Möten är i dagens samhälle något som präglar organisationernas vardag till stor del, studier visar att chefer spenderar 69 procent av sin arbetstid på möten, trots detta upplevs flertalet möten bidra till negativt arbetsklimat och att det upptar dyrbar arbetstid. Därigenom har även Corona-pandemin bidragit till att mötesstrukturen förändrats, detta genom att flertalet organisationer övergått från fysiska till virtuella möten. Detta är något som framgår genom användningen utav exempelvis Zoom, Google Meet och Microsoft Teams. Av denna bakgrund kommer studien fokusera på organisationers mötesstruktur och hur den kan användas för att bidra till en långsiktig möteseffektivitet. För att studera kring området har studien tillämpat en kvalitativ metod i form av fyra semistrukturerade intervjuer med mötesledare inom den valda organisationen. Vidare har även studien tillämpat en kvantitativ metod i form av enkäter, detta i syfte av att även mötesdeltagarna skall ges möjlighet att framhäva sin bild av mötesstrukturen inom organisationen. Den insamlade empirin analyserades med hjälp utav studiens konstruerade analysmodell som i studien benämns “mötes-cykeln”. Denna analysmodell grundar sig i kvalitetsförbättringsmodellen PDSA som syftar till att utveckla och kvalitetsförbättra specifika områden inom en organisation. Studien har valt att utgå ifrån att ett möte bedrivs i tre olika faser, där samtliga faser innehar aktiviteter som kan komma att bidra med en långsiktig möteseffektivitet. Studiens resultat visar att det återfinns brister i organisationers mötesstruktur, framförallt framgår det att organisationer inte betraktar mötet som ett cykel som ständigt behöver hållas i rullning. Detta med anledning av att det framförallt återfinns brister i de aktiviteter som hänför sig till efter-fasen. Av studien framgår det att, med hjälp av mötes-cykeln, kan organisationer uppnå möteseffektivitet på lång sikt. / Something that truly represents modern day organizations in today's society is their shared need and adoption of meetings. Studies show that managers spend 69 percent of their working day in meetings, in spite of the fact that meetings are believed to contribute negatively to the work climate and occupy inestimable time and working hours. Furthermore, the Covid-19 pandemic has also contributed to changing the meeting structure within organizations, as more establishments continue to transition from physical to virtual meetings. This phenomenon can be observed by gauging the increased usage of platforms such as Zoom, Google Meet and Microsoft Teams. With this background in mind, the study will focus on the meeting structures within organizations and how they can be used to improve long term efficiency in meetings. In order to study the field in question, the study applies a qualitative method in the form of four semistructured interviews with chairpersons within the chosen organization. Furthermore, the study also applies a quantitative method in the form of queries in order to facilitate the possibility of participants sharing their perspectives on the current meeting structures within the organization. The collected empirical data was analyzed using the study’s constructed analytical model, which is referred to as “the meeting cycle”. This analytical model is based on the quality improvement model PDSA, which aims to develop and improve an organization's quality in specific areas. This study choses to assume that a meeting is conducted in three different phases, where all phases contain activities that may contribute to long term meeting efficiency. The results of the study show that there are deficiencies in organizations meeting structures, more importantly it appears that organizations do not view meetings as cycles that have to be kept rolling. This is due to the fact that the deficiencies are mainly related to activities in the post-phase. The study also shows that, using the meeting cycle, organizations can achieve meeting efficiency in the long term.
| Identifer | oai:union.ndltd.org:UPSALLA1/oai:DiVA.org:his-21396 |
| Date | January 2022 |
| Creators | Behrami, Albert, Sandin, Moa |
| Publisher | Högskolan i Skövde, Institutionen för handel och företagande |
| Source Sets | DiVA Archive at Upsalla University |
| Language | Swedish |
| Detected Language | English |
| Type | Student thesis, info:eu-repo/semantics/bachelorThesis, text |
| Format | application/pdf |
| Rights | info:eu-repo/semantics/openAccess |
Page generated in 0.0027 seconds