Hur vet man att ett projekt är på banan? Vad ska man driva och följa upp mellan gaterna för att nå gaternas specificerade kriterier i tid och med rätt resultat? Vilka mätpunkter behövs? Med vilka intervall ska framdriften mätas? Och hur visar projektledaren framdriften för intressenterna så att rätt åtgärder för att styra rätt kan sättas in om det är på väg att gå fel? En huvudfaktor för att lyckat leda projekt mellan faser och gater torde ligga i förmågan att se hur uppgifter fortskrider mellan gaterna. Syftet med denna uppsats är att bidra med kunskap kring hur en sund framdrift mellan gaterna i projekt kan erhållas så att man vid gaterna uppfyller de kriterier som specificerats samt söka besvara hur framdriften kan kommuniceras till dess intressenter på ett framgångsrikt sätt. Följande forskningsfrågor ställdes: 1. Vilka indikatorer är enligt forskning och ledande praktik lämpliga att använda för att följa framdriften i projekt mellan gaterna i projektledningsprocessen? 2. Hur kommuniceras framdriften så att det är lätt för ett projekts alla intressenter att förstå hur projektet framskrider mellan gaterna? 3. Med vilka intervall mäts lämpligen framdriften mellan gaterna? 4. Hur kan indikatorer formuleras/utvecklas utifrån en specifiks verksamhets behov? En hermenuistisk kvalitativ studie med induktiv ansats genomfördes. Studien genomfördes delvis på det företag författaren själv arbetar på varför metoden innehåller stora delar av aktionsbaserade forskningselement. Sammanställning av rekommendationer från forskning och ledande praktik jämfördes med resultat hämtade från benchmarkingstudie och fallstudie ur vilken slutsatser dragits. Under benchmarkingstudien och fallstudien genomfördes totalt 23 semistrukturerade djupintervjuer med avsikt att förstå behov och framgångsfaktorer. Processen för arbetet kan liknas med en explorativ designprocess där författaren succesivt sökt ta fram och forma lämpliga framdriftsindikatorer utifrån en specifik verksamhets behov. Studien visade att det, sedan de tre framdriftsindikatorerna "Scope, time och cost" befästes i begynnelsen av användandet av projekt som arbetsform, numer finns insikter om att det är många faktorer som tillsammans leder ett projekt framåt. Olika faser i projekt kräver olika insatser, olika intressenter kräver olika information, olika nivåer i projektet har olika behov av uppföljning varför en väl avvägd kombination av ett 15-tal olika indikatorer så kallade Key Performace Indicators (KPI’er), designade för respektive projekts och verksamhets unika behov rekommenderas. Studien visade vidare att en framgångsfaktor för kommunikation av projektframdrift ligger i hur samarbete i projekt sker. Rekommendationen är att design av kommunikationstruktur utformas så att helhetsperspektiv och röd tråd i forum och dialog erhålls. Visualisering av framdriften och samtliga intressenters deltagande vid möten och framdriftskommunikation konstaterades vara en grundförutsättning för framgångsrika resultat. Avseende lämpliga intervall drogs slutsatsen att även dessa rekommenderas att sättas utifrån behov eftersom behoven av dialog av respektive indikator varierar under projektens gång. Kommunikationsprincipen "hellre ofta och lite, än sällan och mycket" rekommenderades. Grundat i studiens resultat rekommenderades slutligen lämpliga indikatorer, lämplig kommunikationsstruktur och lämpliga intervall designade unikt för den specifika verksamheten i uppsatsens fallstudiedel. / How does one know that a project is on track? What criterias should be monitored between the Gates so that specified criterias is obtained at the Gate? Which measuring points are needed? At what intervals should the progress be measured? How does the project manager present the progress to its stakeholders in a successful manner so that the stakeholders understand the status and decide upon corrective actions if needed? A key factor in successfully managing projects between phases and Gates would most presumably lie in the ability to see the progress of tasks between the gates. The objective of this Master thesis is therefore aimed to contribute with knowledge regarding how to achieve a sound progress between the Gates of the project so that specified gatecriterias will be obtained at the Gate. This Master thesis will also seek to contribute knowledge about how to communicate the progress to its stakeholders in a successful manner whereupon the following questions where put: 1. What indicators are suitable to use in the project management process when following the project progress between the Gates in accordance to previous research and leading practice findings? 2. How can the progress be communicated to its stakeholders so that it will be easy to follow the progress of the project between the Gates? 3. What measurement intervals are considered to be suitable when following the progress between Gates? 4. How can indicators be designed/developed based on a specific business requirements? A hermenuistic qualitative study with an inductive approach was conducted. Since the author of this thesis works at the company where the study was conducted the method contains many elements of action research. A summary of recommendations from research and leading practice were compared with results obtained in the benchmarking study and the case study from which conclusions were drawn. A total of 23 semi-structured interviews were conducted during the benchmarking study and the case study with the intention of understanding the needs of information at the specific business and to understand which factors that could be considered as success factors. The progress of the work can be considered as an explorative design process in which the author successively have designed and developed suitable Key Perfomance Indicators, KPI’s based on a specific business requirements. The results shows that modern research has come to an insights that the progress of a projects consists of more factors than the three indicators "Scope, time and cost" recommended at the early stages of using project as a working method. The different phases of the project require different actions and efforts and interventions, various stakerholders requires different information, different levels of the project management has different needs for follow-up and require different levels of detailed information, why a balanced combination of some 15 different Key performace Indicators (KPI's), designed for the unique needs of each project and activity is recommended. The study shows that the success of communicating project progress lies in the way cooperation is based in the project. It is recommended that the communication structure is designed so that a holistic perspective and a "red thread" in forum and dialogue are obtained. Visualization of progress and participation of all stakeholders at pulsmeetings were found to be a prerequisite for successful results. Regarding an appropriate interval, it is concluded that each interval are recommended to be set on the basis of need since the needs of dialogue for each indicator varies with the progress of the projects. However, communication using the principle "rather babysteps - often and short, than elephant paces - seldom but long" is recommended. Based on the results from the study, the thesis ends with recommending suitable indicators, suitable communication structure and suitable intervals designed uniquely for the specific business in the case study.
| Identifer | oai:union.ndltd.org:UPSALLA1/oai:DiVA.org:miun-23432 |
| Date | January 2014 |
| Creators | Uhlán, Malin |
| Publisher | Mittuniversitetet, Avdelningen för kvalitetsteknik, maskinteknik och matematik |
| Source Sets | DiVA Archive at Upsalla University |
| Language | Swedish |
| Detected Language | English |
| Type | Student thesis, info:eu-repo/semantics/bachelorThesis, text |
| Format | application/pdf |
| Rights | info:eu-repo/semantics/openAccess |
Page generated in 0.0033 seconds