Background: According to us, obtaining reimbursement of expenses in connection with a representation is a “forgotten” process, and we therefore find it interesting to look further into. In some cases we have not claimed for compensation since we consider the process as too complicated or that we lost the original receipt. Ernst & Young (2009) say in their research that within the financial management area, Swedish operations loses billions of Swedish crowns due to bad routines. Okada and Hoch (2004) mention that if time were not considered as a resource, time would not be a hinder. Based on this, we find this subject interesting and will therefore look further into how Swedish operations experience this process, and whether it can become more efficient. Aim: The purpose of this study is to identify the internal process regarding reimbursement of expenses in connection with representation in 10 Swedish businesses and to highlight where in the process regarding reimbursement of expenses there are prerequisites for improvement. Method: The study can be described as positivistic and hermeneutic because the study uses a qualitative and quantitative method for the collection of empirical data. Furthermore, an inductive approach is used because no previous research on the subject has been found. Primary data were obtained through unstructured interviews, which then formed the basis for the structured interviews for further collection of primary data. Furthermore primary data was gathered through surveys to obtain additional useful data. Data collection was taken from those who have the actual outlay and those who administer the outlays, this to get a better overall picture of the process. Conclusion: We can in this study see three problems, 1) Complicated or tedious forms to fill in, 2) Manual work which results in duplication, 3) A tedious process where you need to keep track of your original receipt, forms that need to be printed out and filled in. Singh (2007) mentions that manual work in this kind of process is common, also, the manual work often results in invisible costs. In our study, five years later, we can also see that it is common with manual work. The forms are tedious and they also results in extra work. The operation, SP Foster, used company cards (credit cards) for outlays which resulted in less manual work and therefore they said that they had no problem with this process, this can therefore be seen as a suggestion for improvement. A tedious process and the fact that original receipt must be taken care of, 55 % of our respondents answered that they are not taking care of this right away, this can therefore have a negative impact on their work according to Tice and Baumeister (1997). A reason why operations still uses form to fill in, is that the original receipt need to be handed over. According to BFN (2012), this is not the case always, at some point you can take a digital photo of the receipt. This can therefore result in a less inefficient process. / Bakgrund: Att erhålla ersättning för utlägg i samband med representation är något som anses vara en ”bortglömd” process och därmed intressant att undersöka. Flertalet gånger har ingen ersättning yrkats för ett utlägg då processen ansetts jobbig eller för att något kvitto tappats bort. Ernst & Young (2009) anser att inom det ekonomiadministrativa området förlorar svenska verksamheter miljardbelopp p.g.a. dåliga rutiner. Okada och Hoch (2004) skriver att om inte tid skulle ses som en resurs, skulle tid heller inte vara en bristvara. Med detta som utgångspunkt är ämnet intressant att undersöka för att se om verksamheter upplever denna särskilda process som ett problem och om den går att effektiviseras. Syfte: Syftet med studien är att kartlägga den interna processen gällande ersättning av utlägg i samband med representation hos 10 svenska verksamheter och att peka på var i processen gällande ersättning för utlägg det finns förutsättningar för ett förbättringsarbete. Metod: Studien kan beskrivas som positivistiskt likväl som hermeneutiskt eftersom både en kvalitativ och kvantitativ metod används vid insamling av empirisk data. Vidare används en induktiv ansats eftersom ingen tidigare forskning inom ämnet hittats. Primärdata erhölls genom ostrukturerade intervjuer vilket låg som grund för de mer strukturerade intervjuerna för ytterligare insamling av primärdata. Vidare samlades primärdata in genom enkäter för att erhålla ytterligare användbar data. Datainsamlingen hämtades från dem som har utlägg samt dem som administrerar utläggen, för att få en bättre helhetsbild över processen. Slutsats: Studien kan konstatera tre problemområden vilka är, 1) Omständiga eller krångliga blanketter som ska fyllas i, 2) Manuellt arbete som resulterar i dubbelarbete, 3) Jobbig eller onödigt komplicerad process där originalkvitton inte får tappas bort, blanketter som ska skrivas ut och skickas in. Singh (2007) skriver att det är vanligt med manuellt arbete inom processen för utlägg vilket vidare även för med sig osynliga kostnader för verksamheterna. Hos de undersökta verksamheterna är det även idag, fem år senare, vanligt med manuellt arbete. Blanketterna är omständiga samt att det uppstår ett dubbelarbete p.g.a. dem. En av de undersökta verksamheterna, SP Fönster, såg inte processen gällande ersättning för utlägg vid representation som ett problem då de använde sig utav företagskort vilket resulterade i att kostnaderna fakturerades, detta kan därmed ses som ett förbättringsförslag. En omständig process samt att hålla reda på originalkvitton gör att 55 % av respondenterna ansåg att det var jobbigt att ta tag i sammanställningen av utläggen, detta kan ha en negativ påverkan på arbetet enligt Tice and Baumeister (1997). Originalkvitton som är en orsak till att pappersblanketter fortfarande används är i vissa fall inte nödvändigt enligt bokföringsnämnden, detta kan öppna upp för att använda digitala fotokopior och processen kan därmed kanske effektiviseras.
| Identifer | oai:union.ndltd.org:UPSALLA1/oai:DiVA.org:hig-14216 |
| Date | January 2012 |
| Creators | Landström, Christoffer, Perjans, Per |
| Publisher | Högskolan i Gävle, Avdelningen för ekonomi, Högskolan i Gävle, Avdelningen för ekonomi |
| Source Sets | DiVA Archive at Upsalla University |
| Language | Swedish |
| Detected Language | Swedish |
| Type | Student thesis, info:eu-repo/semantics/bachelorThesis, text |
| Format | application/pdf |
| Rights | info:eu-repo/semantics/openAccess |
Page generated in 0.0028 seconds