This thesis is carried out at Portsystem 2000 AB who manufactures and markets industrial doors and docking systems. The background to this thesis is that the company’s management considers that their follow-up process of cost accounts is not fully functioning. The aim with this report is to investigate and describe the present procedure of the follow-up process concerning the time of operations and come up with suggestions for improvements. This thesis is performed within the range of the following areas: Information systems, quality, processes and cost calculation. The main method we used were semi structured interviews with a fairly opened framework. We also did a small-scale quantitative survey. The results from our investigation are that Portsystem lacks in the following matters: • Communication between the parts of the information system • Formulated routines for handling of divergence • Mapping of causes for divergence • Reliability in the information system Our conclusions are that Portsystem first of all need to put effort in doing an extensive revision of the present time estimations for the products with existing cost accounts. They should also examine the possibilities of making the enterprise system communicate with the MRP–system. More frequently executed calculations are a way of improving the precision in the cost estimations. We also consider that Portsystem should put effort in examine the distinguishable causes for divergence and take them into account during the follow-up process. / Detta examensarbete är utfört vid Portsystem 2000 AB i Habo som är en tillverkare av portsystem, däribland dockningssystem och garageportar. Bakgrunden till examensarbetet är att Portsystem anser sig ha problem med uppföljningen av efterkalkyler. Målet och syftet med arbetet är att undersöka och beskriva det befintliga tillvägagångssättet vid uppföljningsarbetet av tidsåtgången i produktionen samt ge förslag till förbättringar med utgångspunkt från vald litteratur inom området. Examensarbetet behandlar områdena informationssystem, kvalitet, processer och kalkylering. Metoder som använts är huvudsakligen semistrukturerade intervjuer och en mindre kvantitativ undersökning. Resultaten från undersökningen visar att Portsystem har brister inom följande områden: • Kommunikation mellan informationssystemets olika delar • Formulerade rutiner för avvikelsehantering • Kartläggning av orsaker till avvikelser • Pålitlighet i informationssystemet Våra slutsatser är att Portsystem först och främst behöver lägga resurser på att göra en omfattande revidering av tidsåtgången för de artiklar där efterkalkyler redan finns arkiverade. De bör även se över möjligheterna att få Scala och System Andersson att kommunicera med varandra, vilket skulle underlätta uppföljningen. Kanske är det motiverat att byta affärssystem. Vi anser att man genom enkla frekventa beräkningar kan förbättra precisionen i förkalkylen. Ytterligare en slutsats är att de urskiljbara orsakerna till avvikelse borde undersökas närmare och tas med i planeringen.

<p>This thesis is carried out at Portsystem 2000 AB who manufactures and markets industrial doors and docking systems. The background to this thesis is that the company’s management considers that their follow-up process of cost accounts is not fully functioning.</p><p>The aim with this report is to investigate and describe the present procedure of the follow-up process concerning the time of operations and come up with suggestions for improvements. This thesis is performed within the range of the following areas: Information systems, quality, processes and cost calculation. The main method we used were semi structured interviews with a fairly opened framework. We also did a small-scale quantitative survey. The results from our investigation are that Portsystem lacks in the following matters:</p><p>• Communication between the parts of the information system</p><p>• Formulated routines for handling of divergence</p><p>• Mapping of causes for divergence</p><p>• Reliability in the information system</p><p>Our conclusions are that Portsystem first of all need to put effort in doing an extensive revision of the present time estimations for the products with existing cost accounts. They should also examine the possibilities of making the enterprise system communicate with the MRP–system. More frequently executed calculations are a way of improving the precision in the cost estimations. We also consider that Portsystem should put effort in examine the distinguishable causes for divergence and take them into account during the follow-up process.</p> / <p>Detta examensarbete är utfört vid Portsystem 2000 AB i Habo som är en tillverkare av portsystem, däribland dockningssystem och garageportar. Bakgrunden till examensarbetet är att Portsystem anser sig ha problem med uppföljningen av efterkalkyler.</p><p>Målet och syftet med arbetet är att undersöka och beskriva det befintliga tillvägagångssättet vid uppföljningsarbetet av tidsåtgången i produktionen samt ge förslag till förbättringar med utgångspunkt från vald litteratur inom området. Examensarbetet behandlar områdena informationssystem, kvalitet, processer och kalkylering. Metoder som använts är huvudsakligen semistrukturerade intervjuer och en mindre kvantitativ undersökning. Resultaten från undersökningen visar att Portsystem har brister inom följande områden:</p><p>• Kommunikation mellan informationssystemets olika delar</p><p>• Formulerade rutiner för avvikelsehantering</p><p>• Kartläggning av orsaker till avvikelser</p><p>• Pålitlighet i informationssystemet</p><p>Våra slutsatser är att Portsystem först och främst behöver lägga resurser på att göra en omfattande revidering av tidsåtgången för de artiklar där efterkalkyler redan finns arkiverade. De bör även se över möjligheterna att få Scala och System Andersson att kommunicera med varandra, vilket skulle underlätta uppföljningen. Kanske är det motiverat att byta affärssystem. Vi anser att man genom enkla frekventa beräkningar kan förbättra precisionen i förkalkylen. Ytterligare en slutsats är att de urskiljbara orsakerna till avvikelse borde undersökas närmare och tas med i planeringen.</p>

En kalkylavvikelse kan uppstå vid jämförelse mellan förkalkylen och efterkalkylen på en order. Detta examensarbetet avser att undersöka vilka orsaker som kan ligga bakom en kalkylavvikelse. I samband med examensarbetet har en fallstudie utförts på Arkivator i Falköping, där en avvikelseanalys har genomförts på två av deras tillverkningsordrar. Den insamlingsmetod som har använts i studien är personliga intervjuer med ekonomichefen och produktionscontrollern på företaget. De slutsatser som kunde dras av studien var att det förekommer flertalet olika orsaker till att en kalkylavvikelse uppstår. De huvudsakliga orsakerna till kalkylavvikelserna på Arkivator var att en produkt fick kasseras under produktionen och att en produktionsgrupp troligtvis glömt att avrapportera när de färdigställt ordern. För att i framtiden kunna upprätta bättre för- och efterkalkyler är det viktigt att följa upp de kalkylavvikelser som har uppstått och dra lärdom av dessa. / A calculation discrepancy might arise from the comparison between preliminary calculations and post-costing of an order. This essay intends to explore the reasons behind calculated deviations. In connection with the thesis is a case study conducted at Arkivator in Falköping, where a deviation analysis carried out on two of their manufacturing orders. The method thats used for the collection is personal interviews with the treasurer and the production controller of the company. The conclusions from the study was that there are several different reasons why a calculation difference arises. The main reasons for the differences at Arkivator was that one product was discarded during the production and that a production team probably forgot to report when thy completed the order. Whereas, in order to be able to establish better preliminary- and post-calculations, it is important to follow up the calculation differences that have arisen and take knowledge of them.

<p>En kalkylavvikelse kan uppstå vid jämförelse mellan förkalkylen och efterkalkylen på en order. Detta examensarbetet avser att undersöka vilka orsaker som kan ligga bakom en kalkylavvikelse. I samband med examensarbetet har en fallstudie utförts på Arkivator i Falköping, där en avvikelseanalys har genomförts på två av deras tillverkningsordrar. Den insamlingsmetod som har använts i studien är personliga intervjuer med ekonomichefen och produktionscontrollern på företaget. De slutsatser som kunde dras av studien var att det förekommer flertalet olika orsaker till att en kalkylavvikelse uppstår. De huvudsakliga orsakerna till kalkylavvikelserna på Arkivator var att en produkt fick kasseras under produktionen och att en produktionsgrupp troligtvis glömt att avrapportera när de färdigställt ordern. För att i framtiden kunna upprätta bättre för- och efterkalkyler är det viktigt att följa upp de kalkylavvikelser som har uppstått och dra lärdom av dessa.</p> / <p>A calculation discrepancy might arise from the comparison between preliminary calculations and post-costing of an order. This essay intends to explore the reasons behind calculated deviations. In connection with the thesis is a case study conducted at Arkivator in Falköping, where a deviation analysis carried out on two of their manufacturing orders. The method thats used for the collection is personal interviews with the treasurer and the production controller of the company. The conclusions from the study was that there are several different reasons why a calculation difference arises. The main reasons for the differences at Arkivator was that one product was discarded during the production and that a production team probably forgot to report when thy completed the order. Whereas, in order to be able to establish better preliminary- and post-calculations, it is important to follow up the calculation differences that have arisen and take knowledge of them.</p>