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Previous issue date: 2011-11-21 / Não Informada / This paper has developed a tool whose operation is performed based on data from a document management
system, designed with the purpose of tracking, recording, control and retrieve information and documents within
the General Secretariat of the Councils of the Federal University of Amazonas. Finished with the evaluation of
the search tool, the Data Dictionary, which integrates with document management system, identified as SGD /
SECONS. The theoretical framework is based on the literature on information systems, knowledge management,
document information technology to optimize dynamic support for the activities developed there. Was employed
as instruments of direct observation of activities in the sector, meetings with the employees effected and
documentary research in primary and secondary documents existing in the Secretariat of the Councils of the
UFAM, some produced there, and others received in the industry searched for treatment and transformation into
products that are used for the purpose of demarcating the legal functioning of the institution, trainers of domestic
legislation. Production information require storage, location and safe recovery and agile in order to provide legal
support to managers in decision making and the university community in general. For the mapping and recording
system requirements were identified, considering the experiences of internal servers that contributed to the
construction of the model developed tool to search and capture of information. The system was evaluated at four
different times with different complexities, and the results stated and proved its effectiveness and efficiency,
ensuring timely and reliable answers to managers UFAM, besides the possibility of replication of the system and
the tool in other sectors function similar to the SECONS, such as the Chambers of the Dean, Academic
departments and other units. The results after evaluations confirmed the success of the tool as well as the manual
model adopted to manage information and processes. It was suggested the future possibility of increasing the
system by automating it, offering the customer, plus the ability to track the processing of a process that is of
interest for trial in the Councils, the supply of legislation that, provided in the web portal UFAM without the
need to directly drive SECONS to obtain the desired document. Thus, it is proposed as suggestions for future
work the development of software by the Institute of Computing face of positive findings and confirmed by research. / Este trabalho desenvolveu uma ferramenta cujo funcionamento se realizou com base nos dados oriundos de um
sistema de gerenciamento de documentos, idealizado com o objetivo de rastrear, registrar, controlar e recuperar
informações e documentos no âmbito da Secretaria Geral dos Conselhos Superiores da Universidade Federal do
Amazonas. Finalizou com a avaliação da ferramenta de busca, o Dicionário de Dados, que se integra ao sistema
gerenciador de documentos, identificado como SGD/SECONS. O referencial teórico se embasou na literatura
sobre sistemas de informação, gestão do conhecimento e aplicações de tecnologia da informação como suporte
dinâmico para otimizar as atividades ali desenvolvidas. Empregou-se como procedimentos metodológicos a
observação direta das atividades no setor, as reuniões realizadas com os colaboradores e a pesquisa documental
efetivada nos documentos primários e secundários existentes na Secretaria dos Conselhos Superiores da UFAM,
alguns ali produzidos e outros, recebidos no setor pesquisado para tratamento e transformação em produtos que
são utilizados com a finalidade de balizar o funcionamento legal da Instituição, formadores da legislação interna.
A produção dessas informações exige armazenagem, localização e recuperação segura e ágil, de modo a oferecer
suporte legal aos gestores nos processos decisórios e à comunidade universitária em geral, razão da concepção da
ferramenta para melhoria do sistema. Para o mapeamento e registro do sistema foram identificados os requisitos,
considerando-se as experiências dos servidores internos que contribuíram para a construção do modelo da
ferramenta desenvolvida para busca e captura das informações. O sistema foi avaliado em quatro momentos
diferentes, com complexidades diversas, e os resultados afirmaram e comprovaram a sua eficácia e eficiência,
assegurando respostas céleres e confiáveis aos gestores da UFAM, além da possibilidade de replicação do
sistema e da ferramenta, em outros setores que funcionam de modo similar à SECONS, como as Câmaras das
Pró-reitorias, secretarias de Unidades Acadêmicas e outros. Os resultados encontrados após as avaliações
confirmaram o êxito da ferramenta, bem como do modelo manual adotado para gerenciar as informações e
processos. Sugeriu-se a possibilidade futura de incremento do sistema, automatizando-o, oferecendo ao cliente,
além da possibilidade de acompanhar o trâmite de um processo de seu interesse que esteja para julgamento nos
Conselhos, a oferta da legislação produzida, disponibilizada no portal Web UFAM, sem necessidade acionar
diretamente a SECONS, para obtenção do documento desejado. Assim, propõe-se a título de sugestão para
trabalhos futuros o desenvolvimento de software pelo Instituto de Computação face aos resultados positivos
encontrados e confirmados pela pesquisa.
| Identifer | oai:union.ndltd.org:IBICT/oai:http://localhost:tede/4202 |
| Date | 21 November 2011 |
| Creators | Derzi, Ellen Conceição de Moraes |
| Contributors | Faria, Marlene Araújo de, Pio, José Luiz de Souza, Souto, Eduardo James Pereira |
| Publisher | Universidade Federal do Amazonas, Programa de Pós-graduação em Engenharia de Produção, UFAM, Brasil, Faculdade de Tecnologia |
| Source Sets | IBICT Brazilian ETDs |
| Language | Portuguese |
| Detected Language | Portuguese |
| Type | info:eu-repo/semantics/publishedVersion, info:eu-repo/semantics/masterThesis |
| Format | application/pdf |
| Source | reponame:Biblioteca Digital de Teses e Dissertações da UFAM, instname:Universidade Federal do Amazonas, instacron:UFAM |
| Rights | info:eu-repo/semantics/openAccess |
| Relation | -1033369078421615519, 600 |
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