Följande uppsats är en studie av skuggsystem (shadow systems, eng.) där ansatsen var att införskaffa insikter om varför en användare väljer att utveckla och använda ett skuggsystem istället för det av organisationen sanktionerade informationssystemet. Ett skuggsystem är ett datoriserat system som är utvecklat av en slutanvändare i en organisation vid sidan av det sanktionerade systemet med syftet att kringgå detsamma. Vid Uppsala Universitets institutioner utvecklas och används en rad skuggsystem för kursplanering, administration och ekonomisk planering. För att ta reda på varför dessa uppkommit byggdes ett teoretiskt ramverk bestående av teorier från den vetenskapliga expertisen på området skuggsystem. Sedan genomfördes kvalitativa intervjuer med ett antal personer vid några institutioner av varierande storlek. Svaren jämfördes sedan med det teoretiska ramverket och analyserades därefter. En oförutsedd faktor gav oväntade slutledningar angående universitetsvärldens organisationsstruktur och dess ovanliga typ av styre. Uppsala Universitets avsaknad av centralt stött resurshanteringssystem och institutionernas kollegiala styre medför stort ansvar för studierektorer att på egen hand ta fram fullgoda system, antingen internt vid institutionen eller ta in kunskap utifrån.

Sådana system i en organisation som inte är sanktionerade kallas skuggsystem. I detta arbete har vi genomfört en fallstudie vid Försvarets materielverk FMV för att undersöka vad som orsakar att skuggsystem uppkommer. I studien har ett antal skuggsystem identifierats och möjliga orsaker har analyserats. Det är viktigt för en organisation att skaffa kunskap om skuggsystemens existens för att kunna hantera dem och därför är det viktigt med en förståelse för orsakerna bakom. / Systems in an organization that are not formally sanctioned are called shadow systems. In this paper we have conducted a case study at the Swedish Defence Material Administration FMV to better understand the drivers behind the creation of shadow systems. The study has identified a number of shadow systems and possible drivers have been analyzed. It is important for an organization to gain knowledge about the existence of shadow systems in order to manage them. Therefore it is important to have an understanding of the drivers behind shadow systems.

Företag och organisationer använder sig ofta av sanktionerade, specialanpassade IT-system för att hantera information och kontrollera sin verksamhet. När anställda frångår policys och riktlinjer kring användningen av dessa system kallas det Shadow IT, eller skuggsystem. Detta innebär att de anställda utvecklar nya rutiner, hård- eller mjukvara eller vänder sig till annan etablerad programvara. Detta arbete innefattar en kvalitativ undersökning där kommunikatörer och informatörer vid Uppsala universitet har intervjuats för en orsaksinventerande studie av skuggsytem i förhållande till universitetets sanktionerade intranät Medarbetarportalen. Orsaker som kunnat fastställas till varför användare frångår rutiner och väljer skuggsystem är bristande reglering, mänskliga faktorer, såsom bekvämlighet och motvilja, brister hos systemets kvalitet samt informationens kvalitet. Vidare orsaker är utvecklingen av mer specifika, bättre egna lösningar i form av olika skuggsystem, samt organisationens struktur och kultur. Då Uppsala universitet påverkas av akademisk frihet och anställdas valmöjligheter i och med detta, saknas tydlig kontroll genom policys och föreskrifter från ledningens sida angående användning.