As the amount of administrative work are increasing in the education sector, organizations has started to look for alternative solutions to the problem. One such solution might be to use automation within the field of administration in order to free the existing staff from the most burdensome and monotonous tasks. Robotic Process Automation (RPA) is a technology used to automate digital processes and perform tasks that were previously performed by humans. The implementation of RPA has however proven to be resource-intensive and in need of special technical skill in order to be successful. This thesis has aimed to investigate how RPA automation can be managed within a smaller organization in the education sector and how the expectations of the opportunities and challenges of using RPA may change along with the RPA implementation. A smaller organization who needs to use outsourcing in order to carry out an RPA implementation may have limited knowledge of RPA, which means that the expectations for automation can be unattainably high or surprisingly low. Findings from the case study however suggest that once the first robots had been put into production and started to produce value to the organization, the expectations among the staff increased and a majority of them could see new opportunities of using RPA for further automations. These findings therefore suggest that it is important to generate short-term wins in order to reduce possible resistance to change and to move forward in the implementation of RPA. This thesis has also identified several challenges. These are primarily attributable to limited resources, which means that the important work of reviewing and documenting manual processes for automation may be downgraded because of time restraint. Other challenges may consist of limited knowledge of RPA and an unclear ownership of processes when manually performed processes instead are being carried out by robots. By considering and taking advantage of the changed expectations and the opportunities and challenges that have emerged through this study, it is possible to ensure a successful implementation of RPA automation within the administration of education. / Eftersom mängden administrativt arbete ökar inom utbildningssektorn har organisationer börjat leta efter alternativa lösningar på problemet. En sådan lösning kan vara att använda automatisering inom administrationsområdet för att befria befintlig personal från de mest betungande och monotona uppgifterna. Robotic Process Automation (RPA) är en teknik som används för att automatisera digitala processer och utföra uppgifter som tidigare utförts av människor. Implementeringen av RPA har dock visat sig vara resurskrävande och i behov avspeciell teknisk skicklighet för att lyckas. Denna fallstudie har syftat till att undersöka hur RPA-automatisering kan hanteras inom en mindre organisation inom utbildningssektorn och hur förväntningarna på möjligheterna och utmaningarna med att använda RPA kan förändras under en RPA-implementeringen. En mindre organisation som behöver stöd utifrån för att genomföra en RPA-implementering kan ha begränsad kunskap om RPA, vilket innebär att förväntningarna på automatisering kan vara ouppnåeligt höga eller förvånansvärt låga. Resultaten från fallstudien antyder dock att när de första robotarna hade satts i produktion och börjat producera värde för organisationen ökade förväntningarna bland personalen och en majoritet av dem kunde se nya möjligheter attanvända RPA för ytterligare automatiseringar. Dessa resultat tyder därför på att det är viktigt att generera kortsiktiga vinster för att minska eventuellt motstånd mot förändring och för att gå vidare i implementeringen av RPA. Denna fallstudie har också identifierat flera utmaningar. Dessa beror främst på begränsade resurser, vilket innebär att det viktiga arbetet med att granska och dokumentera manuella processer för automatisering kan få lägre prioritering på grund av tidsbrist. Andra utmaningar kan bestå av begränsad kunskap om RPA och ett oklart ägandeskap av processer när manuellt utförda processer istället utförs av robotar. Genom att överväga och dra nytta av de förändrade förväntningarna och de möjligheter och utmaningar som har uppstått genom denna studie är det möjligt att säkerställa ett framgångsrikt genomförande av RPA-automatisering inom utbildningsadministrationen.
| Identifer | oai:union.ndltd.org:UPSALLA1/oai:DiVA.org:kth-296540 |
| Date | January 2021 |
| Creators | Almgren, Jan Emil |
| Publisher | KTH, Industriell ekonomi och organisation (Inst.) |
| Source Sets | DiVA Archive at Upsalla University |
| Language | English |
| Detected Language | Swedish |
| Type | Student thesis, info:eu-repo/semantics/bachelorThesis, text |
| Format | application/pdf |
| Rights | info:eu-repo/semantics/openAccess |
| Relation | TRITA-ITM-EX ; 2021:302 |
Page generated in 0.002 seconds