Abstract In order to stay competitive in today’s changing business world, companies need to manage the increased complexity as they evolve. To be able to handle this complexity, many companies chose to implement an ERP system. Investing in an ERP system is not something that is made in a trice but is a large investment which together with today’s low-profit margins in companies makes it essential to keep the costs as low as possible. More than half of the total cost for an ERP investment is said to be related to costs for the system’s maintenance and support. Documentation is one of the factors which affect this cost, and if it is not made satisfactorily it is said to result in a considerable increase of the system’s total cost. This is why it is important not to overlook the documentation as a part of ERP system development project. The purpose with this thesis is to investigate the existing documentation routines in ERP system development projects at AB Volvo’s subsidiary Volvo IT, in order to find suggestions of improvement for future projects. In order to fulfill the purpose of the study, we formed a research question with three sub-questions and through a deep analysis of the empirical material we presented the answers to these questions as the conclusions of this thesis. Our study is based on an inductive research approach using a case study to gain deeper and more helpful qualitative knowledge and data. The empirical data was analyzed using the template analysis method where we divided the collected data into appropriate categories. The knowledge created through this study is of exploratory, normative, predictive and categorical nature. After having analyzed the results from our case study we found several suggestions of improvements for Volvo IT to use in future projects. For other companies involved in ERP system development projects of their own, the conclusions of this thesis will work as valuable issues to take into consideration for upcoming projects. We have concluded that the main reason behind lacking quality of documentation in the development projects is not the unawareness of its importance, but the absence of concrete evidence of high quality documentation’s positive effects on a system’s total cost. We believe that in order to achieve documentation of high quality, there needs to be a change of attitude to documentation as a work task and the task itself must be higher prioritized in the projects. Another important suggestion is that a control of the conducted documentation’s quality must be done, not only a control of the existence of the right kind of documents. We are of the opinion that a company should not allocate resources to create a method of documentation before the importance of high quality documentation is clarified. Ultimately, we believe that the system development process should be focused around the customer, because of the more frequent use of custom made solutions and to help the people in the project to set the right level of abstraction on the documentation. / Sammanfattning För att företag ska kunna behålla sin konkurrenskraft i näringslivet, behöver de hela tiden utvecklas. Men med utveckling kommer en ökad komplexitet som måste hanteras på något sätt. Många företag väljer då att investera i ett affärssystem (s.k. ERP-system), vilket inte är något som görs lättvindigt utan är en ansenlig investering. Detta faktum tillsammans med dagens låga vinstmarginaler i företag gör att det är väsentligt att hålla kostnaderna så låga som möjligt. Mer än hälften av kostnaderna för ett ERP-system sägs vara relaterat till underhålls- och supportverksamhet. En av de faktorer som påverkar denna stora kostnad är dokumentationsaktiviteter, vilken ifall de inte är utförd på rätt sätt kan leda till en ansenlig ökning av ett systems totala kostnad. Det är därför väldigt viktigt att inte förbise dokumentationen som en del av ett ERP-systemutvecklingsprojekt. Syftet med vår studie var att undersöka existerande dokumentationsrutiner i ERPsystemutvecklingsprojekt hos Volvo AB’s dotterbolag Volvo IT, för att sedan presentera förbättringsförslag för framtida projekt i företaget. För att kunna uppfylla syftet med uppsatsen, tog vi fram en forskningsfråga med tre följdfrågor och genom en grundlig analys av det empiriska materialet kommer vi att presentera svaren på dessa frågor som våra slutsatser. Vi har valt att genomföra en fallstudie med en induktiv ansats, för att införskaffa oss djupare kunskap och därmed kunna generera ny kunskap inom området. Det empiriska materialet analyserades utifrån en given modell där insamlad data delades in i lämpliga kategorier. Kunskapen genererad från vår studie är av följande kunskapsform; kategoriell, förklarande, förutsägande och normativ. Efter att ha analyserat resultatet av vår fallstudie kan vi presentera ett flertal förbättringsförslag för Volvo IT’s användning i framtida projekt. För andra företag, involverade i ERPsystemutvecklingsprojekt, kan dessa fungera som värdefulla förslag att ta i beaktande. Vi kom fram till att den främsta anledningen till bristande dokumentation inte är omedvetenheten om dess betydelse, utan avsaknaden av konkreta bevis på dess positiva effekter på ett systems totala kostnad. Vi anser att det krävs en attitydförändring kring dokumentation som arbetsuppgift för att uppnå dokumentation som är av hög kvalitet och att arbetsuppgiften som sådan behöver få högre prioritet i projekten. Ett annat viktigt förbättringsförslag vi fann var att en kontroll av den producerade dokumentationens kvalité måste utföras, och inte bara en kontroll av att den rätta sortens dokument finns. Vi anser att ett företag inte bör allokera resurser till att skapa en metod eller modell över hur man ska dokumentera förrän vikten och effekten av hög kvalitetsdokumentation är klargjord. Till sist anser vi att systemutvecklingsprocessen bör fokuseras kring den framtida användaren, dels på grund av dagens ökade användning av skräddarsydda system men också för att det minskar risken för en oönskad effekt på projektets omfattning samt att det ökar kvaliteten på den slutgiltiga dokumentationen.
Identifer | oai:union.ndltd.org:UPSALLA1/oai:DiVA.org:hj-1241 |
Date | January 2008 |
Creators | Andersson, Andreas, Bergsten, Thomas |
Publisher | Internationella Handelshögskolan, Högskolan i Jönköping, IHH, Informatik, Internationella Handelshögskolan, Högskolan i Jönköping, IHH, Informatik |
Source Sets | DiVA Archive at Upsalla University |
Language | English |
Detected Language | Swedish |
Type | Student thesis, info:eu-repo/semantics/bachelorThesis, text |
Format | application/pdf |
Rights | info:eu-repo/semantics/openAccess |
Page generated in 0.0181 seconds