Thesis (MA)--Stellenbosch University, 2003. / ENGLISH ABSTRACT: The study was conducted to determine the need of SMMEs with regard to the availability and
organisation of information. Literature on the subjects of information that is available in
SMMEs and how this information should be organised was studied to determine whether it
provides SMMEs with enough knowledge to find external information and extract internal
information. The literature regarding information management and organisation was also
studied to determine whether it can be used by a owner/manager of an SMME to organise its
information in such a way that it can be retrieved and used. The study also included an
empirical part with the purpose of discovering the current practices regarding the collection,
organisation and use of information in SMMEs.
Twenty-four structured interviews were conducted in four towns, namely Kuilsriver,
Stellenbosch, Upington and Makhado (Louis Trichardt). During the interviews a questionnaire
was used to investigate the uses of computers, the availability and need for information from
the external and internal environment, and lastly electronic and manual systems used to
organise information. When the interviews were concluded the systems were, especially the
electronic folder systems, further investigated through observation. This provided an excellent
opportunity to discover the usefulness of a system and even what type of information is really
available and needed.
It was found that SMME owner/managers are mostly aware of internal information, but do not
know how to extract it or what other application possibilities it has. External information is not
widely available or used. The only external information available is that which the SMMEs are
required to have by law.
Information organisation, although critically important to all SMMEs, was mostly not done
effectively. Electronic folder structures and manual filing systems are mostly used for
information organisation, but they are not effectively used because of lack of skill and no other
literature or association to turn to. To assist SMMEs in the development of a folder structure
system a number of guidelines are provided that will help to design a natural or structured
language system tailored to the specific needs of the business. / AFRIKAANSE OPSOMMING: Die studie is gedoen om vas te stel wat klein, medium en mikro ondernemings se behoeftes
rakende die beskikbaarheid en die organisering van inligting, is. Literatuur wat hierdie twee
onderwerpsareas dek, is bestudeer om vas te stel of dit genoeg kennis aan die ondernemings
oordra om eksterne inligting op te spoor, en interne inligting te onttrek. Literatuur wat handel
oor inligtingsbestuur en inligtingsorganisering is bestudeer om uit te vind of dit deur 'n
eienaar/bestuurder van 'n klein onderneming gebruik sou kon word om inligting te organiseer,
sodat dit weer opgespoor kan word. 'n Empiriese studie het ook deeI uitgemaak van die
algehele studie en het daarop gefokus om vas te stel wat die huidige praktyke rakende
versameling, organisering en gebruik van inligting in klein ondernemings is.
Vier en twintig gestruktureerde onderhoude is in vier dorpe, naamlik Kuilsrivier, Stellenbosch,
Upington en Makhado (Louis Trichardt), gevoer. Gedurende die onderhoude is 'n vraelys
gebruik om ondersoek in te stel na die gebruike van rekenaars, die beskikbaarheid en gebruik
van interne en eksterne inligting en, laastens, die elektroniese en handstelsels wat gebruik
word in klein ondernemings. Na afloop van die onderhoude is stelsels verder ondersoek deur
middel van observasie van veral elektroniese leergidsstelsels. Die observasie het 'n guldige
geleentheid gebied om die bruikbaarheid van die stelsel en selfs die inligtingsbehoeftes van
die onderneming te toets.
Daar is bevind dat die eienaars/bestuurders van klein ondernemings wel bewus is van die
interne inligting, maar nie die kennis het om dit te herwin of om inligting in ander prosesse toe
te pas nie. Eksterne inligting word nie algemeen gebruik nie. Die enigste wat meestal
voorkom is eksterne inligting wat volgens wet in die besit van die onderneming moet wees.
Inligtingsorganisering is wel as van kritieke belang aangedui deur alle klein besighede, maar in
die meeste word dit glad nie effektief toegepas nie. Elektroniese leerqidsstelsels en
liasseerkabinette word algemeen gebruik, maar 'n tekort aan vaardighede en literatuur om
leiding te gee veroorsaak dat hulle nie effektief gebruik kan word nie. Om klein besighede
behulpsaam te wees met die ontwikkeling van leerstelsels is 'n aantal riglyne verskaf. Hierdie
riglyne sal die klein besighede van hulp kan wees in die ontwikkeling van 'n natuurlike- of
gestruktuurde taal stelsel wat by die behoeftes van die besigheid aangepas kan word.
| Identifer | oai:union.ndltd.org:netd.ac.za/oai:union.ndltd.org:sun/oai:scholar.sun.ac.za:10019.1/53465 |
| Date | 12 1900 |
| Creators | Denner, Lize |
| Contributors | Van Der Walt, M. S., Stellenbosch University. Faculty of Arts & Social Sciences. Dept. of Information Science. |
| Publisher | Stellenbosch : Stellenbosch University |
| Source Sets | South African National ETD Portal |
| Language | en_ZA |
| Detected Language | Unknown |
| Type | Thesis |
| Format | 156 p. : ill. |
| Rights | Stellenbosch University |
Page generated in 0.002 seconds