The digitization of archival documents has become a common activity in Federal
Institutions of Higher Education (IFES) in Brazil, justified by the need for flexible access to
archival information, elements that serve as an aid in the performance of administrative
activities and for making decision. Moreover, when it comes to historical collections and
culturally relevant, scanning enables researchers and stakeholders access to information which
reconstruct the trajectory of a given organization or local, affecting the diffusion of
documentary heritage. Given this, studies are needed to define parameters that enable the
digital capture achieving the objectives for which the digital surrogate were created, in the
specific case of this research, the purpose of access to information. Thus, the aim of this study
was to investigate and recommend specifications (resolution, file formats, color depth)
focused on the process of scanning documents from the Universidade Federal da Fronteira Sul
(UFFS) seeking access to archival information. The specific objectives guided into: point out
the implications of digitization for access to archival information that constitutes its
documentary heritage; present the legal aspects that involve scanning documents in the
Brazilian context, identify archival documents scanned by examining the use of
representatives digital result of this process, as well as find out if there are tools (manuals,
guides, recommendations, etc..) that provide guidance on the process of scanning, analyzing
the specifications adopted in scanning according to the purpose of access to information, and
make recommendations focused on the process of scanning documents with the purpose of
access to information. Given the above objectives, we performed the analysis of the context of
document scanning in UFFS, evaluating the specifications adopted in accordance with the
purpose of access to information. It was concluded that digital capture adopted in the
institution facilitates access to information, but it presents the possibility of adjustments that
would result in better management of digital surrogate over time. Thus Recommendations
were prepared for Scanning Documents: Purpose Access to archival information, which
contains guidelines aimed at digital capture of documents UFFS. Although these
recommendations are directed to the context of the institution, can serve as a reference for
other digitization projects that have implications for the access and preservation of archival
information. / A digitalização de documentos arquivísticos tornou-se uma atividade frequente nas
Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) do Brasil, justificada pela necessidade de
acesso ágil às informações arquivísticas, elementos que servem como subsídio no
desempenho das atividades administrativas e para a tomada de decisão. Além disso, em se
tratando de acervos históricos e culturalmente relevantes, a digitalização possibilita aos
pesquisadores e interessados o acesso às informações que reconstituem a trajetória de
determinada organização ou local, repercutindo na difusão do patrimônio documental. Frente
a isso são necessários estudos que definam parâmetros da captura digital que possibilitem
atingir os objetivos para os quais os representantes digitais foram criados, no caso específico
desta pesquisa, o propósito de acesso às informações. Dessa forma, o objetivo geral deste
estudo foi investigar e recomendar especificações (resolução, formatos de arquivo,
profundidade de cor) voltadas ao processo de digitalização de documentos da Universidade
Federal da Fronteira Sul (UFFS) visando o acesso às informações arquivísticas. Os objetivos
específicos pautaram-se em: apontar as implicações da digitalização para o acesso à
informação arquivística que constitui o seu patrimônio documental; apresentar os aspectos
legais que envolvem a digitalização de documentos no contexto brasileiro; identificar os
documentos arquivísticos digitalizados, averiguando o uso dos representantes digitais
resultantes desse processo, bem como descobrir se há instrumentos (manuais, guias,
recomendações, etc.) que orientam sobre o processo de digitalização; analisar as
especificações adotadas na digitalização de acordo com a finalidade de acesso às informações;
e, elaborar recomendações voltadas ao processo de digitalização de documentos com fins de
acesso à informação. Atendendo aos objetivos supracitados, realizou-se a análise do contexto
da digitalização de documentos na UFFS, avaliando-se as especificações adotadas de acordo
com o propósito de acesso à informação. Concluiu-se que a captura digital adotada na
Instituição favorece o acesso às informações, mas apresenta possibilidade de ajustes que
resultariam em uma melhor gestão dos representantes digitais ao longo do tempo. Dessa
forma elaboraram-se as Recomendações para a Digitalização de Documentos: Finalidade de
Acesso às Informações Arquivísticas, onde constam orientações voltadas à captura digital dos
documentos da UFFS. Embora estas recomendações sejam voltadas ao contexto da referida
instituição, podem servir de referência para outros projetos de digitalização que tenham como
propósito o acesso e preservação das informações arquivísticas.
| Identifer | oai:union.ndltd.org:IBICT/oai:repositorio.ufsm.br:1/11039 |
| Date | 11 October 2013 |
| Creators | Schäfer, Murilo Billig |
| Contributors | Flores, Daniel, Konrad, Glaucia Vieira Ramos, Rocha, Rafael Port da |
| Publisher | Universidade Federal de Santa Maria, Programa de Pós-Graduação em Patrimônio Cultural, UFSM, BR, História |
| Source Sets | IBICT Brazilian ETDs |
| Language | Portuguese |
| Detected Language | Portuguese |
| Type | info:eu-repo/semantics/publishedVersion, info:eu-repo/semantics/masterThesis |
| Format | application/pdf |
| Source | reponame:Repositório Institucional da UFSM, instname:Universidade Federal de Santa Maria, instacron:UFSM |
| Rights | info:eu-repo/semantics/openAccess |
| Relation | 700500000002, 400, 300, 300, 300, 300, bd8c9398-6934-4af4-a55b-a2b3cfb047e2, a6a5c223-2ee7-48aa-a982-6c787bf27054, 1e9c4692-016c-4c5c-8840-411cb27a18b6, 7167576f-d97a-42c2-81f7-699186f91700 |
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