Made available in DSpace on 2016-12-12T20:29:42Z (GMT). No. of bitstreams: 1 123093.pdf: 2947976 bytes, checksum: d589cd90e3c15de5fcbad6a1eff9b111 (MD5) Previous issue date: 2015-06-17 / Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior / An efficient document management brings various benefits, not only for professionals of the area but, mainly, for business managers who can use this information in their decision-making to enjoy competitive advantages on competitors. Having in mind that effectiveness is a constant pursuit for any company in order to achieve their strategic goals and improve the techniques which enable more productivity using fewer financial resources. In this sense, it was sought to apply the Lean office in the document file management of Santa Fé Company, once it is necessary to improve the current processes with less waste and more efficiency, with a view to the need to suit the client more efficiently before their information necessities. Regarding to the method used, it is characterized as a research-action in a quali-quantitative approach, classified as exploratory and descriptive. The data collection was held through a participative observation, a non-structured interview, and a focus group realization, in order to achieve greater participation of workers in the construction of a current value flow mapping, identifying possible improvements, which can be implemented in order to build the future flow mapping, which is ideal for the good performance of proceedings. The chosen sector to apply this research was the dispatch sector, once it presents some critical points and for being a sector with a high document file demand. Regarding to the research application, the following steps were performed: Training and worker awareness about the Lean thinking; VFM current state; VFM future state; Action plan and results evaluation and discussion. Among the obtained research results, it stands out in a quantitative way the reduction of waste, with significant gains of Lead Time, diminishing the time to process the activities and the time at which the material awaits to be processed. Financial gains were also obtained with a better use of resources and a redesigning of the way to keeping the documents. In a qualitative way, a better working environment is highlighted with visual management practices to information communication and increase of the service efficiency in bringing more customer satisfaction. / Uma gestão documental eficiente traz diversos benefícios, não apenas ao profissional, mas, principalmente, aos gestores das empresas que podem usufruir de tais informações nas tomadas de decisão para desfrutar de vantagens competitivas acerca dos concorrentes. Tendo em vista que a eficácia é uma busca constante de qualquer empresa a fim de atingir os objetivos estratégicos e melhorar as técnicas que possibilitem mais produtividade com o uso de menos recursos financeiros. Nesse sentido, buscou-se aplicar o Lean office na gestão de arquivos do Grupo Santa Fé, uma vez que é preciso melhorar os processos atuais, com menos desperdícios e mais eficiência, tendo em vista a necessidade de atender o cliente com mais eficácia diante de suas necessidades informacionais. Quanto ao método utilizado, caracteriza-se por ser uma pesquisa-ação, de abordagem quali-quantitativa, classificada como exploratória e descritiva. A coleta dos dados realizou-se por meio de observação participante, entrevista não estruturada e realização de um grupo focal, com objetivo de obter maior participação dos colaboradores na construção do mapeamento do fluxo de valor atual, identificando possíveis melhorias que podem ser implantadas para assim construir o mapeamento de fluxo futuro, ideal ao bom andamento dos processos. O setor escolhido para aplicação do estudo foi o despachante, por apresentar alguns pontos críticos e também por ser o setor que mais apresenta demanda documental do arquivo. Em relação à aplicação da pesquisa, seguiram-se os seguintes passos: Treinamento e conscientização dos colaboradores para o pensamento Lean; MFV estado atual; MFV - estado Futuro; Plano de ação e Avaliação e discussão dos resultados. Entre os resultados obtidos da pesquisa realizada, destaca-se, de forma quantitativa, a redução de desperdícios com ganhos significativos do Lead Time, diminuindo o tempo gasto para processar as atividades e tempo em que o material fica parado, esperando para ser processado. Ganhos financeiros também foram obtidos, com mais aproveitamento dos recursos e uma reformulação na forma de guardar os documentos. De forma qualitativa, destaca-se um melhor ambiente de trabalho com práticas da gestão visual para comunicação das informações e aumento da eficiência do serviço prestado, gerando mais satisfação do cliente.

Submitted by Fernando Petrilli (petrilli@ufscar.br) on 2018-06-05T13:25:36Z No. of bitstreams: 1 Dissertação - Fernando Petrilli.pdf: 1574568 bytes, checksum: d2784dcc42e08f87e13623cfbe3acd05 (MD5) / Rejected by Eunice Nunes (eunicenunes6@gmail.com), reason: Bom dia Fernando, Faltou enviar a Carta comprovante assinada pelo orientador. Solicite o modelo em sua Secretaria de Pós-graduação, preencha e colete a assinatura com o orientador e acesse novamente o sistema para fazer o Upload. Fico no aguardo para finalizarmos o processo. Abraços Eunice on 2018-06-05T13:46:10Z (GMT) / Submitted by Fernando Petrilli (petrilli@ufscar.br) on 2018-06-05T18:11:08Z No. of bitstreams: 2 Dissertação - Fernando Petrilli.pdf: 1574568 bytes, checksum: d2784dcc42e08f87e13623cfbe3acd05 (MD5) Carta Comprovante.pdf: 160712 bytes, checksum: 83f7917ea7b34debebca01fbd9dbda85 (MD5) / Approved for entry into archive by Ronildo Prado (ri.bco@ufscar.br) on 2018-06-06T14:11:29Z (GMT) No. of bitstreams: 2 Dissertação - Fernando Petrilli.pdf: 1574568 bytes, checksum: d2784dcc42e08f87e13623cfbe3acd05 (MD5) Carta Comprovante.pdf: 160712 bytes, checksum: 83f7917ea7b34debebca01fbd9dbda85 (MD5) / Approved for entry into archive by Ronildo Prado (ri.bco@ufscar.br) on 2018-06-06T14:13:50Z (GMT) No. of bitstreams: 2 Dissertação - Fernando Petrilli.pdf: 1574568 bytes, checksum: d2784dcc42e08f87e13623cfbe3acd05 (MD5) Carta Comprovante.pdf: 160712 bytes, checksum: 83f7917ea7b34debebca01fbd9dbda85 (MD5) / Made available in DSpace on 2018-06-06T14:14:02Z (GMT). No. of bitstreams: 2 Dissertação - Fernando Petrilli.pdf: 1574568 bytes, checksum: d2784dcc42e08f87e13623cfbe3acd05 (MD5) Carta Comprovante.pdf: 160712 bytes, checksum: 83f7917ea7b34debebca01fbd9dbda85 (MD5) Previous issue date: 2018-03-23 / Não recebi financiamento / In the Brazilian Universities, one of the great possibilities of complementary formation with strong academic, cultural and social enrichment for students, teachers and technical-administrative is the participation in programs of academic mobility. In order for academic mobility to take place, a series of actions are necessary to ensure the success of its proposal, from the dissemination of opportunities to the return of the exchange student to his home institution. "Lean Thinking", has its origins in the automotive industry and has promoted a revolution in industrial management models by directing its actions to the customer's interests, through continuous process improvements, elimination of waste and focus on total quality. As a result, the successes achieved by this management method have been adapted to improve processes in other sectors, such as administrative services, including those related to public administration, and the Lean Office has emerged. In this context, the present work aims to present a case study about the management of processes directed to Academic Mobility in a Federal Institution of Higher Education by the methodology of mapping SIPOC processes. The results obtained demonstrate the existence of operational waste points in the actions carried out and present suggestions for improvements in the processes so that the activities are more objective and agile to all involved / Nas Universidades brasileiras, uma das grandes possibilidades de formação complementar com forte enriquecimento acadêmico, cultural e social para estudantes, docentes e técnico-administrativos é a participação em programas de mobilidade acadêmica. Para que a mobilidade acadêmica aconteça, uma série de ações se faz necessária para garantir o êxito de sua proposta, desde a divulgação das oportunidades até o retorno do intercambista à sua instituição de origem. O “Pensamento Enxuto”, traduzido do inglês “Lean Thinking”, tem sua origem na indústria automobilística e promoveu uma revolução nos modelos de gestão industrial por direcionar suas ações ao atendimento dos interesses dos clientes, por meio de melhorias contínuas de processos, da eliminação de desperdícios e foco na qualidade total. Com isso, rapidamente os êxitos alcançados por este método de gestão passaram a ser adaptados para melhoria de processos em outros setores, como o de serviços administrativos, incluindo aqueles ligados à administração pública, fazendo surgir o Lean Office (escritório enxuto). Neste contexto, o presente trabalho tem por objetivo apresentar um estudo de caso sobre a gestão de processos direcionados a Mobilidade Acadêmica em uma Instituição Federal de Ensino Superior pela metodologia de mapeamento de processos SIPOC. Os resultados obtidos demonstram a existência de focos de desperdício operacional nas ações realizadas e fomentam sugestões de melhorias nos processos para que as atividades sejam mais objetivas e ágeis para todos os envolvidos.

Submitted by Bruna Rodrigues (bruna92rodrigues@yahoo.com.br) on 2016-09-30T14:08:13Z No. of bitstreams: 1 DissISMR.pdf: 5225633 bytes, checksum: 3964aaa110c5fcc9937a9703d753f179 (MD5) / Approved for entry into archive by Marina Freitas (marinapf@ufscar.br) on 2016-10-04T18:50:45Z (GMT) No. of bitstreams: 1 DissISMR.pdf: 5225633 bytes, checksum: 3964aaa110c5fcc9937a9703d753f179 (MD5) / Approved for entry into archive by Marina Freitas (marinapf@ufscar.br) on 2016-10-04T18:50:51Z (GMT) No. of bitstreams: 1 DissISMR.pdf: 5225633 bytes, checksum: 3964aaa110c5fcc9937a9703d753f179 (MD5) / Made available in DSpace on 2016-10-04T18:50:56Z (GMT). No. of bitstreams: 1 DissISMR.pdf: 5225633 bytes, checksum: 3964aaa110c5fcc9937a9703d753f179 (MD5) Previous issue date: 2015-08-25 / Não recebi financiamento / In the current globalized world, the market is characterized by the high competitiveness, easy access to information and high consumer demand. The analysis of the impacts of lean office application to the supply unit on a construction company is very relevant, considering that companies focused on the civil construction area depend for consolidation of their businesses, efficient management strategies and suppliers of materials and services, external to their organization. The use of lean office as a management tool in the purchasing department of construction companies offers a competitive advantage amid the current market situation. Thereby, this study seeks to clearly conceptualize the lean philosophy and its tools as well as the management of the information systems and also the management of the supply chain, among other aspects. One construction company was then selected for the design research. This company contributes with information for the accomplishment of this work. The method used in this dissertation consists in describing the company, drawing the preliminary map of the supply unit, from this, it was possible to draw up the value stream map in the present state. With this map it could be analyzed and proposing improvements in the production process and then, designed a value stream map in the future state, applying these enhancements. The results led to the identification of flaws and possible opportunities for management improvements in the company. / No atual contexto globalizado o mercado é caracterizado pela alta competitividade, fácil acesso às informações e elevada exigência do consumidor. A análise dos impactos da aplicação do lean office na unidade de suprimentos de uma construtora, é de alta relevância, visto que empresas voltadas à área da construção civil dependem, para consolidação dos seus empreendimentos, de estratégias de gestão eficientes e de fornecedores de materiais e serviços externos à sua organização. Sendo assim, a utilização do lean office, como ferramenta gerencial na unidade de compras, oferece às empresas construtoras uma vantagem competitiva em meio à presente situação do mercado. O presente trabalho procurou conceituar a filosofia enxuta e suas ferramentas, o gerenciamento dos sistemas de informação e a gestão do setor de suprimentos, entre outros aspectos. A partir destes, buscou-se uma empresa construtora para realizar uma pesquisa-ação. Esta construtora contribuiu com informações necessárias para realizar esta dissertação. O método utilizado nesta dissertação consiste em descrever a empresa, desenhar o mapa preliminar da unidade de suprimentos e a partir deste elaborar o mapa de fluxo de valor presente para a unidade, analisando-o e propondo melhorias em seu processo de produção. Em seguida criar um mapa de fluxo de valor no estado futuro, aplicando estes aprimoramentos. Os resultados levaram à identificação das falhas e das possíveis oportunidades de melhorias de gestão na empresa estudada.

El presente trabajo de investigación tiene como propósito reducir el lead time y mejorar la efectividad de revisión de los entregables respecto al cumplimiento de objetivos estratégicos con la finalidad de mejorar el desempeño de los servidores públicos debido al limitado presupuesto existente. En el primer capítulo, se indica el marco teórico utilizado para el desarrollo de herramienta y metodología Lean Office que consta de 3 herramientas para que la metodología sea viable; siendo la herramienta eje “5S” para su desarrollo. Asimismo, se construyó el Estado del Arte tomando en consideración el “lugar”, “metodología” y “tema”. De la misma forma, en el capítulo 2 se describe el estado situacional del lugar de estudio sobre aspectos generales enfocándose en el proceso donde se justifica la importancia del problema relacionado a la evaluación de desempeño, la misma que se considera a través de una matriz de priorización, la cual se deriva de los objetivos estratégicos y su nivel de cumplimiento complementándose y consolidando las razones para identificar las causa raíz. Luego, de priorizar las causas que tengan mayor impacto en el proceso y la entidad con el objetivo de plantear contramedidas bajo la metodología Lean Office. En el capítulo 3, se desarrolla la metodología Lean Office, la primera parte se genera un mapa de valor donde se detalla las fuentes donde se genera sobretiempos como la repetición de actividades innecesarias y elementos que quitan valor al producto final o en proceso, para luego establecer indicadores Lean que muestren el tiempo del proceso, lead time y takt time. Según los desperdicios se elegirá las herramientas priorizando los procesos administrativos. Para ello, se utilizó 5’S y estandarización; al finalizar el proyecto se vuelve a medir las métricas a fin de evaluar los resultados encontrados a partir de la mejora planteada. Finalmente, se validará lo propuesto a través de juicio de expertos (validación técnica) y la validación económica a partir de la validación, los resultados son cumplir el takt time de s/informe, reducción de los tiempos en la unidad de planeamiento estratégico de 29.58%, obteniendo un TIR de 29.97% y VAN positivo de S/31,171.41 para una inversión de 5 años. / The purpose of this research work is to reduce the lead time and improve the effectiveness of the review of deliverables regarding the fulfillment of strategic objectives in order to improve the performance of public servants due to the limited existing budget. In the first chapter, the theoretical framework used for the development of the Lean Office tool and methodology is indicated, which consists of 3 tools so that the methodology is viable; being the “5S” axis tool for its development. Likewise, the State of the Art was built taking into consideration the “place”, “methodology” and “theme”. In the same way, in Chapter 2 the situational state of the study site on general aspects is described, focusing on the process where the importance of the problem related to performance evaluation is justified, which is considered through a matrix of prioritization, which is derived from the strategic objectives and their level of compliance complementing and consolidating the reasons to identify the root causes. Then, to prioritize the causes that have the greatest impact on the process and the entity in order to propose countermeasures under the Lean Office methodology. In chapter 3, the Lean Office methodology is developed, the first part generates a value map detailing the sources where overtime is generated such as the repetition of unnecessary activities and elements that detract from the final product or in process, and later set Lean indicators that show process time, lead time, and takt time. According to the waste, the tools will be chosen prioritizing the administrative processes. For this, 5's and standardization were used; at the end of the project, the metrics are measured again in order to evaluate the results found from the proposed improvement. Finally, the proposal will be validated through expert judgment (technical validation) and economic validation from the validation, the results are to comply with the takt time of s / report, reduction of time in the strategic planning unit of 29.58 %, obtaining an IRR of 29.97% and a positive NPV of S / 31,171.41 for a 5-year investment. / Trabajo de suficiencia profesional

El presente estudio tiene como tema principal la reducción de gastos administrativos en el proceso de compras la empresa Mibanco – Banco de la Microempresa. En este caso, se trata de reducir los sobrecostos de la gestión de la negociación de compras. Dicho proceso fue analizado a través de herramientas de ingeniería que permitieron diagnosticar el problema y analizar sus causas raíces y secundarias. El diagnóstico final fueron la falta de estandarización documentaria, falta de estandarización de método de trabajo y fuentes no estandarizadas, ocasionando retrasos, sobreprocesos y mala gestión de la información. La metodología de solución está basada en la basada en la filosofía Lean Office y la aplicación de sus herramientas como 5S y Poka – Yoke, esta consiste en la adaptación de la filosofía Lean Manufacturing en un entorno administrativo. Se consiguió reducir los tiempos de procesamiento y reducir reprocesos de las actividades realizadas en la gestión de compras, así como una reducción en el sobrecosto. El trabajo se estructuró en cuatro capítulos. El primer capítulo presenta el marco teórico sobre la cual se basa el estudio. El segundo capítulo presenta el diagnóstico del proceso actual. El tercer capítulo presenta la solución al problema y su simulación. Finalmente, el cuarto capítulo presenta el beneficio económico. / The main theme of this study is the reduction of administrative expenses in the purchasing process of the company Mibanco - Banco de la Microempresa. In this case, the objective is focused on reducing the cost overruns of purchasing negotiation management. This process was analyzed through engineering tools that allowed diagnosing the problem and analyzing its root and secondary causes. The final diagnosis was the lack of documentary standardization, lack of standardization of the work method and non-standardized sources, causing delays, over-processing and mismanagement of the information. The solution methodology is based on the Lean Office philosophy and the application of its tools such as 5S and Poka - Yoke, which its based of the adaptation of the Lean Manufacturing philosophy in an administrative environment. Due to the application of the solution, it was possible to reduce processing times and reduce rework of the activities carried out in purchasing management, as well as a reduction in the cost overrun. The work was structured in four chapters. The first chapter presents the theoretical framework on which the study is based. The second chapter presents the diagnosis of the current process. The third chapter presents the solution to the problem and its simulation. Finally, the fourth chapter presents the economic benefit. / Trabajo de Suficiencia Profesional