Submitted by Joana Azevedo (joanad@id.uff.br) on 2017-08-25T18:49:51Z No. of bitstreams: 1 Dissert Vania Lacerda de Sá Teles.pdf: 2278930 bytes, checksum: 98164d9ec22ceb8c802cb9178f26a404 (MD5) / Approved for entry into archive by Biblioteca da Escola de Engenharia (bee@ndc.uff.br) on 2017-08-28T16:59:14Z (GMT) No. of bitstreams: 1 Dissert Vania Lacerda de Sá Teles.pdf: 2278930 bytes, checksum: 98164d9ec22ceb8c802cb9178f26a404 (MD5) / Made available in DSpace on 2017-08-28T16:59:14Z (GMT). No. of bitstreams: 1 Dissert Vania Lacerda de Sá Teles.pdf: 2278930 bytes, checksum: 98164d9ec22ceb8c802cb9178f26a404 (MD5) Previous issue date: 2016-12-19 / O estudo partiu da coexistência de documentos referentes a ex-alunos do Colégio Pedro II em seus arquivos físicos e no sistema eletrônico – Sistema de Assentamento Acadêmico ou SIAAC, o que dificulta a recuperação das informações ali contidas. Dessa forma, seu objetivo foi propor melhorias nesses sistemas de recuperação da informação, principalmente com relação à demanda de segundas vias de históricos escolares e certificados de conclusão de estudos de ex-alunos, além de despertar a instituição para a necessidade de gerir a massa documental sob sua responsabilidade. Para isso, pretendeu-se conhecer a percepção que os servidores usuários têm de ambos os sistemas de informação – físico e eletrônico - e também identificar a situação em que a massa documental existente nos campi se encontra, no que diz respeito à conservação e armazenamento. Essa interação foi efetivada através do questionário aplicado a cinquenta representantes de onze campi do Colégio, cujas respostas, juntamente com o apoio da teoria da Arquivologia e dos Sistemas de Informação, permitiram identificar o caminho para essas melhorias. Como método de pesquisa, optou-se pelo estudo de caso de natureza descritiva, respaldado pela revisão de literatura e pelos dados que emergiram das respostas ao questionário aplicado, dando uma abordagem quantitativa à investigação. O referencial teórico se baseou nas ideias de Bellotto, Paes e Schellenberg, autores de extrema relevância no campo arquivístico, e McGee e Prusak, Gordon e Gordon, Senger, Stair e Oliveira, entre outros, abordando o campo dos Sistemas de Informação, que foram repetidamente citados, além de contar com produção acadêmica de pesquisadores nacionais e estrangeiros. Os resultados deram conta de que o SIAAC foi apontado como o sistema de mais fácil utilização e onde as pesquisas se desenvolvem mais rapidamente, embora indiquem que a informação gerada pelo sistema físico seja de mais fácil compreensão. As respostas evidenciaram que os arquivos físicos do Colégio não se encontram alinhados às condições ideais de ambiência, higiene e organização, revelando o abandono dos depósitos de documentos. Ficou claro que não há na instituição uma política direcionada à gestão documental nem profissionais habilitados para o tratamento da informação. Da mesma forma, comprovou-se que o Colégio não fornece treinamento para seus servidores que lidam com a informação. / The study originated from the coexistence of documents which refer to ex-students from Colégio Pedro II in its physical archives and in its electronic system – Sistema de Assentamento Acadêmico (SIAAC), which hampers the recovery of the information contained therein. Therefore, its intent was to propose improvements to such information recovery systems, especially in relation to the demand for replacement copies of ex-students’ school records and certificates of completion of studies, as well as to alert the institution to the need to manage the documents it is responsible for. For that purpose, the aim was to know the perception that the staff users have of both information systems - physical and electronic - as well as to identify the situation of the existing document body in the campi, in respect to conservation and storage. This interaction was done through a questionnaire that was applied to fifty representatives of eleven of the school's campi, the answers of which, coupled with support from the theory of Archivology and Information Systems, allowed the identification of the way to these improvements. The descriptive case study was the chosen research method, supported by literature review and the data that emerged from the questionnaire, giving a quantitative approach to the study. The theoretical reference was based on the ideas of Belloto, Paes and Schellenberg, authors of extreme relevance in the archivistic field, and McGee and Prusak, Gordon and Gordon, Senger, Stair and Oliveira, among others, discussing the fields of Information Systems, which were repeatedly cited, as well as counting on the academic production of national and foreign researches. The results indicated that SIAAC was considered the system with the greatest ease of use and in which research is developed faster, although they also indicate that the information generated by the physical system is easier to understand. The responses evidenced that the school's physical records are not within the ideal environment conditions, of hygiene and organization, showcasing the neglect of the document storage units. It is clear that the institution has no policy towards document management, nor professionals with the required skills to handle the information. It is also proven that the school does not offer adequate training for the workers who handle information.