Offentlig upphandling kan anpassas mot att vara mer hållbar genom att ta hänsyn till miljömässiga och sociala faktorer. Event kan skapas genom offentlig upphandling. “Stadsfesten 2019” är ett sådant event, beställt av Östersunds kommun. Eventet tillägnades allmänheten och ägde rum i samband med VM i skidskytte 2019 i Östersund stad. En del av detta event var en temporärt uppställd festivalbyggnad, i form av ett så kallat spegeltält. Syftet med denna studie är att klargöra hur tillämpning av hållbar upphandling ser ut idag, detta med Östersunds kommuns event-upphandling “Stadsfesten 2019” som studieobjekt. Studien lyfter brister i upphandlingsprocessen. Förhoppningen är att denna studie ska inspirera aktörer inblandade i upphandlingsprocessen, i synnerhet vad gäller event-upphandlingar, att tillämpa samtliga delar av upphandlingsprocessen och ta vara på tillgängligt stöd för att tillämpa mer hållbar upphandling. Studien inleddes med att undersöka vilka steg som ingår i upphandlingsprocessen samt vad tillämpning av hållbar upphandling och skapande av hållbara event kan innebära. Studien utgår från följande sju delar av offentlig upphandling: behovsanalys, marknadsanalys, formulering av förfrågningsunderlag, annonsering/anbud/avtal, genomförande/avtalstid, uppföljning samt utvärdering. Fokusområden i studien kopplade till hållbarhet är sysselsättning, mat, serveringsmaterial, tillgänglighet för personer med rullstol, källsortering samt återbruk. Dessa områden har valts ut utifrån Region Gävleborgs “Checklista för hållbara konferenser och event” samt Håll Sverige rents dokument “Miljömärkt event - Miljökrav på externa aktörer vid event”. En granskning av förfrågningsunderlaget för “Stadsfesten 2019”-upphandlingen har genomförts vad gäller kravställande kopplat till ovan nämnda fokusområden. Granskningar har även genomförts av förfrågningsunderlaget för event-upphandlingen, den preliminära miljöplanen (formulerad av leverantörsorganisationen), Östersunds kommuns “Checklista miljöplan för arrangemangsbidrag”, menyerna under eventet, upphandlingsorganisationens upphandlingspolicy, kommunens miljöpolicy samt upphandlingens beslutsprotokoll. Viss direkt observation vad gäller källsortering och tillgänglighet i spegeltältet under eventet har genomförts. Information kring Stadsfesten-upphandlingen och eventet har samlats in genom i huvudsak personlig kommunikation med utvalda personer inblandade i processen via intervjuer, telefonsamtal och/eller mailkonversationer. Resultatet har analyserats mot politiska mål för Östersunds kommun, Lag om offentlig upphandling (SFS 2016:1145), Naturvårdsverkets rapport “Miljöanpassade inköp - Verktyg för att nå de nationella miljökvalitetsmålen”, Region Gävleborgs “Checklista för hållbara konferenser och event” samt Håll Sverige rents dokument “Miljömärkt event - Miljökrav på externa aktörer vid event”. Denna studie visar på att samtliga sju delar av upphandlingsprocessen när det kommer till stadsfesten-upphandlingen innehåller brister, åtminstone när det kommer till miljömässiga faktorer. Östersunds kommun och Upphandlingskontoret som upphandlingsorganisation och leverantören av “Stadsfesten 2019” har visat på en ambition mot skapande av hållbara event men det finns utvecklingspotential. Varken en ingående behovsanalys eller en marknadsanalys har genomförts. Förfrågningsunderlaget kunde ha omfattat fler krav gällande tekniska specifikationer och krav kring uppföljning. Stöd i form av miljökompetens inom kommunens organisation har inte nyttjats till fullo när det kommer till utveckling av den preliminära miljöplanen. En skriftlig utveckling av den slutgiltiga miljöplanen har uteblivit. Kommunens arbetsdokument “Checklista miljöplan för arrangemangsbidrag” har inte följts fullt ut. Utformning av källsorteringshänvisningar under eventet är bristfällig, då det saknas illustrationer och text på fler språk än svenska. Mat som serverats tycks ej vara ekologisk. Vitt och vilt kött har ej prioriterats vid framställning av menyerna. Vid framtagande av menyerna tycks ej heller en minimering av serveringsmaterial ha stått i fokus. Uppföljning kring miljömässiga faktorer har ej genomförts av beställaren eller rapporterats till beställaren av leverantörsorganisationen. Utvärderingen av eventet omfattar ej miljömässiga faktorer eller de sociala faktorer som lyfts i denna studie. Samtidigt som det i studien framkommer brister i upphandlingsprocessen framkommer det att samtliga inblandade aktörer ställer sig positiva till att utveckla sitt arbete mot en mer hållbar riktning vad gäller upphandling och skapande av event. Förslag till förbättringar mot en mer hållbar upphandlingsprocess som framkommer i studien är att låta testpersoner undersöka tillgängligheten för rullstolsburna innan event börjar, att inleda samarbete mellan Mittuniversitetet och Östersunds kommun, att ställa uppföljningskrav i förfrågningsunderlaget, att formulera slutgiltiga miljöplaner skriftligen samt att ta hjälp av miljökompetens för detta ändamål. Redan påbörjade organisatoriska hållbarhetsutvecklingar framkommer i form av utveckling av riktlinjer inom eventbranschen och en påbörjad uppföljning av upphandlingar inom upphandlingsorganisationen. / Public procurement can be adjusted to be more sustainable, this through taking in consideration environmental and social factors. Events can be created through public procurement, “Stadsfesten 2019” is one of these events. The event was ordered by the municipality of Östersund, Sweden. This event was dedicated to the general public, and took place during the biathlon world championship in 2019 in Östersund city. Part of this event was the so called mirror tent, a festival building temporary mounted. The purpose of this study is to clarify whether a sustainable procurement procedure is applied in reality today, this having “Stadsfesten 2019” as a study object. The study raise deficiencies within the procurement procedure. The aim is that this study will inspire actors involved in the procurement procedure, especially when it comes to the creation of events, to practise all of the steps within the procedure, and also to make use of available competence and support. This to apply a more sustainable public procurement. Initially the study investigated which steps that are included within the procurement process, and what sustainable procurement and creation of event can involve. The study involves following seven steps within the public procurement: needs analysis, market analysis, formulation of demands within the specifications for the mission, advertising/bid/agreement, implementation/contract period, follow-up and also evaluation. Focus areas in the study connected to sustainability are employment possibilities for people currently outside the market, food, serving materials, availability for people in wheelchairs, waste sorting and reuse of material. These areas were selected regarding a checklist for creating more sustainable conferences and events by the region of Gävleborg, Sweden, and a document about environmentally certified events by the NGO “Håll Sverige rent”. A review has been carried out regarding the specifications for the mission for “Stadsfesten 2019”, and the demands connected to the already mentioned focus areas. Reviews have also been carried out regarding the preliminary environmental plan for the event (formulated by the contractor), the municipality’s checklist for environmental plans, the menus presented during the event, the procurement policy of the procurement organsiation, the environment policy of the municipality and of the decision protocol of the Stadsfesten-event. Some direct observation regarding waste sorting and availability connected to the mirror tent took place during the event. Information about the event-procurement and the event has been collected mainly through personal communication, involving people connected to the procurement procedure of the event. This communication was made through interviews, phone calls and/or mail conversations. The result has been analysed against political goals for the municipality of Östersund, the swedish law about public procurement (SFS 2016:1145), a report by the swedish Environmental Protection Agency about environmentally friendly purchases, the checklist by the region of Gävleborg mentioned earlier and also the document by “Håll Sverige rent” already mentioned. This study shows that all of the seven steps within the procurement procedure includes deficiencies when it comes to the procedure of the “Stadsfesten 2019”-procurement, at least when it comes to environmental factors. The municipality of Östersund and Upphandlingskontoret (its procurement partner) as a procurement organisation, and the contractor of the event have shown an ambition towards creating a more sustainable event. Still there is a need of further development. Either a thorough need analysis or a market analysis have been carried through. The specifications for the mission could have been including more demands regarding technical specifications and follow-up. Support including competence within the environmental area within the organisation of the municipality has not been used of fully when it comes to the development of the preliminary environmental plan for the specific event. A written version of the final environmental plan has not been formulated. The municipality’s own checklist for creating environmental plans has not been used fully. The layout of the waste sorting instructions connected to the waste bins directed to event visitors is insufficient. It lacks of illustrations and texts in other languages than swedish. The food served within the tent is not ecological. White and wild caught meat have not been prioritised when creating the menus. Also, when creating the menus a minimizing of the serving material needed has not been in focus. A follow-up regarding environmental factors has not been carried through by the municipality or been reported to the municipality by the contractor. The evaluation of the event does not include any environmental or social factors lifted within this study. At the same time, this study shows that the people involved in this study are positive about developing their work towards a more sustainable direction when it comes to procurement and the creation of events. Suggestions for improvements towards a more sustainable procurement procedure reveals in the study from people involved. These includes having people testing the availability for people in wheelchairs before an event opens, starting a collaboration between the municipality and the local university (Mid Sweden university), including demands about follow-up within the specification for the mission, formulate final environmental plans in written form and make use of environmental competence for this purpose. Already started organisational developments towards sustainability are revealed in this study. The event branch is developing guidelines about creating more sustainable events, and within the procurement organisation of the municipality of Östersund and Upphandlingskontoret there is an ongoing follow-up regarding their earlier procurement missions. / <p>2019-06-07</p>
| Identifer | oai:union.ndltd.org:UPSALLA1/oai:DiVA.org:miun-41846 |
| Date | January 2019 |
| Creators | Norell, Louise |
| Publisher | Mittuniversitetet, Institutionen för ekoteknik- och hållbart byggande |
| Source Sets | DiVA Archive at Upsalla University |
| Language | Swedish |
| Detected Language | English |
| Type | Student thesis, info:eu-repo/semantics/bachelorThesis, text |
| Format | application/pdf |
| Rights | info:eu-repo/semantics/openAccess |
Page generated in 0.1898 seconds