In this paper, I have examined the records management functions during extraordinary events from the perspective of what is documented, archived and made available regarding voluntary staff participation. Work organization during extraordinary events, also called emergency prepardness system, is based on work resources from regular employees in state and local government and in addition voluntary human resources. Records management is essential for organizations and society to protect and preserve reliable documents that evidence that the measures implemented and to support future actions, decisions and lessons learned. I chosed to perform an instrumental case study on the forest fire in Västmanland 2014 to create an image of the records management in extraordinary events. The survey has been focused on how the volunteer staff have been included in the documentation and where and how much is retained and archived. The case study has been carried out on the basis of grounded theory with data processing and analysis of documents and interview responses. The results of data processing gave a picture that records management was deficient during the fire and also afterwards with archiving and accessibility. Various professional groups performed the documentation for different purposes, in different records management systems, but without common practice and no one had overall responsibility for records management. It is missing a lot of written documentation regarding the voluntary efforts of staff at the extraordinary event, both among non-governmental organizations NGOs, voluntary defence organizations and authorities. Documentation is available only to a small extent and with varying factual content which makes it impossible to get an overall picture and it is difficult to know where the documents are archived. A further analysis of the results from the grounded theory-processing and some policy documents generated suggestions for improvements to include volunteer staff into the documentation in extraordinary events. The proposals deals with: a coordinating organization given the task of coordinating the guidelines for records management so that they are applicable for extraordinary events, and customized for different scenarios of events and different types of organizations participating in the work; that the archive theoretical model records continuum is used in the creation of strategies; to observe the laws and regulations that concern records management and extraordinary events; to appoint a person responsible for records management of each organization in emergency preparedness system; that authorities, municipalities and county councils continually train and practice their regular staff, elected officials and voluntary agreements personnel in processes of records management during extraordinary events; to introduce a common archive authority that collects, preserve and provide documentation regarding the work of extraordinary events. / I den här uppsatsen har jag undersökt hur dokumenthanteringen fungerar vid extraordinära händelser utifrån perspektivet vad som dokumenteras, arkiveras och tillgängliggörs gällande frivilligpersonals medverkan. Arbetsorganisationen vid extraordinära händelser, även kallat  samhällets krisberedskap, är uppbyggd på arbetsresurser ifrån ordinarie anställd personal i stat och kommun samt därtill frivilliga personalresurser. Dokumenthantering är väsentligt för organisationer och samhället för att skydda och bevara tillförlitliga dokument som belägg för att åtgärder genomförts och som stöd för framtida åtgärder, beslut och lärdomar. Jag valde att utföra en instrumentell fallstudie på skogsbranden i Västmanland 2014 för att skapa en bild av dokumenthanteringen vid extraordinära händelser. Undersökningen har gällt hur frivillig-personal har inkluderats i dokumentationen samt var och hur mycket som finns bevarat och arkiverat. Fallstudien har genomförts utifrån grundad teori med databehandling och analys av dokument och intervjusvar. Resultatet från databearbetningen gav en bild att dokumenthante-ringen var bristfällig under branden och även efteråt med arkivering och tillgängliggörande. Olika yrkesgrupper utförde dokumentation för olika ändamål, i olika dokumenthanterings-system, utan gemensamma rutiner och ingen hade ett övergripande ansvar för dokument-hanteringen. Det saknas en hel del skriftlig dokumentation om frivilligpersonalens insats vid den extraordinära händelsen, både hos frivilligorganisationer, frivilliga försvarsorganisationer och myndigheter. Dokumentation finns bara i liten utsträckning och med varierande faktainnehåll vilket gör det omöjligt att få en helhetsbild och det är svårt att veta var dokumentation finns arkiverad. En fortsatt analys mellan resultatet från grundad teori-bearbetningen och några styrdokument genererade förslag till förbättringar för att dokumentation om frivilligpersonal ska bli inkluderad vid extraordinära händelser. Förslagen behandlar: att en samordnande instans får uppdraget att samordna riktlinjer för dokument-hanteringen så att de blir tillämpbara vid extraordinära händelser och anpassade för olika scenarion av händelser och olika typer av organisationer som deltar i arbetet; att arkivteoretiska modellen records continuum används i skapandet av strategier; att beakta de lagar och förordningar som finns för dokumenthantering och extraordinära händelser; att utse en ansvarig för dokumenthantering hos varje aktör inom samhällets krisberedskap; att myndigheter, kommuner och länsstyrelser kontinuerligt ska utbilda och tillsammans öva sin ordinarie personal, förtroendevalda och frivillig avtalspersonal i processer av dokumenthantering vid extraordinära händelser; att införa en gemensam arkivinstans som samlat kan bevara och tillhandahålla dokumentation gällande arbetet med extraordinära händelser.

I vårt gemensamma samhälle anses volontärarbete ofta vara något speciellt, något som man kan ha eller inte ha. Denna missuppfattning beror delvis på bristande kunskap och intresse för denna typ av aktivitet. Men trots detta har volontärarbete alltid varit och kommer att förbli en central del av samhällets utveckling och funktion. I praktiken ser vi att den vanligaste formen av ideellt arbete är förmågan hos människor att organisera sig på lokal nivå (vanligtvis i en förening) för att lösa specifika lokala problem. Det civila samhället har alltid olika ideella organisationer. Ett sådant samarbete kan göra vad ingen annan kan. Ideella styrkor kan göra vad regeringen eller företagen inte kan (inte vill). Medborgarna kan spela en viktig roll för att hjälpa offren i olika krissituationer och kan också vara ovärderliga för myndigheterna.  Men volontärernas arbete är inte alltid väl dokumenterat. För att få en fullständig bild av alla deltagare och deras engagemang i nödsituationer måste registerhantering ta hänsyn till dess mångfald. ISO 15489–1:2016, en internationell standard för dokumenthantering, beskriver att systematisk dokumenthantering är viktig för både organisationer och samhälle för att skydda och upprätthålla tillförlitliga register, främst som bevis för att åtgärder har genomförts och för det andra som stöd för framtida åtgärder och lösningar.  Denna studie undersöker frågor relaterade till ett så ganska problematisk fråga i ideella organisationers lösning av en krissituation som att dokumentera deras medlemmars/deltagares arbete. Med hjälp av två ideella organisationer (Missing People Sweden och Svenska Röda Korset) granskas och analyseras de åtgärder som vidtas av organisationer för att lösa detta problem - hur man ska dokumentera volontärernas arbete, hur denna dokumentation kommer att sparas/ arkiveras för användning i framtiden. Intervjuer genomfördes med de studerande organisationerna, som låg till grund för slutsatser om den aktuella situationen. Dokumentteori och Records continuum modell togs som en teoretisk grund för uppsatsen. Som forskningsmetod används en instrumental fallstudie, baserad på studier av tillgänglig litteratur och vetenskaplig forskning och genomförande av kvalitativa intervjuer. Den diskuteras också hur organisationer som helhet hanterar frågan om information- och dokumenthantering i sina organisationer.  Studien visar att båda undersökta organisationerna dokumenterar medlemmarnas/deltagarnas arbete som återspeglar denna aktivitet i slutrapporterna om det utförda arbetet. All denna dokumentation förvaras vanligtvis endast i elektronisk form och bevaras/arkiveras på servrar. När det gäller frågan om dokumenthantering i allmänhet har organisationer helt olika tillvägagångssätt för denna fråga. / In our society, volunteering is often considered something special, something that one simply does or does not. This misconception is partly due to a lack of knowledge and interest in this type of activity. Nevertheless, volunteering has always been and will remain a central part of the development and functioning of society. In practice, we see that the most common form of non-profit work is the ability of people to organize at the local level (usually in an association) to solve specific local problems. Civil society always has different non-profit organizations. Nonprofit forces can do what the government or corporations cannot (do not want). Citizens can play an important role in helping victims in various crisis situations and can also be of great help to the authorities.  But the volunteers work is not always well documented. To get a complete picture of all participants and their involvement in emergencies, registry management must consider its diversity. ISO 15489-1:2016, an international standard for document management, describes that systematic document management is important for both organizations and society in protecting and maintaining reliable records, primarily as evidence that actions have been implemented and, secondly, to support future actions and solutions.  This study examines issues related to such a rather problematic moment in nonprofits resolution of a crisis as documenting the work of their members/participants. With the help of two non-profit organizations (Missing People Sweden and Swedish Red Cross), the measures taken by organizations to solve this problem are considered and analyzed - how to document the work of volunteers, how this documentation will be saved/ archived for future use. Interviews were conducted with the organizations, which formed the basis for conclusions on the current situation. Document theory and the Records continuum model were taken as a theoretical basis for the thesis. An instrumental case study is used as a research method, based on studies of available literature and scientific research, and conducting qualitative interviews. It also discusses how organizations as a whole handle the issue of information and document management in their organizations.  As the study shows, both organizations document the work of the members/participants that reflects this activity in the final reports on the work performed. All this documentation is usually stored only in electronic form and stored/archived on servers. On the issue of document management in general, organizations have completely different approaches to this issue.