<p>Utifrån ökade krav i samhället har det idag blivit allt viktigare för företag att jobba med sin miljöpåverkan. Ett sätt att göra detta kan vara att införa ett miljöledningssystem i den egna verksamheten. Det handlar här om att skapa ett styrsystem som genom dokument ska förmå integrera det tänkta miljöarbetet bland medarbetarna i organisationen, ett system där målet är att jobba med ständiga förbättringar. Tyréns är ett konsultföretag inom samhällsbyggnadssektorn som har ett miljöledningssystem certifierat enligt ISO 14001. På företaget arbetar man med ledningssystemet i alla de olika projekt som företagets konsulter utför. Syftet med denna studie är att visa hur miljöledningssystemet som idé fungerar i praktisk tillämpning hos Tyréns. Vidare är syftet också att åskådliggöra vilken betydelse dokumentstyrning har för konsulternas vardagliga arbete med miljö.</p><p>Projektet har utförts som en kvalitativ fallstudie och med utgångspunkt i ett socialkon-struktivistiskt perspektiv. Eftersom jag ser verkligheten som bestående av sociala kon-struktioner kan jag inte här leta efter en enda ”sanning” utan måste istället tolka det som konsulterna berättar för mig utifrån den personliga analys jag förmår göra.</p><p>Jag hittar fem grundläggande teman ur vad jag upplever de intervjuade konsulterna anser viktigt för att miljöarbetet ska fungera i Tyréns verksamhet. Dessa fem teman är: ”Miljö behöver vara en del av vardagen!”, ”Miljö får inte vara för krångligt!”, ”Miljö är levande!”, ”Man behöver veta att något är fel – inte exakt vad man ska göra åt det!” och ”Miljö berör alla!”.</p><p>Viljan att integrera miljöledningssystemet finns hos företaget, men det verkliga infö-randet kan bli problematiskt just eftersom det gäller att få alla individer med olika förutsättningar att bli intresserade av och verkligen förstå systemet.</p><p>Jag upplever att konsulterna tycker att saker som har med miljö att göra kan vara ganska komplexa. För att miljöarbetet ska smälta in naturligt i vardagen är en förutsättning att det finns tid och kunskap om hur man ska göra och att det ska vara lätt att förstå hur miljö hänger ihop med det egna projektet, för annars finns risken att man struntar i det. Styrning bara genom dokument upplevs svårt och vikten av den informella kommunikationen poängteras, samtidigt som många konsulter också pratar om regelbunden utbildning som någonting grundläggande för att miljöledningssystemet ska fungera.</p> / <p>The increasing demands of society have led to a growing awareness among companies to emphasize their influence on the environment. One way of doing this is by introducing an environmental management system into the business. It is all about creating a control system that, by documents, is supposed to integrate the environmental work of the company among its own personnel. The target is to achieve continual improvement. Tyréns is an enterprise of technical consulting that has an environmental system certified by ISO 14001. The aim of this study is to illustrate how the environmental management system, as an idea, works out in its application at Tyréns. I will also show what importance document control has for the consultants’ environmental work.</p><p>The project has been made as a qualitative case study as seen from a social constructivistic perspective. I see reality consisting of social constructions and therefore it is impossible for me trying to find one “truth”. Instead I have to interpret the information given to me by the consultants.</p><p>I have found five basic themes that I believe the interviewed people find important for their environmental work at Tyréns. These five themes are: “Environmental work has to be a part of the every day activities!”, “Environmental work can not be too complicated!”, “Environmental work is dynamic!”, “You have to know that something is wrong – not necessarily what to do about it!” and “Environmental work concerns everyone!”.</p><p>The will to integrate the environmental management system does exist at the company, but the true implementation can become problematical since you have to get all the individuals with different prerequisitions to be interested in, and truly understand the system.</p><p>I feel the consultants experience the environmental matters as rather complex. An important condition for the environmental work really being able to blend in is that there is enough time and knowledge for it. It must also be easy to understand how environmental issues connect with the consultant’s own project; otherwise there is a risk that the person doesn’t care about it. Controlling only by documents is thought to be hard and the importance of the informal communication is being emphasized. Many of the consultants also talk about regular education as something fundamental if the environmental management system is to work out properly.</p>

Utifrån ökade krav i samhället har det idag blivit allt viktigare för företag att jobba med sin miljöpåverkan. Ett sätt att göra detta kan vara att införa ett miljöledningssystem i den egna verksamheten. Det handlar här om att skapa ett styrsystem som genom dokument ska förmå integrera det tänkta miljöarbetet bland medarbetarna i organisationen, ett system där målet är att jobba med ständiga förbättringar. Tyréns är ett konsultföretag inom samhällsbyggnadssektorn som har ett miljöledningssystem certifierat enligt ISO 14001. På företaget arbetar man med ledningssystemet i alla de olika projekt som företagets konsulter utför. Syftet med denna studie är att visa hur miljöledningssystemet som idé fungerar i praktisk tillämpning hos Tyréns. Vidare är syftet också att åskådliggöra vilken betydelse dokumentstyrning har för konsulternas vardagliga arbete med miljö. Projektet har utförts som en kvalitativ fallstudie och med utgångspunkt i ett socialkon-struktivistiskt perspektiv. Eftersom jag ser verkligheten som bestående av sociala kon-struktioner kan jag inte här leta efter en enda ”sanning” utan måste istället tolka det som konsulterna berättar för mig utifrån den personliga analys jag förmår göra. Jag hittar fem grundläggande teman ur vad jag upplever de intervjuade konsulterna anser viktigt för att miljöarbetet ska fungera i Tyréns verksamhet. Dessa fem teman är: ”Miljö behöver vara en del av vardagen!”, ”Miljö får inte vara för krångligt!”, ”Miljö är levande!”, ”Man behöver veta att något är fel – inte exakt vad man ska göra åt det!” och ”Miljö berör alla!”. Viljan att integrera miljöledningssystemet finns hos företaget, men det verkliga infö-randet kan bli problematiskt just eftersom det gäller att få alla individer med olika förutsättningar att bli intresserade av och verkligen förstå systemet. Jag upplever att konsulterna tycker att saker som har med miljö att göra kan vara ganska komplexa. För att miljöarbetet ska smälta in naturligt i vardagen är en förutsättning att det finns tid och kunskap om hur man ska göra och att det ska vara lätt att förstå hur miljö hänger ihop med det egna projektet, för annars finns risken att man struntar i det. Styrning bara genom dokument upplevs svårt och vikten av den informella kommunikationen poängteras, samtidigt som många konsulter också pratar om regelbunden utbildning som någonting grundläggande för att miljöledningssystemet ska fungera. / The increasing demands of society have led to a growing awareness among companies to emphasize their influence on the environment. One way of doing this is by introducing an environmental management system into the business. It is all about creating a control system that, by documents, is supposed to integrate the environmental work of the company among its own personnel. The target is to achieve continual improvement. Tyréns is an enterprise of technical consulting that has an environmental system certified by ISO 14001. The aim of this study is to illustrate how the environmental management system, as an idea, works out in its application at Tyréns. I will also show what importance document control has for the consultants’ environmental work. The project has been made as a qualitative case study as seen from a social constructivistic perspective. I see reality consisting of social constructions and therefore it is impossible for me trying to find one “truth”. Instead I have to interpret the information given to me by the consultants. I have found five basic themes that I believe the interviewed people find important for their environmental work at Tyréns. These five themes are: “Environmental work has to be a part of the every day activities!”, “Environmental work can not be too complicated!”, “Environmental work is dynamic!”, “You have to know that something is wrong – not necessarily what to do about it!” and “Environmental work concerns everyone!”. The will to integrate the environmental management system does exist at the company, but the true implementation can become problematical since you have to get all the individuals with different prerequisitions to be interested in, and truly understand the system. I feel the consultants experience the environmental matters as rather complex. An important condition for the environmental work really being able to blend in is that there is enough time and knowledge for it. It must also be easy to understand how environmental issues connect with the consultant’s own project; otherwise there is a risk that the person doesn’t care about it. Controlling only by documents is thought to be hard and the importance of the informal communication is being emphasized. Many of the consultants also talk about regular education as something fundamental if the environmental management system is to work out properly.

Denna studie om utmaningar i införandeprocessen av e-arkiv, visar att digitalisering är komplext och snarast saknar facit. Däremot har studien kunnat visa på viktiga moment och indikationer för hur förändringsprocesser i kommunala verksamheter, speciellt mindre kommuner och verksamheter, kan bedrivas. Studien har visat på hur viktigt det är med förändringledning, framförallt vid införande av ny teknologi, exempelvis e-arkiv. Studien undersöker de utmaningar som föreligger i införandeprocessen av ett e-arkiv och dess kommunikation, och hur dessa kan minimeras, hur de digitala attityderna ser ut bland kommunala medarbetare, samt hur arkivverksamhetens status kan påverka digitalisering och offentlig förvaltning. Studien visar att attityder till digitalisering och ny teknik är positiva och att de flesta anser sig ha allra minst tillräcklig kompetens inom IT, och dessutom visade enkätundersökningen på en avsaknad av påtagliga skillnader mellan olika åldersgrupper, vad gäller teknik och digitalisering. Det har också tydliggjorts att kunskap, information och kommunikation behövs mer av, i form av exempelvis introduktion och utbildning. E-arkiv bidrar med gedigen verksamhetsplan och grund-läggande behov för sammanhållen förvaltning, långsiktighet, effektivisering, öppenhet, bättre arkivvård, tydlig målbild och enhetliga arbetssätt. Förändringsledning är nyckeln till framgång, och inte bara för vinstdrivande företag utan minst lika viktigt för kommunala verksamheter och andra statliga institutioner, då det inte bara underlättar att göra ekonomiska vinster, utan att styra processen och alla dess steg som är viktiga. Utan tillgång till en modell av exempelvis Kotters åttastegstyp, är det allt för lätt att missa delar som egentligen är väldigt viktiga. Kanske speciellt i processer relaterade till ny teknologi, som införandet av e-arkiv är, är Kotters och andra processer för förändringsledning ytterst effektiva för att skapa ett bra och långsiktigt resultat. / This study on challenges in the implementation process of digital archives shows that digitalisation is complex, and lacks a definite answer on how to handle it best. However, the study specifies some important steps and indicators for change management processes in municipal organisations and especially in small municipalities and organisations. The study has also shown the importance of change management, especially when it comes to the implementation of new technology, such as digital archives. The study examines the challenges in the implementation process of digital archives and how they can be avoided, what the municipal employees’ attitudes are towards digitalisation as well as how the archive’s operational maturity can affect digitalisation and public administration. The study shows that the attitudes towards digitalisation and new technology are positive, and that most employees consider themselves to have proficient competence in IT. Moreover, the survey shows a lack of prominent differences between different ages when it comes to technology and digitalisation. The survey highlights a lack of knowledge, information and communication, which need to be improved, for example through introduction and education. Digital archives contribute to fund-amental needs such as coherent operations, sustainability, effectivisation, openness, improved archival operations, and a clear vision. Change management is essentially the key to success, not solely for for-profit companies, but it is just as important for municipal operations and state-run institutions, as it facilitates economic profits without steering the process in any direction. Without access to a model like for example Kotter’s eight step model, it is easy to miss the most important aspects.