Ausgehend von der Darstellung der gegenwärtigen Situation am Archiv der Technischen Universität Graz bricht dieser Vortrag eine Lanze für die verstärkte Wahrnehmung des vorarchivischen Bereichs des records managements. Auch bei der Übernahme unstrukturierter digitaler Unterlagen ist der Einsatz einer Schnittstellensoftware notwendig, die den Kriterien der DIN 31644 für vertrauenswürdige digitale Langzeitarchive entspricht und es den aktenproduzierenden Stellen ermöglicht, digitale Unterlagen anzuliefern. Anhand der Beispiele der „Akademischen Ehrungen“ und der Mitteilungsblätter der Technischen Universität Graz wird in der Folge die Funktionsweise einer solchen am Archiv der Technischen Universität Graz programmierten Schnittstelle erklärt. In diesem Zusammenhang wird aber auch auf das Problem von Links eingegangen, die aus den Mitteilungsblättern auf weitere Homepages verweisen, wobei auch in diesem Fall die archivische Bewertung eine bedeutende Rolle einnimmt. Auch die Einführung von Rahmenaktenplänen und/oder Teilaktenplänen sowie der stete Kontakt zum Verwaltungspersonal können im Vorfeld für etwas mehr Struktur in der Datenablage sorgen. / Based on the presentation of the current situation at the TU Graz archives, this contribution sticks up for the view, that increased awareness of the pre-archival area of records manegement ist necessary. Even when taking over unstructured digital documents it is necessary to use an interface software that meets the criteria of DIN 31644 for trustworhy digital long-term archives and enables the offices, producing the files, to deliver digital documents in an adequate manner. The functionality of such an interface, programmed an the TU Graz archives, is explained below using examples from the „Academic Honours“ and the official bulletin of the Graz University of Technology. In this context, however, the problem of links that lead from the bulletin to other homepages is also adressed, whereby the archival evaluation also plays an important role in this context. The introduction of master filing plans and/or particular filing plans as well as a constant contact with the administrative staff can also ensure a little more structure in the area of data storage in advance.

Die Schriftgutverwaltung ist an der Universität Hamburg dem Universitätsarchiv angegliedert, das auch für die elektronische Aktenführung in der Präsidialverwaltung zuständig ist. Die Erstellung eines prozessorientierten Aktenplans und die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) in die gesamte Universität wären vorteilhaft in Sachen Zusammenarbeit, Nachvollziehbarkeit, Transparenz und Langzeitarchivierung, und würden ein ganz- und einheitliches Records Management ermöglichen. / At the University of Hamburg, records management is attached to the University Archives, which is also responsible for the electronic record management in the presidential administration. The creation of a process-oriented filing plan and the introduction of a document management system (DMS) in the entire university would be advantageous in terms of teamwork, traceability, transparency and digital preservation. Also, it would enable a new, more comprehensive and uniform records management.

Der Kurzvortrag legt den Fokus auf den prozessorientierten Musteraktenplan für Hochschulen und dessen Diskussion innerhalb der AG Campus Records Management der Fachgruppe 8 des VdA. / The short presentation focuses on the process-oriented model file plan for universities and its discussion within the Campus Records Management working group of the VdA.

Der Vortrag ist ein Ergebnis der eigenen Erfahrungen bei der Beschäftigung mit dem Thema. Er soll deutlich machen, dass digitale Archivierung ein Thema ist, in das jeder Mensch sich ‚reinwühlen‘ und im Austausch mit anderen seine eigenen Erkenntnisse gewinnen muss. Er beschreibt die Ausgangslage in der Nordkirche und die Versuche, eine Finanzierung der digitalen Archivierung sicherzustellen. Er zeigt auf, wie Außenstehenden die Brisanz bei der Bestandserhaltung digitaler Informationen vermittelt werden kann. Und er will Mut machen, einfach anzufangen. Schließlich haben alle klein angefangen! / The lecture is a result of my own experience in dealing with the topic. It is intended to make it clear that digital archiving is a topic that everyone has to 'dig into' and gain their own insights in exchange with others. It describes the initial situation in the Northern Church and the attempts to secure funding for digital archiving. He shows how outsiders can be made aware of the explosive nature of preserving digital information. And he wants to encourage people to simply get started. After all, we all started small!

Von Mittwoch, den 21.04.2021, bis Freitag, den 23.04.2021, richtete das Archiv für deutsche Polarforschung (AdP) des Alfred-Wegener-Instituts (AWI), Helmholtz-Zentrum für Polar- und Meeresforschung, und der Verband deutscher Archivarinnen und Archivare (VdA) die Frühjahrstagung der Fachgruppe 8 des VdA aus. Diese Tagung war bereits im Frühjahr 2020 geplant und musste dann abgesagt werden. Im Jahr 2021 wurde die Tagung von vornherein als digitale Tagung geplant. Neben dem Tagungsprogramm wurde ein digitaler Pausenraum unter Wonder.me eingerichtet, in dem sich die Tagungsteilnehmer zwanglos zum kollegialen Gespräch treffen konnten. Die Tagung widmete sich dem Thema 'Digitalisierung' in seiner ganzen Breite - natürlich mit Bezug zu den Archiven in unserer Fachgruppe. Unter dieser Prämisse behandeln wir in Vorträgen, Workshops, Diskussionen und Führungen verschiedene Aspekte des Themas. Dazu gehören: Erhebung, Verarbeitung, Speicherung und Aufbewahrung von Forschungsdaten, Schriftgutverwaltung im Rahmen von Dokumentenmanagementsystemen, die Einrichtung von digitalen Archiven, Nutzung von Archiven im Rahmen von Portalen, rechtliche Aspekte des Digitalisierungsprozesses im Archiv und zukünftige Einsatzmöglichkeiten von Künstlicher Intelligenz in den digitalen Workflows eines Archivs. / From Wednesday, 21 April 2021, to Friday, 23 April 2021, the Archive for German Polar Research (AdP) of the Alfred Wegener Institute (AWI), Helmholtz Centre for Polar and Marine Research, and the Association of German Archivists (VdA) hosted the spring meeting of Division 8 of the VdA. This meeting was already planned for spring 2020 and then had to be cancelled. In 2021, the conference was planned from the outset as a digital conference. In addition to the conference programme, a digital break room was set up under Wonder.me, where conference participants could meet informally for collegial discussions. The conference was dedicated to the topic of 'digitisation' in all its breadth - naturally with reference to the archives in our section. Under this premise, we dealt with various aspects of the topic in lectures, workshops, discussions and guided tours. These include: collection, processing, storage and preservation of research data, records management in the context of document management systems, the establishment of digital archives, use of archives in the context of portals, legal aspects of the digitisation process in the archive and future possibilities of using artificial intelligence (AI) in the digital workflows of an archive.

Der Computer ersetzt in den letzten Jahrzehnten zunehmend analoge Schreibwerkzeuge und Kommunikationsmittel. Das hat auch Auswirkungen auf den Schaffensprozess von Schriftstellern, die ihre Aufzeichnungen immer häufiger als digitale Objekte hinterlassen. Für Literaturarchive stellt sich folglich die Aufgabe, zukünftig auch digitale Schriftstellernachlässe zu übernehmen und zu archivieren und hierfür eine Langzeitzeitarchivierungs-Strategie zu entwickeln. Die vorliegende Arbeit beschäftigt sich mit dem Zeitraum vor der Übernahme eines Nachlasses durch ein Literaturarchiv und stellt die Frage, welche Maßnahmen Nachlasskuratoren in Zusammenarbeit mit Schriftstellern ergreifen können, um die Langzeitarchivierung zu ermöglichen. Nachlässe sind in diesem Zeitraum noch die persönlichen Archive von Schriftstellern. Der Eingriff von Seiten der Kuratoren in persönliche Archive wird in dieser Arbeit als präkustodiale Intervention bezeichnet. Die Arbeit erörtert zunächst die theoretischen Grundlagen dieser Fragestellung und arbeitet die Notwendigkeit der präkustodialen Intervention in Schriftstellerarchive heraus. Anhand eines Literaturberichtes zeigt sie, dass der Forschungsstand in Deutschland, Österreich und der Schweiz im Vergleich zu den englischsprachigen Ländern defizitär ist und identifiziert Ursachen für diesen Befund. Zudem werden aus der Literatur mögliche Maßnahmen der präkustodialen Intervention entnommen und weiterentwickelt. Daraufhin überprüfen Experteninterviews in ausgewählten Literaturarchiven sowie eine Schriftsteller-Befragung diesen Befund und reichern ihn mit weiteren Daten an. Basierend auf den Ergebnissen der Literaturrecherche und des empirischen Teils wird die Einrichtung einer Cloud-basierten Arbeits- und Archivierungsumgebung für Schriftsteller als Hauptbestandteil einer Interventions-Strategie für Literaturarchive vorgeschlagen. / In recent decades, the computer has been displacing increasingly analogue writing tools and means of communication. This has an impact on the creative process of writers as well who leave their records more and more as digital objects. Therefore, special collections are being confronted with the task to acquire and archive digital papers in the future and to develop a digital preservation strategy for them. The present thesis deals with the period before the acquisition of papers and manuscripts by a special collection and brings up the question what kind of measures curators could take in cooperation with writers in order to make digital preservation possible. During this period, papers are still the personal archives of writers. The intervention in personal archives on the part of the curators is referred to as pre-custodial intervention. The work initially discusses the theoretical foundations of this question and exposes the need of pre-custodial intervention in writers archives. By means of a literature review the thesis shows that the state of research in Germany, Austria and Switzerland compared to English-speaking countries is deficient and identifies reasons for this finding. In addition, possible actions of pre-custodial intervention are taken from the literature and developed further. Thereupon, expert interviews in selected special collections as well as an online survey of writers review this findings and fill them with other data. Based on the results of the literature review and the empirical part, a cloud-based archiving and working environment for writers is proposed as the main component of an intervention strategy for special collections.