<p>Den ostrukturerade dokumenthantering, som idag förekommer på avdelningen Ida på företaget SMHI, gav upphov till detta examensarbete. </p><p>Ett dokumenthanteringssystem har införskaffats till avdelningen. Dokumenthanteringssystemet är en produkt från Microsoft med namnet SharePoint Portal Server (SPS), vilken levererats av WM-data. SPS är relativt ny på marknaden, vilket gör att erfarenheter saknas kring produkten. </p><p>Syftet med dokumenthanteringssystemet är att samla alla dokument på samma plats, vilket gör dem lätt tillgängliga för alla berörda. Förhoppningsvis kommer införandet av ett dokumenthanteringssystem också att innebära att belastningen på övriga filtjänster minskar. </p><p>Examensarbetet bestod i att göra ett förslag till både dokumentstruktur och metadata, som senare skulle implementeras i SPS. </p><p>Dokumentstrukturen skapades med hänsyn till SMHI:s systemförvaltningsmodell. För att vara säker på att strukturen och metadatan skulle fungera i verkligheten, och inte bara på papperet, genomfördes två pilotsystem. Med hjälp av dessa gjordes några förändringar i både struktur och metadata. </p><p>Dokumenthanteringssystemets alla funktioner har under examensarbetets gång utforskats med hjälp av manualer.Vilka dessa funktioner är och hur de fungerar beskrivs i denna rapport. </p><p>Vid användandet av SPS har en hel del brister upptäckts i programvaran. Bristerna är av större eller mindre betydelse för SMHI:s behov. Dessa har dock anmälts till Microsoft, och man hoppas därmed att de blir åtgärdade till nästa version av SPS. </p><p>Examensarbetet har resulterat i ett förslag till dokumentstruktur och ett förslag till metadata. Förslagen implementerades också i dokumenthanteringssystemet, eftersom tiden medgav detta.</p>

Den ostrukturerade dokumenthantering, som idag förekommer på avdelningen Ida på företaget SMHI, gav upphov till detta examensarbete. Ett dokumenthanteringssystem har införskaffats till avdelningen. Dokumenthanteringssystemet är en produkt från Microsoft med namnet SharePoint Portal Server (SPS), vilken levererats av WM-data. SPS är relativt ny på marknaden, vilket gör att erfarenheter saknas kring produkten. Syftet med dokumenthanteringssystemet är att samla alla dokument på samma plats, vilket gör dem lätt tillgängliga för alla berörda. Förhoppningsvis kommer införandet av ett dokumenthanteringssystem också att innebära att belastningen på övriga filtjänster minskar. Examensarbetet bestod i att göra ett förslag till både dokumentstruktur och metadata, som senare skulle implementeras i SPS. Dokumentstrukturen skapades med hänsyn till SMHI:s systemförvaltningsmodell. För att vara säker på att strukturen och metadatan skulle fungera i verkligheten, och inte bara på papperet, genomfördes två pilotsystem. Med hjälp av dessa gjordes några förändringar i både struktur och metadata. Dokumenthanteringssystemets alla funktioner har under examensarbetets gång utforskats med hjälp av manualer.Vilka dessa funktioner är och hur de fungerar beskrivs i denna rapport. Vid användandet av SPS har en hel del brister upptäckts i programvaran. Bristerna är av större eller mindre betydelse för SMHI:s behov. Dessa har dock anmälts till Microsoft, och man hoppas därmed att de blir åtgärdade till nästa version av SPS. Examensarbetet har resulterat i ett förslag till dokumentstruktur och ett förslag till metadata. Förslagen implementerades också i dokumenthanteringssystemet, eftersom tiden medgav detta.