Sveriges regering har satt som mål att Sverige ska vara en ledande nation i digitalisering. Enligt målen ska offentlig sektor effektiviseras med hjälp av digitala medel, vilket ställer krav på att stora och komplexa förändringsprojekt inom IT förverkligas för att skapa långsiktiga lösningar. Tidigare forskning pekar på att för att lyckas med IT-projekt så förutsätter det identifikation av faktorer som kan påverka både process och resultat. Ett exempel är Critical Success Factors, kritiska framgångsfaktorer, för implementering av större övergripande system och vilka faktorer som påverkar resultatet av en implementering. För att lyckas finns det även en uppsjö modeller gällande förändringsledning, i vilka vi kan se likheter till framgångsfaktorer. Ett exempel är Action Research-Based Model of Change som framhåller vikten av att engagera intressenter tidigt i förändringsprocessen, stöd från ledning, utse förändringsförespråkare i form av agenter, med mera. ADKAR är ytterligare en modell för förändringsledning med individen som utgångspunkt och därutöver finns forskning som utvecklar tankarna om förändringsagenter och pratar om vikten av att dessa organiseras i team och att de i sin tur har ordentligt stöd från ledningen. Trots den stora tillgången på förändringsmodeller och framgångsfaktorer, misslyckas upp till 70 procent av förändringsprojekt och därför menar forskare att det behövs ytterligare bidrag till forskning på ämnet. Detsamma gäller för offentlig sektor, men där tidigare forskning saknas i stor utsträckning och vilket därför medför ett större behov. Inom offentlig sektor kan förändringsprojekt anses komplexa, vilket blir tydligt i denna fallstudie av förarbetet kopplat till en omfattande IT-implementation hos Linköpings kommun. Med cirka 8000 anställda och sju förvaltningar spridda över ett ännu större antal affärsområden, innebär det en stor utmaning att ta hänsyn till för att lyckas med förändringsprojektet. Genom intervjuer gjorda med ett spritt urval av respondenter från Linköpings kommun, har vi kunnat identifiera en huvudutmaning samt tre underordnade utmaningar. Den huvudutmaning vi definierat som en organisatorisk ​mångfald påverkar i stort sett alla delar av förändringen och bör därför ses som en övergripande utmaning. I tillägg till denna har vi sett tre större utmaningar; ​medvetenhet i verksamheten, ​skapa engagemang och hantera förväntningar ​och till sist fördelning av tid och resurser.​ Förändringsprojekt ställer alltså höga krav på organisationer och speciellt på kommuner där en komplex verksamhetsstruktur bidrar med ytterligare utmaningar. Utmaningar kopplat till organisatorisk mångfald och hur det ska hanteras innefattas av de tre övriga utmaningar som vi identifierat. Vår slutsats är att medvetenhet i verksamheten främst skapas genom transparent kommunikation. Att skapa engagemang och hantera förväntningar bygger på förståelse genom involvering av medarbetare. Den sista utmaningen är fördelning av tid och resurser och bör bemötas med noggrann planering och struktur anpassat efter respektive förvaltnings behov.

Before the pandemic, many public sectors were heavily dependent on American cloud services. When the pandemic broke out, remote work became a necessity, making existing communication systems like Skype, email, and file sharing crucial to support this transition. The joint project dSam (Digital Collaboration Platform for the Public Sector) has investigated and evaluated the market for suitable solutions that are both secure and meet legal requirements. The project was completed in the autumn of 2022 and delivered a report that included the tools tested and met the basic requirements. Organizations would then, in connection with procurement, consider the additional requirements they have for a service adapted to their own operations. The main purpose of this study is to investigate and understand the factors influencing the procurement of digital information systems within the public sector, as well as to gain an understanding of the interaction between people and technology that can provide insights into how behaviors and attitudes can be optimized for successful procurement. The empirical material consists of semi‐structured interviews with authorities, supplemented with observations. These data were analyzed based on Orlikowskiʹs (1992) structuration theory. The studyʹs results identify ten factors that strongly influence the procurement of digital information systems in the public sector. Additionally, a significant research gap regarding theories on IT artifacts is identified. / Före pandemin var många offentliga sektorer starkt beroende av amerikanska molntjänster. När pandemin bröt ut blev distansarbete en nödvändighet, vilket gjorde befintliga kommunikationssystem som Skype, e‐post och fildelning avgörande för att stödja denna omställning. Det gemensamma projektet dSam (Digital samarbetsplattform för offentlig sektor) har undersökt och utvärderat marknaden efter lämpliga lösningar som både är säkra och uppfyller de juridiska kraven. Projektet avslutades hösten 2022 och levererade en rapport som innehöll de verktyg som testats och uppfyllde de grundläggande kraven. Organisationerna skulle sedan, i samband med upphandling, utgå från de övriga krav som organisationerna ställer på en tjänst anpassad för egen verksamhet. Huvudsyftet med denna studie är att undersöka och förstå de faktorer som påverkar upphandlingen av digitala informationssystem inom den offentliga sektorn samt ge en förståelse för samspelet mellan människor och teknik som kan ge insikter om hur beteenden och attityder kan optimeras för att uppnå en framgångsrik upphandling. Det empiriska materialet består av semistrukturerade intervjuer med myndigheter kompletterat med observationer Dessa data analyserades med utgångspunkt från Orlikowskis (1992) strukturationsteori. Studiens resultat identifierar tio faktorer som starkt påverkar upphandling av digitala informationssystem i offentlig sektor. Dessutom identifieras ett betydande forskningsgap rörande teorier om IT‐artefakter.