: (1) the process needs to be rule-based, (2) standardized, (3) digital, (3) have an adapted login method for robots, (4) avoid updates/procurements in a near future, and (5) have a large volume. Preliminary work is often required to improve the process before automation. The RPA project as such should run as an iterative process, and that requires the involvement of the business in the entire implementation process. This means that businesses have a better understanding of RPA development and can come up with more suggestions for the automation of certain processes.
| Identifer | oai:union.ndltd.org:UPSALLA1/oai:DiVA.org:lnu-118360 |
| Date | January 2022 |
| Creators | Ajvazaj, Albina |
| Publisher | Linnéuniversitetet, Institutionen för informatik (IK) |
| Source Sets | DiVA Archive at Upsalla University |
| Language | Swedish |
| Detected Language | Swedish |
| Type | Student thesis, info:eu-repo/semantics/bachelorThesis, text |
| Format | application/pdf |
| Rights | info:eu-repo/semantics/openAccess |
Page generated in 0.0021 seconds