Ausgehend von der Darstellung der gegenwärtigen Situation am Archiv der Technischen Universität Graz bricht dieser Vortrag eine Lanze für die verstärkte Wahrnehmung des vorarchivischen Bereichs des records managements. Auch bei der Übernahme unstrukturierter digitaler Unterlagen ist der Einsatz einer Schnittstellensoftware notwendig, die den Kriterien der DIN 31644 für vertrauenswürdige digitale Langzeitarchive entspricht und es den aktenproduzierenden Stellen ermöglicht, digitale Unterlagen anzuliefern. Anhand der Beispiele der „Akademischen Ehrungen“ und der Mitteilungsblätter der Technischen Universität Graz wird in der Folge die Funktionsweise einer solchen am Archiv der Technischen Universität Graz programmierten Schnittstelle erklärt. In diesem Zusammenhang wird aber auch auf das Problem von Links eingegangen, die aus den Mitteilungsblättern auf weitere Homepages verweisen, wobei auch in diesem Fall die archivische Bewertung eine bedeutende Rolle einnimmt. Auch die Einführung von Rahmenaktenplänen und/oder Teilaktenplänen sowie der stete Kontakt zum Verwaltungspersonal können im Vorfeld für etwas mehr Struktur in der Datenablage sorgen. / Based on the presentation of the current situation at the TU Graz archives, this contribution sticks up for the view, that increased awareness of the pre-archival area of records manegement ist necessary. Even when taking over unstructured digital documents it is necessary to use an interface software that meets the criteria of DIN 31644 for trustworhy digital long-term archives and enables the offices, producing the files, to deliver digital documents in an adequate manner. The functionality of such an interface, programmed an the TU Graz archives, is explained below using examples from the „Academic Honours“ and the official bulletin of the Graz University of Technology. In this context, however, the problem of links that lead from the bulletin to other homepages is also adressed, whereby the archival evaluation also plays an important role in this context. The introduction of master filing plans and/or particular filing plans as well as a constant contact with the administrative staff can also ensure a little more structure in the area of data storage in advance.

Die Schriftgutverwaltung ist an der Universität Hamburg dem Universitätsarchiv angegliedert, das auch für die elektronische Aktenführung in der Präsidialverwaltung zuständig ist. Die Erstellung eines prozessorientierten Aktenplans und die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) in die gesamte Universität wären vorteilhaft in Sachen Zusammenarbeit, Nachvollziehbarkeit, Transparenz und Langzeitarchivierung, und würden ein ganz- und einheitliches Records Management ermöglichen. / At the University of Hamburg, records management is attached to the University Archives, which is also responsible for the electronic record management in the presidential administration. The creation of a process-oriented filing plan and the introduction of a document management system (DMS) in the entire university would be advantageous in terms of teamwork, traceability, transparency and digital preservation. Also, it would enable a new, more comprehensive and uniform records management.