Dokumentenmanagement war schon immer eine wichtige Aufgabe in verschiedenen Bereichen, insbesondere in Unternehmen und Behörden. Immer mehr Dokumente entstehen zu großen Teilen oder vollständig in elektronischer Form. Meist arbeiten mehrere Personen gemeinsam an Dokumenten. Elekronische Dokumentenmanagementsysteme müssen sich daher ganz gezielt diesen Gegebenheiten anpassen, um kooperative Arbeit zu unterstützen. Die Diplomarbeit dokumentiert die Konzeptionierung eines Dokumentenmanagementsystems für kooperative Arbeitsumgebungen. Dabei wird auf sämtliche Belange der systematischen Arbeit mit Dokumenten eingegangen, sowohl in Hinsicht auf allgemeine Anforderungen an ein Dokumentenmanagement, als auch unter Berücksichtigung der speziellen Anforderungen der kooperativen Arbeit an den Dokumenten. Basierend auf einer ausführlichen Anforderungsanalyse wird ein Dokumentenmanagementsystem entworfen, welches dem aktuellen Stand der Technik entspricht und auf Technologien wie Java und XML aufsetzt.

Die Arbeit entwickelt einen konzeptionellen Rahmen für den IT-organisatorischen Gestaltungsprozeß bei der Einführung von Vorgangsbearbeitungssystemen und berücksichtigt dabei die Besonderheiten der öffentlichen planenden Verwaltung (Ministerialverwaltung). Die Einführung von Vorgangsbearbeitungssystemen greift wie kein anderes IT-System zuvor in die Ablauf- und Aufbauorganisation der öffentlichen Verwaltung ein. Vorgangsbearbeitungssysteme eröffnen grundlegend neue Gestaltungsmöglichkeiten der Bearbeitung von Vorgängen und erfordern zugleich eine an die IT-Unterstützung angepaßte, optimierte Organisation der Vorgangsbearbeitung. Der Einführungsprozeß ist durch eine Vielzahl von informationstechnischen und organisatorischen Abhängigkeiten und Wechselwirkungen gekennzeichnet. Informa-tionstechnik und Organisation werden als zwei Determinanten der Gestaltung betrachtet, die bei der Durchführung informationstechnisch-organisatorischer Gestaltungsmaßnahmen zu berücksichtigen sind. Der Gestaltungsbedarf ergibt sich aus der Art und Weise der Nutzung des Vorgangsbearbeitungssystems. Ziel der Gestaltung ist eine schrittweise optimierte und an die Spezifika der Behörde angepaßte Nutzung des Vorgangsbearbeitungssystems. Ausgehend von einer Systematisierung der konventionellen und IT-gestützten Vorgangsbearbeitung und einer Untersuchung, inwieweit Methoden und Konzepte des Softwareengineerings, der Verwaltungsmodernisierung und der Organisationswissenschaft informationstechnisch-organisatorische Wechselwirkungen berücksichtigen, wird das Drei-Ebenen-Modell der IT-organisatorischen Gestaltung als konzeptioneller Rahmen entwickelt. Da die konkrete Durchführung IT-organisatorischer Gestaltungsmaßnahmen von den Spezifika der jeweiligen Behörde und dem einzuführenden Vorgangsbearbeitungssystem abhängig ist, wird der IT-organisatorische Gestaltungsprozeß anhand unterschiedlicher Nutzungsstufen von Vorgangsbearbeitungssystemen und an Beispielen IT-organisatorischer Gestaltung des Projekts DOMEA® verdeutlicht. / The work provides concept standards for the IT-related process of implementation a document- and workflowmanagement-system and at the same time takes into account the distinctive features of the public sector. Like no IT-system before, the implementation of a document- and workflowmanagement-system influences the process and structure of the public sector. Document- and workflowmanagement-systems ensure completely new ways of working and at the same time require an optimal organization of document- and workflowmanagement that fits with the needs of IT-support. The process of implementation is characterized by a large number of IT-related and organizational dependences and interaction. IT and organization are considered as two determinants are crucial of a successful organizational and IT-related framing. The need of framing depends on the way document- and workflowmanagement-system is used. The aim is to gradually optimize the use of document- and workflowmanagement-system and to adapt it to the specific needs of the individual organization. Starting from a systematization of conventional and IT-based document- and workflowmanagement and a study on the dependences of IT and organization with methods and concepts of software-engineering, the modernization of the public sector and with theory of organization, the three-tier-model of IT-based shaping is developed. The concrete organizational an IT-related implementation depends on the specific needs of the individual organization and of the document- and workflowmanagement-system to be implemented. Therefore, the organizational an IT-related implementation will be characterized by different levels of using a document- and workflowmanagement-system and by examples of the DOMEA®-project.

Geschäftsprozesse im Verwaltungs- und Dienstleistungsbereich werden häufig durch den Eingang von Dokumenten angestoßen. Hierfür ist es unerlässlich, dass sie den richtigen Mitarbeiter im Unternehmen oder der Organisation erreichen. Oftmals sind jedoch dem externen Sender die internen Organisationsstrukturen nicht klar, so dass eine zentrale Stelle angeschrieben wird. Diese muss dann das Dokument, basierend auf seinem Inhalt, an die zuständigen Kollegen weiterleiten. Dies kann beträchtlichen personellen Aufwand mit sich bringen. In der Forschungsarbeit wird ein System entwickelt, das diese Aufgabe maschinell erfüllen soll. Hierzu werden verschiedenartige Klassifikationsverfahren erprobt und hinsichtlich ihrer Verlässlichkeit beurteilt. Weiterhin werden Verbesserungen gegenüber gängigen maschinellen Verfahren angestrebt.

Geschäftsprozesse im Verwaltungs- und Dienstleistungsbereich werden häufig durch den Eingang von Dokumenten angestoßen. Hierfür ist es unerlässlich, dass sie den richtigen Mitarbeiter im Unternehmen oder der Organisation erreichen. Oftmals sind jedoch dem externen Sender die internen Organisationsstrukturen nicht klar, so dass eine zentrale Stelle angeschrieben wird. Diese muss dann das Dokument, basierend auf seinem Inhalt, an die zuständigen Kollegen weiterleiten. Dies kann beträchtlichen personellen Aufwand mit sich bringen. In der Forschungsarbeit wird ein System entwickelt, das diese Aufgabe maschinell erfüllen soll. Hierzu werden verschiedenartige Klassifikationsverfahren erprobt und hinsichtlich ihrer Verlässlichkeit beurteilt. Weiterhin werden Verbesserungen gegenüber gängigen maschinellen Verfahren angestrebt.

Das Universitätsarchiv Hamburg entwarf aufgrund des Musteraktenplans für Hochschulen einen prozessorientierten Gesamtaktenplan, der die spätere Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) an der gesamten Universität ermöglicht. Noch müssen die einzelnen Organisationseinheiten für die Identifikation der Geschäftsprozesse eingebunden und befragt werden, weil kein Geschäftsverteilungsplan und keine Prozesslandkarte existieren. / On the basis of Germany’s sample filing plan for universities, the Hamburg University Archives designed a process-oriented filing plan which will later enable the introduction of a records management system throughout the whole university. Units and departments still have to be involved and surveyed in order to identify business processes because there is no previous business process map.

Der Computer ersetzt in den letzten Jahrzehnten zunehmend analoge Schreibwerkzeuge und Kommunikationsmittel. Das hat auch Auswirkungen auf den Schaffensprozess von Schriftstellern, die ihre Aufzeichnungen immer häufiger als digitale Objekte hinterlassen. Für Literaturarchive stellt sich folglich die Aufgabe, zukünftig auch digitale Schriftstellernachlässe zu übernehmen und zu archivieren und hierfür eine Langzeitzeitarchivierungs-Strategie zu entwickeln. Die vorliegende Arbeit beschäftigt sich mit dem Zeitraum vor der Übernahme eines Nachlasses durch ein Literaturarchiv und stellt die Frage, welche Maßnahmen Nachlasskuratoren in Zusammenarbeit mit Schriftstellern ergreifen können, um die Langzeitarchivierung zu ermöglichen. Nachlässe sind in diesem Zeitraum noch die persönlichen Archive von Schriftstellern. Der Eingriff von Seiten der Kuratoren in persönliche Archive wird in dieser Arbeit als präkustodiale Intervention bezeichnet. Die Arbeit erörtert zunächst die theoretischen Grundlagen dieser Fragestellung und arbeitet die Notwendigkeit der präkustodialen Intervention in Schriftstellerarchive heraus. Anhand eines Literaturberichtes zeigt sie, dass der Forschungsstand in Deutschland, Österreich und der Schweiz im Vergleich zu den englischsprachigen Ländern defizitär ist und identifiziert Ursachen für diesen Befund. Zudem werden aus der Literatur mögliche Maßnahmen der präkustodialen Intervention entnommen und weiterentwickelt. Daraufhin überprüfen Experteninterviews in ausgewählten Literaturarchiven sowie eine Schriftsteller-Befragung diesen Befund und reichern ihn mit weiteren Daten an. Basierend auf den Ergebnissen der Literaturrecherche und des empirischen Teils wird die Einrichtung einer Cloud-basierten Arbeits- und Archivierungsumgebung für Schriftsteller als Hauptbestandteil einer Interventions-Strategie für Literaturarchive vorgeschlagen. / In recent decades, the computer has been displacing increasingly analogue writing tools and means of communication. This has an impact on the creative process of writers as well who leave their records more and more as digital objects. Therefore, special collections are being confronted with the task to acquire and archive digital papers in the future and to develop a digital preservation strategy for them. The present thesis deals with the period before the acquisition of papers and manuscripts by a special collection and brings up the question what kind of measures curators could take in cooperation with writers in order to make digital preservation possible. During this period, papers are still the personal archives of writers. The intervention in personal archives on the part of the curators is referred to as pre-custodial intervention. The work initially discusses the theoretical foundations of this question and exposes the need of pre-custodial intervention in writers archives. By means of a literature review the thesis shows that the state of research in Germany, Austria and Switzerland compared to English-speaking countries is deficient and identifies reasons for this finding. In addition, possible actions of pre-custodial intervention are taken from the literature and developed further. Thereupon, expert interviews in selected special collections as well as an online survey of writers review this findings and fill them with other data. Based on the results of the literature review and the empirical part, a cloud-based archiving and working environment for writers is proposed as the main component of an intervention strategy for special collections.