<p>Denna studie belyser hur kommunikationen gentemot allmänheten såg ut i Hallands sex kommuner under stormen Per. Syftet har varit att se vilka informationskanaler kommunerna valde att använda sig av, vilka lärdomar man tog med sig från Gudrun och kommunernas syn på information och allmänheten.</p><p>Mitt material består främst utav dokument, utvärderingar och rapporter från kommunerna, länsstyrelsen och Radio Halland. Detta har kompletterats med åtta informantintervjuer. Forskning gällande kriser, kriskommunikation och information har även utgjort en viktig del i min studie. Lagen om extra ordinära händelse har varit en central del i uppsatsen då lagen reglerar vad kommunerna och landstingen måste genomföra innan, under och efter en krissituation. Vad gäller informations- och kommunikationsberedskap har kommuner och landsting stor frihet att själva bedöma hur denna skall se ut och organiseras.</p><p>Utvärderingen visar att det fanns brister i kommunikationen gentemot allmänheten under stormen Per. Några exempel på brister i kommunikationen var: Att delge medborgarna med information i ett tidigt skede under stormen Per. Informationen till Radio Halland var till en början nästintill obefintlig och man fick söka information själva. En annan brist som jag har kunnat urskilja är att kommunikationen i många fall är enkelriktad och inte dubbelriktad. Kommunerna tar inte tillvara på de tillfällen som allmänheten kan ge feedback under kriser som t.ex. vid värmestugor och andra upplysningsfunktioner. Det man tydligt kan se är att information värderas högt hos majoriteten av kommunerna men handlingskraften och motivationen saknas på många håll. </p><p> </p><p>Nyckelord: Kommuner, Stormen Per, Kris, Kriskommunikation, Information, Lagen om extraordinära händelser.</p>

Denna studie belyser hur kommunikationen gentemot allmänheten såg ut i Hallands sex kommuner under stormen Per. Syftet har varit att se vilka informationskanaler kommunerna valde att använda sig av, vilka lärdomar man tog med sig från Gudrun och kommunernas syn på information och allmänheten. Mitt material består främst utav dokument, utvärderingar och rapporter från kommunerna, länsstyrelsen och Radio Halland. Detta har kompletterats med åtta informantintervjuer. Forskning gällande kriser, kriskommunikation och information har även utgjort en viktig del i min studie. Lagen om extra ordinära händelse har varit en central del i uppsatsen då lagen reglerar vad kommunerna och landstingen måste genomföra innan, under och efter en krissituation. Vad gäller informations- och kommunikationsberedskap har kommuner och landsting stor frihet att själva bedöma hur denna skall se ut och organiseras. Utvärderingen visar att det fanns brister i kommunikationen gentemot allmänheten under stormen Per. Några exempel på brister i kommunikationen var: Att delge medborgarna med information i ett tidigt skede under stormen Per. Informationen till Radio Halland var till en början nästintill obefintlig och man fick söka information själva. En annan brist som jag har kunnat urskilja är att kommunikationen i många fall är enkelriktad och inte dubbelriktad. Kommunerna tar inte tillvara på de tillfällen som allmänheten kan ge feedback under kriser som t.ex. vid värmestugor och andra upplysningsfunktioner. Det man tydligt kan se är att information värderas högt hos majoriteten av kommunerna men handlingskraften och motivationen saknas på många håll. Nyckelord: Kommuner, Stormen Per, Kris, Kriskommunikation, Information, Lagen om extraordinära händelser.

In this paper, I have examined the records management functions during extraordinary events from the perspective of what is documented, archived and made available regarding voluntary staff participation. Work organization during extraordinary events, also called emergency prepardness system, is based on work resources from regular employees in state and local government and in addition voluntary human resources. Records management is essential for organizations and society to protect and preserve reliable documents that evidence that the measures implemented and to support future actions, decisions and lessons learned. I chosed to perform an instrumental case study on the forest fire in Västmanland 2014 to create an image of the records management in extraordinary events. The survey has been focused on how the volunteer staff have been included in the documentation and where and how much is retained and archived. The case study has been carried out on the basis of grounded theory with data processing and analysis of documents and interview responses. The results of data processing gave a picture that records management was deficient during the fire and also afterwards with archiving and accessibility. Various professional groups performed the documentation for different purposes, in different records management systems, but without common practice and no one had overall responsibility for records management. It is missing a lot of written documentation regarding the voluntary efforts of staff at the extraordinary event, both among non-governmental organizations NGOs, voluntary defence organizations and authorities. Documentation is available only to a small extent and with varying factual content which makes it impossible to get an overall picture and it is difficult to know where the documents are archived. A further analysis of the results from the grounded theory-processing and some policy documents generated suggestions for improvements to include volunteer staff into the documentation in extraordinary events. The proposals deals with: a coordinating organization given the task of coordinating the guidelines for records management so that they are applicable for extraordinary events, and customized for different scenarios of events and different types of organizations participating in the work; that the archive theoretical model records continuum is used in the creation of strategies; to observe the laws and regulations that concern records management and extraordinary events; to appoint a person responsible for records management of each organization in emergency preparedness system; that authorities, municipalities and county councils continually train and practice their regular staff, elected officials and voluntary agreements personnel in processes of records management during extraordinary events; to introduce a common archive authority that collects, preserve and provide documentation regarding the work of extraordinary events. / I den här uppsatsen har jag undersökt hur dokumenthanteringen fungerar vid extraordinära händelser utifrån perspektivet vad som dokumenteras, arkiveras och tillgängliggörs gällande frivilligpersonals medverkan. Arbetsorganisationen vid extraordinära händelser, även kallat  samhällets krisberedskap, är uppbyggd på arbetsresurser ifrån ordinarie anställd personal i stat och kommun samt därtill frivilliga personalresurser. Dokumenthantering är väsentligt för organisationer och samhället för att skydda och bevara tillförlitliga dokument som belägg för att åtgärder genomförts och som stöd för framtida åtgärder, beslut och lärdomar. Jag valde att utföra en instrumentell fallstudie på skogsbranden i Västmanland 2014 för att skapa en bild av dokumenthanteringen vid extraordinära händelser. Undersökningen har gällt hur frivillig-personal har inkluderats i dokumentationen samt var och hur mycket som finns bevarat och arkiverat. Fallstudien har genomförts utifrån grundad teori med databehandling och analys av dokument och intervjusvar. Resultatet från databearbetningen gav en bild att dokumenthante-ringen var bristfällig under branden och även efteråt med arkivering och tillgängliggörande. Olika yrkesgrupper utförde dokumentation för olika ändamål, i olika dokumenthanterings-system, utan gemensamma rutiner och ingen hade ett övergripande ansvar för dokument-hanteringen. Det saknas en hel del skriftlig dokumentation om frivilligpersonalens insats vid den extraordinära händelsen, både hos frivilligorganisationer, frivilliga försvarsorganisationer och myndigheter. Dokumentation finns bara i liten utsträckning och med varierande faktainnehåll vilket gör det omöjligt att få en helhetsbild och det är svårt att veta var dokumentation finns arkiverad. En fortsatt analys mellan resultatet från grundad teori-bearbetningen och några styrdokument genererade förslag till förbättringar för att dokumentation om frivilligpersonal ska bli inkluderad vid extraordinära händelser. Förslagen behandlar: att en samordnande instans får uppdraget att samordna riktlinjer för dokument-hanteringen så att de blir tillämpbara vid extraordinära händelser och anpassade för olika scenarion av händelser och olika typer av organisationer som deltar i arbetet; att arkivteoretiska modellen records continuum används i skapandet av strategier; att beakta de lagar och förordningar som finns för dokumenthantering och extraordinära händelser; att utse en ansvarig för dokumenthantering hos varje aktör inom samhällets krisberedskap; att myndigheter, kommuner och länsstyrelser kontinuerligt ska utbilda och tillsammans öva sin ordinarie personal, förtroendevalda och frivillig avtalspersonal i processer av dokumenthantering vid extraordinära händelser; att införa en gemensam arkivinstans som samlat kan bevara och tillhandahålla dokumentation gällande arbetet med extraordinära händelser.

De senaste åren har det skett en nedprioritering av risk- och krisföreberedande arbete på kommunal nivå, främst gällande naturkatastrofer. En av anledningarna till detta är att de kommunala medlen prioriteras mot andra saker som exempelvis skola, vård och omsorg. Syftet med uppsatsen är att undersöka lärdomar och förmåga rörande hanteringen av naturkatastrofer på olika myndighetsnivåer i Sverige. Lärdomar studeras utifrån ett verkligt exempel: skogsbranden i Västmanland sommaren 2014. Huvudfokus för uppsatsen är att studera Uppsala kommuns förmåga att hantera en eventuell framtida naturkatastrof. För att undersöka syftet används två teoretiska modeller: Framgångsfaktorer för krishantering samt DROP-modellen. Framgångsfaktorerna används sedan för att se om lärdomar har inhämtats ur skogsbrandskatastrofen. Uppsala kommuns förmåga analyseras genom DROP-modellen, som delas in i ett antal steg. Den kommunala förmågan analyseras i varje steg i modellen för att diskutera om motståndskraft mot en eventuell naturkatastrof finns. Resultatet av undersökningarna visar att lärdomar kan inhämtas från skogsbrandsstudien, men det som är avgörande för om lärdom verkligen tas är om myndigheterna själva aktivt väljer att ta åt sig av erfarenheterna. Dock är det osäkert om Uppsala kommun har förmåga att klara en eventuell naturkatastrof, då det finns prioriterings- och tolkningsproblematik i det beredskapsförebyggande arbetet.