Em pleno século XXI a informação é assumida como um ativo e recurso valioso para instituições e organizações, impondo-se uma adequada abordagem do processo infocomunicacional e inerente ciclo de gestão. Compreende-se, pois, a relevância do trabalho desenvolvido no âmbito do projeto sistematizado na presente dissertação em Ciência da Informação, áreas de estudos da Gestão da Informação (GI) e Organização e Representação da Informação (ORI). Visa-se, assim, contribuir para a implementação de um modelo de Gestão da Informação (GI) em contexto universitário - na Faculdade de Ciências da Universidade do Porto (FCUP), a mais antiga escola da U.Porto, a par da Faculdade de Medicina.
A Teoria Sistémica e o Método Quadripolar fazem parte dos instrumentos teórico-metodológicos que sustentam o modelo que orientou a operacionalização deste projeto - o Modelo de Gestão do Sistema de Informação Universitário - Ativo e Permanente (MGSIU-AP) - afirmando uma visão holística e dinâmica da função de GI. Tratando-se de um projeto, socorre-se, também, da metodologia de Gestão de Projetos, bem como dos contributos da Engenharia de Requisitos. O universo em estudo, a FCUP, constituiu por si só um enorme desafio, quer pela dimensão e complexidade da sua atual estrutura, quer pelo seu longo percurso e consequentes transformações. Criada em 1911, é uma das maiores faculdades da U.Porto.
Tendo em vista as mudanças por que terão de passar as atuais aplicações de gestão de arquivos, juntou-se às necessidades básicas apresentadas - de recenseamento/controlo físico, organização e representação da informação -, uma reflexão em torno da mais recente proposta do Conselho Internacional de Arquivos - o Records in contexts: a conceptual model for archival description (RiC-CM) -, atualmente em discussão, comparando-a com as normas arquivísticas já reconhecidas.
Os resultados obtidos passam por um detalhado Estudo Orgânico-Funcional (1911-2018) e consequente proposta de um Plano de Classificação de base orgânico-funcional, um Mapeamento dos Sistemas Tecnológicos, um Levantamento da Documentação Produzida e Acumulada pela instituição, um Recenseamento da Informação produzida pelos Orgãos de Gestão e Serviços Académicos, a modelação dos processos relativos à Gestão da Correspondência e o desenvolvimento de uma proposta de Especificação de Requisitos para uma aplicação de Gestão de Correspondência na FCUP, terminando com uma sistematização das linhas Orientadoras para a re-instalação física do Arquivo da FCUP.
Palavras-chave: Gestão da Informação, Gestão de Arquivo, Estudo Orgânico-Funcional. RiC-CM, FCUP, Universidade do Porto. / In the midst of the 21st century, information is perceived as a valuable asset and resource to institutions and organizations, requiring a proper approach of the infocommunicational process and its management. It is, thus, understandable the relevance of the work developed within the scope of the project presented in this dissertation in Information Science, area of studies of Information Management (IM), that has, as its main goal, the contribution to the implementation of an Information Management (IM) model in an academic context - the Faculty of Sciences of the University of Porto (FCUP) -, the oldest school of U.Porto, along with the Faculty of Medicine.
The Systemic Theory and the Quadripolar Method are part of the theoretical and methodological framework that supports the operationalization model which guided this project, focused on the infocommunicational flow - the Active and Permanent Universitary Information System Management Model (MGSI-AP) - affirming an holistic and dynamic view of the IM role. There are also contributions from Project Management methodology and Requirements Engineering.
Funded in 1911, FCUP is one of the biggest faculties of U.Porto and, as a study object, presents a real challenge, either when considering its dimension and structural complexity or its institutional path and subsequent transformations.
Initially, the proposal pointed to basic, but crucial, needs as to provide physical and intellectual control over archival materials, their organization, description and representation. However, owing to the changes that the existing applications of archive management have to face, it was also considered a theoretical reflexion around the most recent proposal of the International Council on Archives - the Records in contexts: a conceptual model for archival description (RiC-CM) - comparing this new guideline with existing archival standards.
The projects results include a detailed Organic and Functional Study (1911-2018) and consequent proposal of a Classification Plan, the Mapping of Stored Archival Materials, a List of Archival Holdings produced by the institutional organs and Academic Services, the Mapping of Technological Systems, the modelling of processes and a Requirements Specification Document related to Mail Management and the FCUP Archive reinstallation guidelines.
Keywords: Information Management, Archives Management, Organic Functional Analysis; RiC-CM, FCUP, University of Porto.
| Identifer | oai:union.ndltd.org:up.pt/oai:repositorio-aberto.up.pt:10216/114197 |
| Date | 08 August 2018 |
| Creators | Hugo Manuel Maciel Silva |
| Contributors | Faculdade de Engenharia |
| Source Sets | Universidade do Porto |
| Language | Portuguese |
| Detected Language | Portuguese |
| Type | Dissertação |
| Format | application/pdf |
| Rights | openAccess |
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