<p>Abstract</p><p>In order to stay competitive in today’s changing business world, companies need to manage</p><p>the increased complexity as they evolve. To be able to handle this complexity, many companies</p><p>chose to implement an ERP system. Investing in an ERP system is not something that</p><p>is made in a trice but is a large investment which together with today’s low-profit margins in</p><p>companies makes it essential to keep the costs as low as possible. More than half of the total</p><p>cost for an ERP investment is said to be related to costs for the system’s maintenance and</p><p>support. Documentation is one of the factors which affect this cost, and if it is not made satisfactorily</p><p>it is said to result in a considerable increase of the system’s total cost. This is why</p><p>it is important not to overlook the documentation as a part of ERP system development</p><p>project.</p><p>The purpose with this thesis is to investigate the existing documentation routines in ERP</p><p>system development projects at AB Volvo’s subsidiary Volvo IT, in order to find suggestions</p><p>of improvement for future projects. In order to fulfill the purpose of the study, we formed a</p><p>research question with three sub-questions and through a deep analysis of the empirical material</p><p>we presented the answers to these questions as the conclusions of this thesis.</p><p>Our study is based on an inductive research approach using a case study to gain deeper and</p><p>more helpful qualitative knowledge and data. The empirical data was analyzed using the</p><p>template analysis method where we divided the collected data into appropriate categories.</p><p>The knowledge created through this study is of exploratory, normative, predictive and categorical</p><p>nature.</p><p>After having analyzed the results from our case study we found several suggestions of improvements</p><p>for Volvo IT to use in future projects. For other companies involved in ERP</p><p>system development projects of their own, the conclusions of this thesis will work as valuable</p><p>issues to take into consideration for upcoming projects. We have concluded that the</p><p>main reason behind lacking quality of documentation in the development projects is not the</p><p>unawareness of its importance, but the absence of concrete evidence of high quality documentation’s</p><p>positive effects on a system’s total cost. We believe that in order to achieve documentation</p><p>of high quality, there needs to be a change of attitude to documentation as a</p><p>work task and the task itself must be higher prioritized in the projects. Another important</p><p>suggestion is that a control of the conducted documentation’s quality must be done, not only</p><p>a control of the existence of the right kind of documents. We are of the opinion that a company</p><p>should not allocate resources to create a method of documentation before the importance</p><p>of high quality documentation is clarified. Ultimately, we believe that the system development</p><p>process should be focused around the customer, because of the more frequent use</p><p>of custom made solutions and to help the people in the project to set the right level of abstraction</p><p>on the documentation.</p> / <p>Sammanfattning</p><p>För att företag ska kunna behålla sin konkurrenskraft i näringslivet, behöver de hela tiden utvecklas.</p><p>Men med utveckling kommer en ökad komplexitet som måste hanteras på något</p><p>sätt. Många företag väljer då att investera i ett affärssystem (s.k. ERP-system), vilket inte är</p><p>något som görs lättvindigt utan är en ansenlig investering. Detta faktum tillsammans med</p><p>dagens låga vinstmarginaler i företag gör att det är väsentligt att hålla kostnaderna så låga</p><p>som möjligt. Mer än hälften av kostnaderna för ett ERP-system sägs vara relaterat till underhålls-</p><p>och supportverksamhet. En av de faktorer som påverkar denna stora kostnad är dokumentationsaktiviteter,</p><p>vilken ifall de inte är utförd på rätt sätt kan leda till en ansenlig ökning</p><p>av ett systems totala kostnad. Det är därför väldigt viktigt att inte förbise dokumentationen</p><p>som en del av ett ERP-systemutvecklingsprojekt.</p><p>Syftet med vår studie var att undersöka existerande dokumentationsrutiner i ERPsystemutvecklingsprojekt</p><p>hos Volvo AB’s dotterbolag Volvo IT, för att sedan presentera</p><p>förbättringsförslag för framtida projekt i företaget. För att kunna uppfylla syftet med uppsatsen,</p><p>tog vi fram en forskningsfråga med tre följdfrågor och genom en grundlig analys av det</p><p>empiriska materialet kommer vi att presentera svaren på dessa frågor som våra slutsatser.</p><p>Vi har valt att genomföra en fallstudie med en induktiv ansats, för att införskaffa oss djupare</p><p>kunskap och därmed kunna generera ny kunskap inom området. Det empiriska materialet</p><p>analyserades utifrån en given modell där insamlad data delades in i lämpliga kategorier. Kunskapen</p><p>genererad från vår studie är av följande kunskapsform; kategoriell, förklarande, förutsägande</p><p>och normativ.</p><p>Efter att ha analyserat resultatet av vår fallstudie kan vi presentera ett flertal förbättringsförslag</p><p>för Volvo IT’s användning i framtida projekt. För andra företag, involverade i ERPsystemutvecklingsprojekt,</p><p>kan dessa fungera som värdefulla förslag att ta i beaktande. Vi</p><p>kom fram till att den främsta anledningen till bristande dokumentation inte är omedvetenheten</p><p>om dess betydelse, utan avsaknaden av konkreta bevis på dess positiva effekter på ett systems</p><p>totala kostnad. Vi anser att det krävs en attitydförändring kring dokumentation som</p><p>arbetsuppgift för att uppnå dokumentation som är av hög kvalitet och att arbetsuppgiften</p><p>som sådan behöver få högre prioritet i projekten. Ett annat viktigt förbättringsförslag vi fann</p><p>var att en kontroll av den producerade dokumentationens kvalité måste utföras, och inte</p><p>bara en kontroll av att den rätta sortens dokument finns. Vi anser att ett företag inte bör allokera</p><p>resurser till att skapa en metod eller modell över hur man ska dokumentera förrän vikten</p><p>och effekten av hög kvalitetsdokumentation är klargjord. Till sist anser vi att systemutvecklingsprocessen</p><p>bör fokuseras kring den framtida användaren, dels på grund av dagens</p><p>ökade användning av skräddarsydda system men också för att det minskar risken för en oönskad</p><p>effekt på projektets omfattning samt att det ökar kvaliteten på den slutgiltiga dokumentationen.</p>
| Identifer | oai:union.ndltd.org:UPSALLA/oai:DiVA.org:hj-1241 |
| Date | January 2008 |
| Creators | Andersson, Andreas, Bergsten, Thomas |
| Publisher | Jönköping University, JIBS, Business Informatics, Jönköping University, JIBS, Business Informatics |
| Source Sets | DiVA Archive at Upsalla University |
| Language | English |
| Detected Language | Swedish |
| Type | Student thesis, text |
Page generated in 0.0021 seconds