Abstract : Since at least the 1980's, a growing number of companies have set up an ethics or a compliance program within their organization. However, in the field of study of business management, there is a paucity of research studies concerning these management systems. This observation warranted the present investigation of one company's compliance program. Compliance programs are set up so that individuals working within an organization observe the laws and regulations which pertain to their work. This study used a constructivist grounded theory methodology to examine the process by which a specific compliance program, that of Siemens Canada Limited, was implemented throughout its organization. In conformity with this methodology, instead of proceeding with the investigation in accordance to a particular theoretical framework, the study established a number of theoretical constructs used strictly as reference points. The study's research question was stated as: what are the characteristics of the process by which Siemens' compliance program integrated itself into the existing organizational structure and gained employee acceptance?
Data consisted of documents produced by the company and of interviews done with twenty-four managers working for Siemens Canada Limited. The researcher used QSR-Nvivo computer assisted software to code transcripts and to help with analyzing interviews and documents. Triangulation was done by using a number of analysis techniques and by constantly comparing findings with extant theory.
A descriptive model of the implementation process grounded in the experience of participants and in the contents of the documents emerged from the data. The process was called "Remolding"; remolding being the core category having emerged. This main process consisted of two sub-processes identified as "embedding" and "appraising." The investigation was able to provide a detailed account of the appraising process. It identified that employees appraised the compliance program according to three facets: the impact of the program on the employee's daily activities, the relationship employees have with the local compliance organization, and the relationship employees have with the corporate ethics identity.
The study suggests that a company who is entertaining the idea of implementing a compliance program should consider all three facets. In particular, it suggests that any company interested in designing and implementing a compliance program should pay particular attention to its corporate ethics identity. This is because employee's acceptance of the program is influenced by their comparison of the company's ethics identity to their local ethics identity.
Implications of the study suggest that personnel responsible for the development and organizational support of a compliance program should understand the appraisal process by which employees build their relationship with the program. The originality of this study is that it points emphatically that companies must pay special attention in developing a corporate ethics identify which is coherent, well documented and well explained. / Résumé : La présente recherche porte sur les systèmes de gestion connus sous l’appellation de « programme de conformité » et « programme d’éthique ». Plus particulièrement, elle étudie le processus par lequel un programme de conformité a été mis en place au sein d’une entreprise multinationale allemande œuvrant au Canada : Siemens Canada Limitée. Elle propose un modèle qui décrit le processus par lequel cette compagnie a implanté un programme de conformité au sein de son organisation.
Dans le cadre de cette étude, un programme de conformité est conçu comme étant un système de gestion. Il s’agit donc d’un ensemble de processus, mis en place par une organisation, qui sont reliés ensemble et qui fonctionnent afin d’atteindre un même but. Dans le cas des programmes de conformité, ce but comporte deux volets : a) voir à ce que les individus travaillant au sein d’une organisation respectent les lois et règlements relatifs à leur travail, et b) énoncer un ensemble de normes d’ordre éthique et voir à ce qu’elles soient bien comprises au sein de l’organisation afin qu’elles puissent servir de guide lors de prises de décisions concernant des sujets possédant un enjeu d’ordre éthique. L’historique des programmes de conformité remonte, selon Head (1997), à la fin des années 1940. Initialement, les programmes tenaient surtout compte des lois antitrust et se développaient à mesure que de nouvelles dispositions légales étaient adoptées par les gouvernements. Toutefois, ils ont pris des caractéristiques plus contemporaines à partir des années 1980 suite à deux événements. Le premier était la mise en place d’un programme développé par un groupe réunissant de trente-deux entreprises réunies sous l’appellation de « Defense Industry Initiative on Business Ethics and Conduct » (DII). La justification de ce regroupement était de promouvoir un programme servant à convaincre le législateur qu’il était inopportun d’adopter de nouvelles réglementations puisque les compagnies avaient pris les mesures nécessaires afin d’assurer la conformité de leurs agissements avec les lois. La deuxième était l’introduction des « U.S. Federal Sentencing Guidelines » ; un ensemble de règles constituant une procédure uniforme servant à déterminer la peine à imposer aux organisations reconnues coupables d’un crime. Ces règles ont, en quelque sorte, incité les entreprises à adopter des programmes de conformité. Quant aux programmes d’éthique, leur historique remonte, selon Rasberry (2000) également aux deux mêmes développements mentionnés précédemment. Le premier département d’éthique au sein d’une entreprise aurait été mis sur pied vers 1985 par des compagnies du groupe DII. Les individus travaillant au sein de ces départements étaient désignés comme des « consultants en éthique ». La prolifération de ces départements a amené ces individus à fonder, en 1992, l’association connue à l’époque sous le nom de « Ethics Officer Association. » Les études portant sur les programmes de conformité ou les programmes d’éthique sont rares. Les quelques articles sur le sujet décrivent très peu leur fonctionnement ou comment ils ont réalisé leur mis en œuvre. Cette situation de disette documentaire s’explique par la réticence des compagnies à accueillir une étude de leur programme. Elles ne se sont pas à l’aise avec l’idée qu’un agent externe, sur qui elles n’ont aucun contrôle, effectue un examen de leurs opérations, surtout celles ayant un contenu délicat. Une exception à cette tendance générale est la compagnie Siemens qui a accepté de participer à la présente étude portant sur son programme de conformité. Le projet de recherche initialement proposé par le chercheur à Siemens visait à évaluer l’efficacité de leur programme de conformité. Toutefois, après examen de documents fournis par la compagnie, il s’est avéré qu’elle avait déjà effectuée une telle démarcher. Répéter cet exercice n’aurait servi qu’à infirmer ou corroborer les données qu’elle avait déjà en main. Au cours de discussions subséquentes avec le gestionnaire responsable de la conformité, ce dernier indiqua que la compagnie ne rencontrait aucun problème de gestion avec son programme. Sans problème managérial apparent, il indiqua qu’il serait tout de même intéressé à ce que le chercheur lui trouve quelque chose, une caractéristique ou une information, que la compagnie ignore à propos de son programme de conformité. Cet état de fait fut le point de départ de la présente recherche. Dans un premier temps, le chercheur proposa à la compagnie que la recherche porte sur le développement du programme de conformité. Toutefois, en cours de l’étude, le chercheur a dû modifier sa question de recherche en sa forme définitive et qui s’énonce comme suit : quelles sont les caractéristiques du processus par lequel le programme de conformité développé par Siemens a été intégré dans la structure organisationnelle existante et a gagné l’acceptation des employés ?
Pour répondre à cette question, la présente étude a été menée selon une orientation constructiviste, utilisant la méthodologie de la théorisation enracinée. Elle a examiné le processus par lequel un programme de conformité spécifique, celui de Siemens Canada Limitée, a été mis en œuvre à travers l’ensemble de son organisation. En conformité avec les préceptes de cette méthodologie, elle ne fut pas menée en concordance avec un cadre théorique précis. Elle a plutôt procédé en tenant compte de certains construits théoriques qui ressortaient de la littérature dans le domaine de l’éthique et de l’éthique des affaires. Ces construits ont été utilisés strictement en tant que points de référence et non pas en tant que cadre théorique. Les données colligées au cours de l’étude provenaient de documents produits par l’entreprise et aussi des entrevues réalisées avec vingt-quatre gestionnaires travaillant pour Siemens Canada Limitée. Le chercheur a utilisé le logiciel QSR-Nvivo afin d’effectuer le codage des documents examinés ainsi que les transcriptions des entrevues. Le logiciel a également servi lors de l’analyse de l’ensemble des données. Quant à la triangulation, celle-ci a été effectuée en recourant à un certain nombre de techniques d’analyse et en comparant les découvertes (terme utilisé ici à la place de « résultats » afin de conserver le caractère qualitatif de l’étude) avec la théorie existante contenue dans la littérature académique. La description du processus de mise en œuvre du programme de conformité fournie par le chercheur ne provient pas d’un modèle préconçu provenant de la littérature traitant soit de l’éthique
des affaires, soit des programmes de conformité. Le vocabulaire utilisé pour décrire le processus correspond soit à des mots utilisés par les individus participant à l’étude, ou des mots choisis par le chercheur qu’il estimait pouvaient résumer les idées exprimées par les participants. Ainsi, le modèle descriptif et le vocabulaire utilisé pour l’expliquer émergent de l’analyse des données. Le modèle descriptif du processus de mise en œuvre du programme de conformité émerge de l’expérience des participants et du contenu des informations trouvées dans les documents. Le vocable utilisé pour désigner ce processus est celui de « remoulage » et représente la catégorie de base qui a émergé des données. Ce processus principal est composé de deux sous processus : le premier désigné comme étant de l'« embedding » (incrustation) et le second désigné comme
« appraisal » (appréciation). Le processus de remoulage intègre un nouvel élément structurel, le programme de conformité, dans la structure organisationnelle déjà existante. Toutefois, la particularité de ce processus est de parvenir à transformer la fibre constitutive de la structure organisationnelle sans modifier la structure en tant que telle. En quelque sorte, le « moule » initial est préservé, mais en le « remoulant », avec l'apport du programme de conformité, la compagnie se transforme. Étant donné qu'il s'agit d'un remoulage par le biais d'un programme de conformité, le résultat de tout cet effort doit se manifester, d'une part, par l'adoption, par les employés, de l'identité éthique promue par la compagnie et, d'autre part, par leur utilisation efficiente et constante des outils et des
procédures rattachés au programme. Ce résultat à deux volets est atteint à la condition que les deux sous processus, soit ceux d'« embedding » et d'« appraising », parviennent à persuader les individus à être favorablement disposé à agir de façon concordante.
Dans le cas de Siemens Canada Limitée, le processus de remoulage implique trois groupes distincts d'acteurs : le personnel corporatif mondial situé en Allemagne, le personnel canadien rattaché spécifiquement à la fonction de la conformité et, finalement, les employés à qui le programme a été présenté et qui doivent suivre les nouvelles procédures. Le personnel corporatif mondial et le personnel canadien à la conformité sont les maîtres du sous-processus d'« embedding ». Le groupe corporatif mondial est impliqué au développement du programme, à sa transmission aux entités régionales, et à la surveillance de son déploiement. Toutefois, les données recueillies au cours de cette étude ne permettent pas de fournir une description plus détaillée de leur travail. Le groupe du personnel canadien à la conformité devait voir à la diffusion du programme à l'échelle du Canada. Il devait fournir une formation aux employés et fournir une rétroaction au niveau corporatif quant aux résultats. Dans leur cas également, les données ne permettent pas une description plus détaillée de leur travail. Le troisième groupe d'acteurs, les employés, est principalement impliqué dans le sous-processus
d'« appraising ». Ce groupe est composé de gestionnaires et de personnel non managérial qui ont reçu la formation sur la conformité et a eu à appliquer les nouvelles procédures. La présente étude fournit une description détaillée du sous-processus « appraising ». Elle indique que les employés développent une appréciation du programme de conformité en considérant trois facettes. La première est en lien avec l'impact des changements apportés par le programme sur le quotidien vécu par les employés. À ce niveau, les employés apprécient le programme de conformité selon qu'il facilite leur travail ou qu'il le rend plus fastidieux. La deuxième facette est en lien avec
la relation établie entre employés et le personnel rattaché à la conformité. À cet égard, les employés apprécient le programme de conformité selon le degré de collaboration et de confiance établi avec le personnel de conformité. La troisième facette identifiée est en lien avec l'identité éthique corporative. L'étude a identifié qu'une des composantes du programme de conformité est l'identité éthique corporative. Celle-ci est contenue et transmise par divers outils : tels que le code d'éthique, la déclaration de la mission de l'entreprise, la déclaration de la vision de l'entreprise, et autres. Or, les employés développent également une appréciation de cette identité éthique corporative par rapport à un référent particulier : l'identité éthique locale. L'étude indique que cette appréciation se fait selon deux ensembles de qualités. Le modèle décrit dans cette étude suggère qu'une société qui envisagerait de mettre en œuvre son propre programme de conformité devrait tenir compte des trois facettes du sous-processus « appraising ». L'étude suggère notamment que toute entreprise qui songe à développer un programme de conformité doit avoir un souci particulier quant à l'identité éthique de l'entreprise.
Ceci est attribuable au fait que l'employé va s'identifier au programme de conformité et va l'accepter pourvu qu'il juge que l'identité éthique de l'entreprise et l'identité éthique locale s'accordent. Les découvertes de la présente étude devraient intéresser tout le personnel chargé de l'élaboration et le soutien organisationnel d'un programme de conformité. Ce personnel doit comprendre qu'une mise en œuvre réussie d'un programme de conformité n'est pas seulement conditionnelle à une bonne planification et à une bonne exécution. Elle est aussi dépendante des trois facettes contenues dans le sous-processus « appraising », tout particulièrement l'identité éthique corporative.
| Identifer | oai:union.ndltd.org:usherbrooke.ca/oai:savoirs.usherbrooke.ca:11143/8898 |
| Date | January 2016 |
| Creators | Pawliw, Pierre |
| Contributors | Dion, Michel, Prévost, Paul |
| Publisher | Université de Sherbrooke |
| Source Sets | Université de Sherbrooke |
| Language | English |
| Detected Language | French |
| Type | Thèse |
| Rights | © Pierre Pawliw, Attribution - Pas d’Utilisation Commerciale - Partage dans les Mêmes Conditions 2.5 Canada, http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.5/ca/ |
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