The basis of success of today's organization can be determined by their ability to win contracts and fulfil the requirements of these contracts satisfactorily within the time scale agreed. For non-manufacturing project oriented organization it is important to obtain the optimal number of projects and to have sufficient human resources to carry out the work efficiently. This thesis aims to a possible solution for the bidding policy and optimal use of human resources in project oriented-organizations within the legislative environment of the Czech Republic. It is trying to find and recommend appropriate solutions of fluctuations in the need for human resources by using a system dynamics approach (developed model and its testing).

Kunskap är en av de viktigaste och mest värdefulla tillgångarna för företag. Under de senaste decennierna har Knowledge Management (KM) fått utökat fokus av både företag och forskare. Parallellt med denna utveckling organiserar allt fler organisationer sitt arbete i projektform. Projektformen innebär ytterligare utmaningar avseende kunskapsöverföring i jämförelse med en typisk hierarkisk organisation, då projekten är temporära vilket påverkar lärandet och kunskapsöverföringen mellan projekt. Med detta som utgångspunkt ämnar detta examensarbete närmre undersöka kunskapsöverföring i en projektorienterad organisation. De frågeställningar som ska besvaras lyder enligt följande: Vilka problem finns vid kunskapsöverföring i en projektorienterad organisation Vilken KM-strategi är lämplig i denna typ av organisation? Vilken nytta kan förbättrad kunskapsöverföring generera för organisationen? För att besvara dessa frågor har en djupgående fallstudie utförts på Sweco Management. Sweco Management är ett teknikkonsultföretag som säljer projektledartjänster inom främst bygg- och fastighetssektorn. Bolaget ingår i Sweco-koncernen. Forskningen tar upp följande faktorer som viktiga för effektiv KM; Stöd från ledningsnivå, Organisationskultur, Strategi, Organisationsstruktur, Processer, Teknisk infrastruktur, Utbildning, Mätning och nyckeltal, Incitament, samt KM-team. Med utgångspunkt i dessa områden har en intervjuguide skapats för att senare användas vid intervjuer med 13 projektledare på Sweco Management. Baserat på den empiri som insamlats har ett antal slutsatser dragits. Vad gäller problematik inom KM som kan uppstå i en projektorienterad organisation identifierades ett antal områden såsom: Prioritering av andra uppgifter vid tidspress Upplevd svårighet med att dokumentera tyst kunskap Begränsad möjlighet att träffas då mycket tid spenderas hos beställarorganisationen Rädsla för betungande överdokumentation då organisationen är platt Otydlighet kring vilken kunskap som är värdefullt att dela KM som inte är kopplad till användarnas behov Bristande utbildning i KM och dess verktyg Upplevt bristande stöd från ledningshåll vad gäller kunskapsöverföring Vid intervjuerna identifierades vilken typ av kunskap som projektledarna anser värdefull att dela. Viss del bestod av explicit kunskap, men främst tyst kunskap efterfrågades. Vikten av det personliga nätverket och möjligheten till att ta del av relevant kunskap genom detta benämndes som oerhört viktigt. Då den kompetens som krävs hos en projektledare är varierande och bred efterfrågas metoder för att förenkla kopplingen av rätt kunskap till rätt plats. Majoriteten efterfrågade inte utökad dokumentation, utan snarare att spridningen av nuvarande dokumentation skulle bli mer lättillgänglig. Avseende nyttan med effektivare kunskapsöverföring diskuteras möjligheten till att koppla rätt kompetens till rätt plats, möjlighet till förhöjd kvalitet på tjänsten, och ekonomisk vinning vid styrning mot fastprisuppdrag då tidigare kunskap återanvänds. I detta examensarbete lyfts värdet av kunskapsöverföring genom det personliga nätverket i en projektorienterad organisation. För att ta del av relevant kunskap behöver metoder som gynnar nätverksbyggande fokuseras. Som stödjande strategi krävs även dokumentation för att överföra erfarenhetsdata från tidigare projekt. För att skapa kontaktytor mellan organisatoriska grupper rekommenderas delning av en projektorienterad organisation i ytterligare en dimension. Indelningen baseras på kunskaps- och intresseområden såsom exempelvis tidplanering, ekonomistyrning eller liknande. Med utgångspunkt ur denna matrisstruktur kan relevant kunskap kopplas till rätt personer och det blir tydligt var specifik kompetens finns. Dessutom rekommenderas nyttjande av IT-verktyg som stödjer koppling och kommunikation mellan medarbetare. / Knowledge has become one of the most valuable and important assets of a company. During the last decades Knowledge Management (KM) has got increased focus within companies and academic research. In the same time more organisations organise their daily work in projects. The combination generates new challenges for KM in this type of organisations due to its temporary form that affect learning and knowledge transfer between projects. This master thesis will examine KM within a project-oriented organisation. Question formulations to be answered in this thesis are: What problems may occur within KM in project-oriented organisations? What kind of KM strategy is preferable in this kind of organisation? What positive outcome can effective knowledge transfer generate for the organisation? To answer these questions, a case study has been performed at Sweco Management. Sweco Management is a consulting engineering company providing project management and administration services, primarily in the construction and property sectors. Sweco Management is a part of the Sweco Group. Accordingly to present research, following factors have identified to be important for effective and successful KM; Management Support, Organisational Culture, Strategy, Organisational Structure, Processes, Technology Infrastructure, Training and Education, Measurement, Incentives, and KM-Team. An interview guide has been formed based on these factors. This guide has been used in interviews with 13 project managers at Sweco Management. Based on empirical material in performed case study, some conclusions have been pointed out. Problems with knowledge transfer that have been identified in this case study include: Prioritising of "more important" work assignments due to lack of time Perceived difficulty of documenting tacit knowledge Limited opportunity to meet other project managers as a large amount of time is spent within client organisations Fear of burdensome documentation for the project managers since the organisation is flat Ambiguity in what kind of knowledge that is valuable to share KM not connected to user needs Lack of education in KM and its tools and methods Perceived lack of support from management regarding knowledge transfer Based on interviews the type of knowledge valuable to share, according to project managers, has been identified. Some of this knowledge was explicit, but mainly tacit knowledge sharing was asked for. The possibility to acquire knowledge through personal networks was of great importance according to the project managers. The majority of the respondents did not request more documentation, and would rather like to ease distribution of current documentation level. The benefit of more effective knowledge transfer is also discussed. One benefit is the possibility to connect right knowledge to right place. Also, there is an opportunity to increase quality of services and economic profit in the long term. By effectively taking advantage of former obtained knowledge, it is possible to reuse this in future projects. In this master thesis, the value of knowledge transfer through personal networks is clarified. To ease knowledge transfer in a flat project-oriented organisation it is important to create and use methods that simplify networking. As a supporting strategy, some documentation of former project experiences should be used as well. Dividing a flat project-oriented organisation in an additional dimension is recommended to create interfaces between organisational groups. This division will be based on interests and fields of knowledge e.g. time planning, financial control or similar. Due to the matrix structure relevant knowledge can be connected to right personnel and it becomes clear where specific competence is located. Also, usage of IT-tools that support connection and communication between co-workers are recommended.