Na presente dissertação, desenvolvida no âmbito do Mestrado em Ciência da Informação, é apresentado o projeto desenvolvido em ambiente empresarial titulado de Gestão Documental e de processos com a implementação do Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD): O Caso iPortalDoc. Este tema tem como finalidade o desenvolvimento de uma solução integrada num Sistema de Gestão Documental e Processos, designado de iPortalDoc.De uma forma geral, esta solução foi desenvolvida para três aspetos fundamentais: apoiar a conformidade da organização face ao novo Regulamento Geral de Proteção de Dados; servir como ferramenta de apoio ao Encarregado de Proteção de Dados e transformar o processo burocrático num processo mais simples e mais inovador. O estudo teórico, designado como revisão de literatura, é considerada a base do projeto, e por isso, inicialmente, foi importante clarificar as áreas que o sustentam: a Gestão de Informação, Gestão Documental e a Proteção de Dados Pessoais através de uma abordagem do geral para o específico sobre o novo Regulamento. Posteriormente, elaborou-se um levantamento e uma análise de requisitos necessários para compreender como se poderia implementar o RGPD na IPBRICK. A partir daí, foi desenvolvido o Módulo, designado por Solução RGPD IPBRICK que se encontra organizado por um conjunto de pastas, sendo cada pasta composta por templates e workflows. Para complementar o Módulo foi produzido um manual de utilização, que permite, uma visão mais detalhada, de como preencher os formulários, os seus objetivos e o fluxo de trabalho que cada documento segue. Em conclusão, o desenvolvimento deste projeto levou à criação de um Módulo integrado num Sistema de Gestão Documental que se tornou uma ferramenta tecnológica e inovadora face à problemática da proteção de dados. / In this dissertation, developed under the Master in Information Science, the project developed in a business environment titled "Document and Processes Management in the implementation of the General Data Protection Regulation (GDPR): The iPortalDoc Case." is presented. The purpose of this theme is the development of an integrated solution in a Document and Process Management System, called iPortalDoc. In general, this solution was developed for three fundamental aspects: to support the organization's compliance with the new General Regulation on Data Protection; serve as a tool to support the Data Protection Officer and transform the bureaucratic process into a simpler and more innovative process. The theoretical study, referred to as a literature review, is considered the basis of the project, and so it was initially important to clarify the areas that support it: Information Management, Document Management and Personal Data Protection through a general for the specific about the new Regulation. Subsequently, a survey and an analysis of requirements were elaborated to understand how the RGPD could be implemented in IPBRICK. From there, the module was developed, called "IPBRICK RGPD Solution", which is organized by a set of folders, each folder composed of templates and workflows. In addition to the Module, a user manual has been produced that allows a more detailed view of how to complete the forms, their objectives and the workflow that each document follows. In conclusion, the development of this project led to the creation of a Module integrated in a Document Management System that has become a technological and innovative tool in the face of data protection.

A Era da Informação apresenta inúmeros desafios, nomeadamente os resultantes da dependência e evolução tecnológica. Torna-se, pois, necessário que as instituições e demais organizações desenvolvam soluções integradas de gestão da informação que otimizem o funcionamento das mesmas, com vista ao eficiente e eficaz cumprimento da respetiva Missão, tendo em mente que a tecnologia é apenas um meio e não um fim em si mesma. A presente dissertação sistematiza o trabalho realizado no âmbito de um projeto em contexto institucional - a Faculdade de Ciências da Nutrição e Alimentação da Universidade do Porto (FCNAUP) - que procurou contribuir para a implementação de um modelo integrado de gestão de informação (GI), assumindo como prioridade a desmaterialização e melhoria do processo de gestão de correspondência e consequentes estudo orgânico e mapeamento dos fluxos informacionais, a otimização da gestão física da documentação, bem como a melhoria dos processos de organização e representação da informação e de armazenamento, recuperação e uso da mesma. Para a concretização destes objetivos, e na perspetiva informacional, adotou-se o Modelo de Gestão do Sistema de Informação Universitário - Ativo e Permanente (MGSIU-AP), focado no fluxo infocomunicacional e que estrutura a abordagem da GI através de um conjunto de 6 processos e 11 serviços interligados. Acresce, ainda, os contributos da Engenharia de Requisitos e a aplicação da metodologia de Gestão de Projetos. Os resultados obtidos integram uma análise orgânico-funcional (ISCNAUP/FCAUP, 1997-2016), um Manual de Procedimentos com a primeira versão da descrição dos fluxos informacionais mapeados e validados pelos serviços produtores, instrumentos de acesso e pesquisa de informação, nomeadamente a Lista de Utilizadores e Permissões, a Lista de Recenseamento de unidades físicas, uma proposta de Plano de Classificação e Lista de Séries, listas de controlo de autoridade (Lista de Termos e Lista de Tipologias Documentais), bem como as Orientações para a Instalação do Arquivo Físico da FCNAUP, uma proposta de Regulamento Orgânico do Serviço de Documentação e Informação (SDI) e um contributo para a especificação da Política de Gestão da Informação da FCNAUP. A adoção, incorporação e desenvolvimento continuado destes instrumentos no dia-a-dia dos serviços contribuirá para uma maior eficiência e eficácia da implementação de novos módulos / aplicações informáticas, nomeadamente a de Gestão de correspondência e a de Gestão de Arquivo, pois constitui a primeira garantia para uma visão sistémica e abordagem integrada da gestão do sistema de informação desta unidade orgânica, no contexto do sistema institucional/organizacional Universidade do Porto. Palavras-chave: gestão da informação; gestão documental; gestão de arquivo; MGSIU-AP; FCNAUP, Universidade do Porto. / The Information Age presents many challenges, namely those resulting from the technology dependence and evolution. Therefore, it is necessary that institutions and other organizations develop integrated information management solutions that optimize their operations, to efficiently and effectively accomplish the respective Mission, bearing in mind that technology is only a means and not an end by itself. This dissertation systematizes the work carried out within a project in an institutional context - the Faculty of Nutrition and Food Sciences of the University of Porto (FCNAUP) - which sought to contribute to the implementation of an integrated information management (IM) model, prioritizing the dematerialization and improvement of the correspondence management process and the consequent organic study and mapping of information flows, the optimization of the physical management of documentation, as well as the improvement of the processes related with information organization and representation and storage, retrieval and use. In order to achieve these objectives, and in the informational perspective, it was adopted the Active and Permanent - University Information System Management Model, focused on infocommunicational flow and structuring an IM approach through a set of 6 processes and 11interconnected services. Additionally, we considered the contributions of the Requirements Engineering and the application of the Project Management methodology. The obtained results include an organic-functional study (ISCNAUP/FCNAUP, 1997-2016), a Procedures Manual, with the first version of the description of the mapped information flows, validated by the producing services, some access and information search tools, namely a List of Users and Permissions, a List of Physical Units, a Classification Plan proposal and List of Series, authority control lists (List of Terms and List of Document Types), as well as the Guidelines on the Archive Physical Storage. A proposal for Organic Regulation of the Documentation and Information Service (SDI) is also presented and a contribution to the specification of the Information Management Policy at FCNAUP. The adoption, incorporation and continuous development of these tools in the services day-to-day will contribute to a greater efficiency and effectiveness on the implementation of new computer modules/applications, namely Correspondence Management and Archive Management, as it is the first guarantee for a systemic vision and an integrated approach to the information system management within this organic unit, in the context of the University of Porto institutional / organizational system. Keywords: information management, records management, archives management, MGSIU-AP, FCNAUP, University of Porto.

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