Webbaserat informationssystem, eller WIS, är ett nationellt informationssystem för krishantering och förenklar samverkan mellan aktörer före, under och efter händelser. Genom att använda WIS bidrar aktörer till informationsspridning av relevant information. Syftet med denna kandidatuppsats är att identifiera de faktorer och kritiska framgångsfaktorer som påverkar användning och acceptans av informationssystemet WIS. Undersökningen genomfördes via intervjuer med personer som på kommunal nivå jobbar med krishanteringsfrågor och WIS i någon utsträckning. En personlig intervju, två Skype intervjuer och en mailkorrespondens genomfördes med respondenter i olika län. För att få kontrast och kunna bearbeta respondenternas svar kritiskt, genomfördes också en Skype intervju med en förvaltare av WIS på Myndigheten för Samhällsskydd och Beredskap, MSB. Via intervjuerna undersöks faktorer i fem huvudkategorier som påverkar användning positivt men också negativt i vissa sammanhang. De fem kategorierna är: Användarvänlighet, Systemkvalitet, Informationskvalitet, Symbolisk adoption och Krisegenskaper. Inom de fem huvudkategorierna identifierades sex stycken kritiska framgångsfaktorer. Användbarhet påverkar användning positivt när systemet utvecklas så att det känns bekant och lättanvänt, och försvårar användning när förenkling inte sker. Flexibilitet påverkar användning positivt om aktörer kan identifiera områden för vardagsanvändning av WIS; för att dra nytta av denna kritiska framgångsfaktor behöver fler funktioner implementeras i WIS. Bristande integration påverkar i dagsläget användning negativt; bättre integrationer mot centrala myndigheter kan komma att öka användning. Informationens relevans, utan relevant och exakt information skapas en typ av brus hos användare, där de inte kan få tag i rätt information vid rätt tidpunkt. I studien identifierades att tidsåtgång vid kris påverkar användningen av WIS på sådant sätt att centrala aktörer med krisberedskapsansvar inte använder WIS under ’snabba’ händelser. De använder istället egna specialiserade system. Uppmaning till användande från MSB och Länsstyrelsen skulle vara positivt och är av användare en potentiellt uppskattad handling.

I Sverige finns ett webbaserat informationssystem (WIS) i syfte att stödja centrala aktörer i samhällets krishantering. Tidigare forskning visar på en del brister i användningen av WIS, att systemet är svårt att använda vid plötsliga händelser och ett bristande intresse från kommuner att delge information samt att WIS kan upplevas som komplicerat att använda och att användarvänligheten behöver förbättras. Studiens syfte är att undersöka två kommuners och en länsstyrelses användning av det webbaserade informationssystemet (WIS) i faserna före, under och efter en kris för samverkan. För att kunna besvara studiens syfte har två undersökningsfrågor identifierats såsom - Hur används WIS av kommunerna och länsstyrelsen i krisens olika faser respektive hur är WIS tänkt att användas enligt MSB? Vad är det som driver och bromsar användningen av WIS? Studien har utförts i form av en kvalitativ fallstudie med en litteraturstudie för att undersöka problemområde. Datainsamling har genomförts genom att använda sig av semistrukturerade intervjuer. Utifrån uppsatsens syfte och undersökningsfrågor har respondenter valts ut från kommuner och länsstyrelse som arbetar med krisberedskap och är användare av webbaserat informationssystem (WIS), samt en respondent från MSB. Fyra av respondenterna arbetar med krisberedskap på kommunal såväl regional nivå. Den femte respondenten arbetar med att utveckla systemet WIS på Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB). Slutsatserna visar att användningen av WIS varierar beroende på fas och organisation. Före en kris används WIS främst för omvärldsbevakning och att publicera minnesanteckningar från samverkanskonferenser. Under en kris används WIS för informationsdelning och kallelser till tätare samverkanskonferenser. Efter en kris används WIS i viss mån för att dela erfarenheter och lärdomar. Samarbetet mellan kommuner och länsstyrelsen i WIS är litet, det är främst länsstyrelsen som publicerar information som kommunerna tar del av. Drivkrafterna för användningen av WIS är tillgänglighet då många aktörer är anslutna till WIS, enkel informationsdelning, användbara funktioner såsom konsekvensbaserade vädervarningar från SMHI, Susie (elstatus för el-samverkan) och lägesbilder. Bromskrafterna för användningen av WIS är komplicerad inloggningsprocess, brist på utbildning och övning i systemet, tekniska hinder och bristande tillgång till systemet.

<p>The web has a broad affect on the global economy and can among other things be used for web based information systems (WIS). These systems have grown from being used as a market platform to support all activities in the work of an organisation of today. To survive in a turbulent competitive environment, companies must start to cooperate with their customers instead of just collaborate with them. Can an IT-consultant company use a WIS as a tool for keeping in contact with existing customers to attain this cooperation? A WIS could strengthen the relation between customer and supplier and through that have a possibility to increase the customer use since it can facilitate business processes and imply that services can be offered in a new way. WIS have however been characterized by lack of use and not having the expected effects on the business. The reason for this is that only a technical perspective has been taken when they have been developed and implemented, without consideration to organisational circumstances. When taking these facts into consideration, is it possible that a WIS can increase the customer use in the relation between customer and supplier? How does the customer view a WIS and what requirements would s/he have regarding the information content in such a system?</p><p>The purpose with this thesis is that through a demand analysis during pre-study, congregate possible customer requirements regarding the information content in a potential WIS, with consideration taken to the need of how information is communicated, with the intention of increasing the customer use in the relation between customer and supplier.</p><p>The pre-study took a qualitative form and consisted of deep interviews with ten potential users of a WIS. The system could function as a bridge between them and their ITconsultant company, Sigma. Sigma is the employer of this thesis. The theory that has been set as the base for the thesis can be mirrored against four building stones which can be distinguished in the purpose; information content, information handling, customer relationships and customer use. Except from these, we have also included theory regarding WIS in the aim to clarify this type of system. The study showed that there were customer requirements concerning a WIS, in the primary aim of keeping the contact with Sigma. The most prioritised function was education in the form of manuals to prior systems that Sigma had developed on the behalf of the customers. Project handling was then prioritised, in the form of among other things follow-up on projects and joint handling of documents. The customers also regarded that customer service and reports of defects, together with a vocabulary were good functions to include in a WIS. The customers considered that the handling of information could be more structured if a WIS was implemented, but most of them thought that their relation to Sigma would stay unchanged. The customer use with a WIS was regarded to principally be easier access to information for both customer and Sigma, current information and better support together with better service from Sigma.</p> / <p>Internet har en bred påverkan på den globala ekonomin och kan bland annat användas till webbaserade informationssystem (WIS). Dessa system har växt, från att ha använts som en marknadsplattform till att nu stödja alla moment i arbetet i en organisation. För att överleva i en turbulent konkurrensmarknad måste företag börja samarbeta med kunder istället för att endast samverka med dem. Kan ett IT-konsultföretag utnyttja ett WIS som ett medel för att hålla kontakten med existerande kunder och uppnå detta samarbete? Ett WIS skulle kunna stärka relationen mellan kund och leverantör och genom det ha en möjlighet att öka kundnyttan då det kan underlätta affärsprocesser och innebära att tjänster kan erbjudas på ett nytt sätt. WIS har dock tidigare kännetecknats av att de nästan aldrig används eller inte har de tänkta effekterna på verksamheten vilka förväntades. Orsaken till detta är att endast ett tekniskt perspektiv har tagits när de utvecklats och implementerats, utan hänsyn tagen till organisatoriska förhållanden. Med hänsyn till dessa fakta, är det möjligt att ett WIS kan öka kundnyttan i relationen mellan kund och leverantör? Hur ser kunden på ett WIS och vad skulle denne ha för önskemål gällande informationsinnehåll i ett sådant?</p><p>Syftet med denna uppsats är att genom en kravanalys under en förstudie ta fram eventuella kundönskemål gällande informationsinnehåll i ett eventuellt WIS, med hänsyn taget till behovet av hur information kommuniceras i avsikten att öka kundnyttan i relationen mellan kund och leverantör.</p><p>Förstudien tog en kvalitativ form och bestod av djupgående intervjuer med tio potentiella användare av ett WIS. Systemet skulle kunna fungera som en brygga mellan dem och deras IT-konsultföretag, Sigma. Samma konsultföretag är också uppdragsgivare till denna uppsats. Den teori som legat till grund för uppsatsen återspeglas mot fyra byggstenar, vilka kan urskiljas i syftet; informationsinnehåll, informationshantering, kundrelationer och kundnytta. Utöver dessa har vi även innefattat teori om WIS för att klargöra denna typ av system.</p><p>Studien visade att det fanns kundönskemål om ett WIS i ett primärt syfte att hålla kontakten med Sigma. Den mest prioriterade funktionen var utbildning, såsom manualer till system som Sigma tidigare utvecklat åt kunderna. Därefter prioriterades projekthantering i form av bland annat uppföljning av projekt och gemensam dokumenthantering. Kunderna ansåg även att kundtjänst och felrapportering, samt en ordlista var bra funktioner att inkludera i ett WIS. Kunderna ansåg att informationshanteringen kunde bli mer strukturerad om ett WIS implementerades, men de flesta trodde att deras relation till Sigma skulle förbli oförändrad. Nyttan med ett WIS uppfattade kunderna främst kunde vara lättare åtkomst av information för både kund och Sigma, mer aktuell information och bättre support samt bättre service från Sigma.</p>

The web has a broad affect on the global economy and can among other things be used for web based information systems (WIS). These systems have grown from being used as a market platform to support all activities in the work of an organisation of today. To survive in a turbulent competitive environment, companies must start to cooperate with their customers instead of just collaborate with them. Can an IT-consultant company use a WIS as a tool for keeping in contact with existing customers to attain this cooperation? A WIS could strengthen the relation between customer and supplier and through that have a possibility to increase the customer use since it can facilitate business processes and imply that services can be offered in a new way. WIS have however been characterized by lack of use and not having the expected effects on the business. The reason for this is that only a technical perspective has been taken when they have been developed and implemented, without consideration to organisational circumstances. When taking these facts into consideration, is it possible that a WIS can increase the customer use in the relation between customer and supplier? How does the customer view a WIS and what requirements would s/he have regarding the information content in such a system? The purpose with this thesis is that through a demand analysis during pre-study, congregate possible customer requirements regarding the information content in a potential WIS, with consideration taken to the need of how information is communicated, with the intention of increasing the customer use in the relation between customer and supplier. The pre-study took a qualitative form and consisted of deep interviews with ten potential users of a WIS. The system could function as a bridge between them and their ITconsultant company, Sigma. Sigma is the employer of this thesis. The theory that has been set as the base for the thesis can be mirrored against four building stones which can be distinguished in the purpose; information content, information handling, customer relationships and customer use. Except from these, we have also included theory regarding WIS in the aim to clarify this type of system. The study showed that there were customer requirements concerning a WIS, in the primary aim of keeping the contact with Sigma. The most prioritised function was education in the form of manuals to prior systems that Sigma had developed on the behalf of the customers. Project handling was then prioritised, in the form of among other things follow-up on projects and joint handling of documents. The customers also regarded that customer service and reports of defects, together with a vocabulary were good functions to include in a WIS. The customers considered that the handling of information could be more structured if a WIS was implemented, but most of them thought that their relation to Sigma would stay unchanged. The customer use with a WIS was regarded to principally be easier access to information for both customer and Sigma, current information and better support together with better service from Sigma. / Internet har en bred påverkan på den globala ekonomin och kan bland annat användas till webbaserade informationssystem (WIS). Dessa system har växt, från att ha använts som en marknadsplattform till att nu stödja alla moment i arbetet i en organisation. För att överleva i en turbulent konkurrensmarknad måste företag börja samarbeta med kunder istället för att endast samverka med dem. Kan ett IT-konsultföretag utnyttja ett WIS som ett medel för att hålla kontakten med existerande kunder och uppnå detta samarbete? Ett WIS skulle kunna stärka relationen mellan kund och leverantör och genom det ha en möjlighet att öka kundnyttan då det kan underlätta affärsprocesser och innebära att tjänster kan erbjudas på ett nytt sätt. WIS har dock tidigare kännetecknats av att de nästan aldrig används eller inte har de tänkta effekterna på verksamheten vilka förväntades. Orsaken till detta är att endast ett tekniskt perspektiv har tagits när de utvecklats och implementerats, utan hänsyn tagen till organisatoriska förhållanden. Med hänsyn till dessa fakta, är det möjligt att ett WIS kan öka kundnyttan i relationen mellan kund och leverantör? Hur ser kunden på ett WIS och vad skulle denne ha för önskemål gällande informationsinnehåll i ett sådant? Syftet med denna uppsats är att genom en kravanalys under en förstudie ta fram eventuella kundönskemål gällande informationsinnehåll i ett eventuellt WIS, med hänsyn taget till behovet av hur information kommuniceras i avsikten att öka kundnyttan i relationen mellan kund och leverantör. Förstudien tog en kvalitativ form och bestod av djupgående intervjuer med tio potentiella användare av ett WIS. Systemet skulle kunna fungera som en brygga mellan dem och deras IT-konsultföretag, Sigma. Samma konsultföretag är också uppdragsgivare till denna uppsats. Den teori som legat till grund för uppsatsen återspeglas mot fyra byggstenar, vilka kan urskiljas i syftet; informationsinnehåll, informationshantering, kundrelationer och kundnytta. Utöver dessa har vi även innefattat teori om WIS för att klargöra denna typ av system. Studien visade att det fanns kundönskemål om ett WIS i ett primärt syfte att hålla kontakten med Sigma. Den mest prioriterade funktionen var utbildning, såsom manualer till system som Sigma tidigare utvecklat åt kunderna. Därefter prioriterades projekthantering i form av bland annat uppföljning av projekt och gemensam dokumenthantering. Kunderna ansåg även att kundtjänst och felrapportering, samt en ordlista var bra funktioner att inkludera i ett WIS. Kunderna ansåg att informationshanteringen kunde bli mer strukturerad om ett WIS implementerades, men de flesta trodde att deras relation till Sigma skulle förbli oförändrad. Nyttan med ett WIS uppfattade kunderna främst kunde vara lättare åtkomst av information för både kund och Sigma, mer aktuell information och bättre support samt bättre service från Sigma.