The public bidding process is often perceived as cumbersome and time-consuming, leading to low participation. Research indicates that high costs are the main reason for low participation in the bidding process. To reduce time spent on writing bids, one key factor is to reuse information in the creation of new bids. Therefore, the purpose of this study is to investigate the key aspects of knowledge management that need to be considered in the development of a public bid writing tool. The research involves a literature study followed by a qualitative empirical study that includes seven semi-structured interviews with different companies offering professional services to the public sector in Sweden. Based on the interviews, 12 different deficiencies related to knowledge management in bid writing were found. The three most frequently mentioned deficiencies were:”Lack of standardised processes for saving useful knowledge”, ”Difficult to find relevant information due to lacking structure or ineffective current system” and ”Long lead times for receiving information”. These findings differ somewhat from previous research, which predominantly has had a holistic focus regarding barriers for suppliers wishing to supply to the public sector. In contrast, this study specifically focuses on deficiencies related to knowledge management. Moreover, the deficiencies identified in the empirical study primarily processes-oriented, a reason for this is that knowledge management is a cyclical process; the output of one process is the input for the next, forming a continuous loop. However, some of the barriers identified in previous research are to some degree related to the findings of this study. For example, respondents mentioned "scarcity of administrative and management resources", as an underlying reason to the deficiency described as "long lead times for receiving information". To mitigate the found deficiencies, the development of a tool specifically designed to support the bid writing process is suggested. Such a tool can improve the quality and relevance of information, encourage more people to contribute to a shared knowledge collection, and create standardized processes. / Den offentliga upphandlingsprocessen upplevs ofta som besvärlig och tidskrävande, vilket leder tilllågt deltagande. Forskning indikerar att höga kostnader är den främsta anledningen till det låga deltagandet i upphandlingsprocessen. För att skriva anbud mer effektivt är en nyckelfaktor att återanvända information vid skapandet av nya anbud. Därför är syftet med denna studie att undersökade viktigaste aspekterna av kunskapshantering som behöver beaktas vid utvecklingen av ett verktyg för att skriva offentliga anbud. Forskningen innefattar en litteraturstudie följt av en kvalitativ empirisk studie som inkluderar sju semistrukturerade intervjuer med olika företag som erbjuder professionella tjänster till den offentliga sektorn i Sverige. Baserat på intervjuerna identifierades 12 olika brister relaterade till kunskapshantering vid upphandling. De tre mest frekvent nämnda bristerna var: "Brist på standardiserade processer för att spara användbar kunskap", "Svårighet att hitta relevant information på grund av bristande struktur eller ineffektivt nuvarande system" och"Långa ledtider för att få information". Dessa resultat skiljer sig något från tidigare forskning, vilken främst har haft en helhetsinriktning gällande hinder för leverantörer som önskar leverera till den offentliga sektorn. I kontrast till detta fokuserar denna studie på brister specifikt relaterade till kunskapshantering. Dessutom är de brister som identifierats i den empiriska studien huvudsakligen processorienterade, en anledning till detta är att kunskapshantering är en cyklisk process; utdata från en process blir indata för nästa, vilket bildar en kontinuerlig loop. Dock är vissa av de hinder som identifierats i tidigare forskning i viss utsträckning relaterade till resultaten i denna studie. Till exempel nämndes "brist på administrativa resurser och ledningsresurser" av flera respondenter somen underliggande orsak till bristen beskriven som "långa ledtider för att få information". För att mildra dessa brister föreslås utvecklingen av ett verktyg specifikt utformat för att stödja anbudsprocessen. Ett sådant verktyg kan förbättra kvaliteten och relevansen av information, uppmuntra fler människor att bidra till en gemensam kunskapssamling och skapa standardiserade processer.
| Identifer | oai:union.ndltd.org:UPSALLA1/oai:DiVA.org:kth-328865 |
| Date | January 2023 |
| Creators | Alke, Jenny, Hassel, Joakim |
| Publisher | KTH, Skolan för industriell teknik och management (ITM) |
| Source Sets | DiVA Archive at Upsalla University |
| Language | English |
| Detected Language | Swedish |
| Type | Student thesis, info:eu-repo/semantics/bachelorThesis, text |
| Format | application/pdf |
| Rights | info:eu-repo/semantics/openAccess |
| Relation | TRITA-ITM-EX ; 2023:258 |
Page generated in 0.0026 seconds