Forskning indikerar att alla berörda inte är representerade vid samrådsmöten, vilket innebär att vissa erfarenheter, perspektiv och kunskaper riskerar att inte föras fram och därmed ej inkluderas i planprocessen. Syftet med denna studie är att utreda vilka faktorer som kan skapa förutsättningar för medborgares närvaro på samrådsmöten. De faktorer som undersöks är medborgarnas ålder, kön, inkomst, utbildning och bakgrund samt hur annonsering och kallelse till mötet går till, var, när och i vilken form samrådsmötet hålls samt vilket språk som används i sammanhanget. Studien utreder ovan nämnda faktorer genom litteraturstudie, intervjuer med tjänstemän och medborgare som har erfarenhet av samrådsmöten samt en fallstudie. Min studie indikerar att det finns ett flertal faktorer som kan skapa förutsättning för närvaro. I analysen framträder att de faktorer som kan få inverkan på närvaron kan kategoriseras i två grupper. Dels är det faktorer som tjänstemännen kan påverka och dels faktorer de inte kan styra över. Efter denna studie är slutsatsen att det finns flera faktorer vilka kan inverka på medborgarnas närvaro på samrådsmöten och att en förståelse för vilka av dessa yrkesmän kan påverka är ett viktigt verktyg för yrkesverksamma, samt framtida yrkesmän, som ska arrangera samrådsmöten. Arbetet pekar på att det finns ett behov av att bredda närvaron på samrådsmöten och att ett sätt att göra det är att tjänstemännen utnyttjar de faktorer de har inflytande över och aktivt försöker nå fler medborgare. Vidare forskning bör utreda faktorers inverkan i resten av Sverige samt i andra länder.

Studien är en explorativ undersökning som syftar till att studera den muntliga kommunikationen vid samrådsmöten i detaljplaneprocessen idag och vilka framgångsfaktorer som finns och kan stärkas i framtiden. Syftet är också att tvärvetenskapligt undersöka länken mellan samrådsmötenas svårigheter och framgångsfaktorer med hälsoteorin känsla av sammanhang (kasam) om hur meningsfullhet, begriplighet och hanterbarhet kan användas som ledord för att överkomma svårigheter. Studien har sin utgångspunkt i två icke-deltagande observationer av samrådsmöten genomförda av Stockholm Stad och sex efterföljande djupintervjuer med de tjänstemän eller konsulter som varit med och utformat eller genomfört den muntliga kommunikationen. Resultatet visar på otillfredsställande meningsfullhet gällande formen för samrådsmötet och medborgarnas upplevelse i och med oklart syfte och mål samt olika förväntningar, vilket ledde till sammanställning av syftes- och målmodeller att användas som underlag till utformning av samrådsmöten. Studien genererade också en modell över framgångsfaktorer för muntlig kommunikation vid samrådsmöten med kasam som utgångspunkt, där också aspekter kring till viss del otillfredsställande begriplighet och hanterbarhet omfattas. Kasam-komponenterna anses av forskaren ha tydliggjort på vilka områden och på vilket sätt frustration och svårigheter uppkommer vid samrådsmöten och vilka aspekter som skulle kunna stärkas för att förebygga detta.