Inköp utgör en strategisk funktion inom dagens företag, då inköp tillsammans med ledning och styrning av försörjningskedjor har fått en allt större inverkan på organisationers konkurrenskraft och lönsamhet. En stor del av de produktivitetsförbättringar som initierats inom olika sektorer har drivits av investeringar i informationsteknologi (IT) i syfte att förbättra informationsflödet och effektivisera försörjningskedjor. Inom byggbranschen har dock utvecklingen gått långsammare än i andra branscher. Inköpt material och tjänster inom den svenska byggindustrin står för cirka 75 procent av de totala kostnaderna hos företagen. Därmed finns det en stor potential inom byggbranschen gällande implementering och utveckling av IT-lösningar för att stödja inköpsprocessens aktiviteter. Inom byggbranschen i Sverige har processen vid inköp av anläggningstransporter och entreprenadmaskiner uppmärksammats som utmanande vad gäller digitalisering. Det beror bland annat på stora skillnader i både storlek och IT-mognad bland leverantörerna samt diskontinuiteten i projekten där inköpen av tjänsterna sker. Syftet med studien har därmed varit att undersöka hur processen vid inköp av anläggningstransporter och entreprenadmaskiner kan effektiviseras genom digitalisering av informationsflödet. Studien har utförts som en fallstudie vid Skanska Sverige AB:s centrala inköpsavdelning. Studerad inköpsprocess avser processtegen ramavtal, projektavtal, leveransplan, avrop, bekräftelse av avrop, följesedel, bekräftelse av följesedel samt fakturering. Studien innefattar identifiering och utvärdering av möjliga alternativ för digitalisering genom att studera aktuell forskning inom ämnet i kombination med undersökning av pågående praktiskt arbete rörande ett digitalt informationsflöde vid inköp. Baserat på tidigare forskning, empiri och analys har studien resulterat i ett ramverk för en integrerad inköpsprocess där varje aktivitet kopplas samman genom systemstöd, vilket ligger till grund för rekommendationerna till fallstudieföretaget och liknande företag i branschen för att uppnå en mer integrerad och effektiv inköpsprocess för anläggningstransporter och entreprenadmaskiner. Rekommendationerna sammanfattas i följande fem punkter. Skapa och strukturera processer och förankra dem i hela verksamheten Digitalisera genom att samla intern information i form av master data i affärssystem Implementera ett integrerat systemstöd för det operativa inköpet Förenkla fakturahantering i försörjningskedjan i form av självfakturering Implementera en strategisk, digital helhetslösning med bevarande av mänsklig kontakt Studien visar att det vid initiering av digitala arbetssätt och processer är viktigt att ta i beaktning att viss flexibilitet förloras, därtill är det av stor vikt att inte digitalisera enskilda frågor utan istället utgå från ett långsiktigt helhetsperspektiv. Digitalisering kan medföra en eliminering av icke-värdeskapande aktiviteter i form av dubbelarbete, pappershantering samt sena kontroller i processen. Insamling, lagring och hantering av information i digitala system möjliggör därtill förbättringsarbeten genom detaljerade analyser. Att implementera en strategisk, digital helhetslösning för informationsflödet i inköpsprocessen för anläggningstransporter och entreprenadmaskiner kommer att ta tid, men på långsikt kan initiering av master data, operativa stödsystem och självfakturering generera ett mer funktionellt och säkert informationsflöde. / Purchasing is a strategic function within today's businesses and has, together with supply chain management, had an increased impact on organizations' competitiveness and profitability. Many of the productivity improvements initiated in different sectors have been driven by investments in Information Technology (IT) aimed at improving information flow and streamlining supply chains. However, the development has been slower in the construction industry compared to other industries. Purchased materials and services in the Swedish construction industry account for about 75 percent of the total costs within the companies. Consequently, there is a great potential in the construction industry regarding the implementation and development of IT solutions to support the purchasing process. In the Swedish construction industry, the purchasing process of transports and machines for construction sites has been highlighted as challenging in terms of digitization. This is due to large differences in both size and IT maturity among suppliers, as well as the discontinuity of the projects where the purchase of the services takes place. The purpose of this study is therefore to investigate how the procurement process of transports and machines for construction sites can be streamlined through the digitization of the information flow and has been conducted as a case study at the central purchasing department at Skanska Sweden AB. In this study, the purchasing process refers to eight process steps; framework agreement, project agreement, delivery plan, suborder, confirmation of suborder, attendance note, confirmation of attendance and invoicing. The study involves identifying and evaluating possible options for digitization by studying current research in the subject in combination with ongoing practical work regarding a digital information flow in purchasing. Based on previous research, empirical and analytical studies, this study resulted in a framework for an integrated procurement process where each activity is linked through digital systems. To achieve a more integrated and efficient procurement process of transports and machines for construction sites the recommendations for the case study company, and similar companies in the industry, are as follows. Create and structure processes and spread the way of working throughout the business Digitize by collecting internal master data in business systems Implement an integrated system support for the operational purchase Simplify invoice handling in the supply chain by using self-billing invoices Implement a strategic, digital holistic solution with the preservation of human contact The study concludes that when initiating digital working methods and processes, it is important to consider that flexibility is partially lost, and it is important not to digitize individual questions, but rather from a long-term holistic perspective. Furthermore, digitization can lead to the elimination of non-value added activities in the form of duplication, analogue document handling, and controls late in the process. Collecting, storing and managing information in digital systems enables identification of potential improvements through detailed analysis. Implementing a strategic, digital overall solution for the information flow in the procurement process for transports and machines at construction sites will take time, but in the long term, initialization of master data, operational systems and self-billing can generate a more functional and secure information flow.
| Identifer | oai:union.ndltd.org:UPSALLA1/oai:DiVA.org:ltu-63761 |
| Date | January 2017 |
| Creators | Grenholm, Linnea, Zachrisson, Malin |
| Publisher | Luleå tekniska universitet, Institutionen för ekonomi, teknik och samhälle, Luleå tekniska universitet, Institutionen för ekonomi, teknik och samhälle |
| Source Sets | DiVA Archive at Upsalla University |
| Language | Swedish |
| Detected Language | English |
| Type | Student thesis, info:eu-repo/semantics/bachelorThesis, text |
| Format | application/pdf |
| Rights | info:eu-repo/semantics/openAccess |
Page generated in 0.0031 seconds