<p> This report is an evaluation of Peab's purchase and call-off system, PIA.</p><p>PIA is used to order goods for Peab's construction sites. The background to the work is that users of the system have understood the system cumbersome to use when purchasing goods for construction sites. The evaluation was carried out by the interviews and tests with users of the program, in this case, supervisors and site managers at the company. Ten users of the system were interviewed and eleven people have carried out a test order.</p><p>The focus is primarily on the test order that users have implemented, which has been clocked and analyzed for time and cost. The evaluation is also a user analysis concerning how the users perceive the program, mainly in terms of usability, functionality and benefits.</p><p>The result of this report shows that PIA is economically profitable to use for the purchase of goods for construction sites. It shows also that in the majority of cases take more time to place an order through PIA than by phone, but despite this, it is economically profitable to use the system.</p><p>The result of the user analysis shows that the system performs what it is proposed to, despite some criticism from users. It also shows that the system is user friendly for those who have fairly good computer skills, and states that PIA brings the benefit that it is intended to do, i.e. creating economic profit to the company.</p>

This report is an evaluation of Peab's purchase and call-off system, PIA. PIA is used to order goods for Peab's construction sites. The background to the work is that users of the system have understood the system cumbersome to use when purchasing goods for construction sites. The evaluation was carried out by the interviews and tests with users of the program, in this case, supervisors and site managers at the company. Ten users of the system were interviewed and eleven people have carried out a test order. The focus is primarily on the test order that users have implemented, which has been clocked and analyzed for time and cost. The evaluation is also a user analysis concerning how the users perceive the program, mainly in terms of usability, functionality and benefits. The result of this report shows that PIA is economically profitable to use for the purchase of goods for construction sites. It shows also that in the majority of cases take more time to place an order through PIA than by phone, but despite this, it is economically profitable to use the system. The result of the user analysis shows that the system performs what it is proposed to, despite some criticism from users. It also shows that the system is user friendly for those who have fairly good computer skills, and states that PIA brings the benefit that it is intended to do, i.e. creating economic profit to the company.

Syftet med denna studie är att redovisa vad som skett de senaste åren vad gäller elektroniska inköp i offentlig sektor i Sverige och jämföra med de krav som ställts. Det beskrivs i vilken mån inköpssystemen stöder de inköpsprocesser offentlig sektor har. En diskussion förs om det bara finns en modell för lyckosamt införande (med mindre variationer) eller om det finns flera sätt. Slutligen tas det upp vilka faktorer som får en IT-satsning, i detta fall inköpssystem, att lyckas bra eller mindre bra.

<p>Regelverket för offentlig upphandling håller för närvarande på att förändras. Det är direktiven 2004/18/EG (klassiska direktivet) och 2004/17/EG (försörjningsdirektivet), som har omarbetats. Andledningen till en regelförändring är att omvärlden har förändrats, vilket innebär att tekniken har utvecklats och behoven för nya rutiner inom offentlig upphandling är nödvändiga. Bland de nyheter som återfinns i direktiven återfinns ett nytt upphandlingsförfarande, den så kallade konkurrenspräglade dialogen. Förfarandet är avsett att tillämpas vid situationer då det inte är möjligt att i de tekniska specifikationerna ange vad som krävs för att tillgodose den upphandlande myndighetens behov. Utöver denna nyhet, presenteras också en ny inköpsprocess, det så kallade dynamiska inköpssystemet. Det karaktäristiska för denna inköpsprocess är att den är helt elektronisk och skall möjliggöra ett stort urval för beställare att förfoga över. Slutligen är en ny form av tilldelning av kontrakt framtagen, den så kallade elektroniska auktionen. Detta senare förfarande är inte ett självständigt upphandlingsförfarande. Processen skall i det närmast ses som en fortsättning på öppet, selektivt och i vissa fall, förhandlat förfarande. Det handlar om tilldelning av kontrakt.</p><p>Aktörer inom offentlig upphandling står således inför nya utmaningar. Det är dock grundläggande att försäkra att viktiga principer inte förringas eller ignoreras vid införande och tillämpning av nya element i regelverket. De principer som avses är principen om likabehandling, principen om insyn och öppenhet, samt proportionalitetsprincipen.</p><p>Uppsatsen är en kritisk studie av konkurrenspräglad dialog, dynamiska inköpssystem och elektroniska auktioner. Hur verkar dessa element i förhållande till viktiga principer såsom, likabehandling, insyn och öppenhet och proportionalitetsprincipen?</p><p>I och med klarläggande hur dessa system är ämnade att fungera, uppkommer följande frågor;</p><p>Vilka möjligheter medför användandet av de nya elementen?</p><p>Vilka är de eventuella riskerna med de nya elementen i offentlig upphandling?</p><p>Studien visar att tillämpning konkurrenspräglad dialog</p><p>- förbättrar och höjer nivån av exakthet i förfrågningsunderlaget,</p><p>- ger upphov till osäkerhet om vad ett särskilt komplicerat kontrakt är,</p><p>- kan åsidosätta likabehandlingsprincipen</p><p>- hotar att utesluta små- och medelstora leverantörer.</p><p>Studien visar att tillämpning av dynamiska inköpssystem</p><p>- kommer att resultera i en ökad konkurrens, dock en blygsam ökning,</p><p>- öppenheten för nya aktörer kommer att gagnas,</p><p>- ökar antalet aktörer i upphandlingsprocessen och därmed också ökar den administrativa bördan,</p><p>- gynnar större leverantörer på grund av stordriftsfördelar,</p><p>- små- och medelstora företag kan komma att känna sig hämmade att delta i systemet.</p><p>Studien visar att tillämpning av elektroniska auktioner</p><p>- förenklar upphandlingsprocessen vid kontraktstilldelning och reducerar kostnader för både upphandlande enhet och leverantör,</p><p>- innebär ett riskmoment för bevarandet sekretess av vissa material.</p>

<p>Companies that are facing the global market are put in to new challenges in order to streamline its business. One industry that has realized that changes are necessary is the construction industry, it is an industry witch is far behind the development of introducing information technology-tools systems in there business. It has shown there is a relation between high IT usage and high productivity, which is one of the reasons to why companies in the construction industry should purchase a business system especially for procurement. However, companies that have purchased a business system are facing difficulties in having their employees using it for its purpose. </p><p>People react differently to changes and that’s why variations in quantities exist for usage of information technology-tools. We considered it to be interesting to look deeper into the question: “if the difference in utilization depends on resistance”? And if so: “which factors are behind the variation of participation”? This became a research project for us with the purpose to investigate and analyze the differences of attitudes of the NCC’s purchasers, in different regions in Sweden, while the process of the information technology-tool “Trade” was implemented. </p><p>Our dissertation is based on both qualitative and quantitative data. We carried out a survey and interviews to collect information to our empirical chapter. The Question formulas was created on the basis of our theories and the respondents where also chosen on the same base of theories. To be able to see the differences of the regions, we chose one of the better and one of the worst of using the Trade. Interviews took place in Stockholm and Umeå and the survey formulas was sent internally thru a web based application to all of the purchasers within NCC Construction AB in both Stockholm and Norrland. </p><p>The result of the research showed that in Stockholm the response was more positive then it was in the northern part of Sweden, regarding the use of the information technology-tool Trade. We did not find any strong connection between people with computer habit, their age and the usage of Trade. However, we did find that verbal information contributed to create a larger interest for the use of Trade. Furthermore we found some teething troubles, but also a few errors such as unclearness to what kind of construction site Trade suits for, low performance expectations and unclear informed advantages. These were the main factors for resistance and the difference between the regions.</p> / <p>Den globala marknaden ställer företagen inför nya utmaningar att förändra och effektivisera sin verksamhet. En bransch som har insett att en förändring är nödvändig är byggbranschen, det är en bransch som ligger efter i utvecklingen med att införa IT baserade verktygssystem i verksamheten. Det finns ett samband mellan högt IT-användande och produktivitet, därför är alternativet för byggbranschen att införskaffa ett inköpssystem. Men de företag som har införskaffat ett inköpssystem möter stora svårigheten när det gäller att personalen använder det fullt ut till dess syfte. </p><p>Människor agerar olika vid förändring och därmed varierar omfattningen av utnyttjandet av IT verktyg. Därför ansåg vi att det vore intressant att undersöka om skillnaden i användandet beror på motstånd och vilka faktorer som ligger bakom den varierande mottagligheten. Detta kom att bli ett uppdrag för oss, och syftet var att undersöka och analysera skillnaden i attityden i olika regioner i Sverige hos NCCs avropare vid införandet av IT-verktyget Trade. </p><p>Vår uppsats bygger på både kvalitativ och kvantitativ data. Vi genomförde enkätundersökning och intervjuer för att samla in material till empiri. Frågeformulär utformades utifrån våra teorier och respondenter valdes utifrån teoriernas grunder. För att se skillnaden valdes den region som var bättre samt region som var sämst på att använda Trade. Intervjun genomfördes i Stockholm och Umeå och enkäten skickades internt via en webbaserad applikation till alla avropare inom NCC Construction AB i både Stockholm och Norrland. </p><p>Resultatet av undersökningen visade att i Stockholm var man mer positiv än i Norrland vad gällde användandet av IT-verktyget. Vi fann inga starka samband mellan hög datorvana, ålder och användandet av Trade. Därmed fann vi att muntlig information bidrog till ett större intresse och användande av Trade. Dessutom fanns det så kallade barnsjukdomar som uppstår med nya system, men även flera brister som otydlighet om till vilken form av byggarbete Trade passade, lågt ställda krav och otydligt förmedlade fördelar. Dessa var de främsta faktorerna till motståndet och skillnaden mellan regionerna.</p>

Regelverket för offentlig upphandling håller för närvarande på att förändras. Det är direktiven 2004/18/EG (klassiska direktivet) och 2004/17/EG (försörjningsdirektivet), som har omarbetats. Andledningen till en regelförändring är att omvärlden har förändrats, vilket innebär att tekniken har utvecklats och behoven för nya rutiner inom offentlig upphandling är nödvändiga. Bland de nyheter som återfinns i direktiven återfinns ett nytt upphandlingsförfarande, den så kallade konkurrenspräglade dialogen. Förfarandet är avsett att tillämpas vid situationer då det inte är möjligt att i de tekniska specifikationerna ange vad som krävs för att tillgodose den upphandlande myndighetens behov. Utöver denna nyhet, presenteras också en ny inköpsprocess, det så kallade dynamiska inköpssystemet. Det karaktäristiska för denna inköpsprocess är att den är helt elektronisk och skall möjliggöra ett stort urval för beställare att förfoga över. Slutligen är en ny form av tilldelning av kontrakt framtagen, den så kallade elektroniska auktionen. Detta senare förfarande är inte ett självständigt upphandlingsförfarande. Processen skall i det närmast ses som en fortsättning på öppet, selektivt och i vissa fall, förhandlat förfarande. Det handlar om tilldelning av kontrakt. Aktörer inom offentlig upphandling står således inför nya utmaningar. Det är dock grundläggande att försäkra att viktiga principer inte förringas eller ignoreras vid införande och tillämpning av nya element i regelverket. De principer som avses är principen om likabehandling, principen om insyn och öppenhet, samt proportionalitetsprincipen. Uppsatsen är en kritisk studie av konkurrenspräglad dialog, dynamiska inköpssystem och elektroniska auktioner. Hur verkar dessa element i förhållande till viktiga principer såsom, likabehandling, insyn och öppenhet och proportionalitetsprincipen? I och med klarläggande hur dessa system är ämnade att fungera, uppkommer följande frågor; Vilka möjligheter medför användandet av de nya elementen? Vilka är de eventuella riskerna med de nya elementen i offentlig upphandling? Studien visar att tillämpning konkurrenspräglad dialog - förbättrar och höjer nivån av exakthet i förfrågningsunderlaget, - ger upphov till osäkerhet om vad ett särskilt komplicerat kontrakt är, - kan åsidosätta likabehandlingsprincipen - hotar att utesluta små- och medelstora leverantörer. Studien visar att tillämpning av dynamiska inköpssystem - kommer att resultera i en ökad konkurrens, dock en blygsam ökning, - öppenheten för nya aktörer kommer att gagnas, - ökar antalet aktörer i upphandlingsprocessen och därmed också ökar den administrativa bördan, - gynnar större leverantörer på grund av stordriftsfördelar, - små- och medelstora företag kan komma att känna sig hämmade att delta i systemet. Studien visar att tillämpning av elektroniska auktioner - förenklar upphandlingsprocessen vid kontraktstilldelning och reducerar kostnader för både upphandlande enhet och leverantör, - innebär ett riskmoment för bevarandet sekretess av vissa material.

Companies that are facing the global market are put in to new challenges in order to streamline its business. One industry that has realized that changes are necessary is the construction industry, it is an industry witch is far behind the development of introducing information technology-tools systems in there business. It has shown there is a relation between high IT usage and high productivity, which is one of the reasons to why companies in the construction industry should purchase a business system especially for procurement. However, companies that have purchased a business system are facing difficulties in having their employees using it for its purpose. People react differently to changes and that’s why variations in quantities exist for usage of information technology-tools. We considered it to be interesting to look deeper into the question: “if the difference in utilization depends on resistance”? And if so: “which factors are behind the variation of participation”? This became a research project for us with the purpose to investigate and analyze the differences of attitudes of the NCC’s purchasers, in different regions in Sweden, while the process of the information technology-tool “Trade” was implemented. Our dissertation is based on both qualitative and quantitative data. We carried out a survey and interviews to collect information to our empirical chapter. The Question formulas was created on the basis of our theories and the respondents where also chosen on the same base of theories. To be able to see the differences of the regions, we chose one of the better and one of the worst of using the Trade. Interviews took place in Stockholm and Umeå and the survey formulas was sent internally thru a web based application to all of the purchasers within NCC Construction AB in both Stockholm and Norrland. The result of the research showed that in Stockholm the response was more positive then it was in the northern part of Sweden, regarding the use of the information technology-tool Trade. We did not find any strong connection between people with computer habit, their age and the usage of Trade. However, we did find that verbal information contributed to create a larger interest for the use of Trade. Furthermore we found some teething troubles, but also a few errors such as unclearness to what kind of construction site Trade suits for, low performance expectations and unclear informed advantages. These were the main factors for resistance and the difference between the regions. / Den globala marknaden ställer företagen inför nya utmaningar att förändra och effektivisera sin verksamhet. En bransch som har insett att en förändring är nödvändig är byggbranschen, det är en bransch som ligger efter i utvecklingen med att införa IT baserade verktygssystem i verksamheten. Det finns ett samband mellan högt IT-användande och produktivitet, därför är alternativet för byggbranschen att införskaffa ett inköpssystem. Men de företag som har införskaffat ett inköpssystem möter stora svårigheten när det gäller att personalen använder det fullt ut till dess syfte. Människor agerar olika vid förändring och därmed varierar omfattningen av utnyttjandet av IT verktyg. Därför ansåg vi att det vore intressant att undersöka om skillnaden i användandet beror på motstånd och vilka faktorer som ligger bakom den varierande mottagligheten. Detta kom att bli ett uppdrag för oss, och syftet var att undersöka och analysera skillnaden i attityden i olika regioner i Sverige hos NCCs avropare vid införandet av IT-verktyget Trade. Vår uppsats bygger på både kvalitativ och kvantitativ data. Vi genomförde enkätundersökning och intervjuer för att samla in material till empiri. Frågeformulär utformades utifrån våra teorier och respondenter valdes utifrån teoriernas grunder. För att se skillnaden valdes den region som var bättre samt region som var sämst på att använda Trade. Intervjun genomfördes i Stockholm och Umeå och enkäten skickades internt via en webbaserad applikation till alla avropare inom NCC Construction AB i både Stockholm och Norrland. Resultatet av undersökningen visade att i Stockholm var man mer positiv än i Norrland vad gällde användandet av IT-verktyget. Vi fann inga starka samband mellan hög datorvana, ålder och användandet av Trade. Därmed fann vi att muntlig information bidrog till ett större intresse och användande av Trade. Dessutom fanns det så kallade barnsjukdomar som uppstår med nya system, men även flera brister som otydlighet om till vilken form av byggarbete Trade passade, lågt ställda krav och otydligt förmedlade fördelar. Dessa var de främsta faktorerna till motståndet och skillnaden mellan regionerna.