Den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) som börjar gälla 25 maj 2018 ställer skärpta krav på hur företag hanterar personuppgifter. Dessa krav är dock till stor del otydliga hur de ska uppnås praktiskt. Genom att med kvalitativa intervjuer studera hur ett småföretag har arbetat med att skapa förståelse för GDPR kan några av de strategier företag använder sig av när de står inför legislativa utmaningar kartläggas. Med utgångspunkt i Weicks sensemaking-teori och de sju aspekterna av meningsskapande har företagets narrativ kring GDPR analyserats. Resultatet visar på att svårigheterna med att tolka lagstiftningen bidrar till en konflikt mellan att vilja följa lagen exakt och att praktiskt kunna genomföra detta när det inte finns en definit tolkning att tillgå innan praxis har skapats på området.

Den 25 maj 2018 kommer Personuppgiftslagen (PuL) att ersättas av EU-förordningen GeneralData Protection Regulation (GDPR). Denna studie har granskat vilka skillnader som finnsmellan GDPR och PuL och även hur företag planerar att hantera de förändringar som GDPRkommer att medföra. Även om GDPR i många avseende är lik PuL kommer den nyaförordningen att påverka allt ifrån den enskilda individen till de största organisationerna.Förordningen kommer innebära mer rättigheter och bättre skydd för den registrerade, vilketbetyder att det kommer ställas högre krav på de företag som behandlar personuppgifter. De nya kraven kommer innebära ett omfattande anpassningsarbete inom flera områden. Delskommer det behöva ske administrativa och juridiska förändringar inom verksamheten i form avnya eller uppdaterade avtal. Det kan även komma att krävas tekniska åtgärder för att hanterafrågor som “Rätten att bli glömd”, ”Dataportabilitet”, ”Registerföring” samt det förstärktaskyddet av personuppgifter. Det ställs även krav på att personuppgiftsincidenter måsterapporteras till tillsynsmyndigheten vid upptäckande. Då tillämpningsområdet utökas medfördetta att personuppgifter som lagras ostrukturerat kommer omfattas av lagstiftningen. För attuppnå efterlevnad av förordningen införs krav på att i vissa fall utse ett “Dataskyddsombud” iverksamheten; tillsynsmyndigheten får även befogenhet till att utdöma mycket kraftigasanktioner vid överträdelse av förordningen. Beroende på hur en verksamhets personuppgiftshantering ser ut i dagsläget kan dennaanpassning bli mer eller mindre omfattande. Anpassningsarbetets omfattning påverkas av ettantal faktorer exempelvis under vilka förutsättningar som behandlingen sker i nuläget och ivilken omfattning denna sker. Inställningen till förordningen bland företag är varierande, de som tar den på allvar har insettatt nya krav kommer att ställas på deras verksamheter och har påbörjat arbetet för att anpassasin verksamhet. Andra anser att de inte berörs i samma utsträckning och är därför inte likaoroliga. På det stora hela kommer förordningen göra att personuppgiftsbehandlingen inomEU/ESS blir säkrare även om resan dit kan kosta. / On the 25th of May 2018 the Swedish Personal Data Act (Personuppgiftslagen, PuL) will be replaced by the EU-regulation General Data Protection Regulation (GDPR). The aim of this study was to determine the big differences between PuL and the GDPR while also looking at how organisations plan to handle the changes that the new regulation will bring. PuL and GDPRare in many ways similar but there are some major changes that will affect every person and every organisation within the EU/EES. The regulation will mean better and morecomprehensive rights for the individual, which in turn will result in higher requirements beingput on the companies who process personal data. The new requirements will result in extensive work within several areas to adapt to the new regulation. The legal and administrative sections will need to review their current contracts & agreements and update them if necessary. There may also need to implement technical solutionsto manage the requirements concerning “the right to be forgotten”, “data portability”, “recordkeeping” and the improved protection of personal data. According to the regulationorganisations are required to notify the supervisory authority of any data breach concerningpersonal data. The change in material scope will result in personal data stored in an unstructuredway being covered by the GDPR. To make companies follow the new legislation thesupervisory authority gains the power to levy significant fines if organisations violate the newregulation; in addition some organisations will need to appoint a “Data protection officer”that’ll monitor the processing of personal data. There are several factors that will determine the amount of work required to reach compliance;for example the size of the corporation and the extent of their current processing of personaldata. The attitude to the new regulation vary, those that take the regulation seriously have realisedthat there will be new demands put on their business, and have already started to adapt theirbusiness to reach compliance with the regulation. There are others that deem that they will notbe affected to the same extent and are therefore not as worried. In the great scope of things, theregulation will make the processing of personal data more secure within the EU/EES eventhough the peregrination to reach compliance may turn out to be a costly one.

Because of the increased digitization, the amount of data that companies process has increased significant. The EU Commission, the European Parliament and the Council of Ministers have therefore instituted a new law to ensure that data is handled correctly. This new law comes into force on May 25th 2018 and is called GDPR, or the General Data Protection Regulation. This law stands over the recent “Personuppgiftslagen” (PuL) and therefore require higher standards on system development, communication and routines which leads to a whole new approach to data management. This essay explains the structure of the law, but focuses on finding out what specific actions the companies implement to comply with the law's requirements. The focus is also on studying whether these actions (and the law itself) will affect the activities and what the businesses themselves consider to be the greatest challenges for compliance at the moment.

Purpose: The purpose of this research is to analyze the current routine for processing customers’ personal data in a Swedish public transport organization and advise on improvements that might be made to better comply with GDPR. Methodology: A qualitative study of personal data (as defined in the GDPR) based on five telephone interviews. The interviews were held in Swedish, then transcribed and finally translated to English for analysis. Literature perspectives: A research (neutral) perspective of the implementation regarding the General Data Protection Regulation (GDPR) within an organization. It is reported that GDPR tend to increase the tension in an organization. Some organizations expect GDPR will increase the annual budget and believe the business strategy will be changed. Findings: The organization is interested to clearly implement the regulation to their best interest they can. The organization see the centralization of customers’ data as a positive outcome and want to continue with IT-support for the GDPR process to get automated. The organization expresses they want to create a good relationship with their customers and be clear with the purpose of data collection. Conclusions: The research suggests that the organization should invest in IT support, help guiding the employees to understand the purpose of GDPR and produce staff guidelines. The staff guidelines should cover most of the issues that may occur during daily routines. However, if any anomalies occur regarding GDPR, the data processor should act as a guide to the employee. / Syfte: Syftet med kandidatuppsatsen är att analysera den nuvarande processen för bearbetning av kunders personuppgifter i en svensk kollektivtrafikorganisation samt ge förbättringsråd angående saker som kan förbättras för att bättre följa GDPR. Metod: En kvalitativ studie som handlar om personuppgifter (enligt definitionen i GDPR); baserat på fem telefonintervjuer. Intervjuerna hölls på svenska, transkriberades och översattes sedan till engelska för en analys. Teoretiska perspektiv: Ett forsknings- (objektivt) perspektiv på implementeringen av den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) inom en organisation. Det rapporteras att GDPR tenderar att öka stressen i en organisation. Vissa organisationer förväntar sig att GDPR kommer öka den årliga utgiften för databehandling samt tror att deras affärsstrategi kommer förändras. Resultat: Region Värmland Kollektivtrafik är intresserade av att genomföra GDPR förordningen i högsta grad. Organisationen ser centraliseringen av kundens personliga data som ett positivt resultat och vill fortsätta med IT-stöd för GDPR- processen för att den ska kunna bli automatiserad. Organisationen uttrycker att de vill skapa en bra relation med sina kunder och vara tydliga med syftet av datainsamlingen. Slutsatser: Studien antyder att organisationen bör investera i IT-stöd, hjälpa anställda att förstå syftet med GDPR samt ta fram personalriktlinjer. Personalriktlinjerna bör täcka de flesta problem som kan uppstå i de dagliga rutinerna. Om det däremot uppstår några avvikelser gällande GDPR, bör personbiträde fungera som en hjälpande hand för de anställda.