Vårdcentralen Cityhälsan Centrum i Norrköping upplever stora svårigheter och problem kring läkemedelshanteringen för patienter som nyttjar dosdispenseringstjänsten ApoDos. Problemen anses av personalen ha eskalerat sedan sommaren 2012, när det nya IT-verktyget Pascal för läkemedelsordinering infördes. Flera yrkesgrupper inom vårdcentralen berörs av arbetet med ApoDos och är på olika sätt delaktiga i arbetet som följer då en patient ska anslutas till dostjänsten. Ingen av de involverade yrkesgrupperna vet vad som orsakar problemen eller var dessa uppstår. Examensarbetet syftar därför till att kartlägga flödet då en hemsjukvårdspatient ansluts till dosdispenseringstjänsten ApoDos, för att sedan identifiera problemområden och föreslå förbättringar. Examensarbetet har utförts på uppdrag av Cityhälsan Centrum och intervjuer och observationer har gjorts med såväl vårdcentralens anställda som den tillhörande hemsjukvårdspersonalen. Resultatet av intervjuer och litteraturstudier är en kartläggning av det ideala flödet och det faktiska flödet. Båda flödena startar då beslut om att en patient ska anslutas till ApoDos tas och slutar då patienten har sina läkemedel i hemmet. Utifrån jämförelse mellan dessa flöden och efter genomförande av ytterligare intervjuer har problemområden sedan identifierats. Problemen har observerats och de aktuella yrkesgrupperna för respektive problem har intervjuats, varefter åtgärdsförslag arbetats fram. Dessa har tagits fram med stöd från den valda teoretiska referensramen Lean, och för varje problem har slöserier identifierats och metoder för att minska eller eliminera dessa har presenterats. Resultatet är en identifiering av var i flödet problem uppstår och vad som orsakar dessa. Problem har främst funnits de delar av flödet som på något sätt är kopplat till IT-verktyget Pascal. En analys och diskussion har förts över möjliga, vidtagbara åtgärder för Cityhälsan Centrum, och dessa handlar främst om standardisering, skapa en ökad förståelse för arbetet, eliminera icke värdeskapande aktiviteter och att göra rätt från början. Cityhälsan Centrum ska med hjälp av resultatet och analysen själva kunna genomföra de förslagna åtgärderna och då uppnå en tidsbesparing eller en förenkling av aktiviteter som ingår i flödet. Om de väljer att genomföra föreslagna åtgärder skulle det även kunna leda till ett snabbare förlopp från det att patienten önskar bli ansluten till ApoDos till dess att denne får sina påsar levererade.

<p>En stor del av Sveriges befolkning över 65 år får sina läkemedel expedierade via Apotekets dosdispenserade läkemedel, ApoDos. E-dos är ett förskrivarverktyg som nu används vid förskrivning till dessa patienter. Införandet av e-dos är tänkt att förenkla hanteringen av ordinationer, att öka graden av automatisering av produktion av doser och att öka säkerheten i processerna. Trots detta så kommer en stor del av ordinationerna fortfarande till DosApoteken via fax.</p><p>Syftet med denna studie är att öka förståelsen för den underliggande problematik som ligger till grund för att e-dos inte används i större utsträckning än cirka 50-60 % vid ordination av läkemedel till ApoDos-patienter.</p><p>Studien har ett kvalitativt tillvägagångssätt där intervjuer med läkare från Kalmar kommun har genomförts. Data samlades in från så väl öppen- som slutenvårdsläkare under ett par veckor i april 2010.</p><p>Resultaten visar att läkarna tycker att e-dos är ett bra system, som ger en god helhetsbild över patientens samtliga läkemedel. Men på grund av att journalsystemet Cosmic och e-dos inte automatiskt delar information mellan sig så gör det att läkarna utsätts för ett tidskrävande dubbelarbete. En integrering av dessa system skulle med största sannolikhet minska läkarnas arbetsbörda och därmed leda till en ökad användning av e-dos. E-dos grafiska utformning upplevdes som komplicerad och svåröverskådlig. För att genomföra ändringar i patientens läkemedelsbehandling så krävs en stor mängd bakgrundsinformation och att läkaren genomför många moment innan en ordinationsförändring godkänns. Ledtiden och låsningen av e-dos är en orsak till att även vana e-dosanvändare väljer att gå utanför systemet, framförallt vid akuta och tillfälliga ordinationer.  </p><p>Majoriteten av läkarna ansåg att användandet av e-dos är en säkerhet för patienten men under intervjuerna så framkom det att behovet av en integrering mellan journalsystemet och e-dos är stort. Läkarna upplevde att avsaknaden av en integrering var en riskfaktor för patienten och att det ökade på läkarnas arbetsbörda. En enklare utformning av e-dos önskades också, då ett stort antal läkare upplevde systemet som svåranvänt.</p> / <p><em>Objective</em>. The aim of this study is to increase the understanding of why physicians don’t use e-dos (a computerized prescription system) to a greater extent than about 50-60 % when prescribing medicine to patients within the specific medication dispensing system (ApoDos).</p><p><em>Methods.</em> This study has a qualitative approach. Data was collected via interviews with general practitioners and physicians from a hospital in the municipality of Kalmar during a couple of weeks in April 2010.</p><p><em>Results.</em> The physicians feel that e-dos is a good system, that provides a complete picture of the patient’s prescriptions. But because the electronic medical record systems “Cosmic” and e-dos aren’t able to share the same information in between them, this leads to an extra workload for the physicians. An integration of these two systems would decrease the workload and maybe also increase the use of e-dos. The graphic design is experienced as complicated and difficult to grasp. To make a change in a patient’s medication within e-dos requires a great quantity of information. Physicians are required to carry out a number of steps before a change is completed. Even experienced users choose not to use e-dos in some circumstances, i.e. then the prescription is urgent or temporary, and they use ordinary prescriptions instead.  After a change in a patient’s medication is prescribed, the system is locked until the change is approved by a pharmacist. This is a course of irritation among the physicians.   </p><p><em>Conclusion. </em>The majority of physicians considered the use of e-dos as safe for the patient.  They also pointed on the need of integration between the electronic medical record system, “Cosmic” and e-dos. Physicians expressed that the lack of integration was a risk factor for medical errors and that it increased the physicians’ workload. Several physicians also described the system as difficult to handle and wished a simpler design.  </p>

Introduktion: Inom hälso- och sjukvården är en hög patientsäkerhet viktig. Patientsäkerheten innefattar läkemedelshantering och studier har visat att brister inom läkemedelshantering kan få katastrofala följder. Sjuksköterskan hanterar läkemedel under stor del av sin arbetstid. För att öka patientsäkerheten inom läkemedelshanteringen är det viktigt att sjuksköterskan får arbeta i lugnt tempo i en miljö där risken för störningsmoment har minimerats.   Syfte: Att kartlägga delar av läkemedelshanteringen på avdelning 70D2 på Akademiska sjukhuset i Uppsala, med avseende på patientsäkerhet och tidsåtgång. Material och metoder: Patientsäkerhetsaspekten undersöktes genom att frekvensen fel vid läkemedelsdelning till 67 patienter studerades samt att dosrecepten för 23 ApoDos-patienter jämfördes med ordinationslistorna vid inskrivning. Tidsåtgången för sjuksköterskornas läkemedelshantering mättes med hjälp av stoppur i en observationsstudie. Antalet störningsmoment samt deras art registrerades med hjälp av pinnstatistik.  Resultat: Under observationen av läkemedelsdelningen upptäcktes fel hos 40 % av patienterna där fel administreringstid dominerade (96 %). Diskrepanser mellan ordinationslista och dosrecept upptäcktes hos 96 % av de studerade ApoDos-patienterna. Totalt upptäcktes 88 diskrepanser vilket motsvarade 39 % av alla preparat och 3,83 diskrepanser per patient. Av 161 studerade arbetstimmar hanterade sjuksköterskorna läkemedel i totalt 40 timmar (25 %). Av dessa utgjordes cirka 15 timmar (38 %) av störningsmoment. Totalt stördes sjuksköterskorna 417 gånger och ”kollega frågar något” var vanligast (24 %). Konklusion: Sjuksköterskor lägger mycket tid på läkemedelshantering och de störs väldigt ofta under denna tid. Detta innebär en risk för patientsäkerheten. Ordinationslistor vid inskrivning har en hög frekvens av diskrepanser vilket även det riskerar patientsäkerheten.

SAMMANFATTNING Nyckelord: ApoDos, LSS, sjuksköterska, kvalitetssäkring, läkemedelsbehandling Bakgrund: I enlighet med sjuksköterskans kompetensbeskrivning och ApoDos riktlinjer, ligger ett stort ansvar på sjuksköterskan gällande uppföljning av patienters läkemedelsbehandlingar. Sjuksköterskan skall även samverka med andra aktörer i vårdkedjan och sträva efter en god informationsöverföring mellan dessa, i syfte att kvalitetssäkra vården. Syfte: Utifrån sjuksköterskans erfarenheter beskriva rutiner för uppföljning av läkemedelsbehandlingar, hos patienter med ApoDos och boende enligt LSS, samt identifiera eventuella välfungerande- och bristande rutiner. Metod: Studien har en deskriptiv design med kvalitativ ansats. Fem intervjuer genomfördes med sjuksköterskor, samtliga verksamma på LSS-boenden inom Uppsala kommun. Det inhämtade materialet analyserades enligt en reviderad version av Graneheim och Lundmans (2004) metod för innehållsanalys. Resultat: Resultatet visar att det finns vissa bristande rutiner och ett behov av bättre kommunikation samt tydligare riktlinjer för ansvarsfördelningen mellan olika aktörer vid uppföljning av patienternas läkemedelsbehandlingar. De deltagande sjuksköterskorna är dock överlag nöjda med systemet ApoDos och det finns inget som tyder på att de bristande rutinerna har ett samband med ApoDos-systemet. Konklusion: Studien visar att vissa rutiner bör ses över och omprövas samt att ett förtydligande av ansvarsfördelningen mellan sjuksköterska och läkare skulle kunna leda till förbättringar vid uppföljning av läkemedelsbehandlingar. Det krävs dock vidare studier inom området för att klarlägga ett bredare perspektiv av dessa rutiner. / ABSTRACT Keywords: multidose drug dispensing system, LSS, nurse, quality improvement, medical treatment Background: The nurse has a great responsibility regarding medical treatment follow-ups and must also seek a good interaction with other participants in the continuum of care, in order to assure the quality of care. Aim: From a nurse’s perspective describe routines for medical treatment follow-ups, regarding patients with multidose drug dispensing system and accommodations according to LSS, as well as identify possible well-functioning and deficient routines.  Method: The study has a descriptive design with qualitative approach. Five interviews were conducted with nurses, all working at accommodations according to LSS in Uppsala Municipality. The data was analyzed according to Graneheim and Lundman's (2004) method of content analysis. Results: There are some deficient routines and a need of better communication and more clear guidelines for the division of responsibilities regarding the patients’ medical treatment follow-ups. Overall, the participating nurses are content with the multidose drug dispensing system and there is nothing indicating that the deficient routines are associated with this system. Conclusions: The study shows that certain routines should be overhauled and reconsidered and that a clarification of the division of responsibilities, between nurses and doctors, could lead to improvements at medical treatment follow-ups. However, to elucidate a broader perspective of routines for medical treatment follow-ups, further studies are required.

En stor del av Sveriges befolkning över 65 år får sina läkemedel expedierade via Apotekets dosdispenserade läkemedel, ApoDos. E-dos är ett förskrivarverktyg som nu används vid förskrivning till dessa patienter. Införandet av e-dos är tänkt att förenkla hanteringen av ordinationer, att öka graden av automatisering av produktion av doser och att öka säkerheten i processerna. Trots detta så kommer en stor del av ordinationerna fortfarande till DosApoteken via fax. Syftet med denna studie är att öka förståelsen för den underliggande problematik som ligger till grund för att e-dos inte används i större utsträckning än cirka 50-60 % vid ordination av läkemedel till ApoDos-patienter. Studien har ett kvalitativt tillvägagångssätt där intervjuer med läkare från Kalmar kommun har genomförts. Data samlades in från så väl öppen- som slutenvårdsläkare under ett par veckor i april 2010. Resultaten visar att läkarna tycker att e-dos är ett bra system, som ger en god helhetsbild över patientens samtliga läkemedel. Men på grund av att journalsystemet Cosmic och e-dos inte automatiskt delar information mellan sig så gör det att läkarna utsätts för ett tidskrävande dubbelarbete. En integrering av dessa system skulle med största sannolikhet minska läkarnas arbetsbörda och därmed leda till en ökad användning av e-dos. E-dos grafiska utformning upplevdes som komplicerad och svåröverskådlig. För att genomföra ändringar i patientens läkemedelsbehandling så krävs en stor mängd bakgrundsinformation och att läkaren genomför många moment innan en ordinationsförändring godkänns. Ledtiden och låsningen av e-dos är en orsak till att även vana e-dosanvändare väljer att gå utanför systemet, framförallt vid akuta och tillfälliga ordinationer.   Majoriteten av läkarna ansåg att användandet av e-dos är en säkerhet för patienten men under intervjuerna så framkom det att behovet av en integrering mellan journalsystemet och e-dos är stort. Läkarna upplevde att avsaknaden av en integrering var en riskfaktor för patienten och att det ökade på läkarnas arbetsbörda. En enklare utformning av e-dos önskades också, då ett stort antal läkare upplevde systemet som svåranvänt. / Objective. The aim of this study is to increase the understanding of why physicians don’t use e-dos (a computerized prescription system) to a greater extent than about 50-60 % when prescribing medicine to patients within the specific medication dispensing system (ApoDos). Methods. This study has a qualitative approach. Data was collected via interviews with general practitioners and physicians from a hospital in the municipality of Kalmar during a couple of weeks in April 2010. Results. The physicians feel that e-dos is a good system, that provides a complete picture of the patient’s prescriptions. But because the electronic medical record systems “Cosmic” and e-dos aren’t able to share the same information in between them, this leads to an extra workload for the physicians. An integration of these two systems would decrease the workload and maybe also increase the use of e-dos. The graphic design is experienced as complicated and difficult to grasp. To make a change in a patient’s medication within e-dos requires a great quantity of information. Physicians are required to carry out a number of steps before a change is completed. Even experienced users choose not to use e-dos in some circumstances, i.e. then the prescription is urgent or temporary, and they use ordinary prescriptions instead.  After a change in a patient’s medication is prescribed, the system is locked until the change is approved by a pharmacist. This is a course of irritation among the physicians.    Conclusion. The majority of physicians considered the use of e-dos as safe for the patient.  They also pointed on the need of integration between the electronic medical record system, “Cosmic” and e-dos. Physicians expressed that the lack of integration was a risk factor for medical errors and that it increased the physicians’ workload. Several physicians also described the system as difficult to handle and wished a simpler design.