<p>In this master thesis I have been studying projects run by Swedish Red Cross employees. The purpose has been to do a qualitative mapping of the project activity within the organization, with focus on flaws, and to suggest improvements. The purpose has also been to somehow increase the knowledge in general of projects run by employees within non-profit organizations. To make a systematic approach possible I established a framework during my work, according to which the empirical material was structured. The framework was constructed theoretically by a literature study and consists of the three keywords efficiency, effectiveness and learning, with main focus of this thesis on the two first keywords. With efficiency I refer to how projects are run, with effectiveness I aim at the projects’ goals and effects and with learning I consider knowledge management and support functions for learning. By using the framework’s three keywords I have analyzed my empirical material, which has been gathered during two interview rounds consisting of all together twenty-eight interviews.</p><p>During the analyzing phase I recognized three types of projects within the Swedish Red Cross, which I name research projects, activity projects and internal improvement projects. This project typology I believe is applicable to many non-profit organizations. Further, I identified a number of potential improvement areas, which in my thesis are followed by a chapter with suggestions on steps to take. One of the improvement areas is the shortage of strategic management of the projects within the Swedish Red Cross, where the internal project database could be an important support function as long as the organization persuades its’ employees of the necessity of adding their projects to the database. Another improvement area regards the confusion among employees concerning the concepts project and project orientation. Further, part-time work in projects sometimes causes difficulties for employees since the regular work does not decrease at the same time. Furthermore, a challenge for the organization is to convince all employees to follow the Swedish Red Cross’ directions for how to run a project, directions that currently are not followed by everyone.</p><p>The thesis is further pointing at the difficulties to take care of project results after the projects have ended, in which there is a risk that the results are not used because of flaws in the implementation. The Swedish Red Cross also lack sufficient knowledge of the effects of their projects in a longer perspective and at times there is not enough importance paid to whether the projects reach their goals. There are also goals that roughly speaking are impossible to reach. Furthermore, I have distinguished what the literature calls hidden goals, which are goals others than the official goals presented in project plans and directions. This does not necessarily have to be a negative thing. Last, I believe that the so called project support employees need to get clearer directions about their task and that the organization should provide training addressed specifically to the managers.</p> / <p>Som examensarbete har jag studerat projektverksamheten inom Svenska Röda Korsets tjänstemannaorganisation i syfte att göra en kvalitativ kartläggning av projektverksamheten, främst inriktad på brister, samt föreslå förbättringsåtgärder. I syftet har även ingått att i någon mån öka kunskapen generellt om tjänstemannadriven projektverksamhet inom ideella organisationer. För att möjliggöra ett systematiskt tillvägagångssätt utformade jag under arbetets gång vad jag kallar för ett ramverk, genom vilket det empiriska materialet betraktades. Ramverket byggs upp teoretiskt i min referensram och består av de tre nyckelorden effektivitet, ändamålsenlighet och lärande, där tonvikten i rapporten ligger på de två första begreppen. Inom effektivitet behandlar jag hur väl projektverksamheten fungerar rent operativt, inom ändamålsenlighet berör jag projektens mål och effekter och inom lärande går jag in på kunskapshantering och projektstöd. Med hjälp av ramverkets tre nyckelord har jag analyserat mitt empiriska material, vilket insamlats under två intervjuomgångar med sammanlagt tjugoåtta intervjuer.</p><p>Under analysarbetet urskiljdes tre typer av projekt inom Svenska Röda Korset, vilka jag benämner forskningsprojekt, verksamhetsprojekt och interna förbättringsprojekt. Denna projekttypologi tror jag är giltig för många ideella organisationer. Vidare identifierades ett antal potentiella förbättringsområden inom organisationen, vilka i min rapport åtföljs av ett kapitel med förslag på åtgärder. Ett av dessa förbättringsområden är de brister jag funnit i Svenska Röda Korsets strategiska styrning av projektverksamheten, där den interna projektdatabasen i framtiden kan bli ett viktigt stöd förutsatt att organisationen förmår sina medarbetare att registrera samtliga projekt. Ett annat förbättringsområde berör osäkerheten bland medarbetarna kring innebörden av begreppen projekt och projektorienterat arbetssätt. Vidare är det en brist att medarbetare som placeras deltid i projekt ibland får svårt att få tiden att räcka till eftersom ordinarie arbetsuppgifter inte minskar i motsvarande utsträckning. Svenska Röda Korset har även en utmaning i att övertyga samtliga medarbetare om att följa organisationens riktlinjer för projektarbete, något som inte görs av alla.</p><p>Vidare framhåller rapporten svårigheterna att omhänderta projektresultat efter att projekten har avslutats, där risken finns att projektresultaten inte kommer till nytta på grund av brister i implementeringen. Svenska Röda Korset saknar också tillräckliga kunskaper om vilka effekter deras projekt får på längre sikt och stundtals fästs inte tillräcklig vikt vid om målen för de enskilda projekten nås. Det finns också mål som är i stort sett omöjliga att uppnå. Vidare har jag urskiljt vad litteraturen benämner dolda mål, det vill säga andra mål än de officiella målen som anges i projektens planer och direktiv, något som dock inte nödvändigtvis behöver vara negativt. Till sist anser jag att de så kallade projektstödspersonerna behöver få sin roll förtydligad och att organisationen bör tillse att utbildningstillfällen riktade specifikt till chefer anordnas.</p>

In this master thesis I have been studying projects run by Swedish Red Cross employees. The purpose has been to do a qualitative mapping of the project activity within the organization, with focus on flaws, and to suggest improvements. The purpose has also been to somehow increase the knowledge in general of projects run by employees within non-profit organizations. To make a systematic approach possible I established a framework during my work, according to which the empirical material was structured. The framework was constructed theoretically by a literature study and consists of the three keywords efficiency, effectiveness and learning, with main focus of this thesis on the two first keywords. With efficiency I refer to how projects are run, with effectiveness I aim at the projects’ goals and effects and with learning I consider knowledge management and support functions for learning. By using the framework’s three keywords I have analyzed my empirical material, which has been gathered during two interview rounds consisting of all together twenty-eight interviews. During the analyzing phase I recognized three types of projects within the Swedish Red Cross, which I name research projects, activity projects and internal improvement projects. This project typology I believe is applicable to many non-profit organizations. Further, I identified a number of potential improvement areas, which in my thesis are followed by a chapter with suggestions on steps to take. One of the improvement areas is the shortage of strategic management of the projects within the Swedish Red Cross, where the internal project database could be an important support function as long as the organization persuades its’ employees of the necessity of adding their projects to the database. Another improvement area regards the confusion among employees concerning the concepts project and project orientation. Further, part-time work in projects sometimes causes difficulties for employees since the regular work does not decrease at the same time. Furthermore, a challenge for the organization is to convince all employees to follow the Swedish Red Cross’ directions for how to run a project, directions that currently are not followed by everyone. The thesis is further pointing at the difficulties to take care of project results after the projects have ended, in which there is a risk that the results are not used because of flaws in the implementation. The Swedish Red Cross also lack sufficient knowledge of the effects of their projects in a longer perspective and at times there is not enough importance paid to whether the projects reach their goals. There are also goals that roughly speaking are impossible to reach. Furthermore, I have distinguished what the literature calls hidden goals, which are goals others than the official goals presented in project plans and directions. This does not necessarily have to be a negative thing. Last, I believe that the so called project support employees need to get clearer directions about their task and that the organization should provide training addressed specifically to the managers. / Som examensarbete har jag studerat projektverksamheten inom Svenska Röda Korsets tjänstemannaorganisation i syfte att göra en kvalitativ kartläggning av projektverksamheten, främst inriktad på brister, samt föreslå förbättringsåtgärder. I syftet har även ingått att i någon mån öka kunskapen generellt om tjänstemannadriven projektverksamhet inom ideella organisationer. För att möjliggöra ett systematiskt tillvägagångssätt utformade jag under arbetets gång vad jag kallar för ett ramverk, genom vilket det empiriska materialet betraktades. Ramverket byggs upp teoretiskt i min referensram och består av de tre nyckelorden effektivitet, ändamålsenlighet och lärande, där tonvikten i rapporten ligger på de två första begreppen. Inom effektivitet behandlar jag hur väl projektverksamheten fungerar rent operativt, inom ändamålsenlighet berör jag projektens mål och effekter och inom lärande går jag in på kunskapshantering och projektstöd. Med hjälp av ramverkets tre nyckelord har jag analyserat mitt empiriska material, vilket insamlats under två intervjuomgångar med sammanlagt tjugoåtta intervjuer. Under analysarbetet urskiljdes tre typer av projekt inom Svenska Röda Korset, vilka jag benämner forskningsprojekt, verksamhetsprojekt och interna förbättringsprojekt. Denna projekttypologi tror jag är giltig för många ideella organisationer. Vidare identifierades ett antal potentiella förbättringsområden inom organisationen, vilka i min rapport åtföljs av ett kapitel med förslag på åtgärder. Ett av dessa förbättringsområden är de brister jag funnit i Svenska Röda Korsets strategiska styrning av projektverksamheten, där den interna projektdatabasen i framtiden kan bli ett viktigt stöd förutsatt att organisationen förmår sina medarbetare att registrera samtliga projekt. Ett annat förbättringsområde berör osäkerheten bland medarbetarna kring innebörden av begreppen projekt och projektorienterat arbetssätt. Vidare är det en brist att medarbetare som placeras deltid i projekt ibland får svårt att få tiden att räcka till eftersom ordinarie arbetsuppgifter inte minskar i motsvarande utsträckning. Svenska Röda Korset har även en utmaning i att övertyga samtliga medarbetare om att följa organisationens riktlinjer för projektarbete, något som inte görs av alla. Vidare framhåller rapporten svårigheterna att omhänderta projektresultat efter att projekten har avslutats, där risken finns att projektresultaten inte kommer till nytta på grund av brister i implementeringen. Svenska Röda Korset saknar också tillräckliga kunskaper om vilka effekter deras projekt får på längre sikt och stundtals fästs inte tillräcklig vikt vid om målen för de enskilda projekten nås. Det finns också mål som är i stort sett omöjliga att uppnå. Vidare har jag urskiljt vad litteraturen benämner dolda mål, det vill säga andra mål än de officiella målen som anges i projektens planer och direktiv, något som dock inte nödvändigtvis behöver vara negativt. Till sist anser jag att de så kallade projektstödspersonerna behöver få sin roll förtydligad och att organisationen bör tillse att utbildningstillfällen riktade specifikt till chefer anordnas.