<p>Ortopedkliniken vid Höglandssjukhuset behandlar samtliga extremitets-, rygg- och skallskadefall inom Höglandets sjukvårdsområde. Verksamheten är uppdelad i fyra huvudsakliga enheter; akutmottagning, mottagning, vårdavdelning och operation där läkarna fördelar sin tid mellan de fyra. Under de senaste åren har kliniken haft problem med försämrad tillgänglighet. Detta innebär i sin tur växande vårdköer, till såväl mottagning som operation, samt oförmåga att upprätthålla vårdgarantins mål på specialistvård inom 90 dagar. Syftet med denna rapport är med anledning av ovanstående <em>att ge rekommendationer kring hur ortopedkliniken vid Höglandssjukhuset kan effektivisera utnyttjandet av resurser för att öka tillgängligheten för sina patienter. </em></p><p>För att besvara nyss nämnda syfte görs en uppgiftsprecisering vilket inkluderar en nedbrytning till konkreta undersökningsområden och frågeställningar. Denna grundar sig dels i en förstudie där ortopedkliniken kartläggs för att få en första inblick i verksamheten och de problem som råder. Dels en referensram där logistiska teorier om bland annat processer och olika former av förbättringsfilosofier behandlas. Flertalet av teorierna är hämtade från den industriella världen och därefter tillämpade på hälso- och sjukvården och de speciella förutsättningar som råder inom området. Förstudien och referensramen leder tillsammans fram till den syntetisering som ger följande fyra undersökningsområden: <em>behov</em>, <em>processer</em>, <em>resursplanering </em>och <em>patientplanering</em>.</p><p>Med utgångspunkt i den information som samlats in och analyserats för respektive undersökningsområde har ett antal problem med tillhörande lösningar presenterats och redogjorts för. Utifrån detta har nedanstående slutsatser kunnat dras:</p><p>Ortopedkliniken bör utveckla riktlinjer kring vilka patienter som bör kallas till återbesök för att på så sätt undvika onödiga återbesök. Detta leder i sin tur till ett minskat antal återbesök vilket ger mer utrymme till nybesök och därmed förbättrad tillgänglighet. I samband med detta konstateras att ett ökat ansvar bör läggas på patienten gällande dennas läkeprocess genom att bland annat uppmana patienten att höra av sig vid behov. Ytterligare ett sätt att involvera patienten är att öka delaktigheten i bokningsprocessen genom användning av ett Internetbaserat system där önskemål angående tid kan lämnas. Detta skulle troligtvis resultera i ett minskat antal ombokningar och ett förenklat arbete för klinikens tidsbokning. Förslagsvis datoriseras även bokningen av telefontiderna då detta skulle ge personalen, inklusive läkare och mottagningssköterskor, en bättre överblick samt underlätta tidsbokningens arbete med dessa. Ännu en åtgärd för att förbättra användandet av telefontider är att schemalägga specifika tider för läkarna att hantera dessa, något som bör resultera i bättre kontinuitet.</p><p>Planeringen på kliniken kan i stort sett delas upp i två delar: resurs- respektive patientplanering. Dessa två bör sammanstråla för att uppnå bästa möjliga resultat. Ett steg i att förbättra resursplaneringen, vilket huvudsakligen innebär schemaläggning av läkare, är att i större utsträckning mäta och analysera de efterfrågemönster som kan utrönas ur klinikens behov. Detta möjliggör en mer preventiv planering där schemaläggningen tar hänsyn till exempelvis den behovstopp som återkommer i oktober varje år. Detta tros dessutom kunna skapa en bättre balans mellan återbesök och nybesök vilket i sin tur kan minska antalet återbesök till jourläkare. Övriga lösningsförslag till ortopedklinikens balansproblem inkluderar en standardisering av besökslängderna, mottagningspass med endast en besökstyp och en form av drop-in mottagning som ökar möjligheten för samarbete mellan läkarna på mottagningen. För att underlätta tidsbokningens arbete och därmed även patientplaneringen föreslås dessutom att remissutseendet förändras för att även inkludera uppgifter om mobiltelefonnummer, e-postadress samt villighet att komma med kort varsel.</p><p>Vid en eventuell implementering av ovanstående lösningar är det viktigt att ortopedkliniken har i åtanke att förbättringsarbete tar tid. Det är dock viktigt att man tar sig tid och faktiskt genomför förändringarna då det dels kan spara tid i framtiden och dels är en förutsättning för att kliniken ska kunna leva upp till såväl efterfrågeökningar och som förhöjda krav. Det föreslås således att ortopedkliniken använder sig av nedanstående rekommendationer för att förbättra den nuvarande situationen och skapa möjligheter inför framtiden. De rekommendationer som getts ortopedkliniken i syfte att dem ska uppnå bättre tillgänglighet är följande:</p><p>1. Utveckla riktlinjer som stöd för när en patient bör kallas till återbesök</p><p>2. Kartlägg behoven i större utsträckning, framför allt när det kommer till de korta återbesöken, och ta hänsyn till behoven och deras fördelning i resursplaneringen</p><p>3. Datorisera bokningen av telefontiderna samt ge dem en designerad tid i läkarschemat</p><p>4. Ändra remissutseendet så att även mobiltelefonnummer, e-postadress samt villighet att komma med kort varsel inkluderas</p><p>5. Inför mottagningspass med endast en typ av besök</p><p>6. Gör patienterna mer delaktiga bokningen och ta hänsyn till deras önskemål om besöks- och telefontider</p><p>7. Inför ett nytt system för bokningen av FP- och P-remisser som dessutom inkluderar ett kontrollsystem som varnar när vårdgarantin är på väg att överstigas</p> / <p>The orthopedic section at Höglandet Hospital provides health care for all patients within the Höglandet area suffering from problems with their extremities, backs and skulls. The section is divided into four main units; emergency room, clinic, ward and operating room, and the physicians divide their time between these four. During the last few years the orthopedics section has experienced problems with worsened accessibility. This has lead to a growing cue of patients waiting for appointments as well as operations, but also an inability to achieve the goals concerning accessibility set by the Swedish government. This goal states that patients should have to wait no longer than 90 days to get to see a physician within specialised health care. On account of the factors mentioned above, the purpose of this report is <em>to provide recommendations regarding how the orthopedic clinic at Höglandet Hospital can improve their planning and use of resources in order to achieve a better accessibility for their patients. </em></p><p>To help achieve the purpose mentioned above the study is divided into smaller parts, resulting in issues and areas of investigation that are more concretely formulated. This process requires two things, the first being an exploratory study in which the clinic is mapped and current problems and conditions are investigated. The second is conducting a frame of reference in which logistics theories concerning, among other things, processes and improvement philosophies are included. Many of the theories derive from the industrial world, but are also applied in a health care context and to the special condiditions that abide within the area. The exploratory study and the frame of reference together contribute to a synthesis leading to this study's four main areas of investigation: <em>needs</em>, <em>processes</em>, <em>resource planning </em>and <em>patient planning</em>.</p><p>The information that is gathered and analysed within each area leads to a number of problems and subsequent solutions. These are presented and discussed for each area respectively, leading to the following conclusions for the orthopedic clinic as a whole:</p><p>The orthopedic clinic should develop guidelines concerning which patients that ought to be called back for another appointment, leading to the elimination of unnecessary appointments. This leads to a reduced number of returning patients which enables the clinic to increase their number of first time appointments, resulting in a better accessibility. This also leads to the patient taking responsibility of his or her condition, with the patient having to contact the clinic if necessary. Another way of involving the patient is including the patient in the booking process by using an Internet based booking system that allows the patients to give requests concerning the time and day of their appointment. The result of this would be that fewer patients changing the time of their appointments, letting the booking personnel concentrate on other more important tasks. Also, the booking of telephone appointments should be computerized, leading to a better overview over the bookings and an improvement of the booking personnel's processes. Another solution concerning the problem with the booking of phone calls is making telephone appointments a part of the physicians weekly schedule, which leads to better continuity with the patient calls.</p><p>The orthopedic clinic's planning can be divided into two parts: resource planning and patient planning. These two parts must converge to achieve the best result possible. One way of improving the resource planning, which mainly concerns the scheduling of physicians, is to measure the patterns that can be seen in the needs of orthopedic care. This enables the orthopedic section to plan ahead and be prepared for the reoccuring peak of demand, which is in October. This will also lead to a better balance between the first time appointments and the appointments with patients coming back from either emergency treatment or operations. A better balance, in turn, reduces the appointments that today are performed by physicians who are on call, thereby avoiding the long waiting times associated with said appointments. Other solutions to achieving a better balance between the different types of appointments includes standardisation of the length of appointments, use of clinic hours with only one type of appointment and a modified drop-in clinic, which increases the possibilities for physician's to cooperate in treating the patients.</p><p>When implementing the solutions mentioned above, it is of great importance that the orthopedic clinic is aware of the fact that achieving changes is time consuming. It is however imperative that the orthopedic section finds the necessary time to make these changes. In the end the changes will not only be time saving, but they will also be a prerequisite to be able to handle an increasing demand concerning the needs for orthopedic care and stricter governmental laws and standards. It is thereby recommended that the orthopedic clinic make use of the recommendations below, in order to improve the present situation and create better possibilities for the future.</p><p>In order to achieve a better accessibility the following are recommended to the orthopedic clinic:</p><p>1. Develop guidelines as to which patients that require further appointments</p><p>2. Conduct more useful measurements of the needs, especially when it comes to appointments that must be booked on a short notice, and let the needs guide the resource planning to a greater extent</p><p>3. Computerise the booking of telephone appointments and make them a part of the weekly schedule</p><p>4. Modify the referral appearance to include information regarding mobile number, e-mail address and willingness to come to the clinic in short notice</p><p>5. Use clinic hours that has only one type of appointments</p><p>6. Make the patient more involved in the booking proccess for both clinic and telephone appointments</p><p>7. Establish a new booking system which includes a warning system for when the maximum waiting time is about to be exceeded</p>
| Identifer | oai:union.ndltd.org:UPSALLA/oai:DiVA.org:liu-19199 |
| Date | January 2009 |
| Creators | Wilkman, Gill, Strömberg, Johan |
| Publisher | Linköping University, Department of Management and Engineering, Linköping University, Department of Management and Engineering |
| Source Sets | DiVA Archive at Upsalla University |
| Language | Swedish |
| Detected Language | Swedish |
| Type | Student thesis, text |
Page generated in 0.0105 seconds