A gestão documental é uma área em constante desenvolvimento e que tem registado uma preocupação acrescida por parte de todas as entidades, públicas e privadas, para proceder a uma correta gestão de informação e deste modo facilitar os serviços prestados diariamente por parte dos diversos colaboradores. Como tal, a presente dissertação foi realizada no âmbito empresarial, mais concretamente na empresa Gonçalves Rapazote Lda, incluída na área da produção de energia eólica e consequentemente na área das energias renováveis, para demonstrar que a Gestão Documental é uma área que abrange qualquer setor existente.
Este projeto teve então como objetivo proceder a uma avaliação da situação atual da empresa seguido da implementação de uma estratégia de gestão documental previamente definida. Deste modo, a estratégia estabelecida teve como principal base o modelo MOREQ 2010 com o propósito de tentar aproximar os recursos existentes na organização com um sistema de gestão documental, potencializando o uso dos mesmos.
Para conseguir atingir os resultados previstos foi imprescindível efetuar um mapeamento dos processos envolvidos, através da linguagem BPMN, elaborar um plano de classificação, para garantir a organização dos documentos conforme o seu âmbito de criação, e ainda a adoção de uma tabela de seleção de forma a estabelecer prazos de conservação administrativa dos documentos e o destino final atribuído aos mesmos no fim do prazo estipulado.
Todos os passos descritos anteriormente tiveram um papel importante na implementação do módulo de gestão documental, incluído no ERP da empresa, para ser possível otimizar as práticas de gestão documental em meio digital na empresa Gonçalves Rapazote que foi especificado como o principal objetivo a atingir neste projeto. Após concluídos todos os testes de usabilidade realizados ao novo módulo e também efetuado o levantamento da satisfação dos colaboradores, face ao novo processo de gestão documental, verificou-se que os resultados pretendidos e as principais vantagens da gestão documental foram atingidas com sucesso. / Document management is an area that is in constant development and has registered a heightened concern by all entities, be they public or private, to proceed towards a proper information management and in this way facilitate the services administered daily by all collaborators. As such, this thesis was created in the corporate scope, most notably in the company Gonçalves Rapazote Lda, included amongst the department of production of wind power and consequently the area of renewable energies, to demonstrate that Document Management is a field that encompasses any existing sector.
This project aims to carry out an evaluation of the current situation of said business followed by the implementation of a document management strategy previously defined. This way, the strategy established had as a main foundation the model MOREQ 2010 with the purpose of trying to bring closer the existing resources in the organization with a system of document management, strengthening their use.
To accomplish these foreseen results, it was indispensable to create a map of the processes involved, through the BPMN language, elaboration of a filing plan, to guarantee the organization of the documents according to the context of their creation, moreover the adoption of a selection table to establish the deadlines of administrative conservation of the documents and their destination at the end of the established deadline.
All steps previously described had an important part towards the implementation of the document management module, included in the company ERP, for it to be possible to successfully optimize the document management practices by digital means in the company Gonçalves Rapazote which has been specified as the main objective to accomplish in this project. Once all tests of usability performed to the new module are concluded and the employee satisfaction has been surveyed, towards the new process of document management, it has been verified that the intended results were achieved with success.
| Identifer | oai:union.ndltd.org:up.pt/oai:repositorio-aberto.up.pt:10216/135666 |
| Date | 02 August 2021 |
| Creators | Tiago Miguel Araújo Pereira |
| Contributors | Faculdade de Engenharia |
| Source Sets | Universidade do Porto |
| Language | Portuguese |
| Detected Language | Portuguese |
| Type | Dissertação |
| Format | application/pdf |
| Rights | openAccess |
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