Möten är i dagens samhälle något som präglar organisationernas vardag till stor del, studier visar att chefer spenderar 69 procent av sin arbetstid på möten, trots detta upplevs flertalet möten bidra till negativt arbetsklimat och att det upptar dyrbar arbetstid. Därigenom har även Corona-pandemin bidragit till att mötesstrukturen förändrats, detta genom att flertalet organisationer övergått från fysiska till virtuella möten. Detta är något som framgår genom användningen utav exempelvis Zoom, Google Meet och Microsoft Teams. Av denna bakgrund kommer studien fokusera på organisationers mötesstruktur och hur den kan användas för att bidra till en långsiktig möteseffektivitet. För att studera kring området har studien tillämpat en kvalitativ metod i form av fyra semistrukturerade intervjuer med mötesledare inom den valda organisationen. Vidare har även studien tillämpat en kvantitativ metod i form av enkäter, detta i syfte av att även mötesdeltagarna skall ges möjlighet att framhäva sin bild av mötesstrukturen inom organisationen. Den insamlade empirin analyserades med hjälp utav studiens konstruerade analysmodell som i studien benämns “mötes-cykeln”. Denna analysmodell grundar sig i kvalitetsförbättringsmodellen PDSA som syftar till att utveckla och kvalitetsförbättra specifika områden inom en organisation.  Studien har valt att utgå ifrån att ett möte bedrivs i tre olika faser, där samtliga faser innehar aktiviteter som kan komma att bidra med en långsiktig möteseffektivitet. Studiens resultat visar att det återfinns brister i organisationers mötesstruktur, framförallt framgår det att organisationer inte betraktar mötet som ett cykel som ständigt behöver hållas i rullning. Detta med anledning av att det framförallt återfinns brister i de aktiviteter som hänför sig till efter-fasen. Av studien framgår det att, med hjälp av mötes-cykeln, kan organisationer uppnå möteseffektivitet på lång sikt. / Something that truly represents modern day organizations in today's society is their shared need and adoption of meetings. Studies show that managers spend 69 percent of their working day in meetings, in spite of the fact that meetings are believed to contribute negatively to the work climate and occupy inestimable time and working hours. Furthermore, the Covid-19 pandemic has also contributed to changing the meeting structure within organizations, as more establishments continue to transition from physical to virtual meetings. This phenomenon can be observed by gauging the increased usage of platforms such as Zoom, Google Meet and Microsoft Teams. With this background in mind, the study will focus on the meeting structures within organizations and how they can be used to improve long term efficiency in meetings.  In order to study the field in question, the study applies a qualitative method in the form of four semistructured interviews with chairpersons within the chosen organization. Furthermore, the study also applies a quantitative method in the form of queries in order to facilitate the possibility of participants sharing their perspectives on the current meeting structures within the organization. The collected empirical data was analyzed using the study’s constructed analytical model, which is referred to as “the meeting cycle”. This analytical model is based on the quality improvement model PDSA, which aims to develop and improve an organization's quality in specific areas.  This study choses to assume that a meeting is conducted in three different phases, where all phases contain activities that may contribute to long term meeting efficiency. The results of the study show that there are deficiencies in organizations meeting structures, more importantly it appears that organizations do not view meetings as cycles that have to be kept rolling. This is due to the fact that the deficiencies are mainly related to activities in the post-phase. The study also shows that, using the meeting cycle, organizations can achieve meeting efficiency in the long term.

The study is intended to show how the social workers and their clients are experiencing the new meeting structure, its problems and opportunities, as well as thoughts and feelings that arose during 2020-2021 in connection with Covid -19 pandemic. The study is qualitative, with a hermeneutic interpretive approach and has been conducted via semi-structured interviews with eight social workers. The theoretical starting point is Aaron Antonovsky's theory of KASAM, Berger & Luckmann's theory of reality as a social construction, George Herbert Mead´'s of Symbolic Interaction Theory, Johan Asplund's theory of social responsiveness and Grissi & Jeding's highlighting that man's most important stress management strategy is to seek social support from others. Conclusions that can be drawn from this study are that the restructuring of work and meeting structure during the pandemic has highlighted a lack of technology and lack of staff knowledge regarding digital platforms where the employer would have gained efficiency and trust among social workers if they had put a little more resources and time to secure up staff in the area. At the same time, social workers express a curiosity about working more digitally in the future. There is a consensus about which clients do not feel good about having meetings digitally and then a great desire is expressed to maintain the meeting structure face to face. Obstacles to digitalisation appear in the form of the client's lack of resources in the form of financial vulnerability, which also becomes an economic issue for the municipality. Difficulties are expressed in creating secure and trusting relationships at a distance, but there is a curiosity to try to meet the client based on his predictions in a new way. In the event of more difficult assessments, however, it is still considered that there is a need for physical meetings. The study highlights a concern that the employer should take the opportunity to, according to an efficiency thinking, remove self-determination in how and when to meet their clients. At the same time, the study points out that the social services can gain both financial and environmental resources by ensuring that social workers no longer travel many hours by car for follow-up or care planning.

Byggbranschen består ofta av komplexa, unika och tidspressade projekt med många aktörer involverade. Detta gör att brister i kommunikationen kan förekomma och de kan ofta kosta både tid och pengar. Syftet med rapporten är att analysera möten och veckostrukturer på fyra olika projekt hos Skanska Region Hus Göteborg, hur de skiljer sig mellan de olika projekten samt förslag till förbättringsåtgärder för att effektivisera mötes- & veckostrukturen.För att kunna besvara de frågeställningar som ställdes i rapporten genomfördes tio intervjuer. Olika arbetsroller intervjuades på varje projekt för att få ett bredare perspektiv på varje projekt. De arbetsroller som intervjupersonerna hade var platschef, arbetsledare samt lagbasen för yrkesarbetarna. Tre observationer genomfördes också på morgonmöten på de olika projekten för att få en tydligare bild av vem/vilka som håller i mötet och vad som tas upp under mötets gång. En litteraturinsamling genomfördes innan intervjuerna för att stärka upp den teoretiska bakgrunden för ämnesområdet.Resultatet av undersökningen visade att det finns skillnader i hur projekten strukturerar upp veckan, hur projekten strukturerar upp möten och även hur många möten projekten håller veckovis. Återkoppling är något som används men inte på ett strukturerat vis eller särskilt ofta. De projekt som arbetade på ett mer proaktivt sätt såg att de kunde arbeta på ett mer tidseffektivt sätt. Engagemang hos deltagare ökade om mötesstrukturen inkluderade mötesdeltagarna i en högre utsträckning. Användning av en visuell tidplan sågs som ett bra komplement till informationsöverföringen i och utanför mötesforum.Studien mynnade slutligen ut i ett antal föreslagna förbättringsåtgärder som kan hjälpa till att göra vecko- och mötesstrukturerna mer effektiva och därmed också förbättra kommunikationen i stort på projekt vilket sparar både tid och pengar. Återkoppling kan struktureras in i möten samt veckoplanering för att effektivisera produktivitetsökningen för mötes- & veckostrukturering. Genom att ställa fler öppna frågor till mötesdeltagare samt låta fler deltagare leda olika delar av ett möte så skapas mer engagemang från fler mötesdeltagare. En individs arbetsvecka kan tidsdokumenteras i form av proaktivt och reaktivt arbete. Då kan individens veckostruktur analyseras för att hitta åtgärder för att minska mängden reaktiva händelser och förbättra det proaktiva arbetssättet. Arbetsveckan, arbetsmoment samt allmän information kan struktureras i ett samlat dokument för att lättare kunna planera och fördela arbetsuppgifter och därmed öka det proaktiva arbetet. / The construction industry often consists of complex, unique and time-consuming projects with many different actors involved. This means that shortcomings in communication can occur, and they can often cost both time and money. The purpose of the report is to analyze meetings and weekly structures on four different projects at Skanska Region House Gothenburg, how the projects differ and what kind of improvement measures exist.To be able to answer the questions posed in the report, ten interviews were conducted. Different work roles were interviewed on each project to get a broader perspective on each project. The work roles that the interviewees had were site manager, supervisor, and the team base for the construction workers. One observation was also made at the daily morning meetings on the various projects to get a clearer picture of who is holding the meeting and what is being discussed during the meeting. A literature collection was also conducted before the interview stage to strengthen the theoretical background for the subject area.The results of the study showed that there were differences in how the week was structured, how meetings were structured and how many meetings were held weekly. Feedback is something that is used but not in a structured way or very often. The projects that worked in a more initiative-taking way saw that they could work in a more time-efficient way. Participation among workers increased if the meeting structure included the workers to a greater extent. The use of a visual timetable was seen as a good complement to the information transfer in and outside of meeting forums.The study resulted in a few proposed improvement measures that can help make the weekly and meeting structures more effective and thus also improve communication in general on projects which saves both time and money. Feedback can be structured into meetings and weekly planning to streamline productivity growth for meeting & weekly structuring. By asking more open questions to meeting participants and letting more participants lead various parts of a meeting, more commitment is created from more meeting participants. The individuals work weeks can be time-documented in the form of initiative-taking and reactive work. Then the individual’s weekly structure can be analyzed to find measures to reduce the number of reactive events and improve the initiative-taking approach. The work week, work steps and general information can be structured in a single document to make it easier to plan and distribute tasks and thereby increase the initiative-taking work.