Quando associamos a gestão do conhecimento ao desenvolvimento de software esta tem como objetivo primordial melhorar a produtividades de cada organização, garantir uma melhoria contínua dos seus produtos e serviços, e, consequentemente, trazer vantagem competitiva para a mesma. Esta realidade é alcançada quando a organização consegue tornar o seu fluxo de trabalho eficaz e eficiente, transformando o conhecimento implícito e explícito em conhecimento organizacional acessível promovendo a autoaprendizagem. Foi identificado crescente reconhecimento da importância de uma gestão do conhecimento e do conteúdo para a área, contudo, focam apenas o investimento no uso das novas tecnologias e não nas boas práticas que devem acompanhar. Na atualidade este tipo de organizações seguem cada vez mais os princípios fixados no manifesto agile, focando-se na comunicação, patilha do conhecimento e feedback frequente por parte do cliente, o que incentiva a existência de uma colaboração constante entre todos os membros da organização e os clientes. A presente dissertação foca-se no desenho de um processo para a gestão de informação de componentes de software, com o objetivo de aprimorar as práticas de gestão de conhecimento e de conteúdo através da elaboração de documentação técnica e de utilizador. De destacar que um documento em engenharia de software é algo que descreve o produto que está a ser desenvolvido e contém instruções para a sua utilização, tendo como características ser conciso e compreensível. A metodologia seguida garante que sejam identificadas todos as necessidades da empresa, através de uma validação e gestão constante das mesmas. Como resultado foi criado um processo à medida da realidade da empresa e baseado no identificado anteriormente na revisão de literatura, porém o trabalho desenvolvido destinas apenas a módulos de software, componentes de pequenas dimensões e complexidade que garantem certas funcionalidades à solução criada, ao contrário do constatado previamente. Com o trabalho desenvolvido é espero um maior envolvimento da empresa em práticas de gestão da informação, contribuindo para um maior envolvimento da ciência da informação na área do desenvolvimento de software que ainda apresenta diversas lacunas. / When we associate knowledge management with software development, its main objective is to improve the productivity of each organization, to guarantee a continuous improvement of its products and services, and, consequently, to bring competitive advantage to the organization. This reality is achieved when the organization manages to make its workflow effective and efficient, transforming implicit and explicit knowledge into accessible organizational knowledge promoting self-learning. It was identified growing recognition of the importance of knowledge and content management for the area, however, they only focus the investment in the use of new technologies and not in the good practices that should accompany. Nowadays, this type of organization follows more and more the principles established in the agile manifesto, focusing on communication, knowledge sharing, and frequent feedback from the customer, which encourages a constant collaboration between all the members of the organization and the customers. This dissertation focuses on the design of a process for the information management of software components, to improve knowledge and content management practices through the development of technical and user documentation. It should be noted that a document in software engineering is something that describes the product that is being developed and contains instructions for its use, having characteristics to be concise and understandable. The methodology followed guarantees that all the company's needs are identified, through constant validation and management. As a result, it was created a process tailored to the reality of the company and based on what was previously identified in the literature review, however, the work developed is aimed only at software modules, components of small dimensions and complexity that guarantee certain features to the solution created, contrary to what was previously found. With the work developed, it is expected a greater involvement of the company in information management practices, contributing to greater involvement of the information science in the software development area that still presents several gaps.

Os Sistemas de Organização do Conhecimento são ferramentas importantes no que toca, tal como o nome refere, à organização de conhecimento por forma a que seja possível recuperar e reutilizá-lo. Isto é ainda mais imprescindível no contexto de organizações cujo propósito é a salvaguarda e disponibilização de documentos, como é o caso das bibliotecas. Nestes locais de partilha do conhecimento é importante garantir que os seus utilizadores conseguem, não só aceder a documentos que vão de encontro às suas necessidades informacionais, mas também descobrir novos itens que os possam auxiliar. É aqui que entra a particularidade da indexação e do controlo de autoridade, especialmente em domínios com conjuntos de termos que lhes são muito específicos, tal como se verifica nas áreas da arte e da arquitetura. A presente dissertação estuda não só os Sistemas de Organização do Conhecimento no domínio arquitetónico e artístico, mas também a sua aplicação no contexto da coleção da biblioteca digital da Fundação Instituto Arquiteto José Marques da Silva. A acrescentar a isto foi ainda desenvolvido um manual de apoio ao controlo de autoridade focado em termos que foram selecionados de um SOC presente na Fundação. Tendo em conta a especificidade da terminologia utilizada, não só internamente na Fundação, mas também pelos utilizadores que a ela recorrem para obterem as informações que procuram, deve-se seguir um conjunto de indicações que englobem particularidades terminológicas, não só as dos domínios do conhecimento em que se inserem, mas também da língua portuguesa. Para isto, recorreu-se não só ao estudo de um SOC de arte e arquitetura de referência, mas também a duas publicações focadas no controlo de autoridade, uma delas nacional e outra internacional. / Knowledge Organization Systems are important tools when it comes to, as the name refers, the organization of knowledge so that it is possible to retrieve and reuse it. This is even more essential in the context of organizations whose purpose is to safeguard and make available documents, such as libraries. In these knowledge sharing sites, it is important to ensure that their users can not only access documents that meet their informational needs, but also discover new items that can help them. This is where the particularity of indexing and authority control comes in, especially in domains of knowledge with sets of terms specific to them, as seen in the areas of art and architecture. This dissertation studies not only the knowledge organization systems in the architectural and artistic domain, but its application in the context of the digital library collection of the 'Fundação Instituto Arquiteto José Marques da Silva'. In addition to this, an authority control support manual focused on selected terms from a SOC present at the Foundation was also developed. Taking into account the specificity of the terminology used, not only internally at the Foundation, but also by the users who turn to it to obtain the information they are looking for, a set of indications should be followed that encompass terminological particularities, not only those of the knowledge domains. in which they are inserted, but also from the Portuguese language. For this, we resorted not only to the study of a reference art and architecture SOC, but also to two publications focused on the control of authority, one national and the other international.

The purpose of this study is to identify and evaluate the current processes of information management for communication in a university department with low human resources, with the objective of determining problems or improvement opportunities for the future. The research method for this study was through a systematic literature review of study cases similar to the one being discussed (in services type organizations and, if possible, at university organizations), identification of best practices for information management in low human resources cases and some qualitative methods like interviews with the department collaborator in charge of the activities in the process and observation of the processes in action at the department. Through the study of different process methodologies (for instance, Lean Sigma Six), it would be possible to model solutions and improvements that would allow several enhancements in the processes of information management and communication of the department. The final stage of the study will be the implementation of the solution (mentioned later in this dissertation) in the department to test the solutions and understand how effective they are for the department and the community that receives the information disseminated by the department and a discussion of those results, with the purpose of obtaining conclusions regarding the solutions results in comparison with what was ascertained in the literature review and state-of-the-art.

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O objetivo da presente dissertação é o desenvolvimento de uma política de preservação digital que sirva de modelo base aos serviços de documentação e informação em instituições académicas, permitindo que estas instituições formalizem de forma transparente as políticas e práticas que estão subjacentes ao ciclo de vida da informação, com foco na preservação digital a longo prazo, das tipologias informacionais por si selecionadas. Segue-se a exemplificação de como esta política de preservação digital pode ser implementada, utilizando como caso prático o Serviço de Documentação e Informação (SDI) da Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto (FEUP). A metodologia utilizada consistiu na realização de uma revisão da literatura, entre os anos de 2013 e 2023, em várias bases dados, nas quais foram identificados, após a leitura do título e resumo, documentos com interesse para a realização da revisão da literatura. A revisão da literatura foi complementada por uma pesquisa exploratória no Repositório Aberto da Universidade do Porto e em motores de busca da Internet, onde foi possível identificar documentos adicionais, com interesse para a realização da presente dissertação. Seguidamente, à revisão da literatura, iniciou-se a recolha de dados através da elaboração de uma entrevista ao Diretor dos SDI, à Coordenadora da Equipa de Apoio à Descoberta e coordenadora da Equipa de Representação da Informação da Unidade Biblioteca (UB) dos SDI da FEUP, com intuito de complementar uma análise funcional da UB e identificar quais as tipologias documentais elegidas para a preservação digital a longo prazo. Seguiu-se um estudo de caso do tipo comparativo que consistiu numa análise comparativa do conteúdo de várias políticas de preservação digital existentes em instituições académicas, identificadas na revisão da literatura e na pesquisa exploratória, com o intuito de identificar pontos em comum e pontos divergentes entre estas. Com base nos conhecimentos conceptuais e técnicos apresentados na revisão da literatura, na análise aos dados recolhidos na análise funcional da UB dos SDI da FEUP e na análise comparativa das políticas de preservação digital existentes em outras instituições universitárias, concebeu-se uma política de preservação digital aplicável a serviços de documentação e informação universitários com o respetivo guia de implementação. / The aim of this dissertation is to develop a digital preservation policy that serves as a basic model for documentation and information services in academic institutions, allowing these institutions to formalise in a transparent way the policies and practices that underlie the life cycle of information, with a focus on the long-term digital preservation of the information types they have selected. The following is an example of how this digital preservation policy can be implemented, using the Documentation and Information Service (SDI) of the Faculty of Engineering of the University of Porto (FEUP) as a case study. The methodology used consisted of carrying out a literature review between 2013 and 2023 in various databases, in which documents of interest to the literature review were identified after reading the title and abstract. The literature review was complemented by an exploratory search in the Open Repository of the University of Porto and in Internet search engines, where it was possible to identify additional documents of interest to this dissertation. Following the literature review, data collection began by interviewing the Director of the SDI, the Coordinator of the Discovery Support Team and the Coordinator of the Information Representation Team of the Library Unit (UB) of FEUP's SDI, with the aim of complementing a functional analysis of the UB and identifying the types of documents chosen for long-term digital preservation. This was followed by a comparative case study which consisted of a comparative analysis of the content of various digital preservation policies existing in academic institutions, identified in the literature review and exploratory research, with the aim of identifying common and divergent points between them. Based on the conceptual and technical knowledge presented in the literature review, the analysis of the data collected in the functional analysis of the UB of FEUP's SDI and the comparative analysis of existing digital preservation policies at other university institutions, a digital preservation policy applicable to university documentation and information services was devised with the respective implementation guide.

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A gestão documental é uma área em constante desenvolvimento e que tem registado uma preocupação acrescida por parte de todas as entidades, públicas e privadas, para proceder a uma correta gestão de informação e deste modo facilitar os serviços prestados diariamente por parte dos diversos colaboradores. Como tal, a presente dissertação foi realizada no âmbito empresarial, mais concretamente na empresa Gonçalves Rapazote Lda, incluída na área da produção de energia eólica e consequentemente na área das energias renováveis, para demonstrar que a Gestão Documental é uma área que abrange qualquer setor existente. Este projeto teve então como objetivo proceder a uma avaliação da situação atual da empresa seguido da implementação de uma estratégia de gestão documental previamente definida. Deste modo, a estratégia estabelecida teve como principal base o modelo MOREQ 2010 com o propósito de tentar aproximar os recursos existentes na organização com um sistema de gestão documental, potencializando o uso dos mesmos. Para conseguir atingir os resultados previstos foi imprescindível efetuar um mapeamento dos processos envolvidos, através da linguagem BPMN, elaborar um plano de classificação, para garantir a organização dos documentos conforme o seu âmbito de criação, e ainda a adoção de uma tabela de seleção de forma a estabelecer prazos de conservação administrativa dos documentos e o destino final atribuído aos mesmos no fim do prazo estipulado. Todos os passos descritos anteriormente tiveram um papel importante na implementação do módulo de gestão documental, incluído no ERP da empresa, para ser possível otimizar as práticas de gestão documental em meio digital na empresa Gonçalves Rapazote que foi especificado como o principal objetivo a atingir neste projeto. Após concluídos todos os testes de usabilidade realizados ao novo módulo e também efetuado o levantamento da satisfação dos colaboradores, face ao novo processo de gestão documental, verificou-se que os resultados pretendidos e as principais vantagens da gestão documental foram atingidas com sucesso. / Document management is an area that is in constant development and has registered a heightened concern by all entities, be they public or private, to proceed towards a proper information management and in this way facilitate the services administered daily by all collaborators. As such, this thesis was created in the corporate scope, most notably in the company Gonçalves Rapazote Lda, included amongst the department of production of wind power and consequently the area of renewable energies, to demonstrate that Document Management is a field that encompasses any existing sector. This project aims to carry out an evaluation of the current situation of said business followed by the implementation of a document management strategy previously defined. This way, the strategy established had as a main foundation the model MOREQ 2010 with the purpose of trying to bring closer the existing resources in the organization with a system of document management, strengthening their use. To accomplish these foreseen results, it was indispensable to create a map of the processes involved, through the BPMN language, elaboration of a filing plan, to guarantee the organization of the documents according to the context of their creation, moreover the adoption of a selection table to establish the deadlines of administrative conservation of the documents and their destination at the end of the established deadline. All steps previously described had an important part towards the implementation of the document management module, included in the company ERP, for it to be possible to successfully optimize the document management practices by digital means in the company Gonçalves Rapazote which has been specified as the main objective to accomplish in this project. Once all tests of usability performed to the new module are concluded and the employee satisfaction has been surveyed, towards the new process of document management, it has been verified that the intended results were achieved with success.