This work presents a study about the description of fund of documents Coordenação do Campos Avançado de Roraima Projeto rondon and its subsequent diffusion. This research is justified because this documents comprehend a relevant period of the institutional history, reporting the activities made by students and teachers participants throughout the lifetime of the campus, since its implementation, until complete disabling of the unit. In this way, they are part of the documentary heritage of the institution. The study was built from the outlined objetives: analysis of the situation found with regard to the arrangement and preservation of documentary set; documentary arrangement s adequacy; set of documents s description; development of a research tool, an inventory, based in the Norma Brasileita de Descrição Arquivística and and dissemination of this information through the ICA-AtoM software. The research held is of applied nature and qualitative. With regard to the instruments for data collection, were used observation and document analysis, particularly the Projeto de Implantação do Campus Avançado, the Regulamento interno do Campus, besides the Regimento Geral da UFSM and others University s documents. The description of the set of documents was held concurrently with the documentary inventory s preparation, which is the product resulting from professional máster and is divided according to the NOBRADE s area, which were used in the documentation s description. Lastly, the informations arising from the description was made available to research in web through ICA-AtoM software. Were inserted in the tool the data referring to the documentary fund, its series and respective subseries. Thus, an important part of the documentary UFSM s heritage is being preserved and disseminated to society. / O presente trabalho apresenta um estudo sobre a descrição do fundo documental Coordenação do Campus Avançado de Roraima Projeto Rondon e sua posterior difusão. Esta pesquisa se justifica, pois estes documentos compreendem um período relevante da história institucional, relatando as atividades realizadas pelos alunos e professores participantes durante todo o período de existência do Campus, desde sua implantação, até a completa desativação da unidade. Deste modo, são parte do patrimônio documental da instituição. O estudo foi construído a partir dos objetivos traçados: análise da situação encontrada no que tange ao arranjo e à preservação do conjunto documental; adequação do arranjo documental; descrição do conjunto documental; elaboração de um instrumento de pesquisa, um inventário, com base na Norma Brasileira de Descrição Arquivística e difusão destas informações através do software ICA-AtoM. A pesquisa realizada é de natureza aplicada e de caráter qualitativo. No que tange aos instrumentos de coleta de dados, foram utilizadas a observação e a análise documental, em especial do Projeto de Implantação do Campus Avançado, o Regulamento interno do Campus, além do Regimento Geral da UFSM e outros documentos da Universidade. Após a análise da documentação foi possível propor uma adequação do arranjo. A descrição do conjunto documental foi realizada concomitantemente à elaboração do inventário documental, que é o produto resultante do mestrado profissional e está dividido de acordo com as áreas da NOBRADE que foram utilizadas na descrição da documentação. Por fim, as informações advindas da descrição foram disponibilizadas na web para pesquisa através do software ICA-AtoM. Foram inseridos na ferramenta os dados referentes ao fundo documental, suas séries e respectivas subséries. Deste modo, parte importante do patrimônio documental da UFSM estará sendo preservada e difundida para a sociedade.

This study introduces an arrangement and description proposal for lawsuits of custody from the collection of the Archive of the Judicial Court of Rio Grande do Sul. This collection consists of documentary resources that enable social studies, cultural, legal and historical. For organizing and accessing information, the cases were arranged and described by applying the archival functions according to the needs and specificities of the court files. Considering the Brazilian Standard of Archival Description, were defined and described the description levels base, section, subsection, series and process, which were described as the evidence presented by the Standard. Contemplated, in the arrangement, the deep Judicial Power of Rio Grande do Sul, the 1st and 2nd degree sections, the subsections as document producer Counties all over the State and the series used in the classification procedure of the National Council of Justice. For the process level, was established a model considering the elements the Standard and basic procedural information to the monitoring and location of the files. The proposed description is being applied along the lawsuits representatives of the First Republic (1889- 1930). Among the processes initiated in this period, were randomly selected from statistical calculations, those being described. Analysis of the information described allows relations with facts and social, political and cultural aspects from the historical period considered, providing the scholars with numerous opportunities for research. The paper presents some of these possibilities of analysis, in addition to the proposed adoption of the model describing the processes in the computerized file from the Judicial Archive. In this regard, the objectives of defining and implementing the arrangement and description have been achieved, allowing access and research to relevant information contained in court documents. / Este trabalho apresenta uma proposta de arranjo e descrição para processos judiciais de guarda permanente do acervo do Arquivo Judicial do Tribunal de Justiça do Rio Grande do Sul. Este acervo é composto por fontes documentais que permitem estudos sociais, culturais, jurídicos e históricos. Para organização e acesso às informações, os processos foram arranjados e descritos, aplicando as funções arquivísticas de acordo com as necessidades e especificidades dos arquivos judiciais. Considerando a Norma Brasileira de Descrição Arquivística, definiu-se o arranjo dos documentos nos níveis fundo, seção, subseção, série e processo, os quais foram descritos conforme os elementos apresentados pela Norma. Contemplou-se, no arranjo, o fundo Poder Judiciário do Rio Grande do Sul, as seções 1º e 2º Graus, as subseções como Comarcas produtoras de documentos em todo o Estado, e as séries utilizadas na classificação processual do Conselho Nacional de Justiça. Para o nível processo, estabeleceu-se um modelo considerando os elementos da Norma e as informações processuais fundamentais ao acompanhamento e localização dos autos. A descrição proposta está sendo aplicada em conjunto de processos judiciais representativos da Primeira República (1889-1930). Entre os processos iniciados nesse período, foram selecionados aleatoriamente, a partir de cálculo estatístico, aqueles que estão sendo descritos. A análise das informações descritas permite relações com fatos e aspectos sociais, políticos e culturais do período histórico considerado, fornecendo aos estudiosos inúmeras possibilidades de pesquisas. O trabalho apresenta algumas dessas possibilidades de análises, além da proposta de adoção do modelo de descrição dos processos no sistema informatizado do Arquivo Judicial. Nesse sentido, os objetivos de definição e realização do arranjo e descrição foram alcançados, permitindo o acesso e pesquisa a relevantes informações constantes nos documentos judiciais.

This work aims to verify the application of digital preservation strategies in the documents produced and/or received in the Department of Education s Center for Arts and Letters from the Federal University of Santa Maria. Thus, the study was based on the query works, articles and related material on the subject of study. We also applied the technique of observation with the aid of a script, which was applied in all departments of the Center for Teaching Arts and Letters and the translation of data and information resulting from studies produced data sheets and graphs. From the analysis of surveys, reports and this observation, we have reached conclusions. One is that digital preservation is a constant risk control, in which the recognition that losses are inevitable develops the relevance of the ways to avoid them. Moreover, there is a consensus on the best strategies and methodologies to be employed in a digital preservation plan, since no measure is capable of meeting all requirements of all digital documents. However, the more the management of electronic documents is as standards, the more likely the sustainability of digital heritage. Although the knowledge and experience that exist today are not able to guarantee the durability of needed. These findings have allowed, at the end of the work, a handbook with recommendations for preservation of digital documents. It is expected therefore that the results obtained in the study can be considered as a reference for both the UFSM, and for other institutions who are interested in this work. / Este trabalho tem por objetivo verificar a aplicação de estratégias de preservação digital nos documentos produzidos e/ou recebidos nos Departamentos de Ensino do Centro de Artes e Letras da Universidade Federal de Santa Maria. Para tanto, o trabalho foi baseado na consulta de obras, artigos e materiais afins sobre o tema de estudo. Também foi realizada a técnica de observação com o auxílio de um roteiro, o qual foi aplicado em todos os Departamentos de Ensino do Centro de Artes e Letras e a tradução dos dados e informações resultantes dos estudos originaram planilhas de dados e gráficos. A partir da análise dos levantamentos, dos relatórios e dessa observação direta, chegou-se a conclusões. Uma delas é que a preservação digital é um constante controle de riscos, no qual o reconhecimento de que perdas são inevitáveis desenvolve a relevância dos modos de evitá-las. Além disso, de que não existe consenso quanto às melhores estratégias e metodologias a serem empregadas num plano de preservação digital, pois nenhuma medida é capaz de atender todos os requisitos de todos os documentos digitais. No entanto, quanto mais a gestão de documentos eletrônicos estiver conforme padrões, maior probabilidade haverá da sustentabilidade do patrimônio digital. Embora o conhecimento e a experiência que existem hoje não sejam capazes de garantir a durabilidade dos documentos digitais, a adoção de planos de preservação digital, mesmo que básicos, se faz necessária. Essas constatações possibilitaram apresentar, ao final do trabalho, um manual com algumas recomendações para preservação de documentos digitais. Espera-se, portanto, que os resultados obtidos nesta pesquisa possam ser considerados como referencial, tanto para a UFSM, quanto para outras instituições que tenham interesse neste trabalho.

Damage to archival collections jeopardize access to information, one of the reasons for its existence. These damages vary in the degree of degradation, from the most inconspicuous but silently lead to loss of support, even the most obvious caused by mishandling and pest infestation. This loss can happen abruptly through accidents and disasters, causing irreversible damage to the documents. Given this situation, seeking to know how to preserve and guarantee the physical security of the documentary front equity to a number of factors that lead to their destruction, the main objective of this thesis was to develop a Risk Management Plan for document preservation in Port Historical Archives Alegre Moyses Vellinho (AHPAMV). To fabricate the plan and establish more efficient priority and preventive actions to ensure the preservation of the documentary collection of the institution used the Risk Management methodology to identify and analyze the risks in AHPAMV. From the application of the methodology and analysis of the results, it was possible to build the product of this work has resulted in a publication entitled "Plan File Risk Management Port History Alegre Moyses Vellinho", will help to ensure the acquis integrity and guide decisions for the preservation of historical documents stored there. At the end of this work it was possible to verify that the objectives have been achieved to the extent that some items proposed as a treatment have been implemented since the AHPAMV work team has a good understanding of the risks facing the institution and the measures needed to sanitation them. The perceived problem is that several recommendations contained in the bump up in the question funding and bureaucracy of the municipal government of Porto Alegre to meet the requests of the institution, always complex issues in the public sphere. Finally, it is expected that the preparation of this work will serve as a subsidy for the establishment of an institutional preservation policy, which further qualify the service performed by this memory entity. / Os danos aos acervos arquivísticos colocam em risco o acesso à informação, uma das razões de sua existência. Estes danos variam no grau de degradação, desde os mais imperceptíveis mas que silenciosamente levam à perda do suporte, até os mais evidentes causados por manuseio incorreto e infestação de pragas. Essa perda pode também acontecer de maneira abrupta por meio de acidentes e catástrofes, causando danos irreversíveis aos documentos. Diante deste quadro, visando saber como preservar e garantir a segurança física do patrimônio documental frente a uma série de fatores que levam a sua destruição, o objetivo principal desta dissertação foi elaborar um Plano de Gerenciamento de Riscos para a preservação documental no Arquivo Histórico de Porto Alegre Moysés Vellinho (AHPAMV). Para confeccionar o plano e estabelecer ações preventivas mais prioritárias e eficientes para garantir a preservação do acervo documental da instituição, utilizou-se a metodologia de Gerenciamento de Riscos para identificar e analisar os riscos existentes no AHPAMV. A partir da aplicação da referida metodologia e análise dos resultados obtidos, foi possível construir o produto desta dissertação que resultou em uma publicação intitulada “Plano de Gerenciamento de Riscos do Arquivo Histórico de Porto Alegre Moysés Vellinho”, que contribuirá para assegurar a integridade do acervo e orientar as decisões para a preservação dos documentos históricos ali armazenados. Ao finalizar este trabalho foi possível verificar que os objetivos foram alcançados na medida em que alguns itens propostos como tratamento foram implementados, uma vez que a equipe de trabalho do AHPAMV possui um bom entendimento dos riscos que afetam a instituição e das medidas necessárias para saneá-los. O problema percebido é que várias recomendações constantes no plano esbarram no quesito verbas e na burocracia da prefeitura municipal de Porto Alegre em atender as solicitações da instituição, questões sempre complexas na esfera pública. Por fim, espera-se que a elaboração deste trabalho sirva de subsídio para o estabelecimento de uma política de preservação institucional, que qualificará ainda mais o serviço realizado por essa entidade de memória.

Shanghai is one of has been a city of high economic and social importance since the early 20th century. The form and historical background of cultural heritages in its downtown districts is different to those in other Chinese cities with protected historical areas such as for instance the Bund area. The text identifies the uniqueness of heritage management regulations in Shanghai, and put forward questions about the function of documentary heritage in urban development with a case study about the newly updated Shanghai Jewish Refugees Memorial Museum. The general urban development of Shanghai is reviewed in the context of the incorporation of heritage in urban planning and specifically the development plans for the Bund area where the museum is located. The history of the Jewish community in Shanghai and of the museum itself is analysed based on the museum exhibition and layout, as also the experience of museum visitors. The thesis builds on archive studies, peer interviews and survey investigation. 292 survey answers have been collected from visitors on the experience of the museum. The results of the survey together with the interviews, individual experience and policy studies, are drawn upon to discuss the role of the museum in urban planning and how it can be developed. It is stressed that the documentary heritage is helpful in minimizing conflict between the everyday experience of heritage and amore exclusive academically informed view on heritage. It is also recommended that multidirectional support will be constructed between document collection, historically reserved areas and the central business district in Shanghai.

La question de la préservation et de la pérennisation du patrimoine documentaire des archives et des bibliothèques a toujours été au centre des préoccupations et des débats des professionnels en information-documention et intéresse maintenant de plus en plus les usagers. Ceci est lié à l’importance que nos sociétés attachent à l’histoire et à la mémoire. Ce retour vers le passé n’est souvent possible que si la preuve qui l’incarne (en l’occurrence les archives) est bien conservée et valorisée. La numérisation a ouvert de nouvelles perspectives pour la sauvegarde du patrimoine, surtout dans le contexte des pays du Sud où les conditions de conservation font défaut en raison d’un climat tropical défavorable et de moyens infrastructurels et matériels qui manquent souvent. Les solutions offertes par la numérisation pour la sauvegarde, la pérennisation et l’accès au patrimoine documentaire sont certes satisfaisantes, mais ne donnent pas toutes les garanties surtout quand il s’agit des documents historiques fragiles et précieux comme les fonds d’archives de l’esclavage et de la colonisation. [etc.] / The question of preservation and perennisation of documentary heritage of archives libraries has always been the mains worries and debates of professionals of information-documentation and now more than ever interests users. This is in line with the importance societies give to History and Memory. This return to the past is only possible if the relevant prove (mainly archives) is well kept and given value. Digitalization opened new ways to save the heritage, especially in the context of Southern countries where the conditions of conservation are challenging due to unfavorable tropical climate and due to the fact that infrastructure and material means are often lacking. The solutions offered by digitalization for the saving, perennisation and the access to documentary heritage are somewhat satisfactory, but they do not give all guaranties especially for the fragile and precious historical documents like the master copies of archives on slavery and colonization. [etc.]

The digitization of archival documents has become a common activity in Federal Institutions of Higher Education (IFES) in Brazil, justified by the need for flexible access to archival information, elements that serve as an aid in the performance of administrative activities and for making decision. Moreover, when it comes to historical collections and culturally relevant, scanning enables researchers and stakeholders access to information which reconstruct the trajectory of a given organization or local, affecting the diffusion of documentary heritage. Given this, studies are needed to define parameters that enable the digital capture achieving the objectives for which the digital surrogate were created, in the specific case of this research, the purpose of access to information. Thus, the aim of this study was to investigate and recommend specifications (resolution, file formats, color depth) focused on the process of scanning documents from the Universidade Federal da Fronteira Sul (UFFS) seeking access to archival information. The specific objectives guided into: point out the implications of digitization for access to archival information that constitutes its documentary heritage; present the legal aspects that involve scanning documents in the Brazilian context, identify archival documents scanned by examining the use of representatives digital result of this process, as well as find out if there are tools (manuals, guides, recommendations, etc..) that provide guidance on the process of scanning, analyzing the specifications adopted in scanning according to the purpose of access to information, and make recommendations focused on the process of scanning documents with the purpose of access to information. Given the above objectives, we performed the analysis of the context of document scanning in UFFS, evaluating the specifications adopted in accordance with the purpose of access to information. It was concluded that digital capture adopted in the institution facilitates access to information, but it presents the possibility of adjustments that would result in better management of digital surrogate over time. Thus Recommendations were prepared for Scanning Documents: Purpose Access to archival information, which contains guidelines aimed at digital capture of documents UFFS. Although these recommendations are directed to the context of the institution, can serve as a reference for other digitization projects that have implications for the access and preservation of archival information. / A digitalização de documentos arquivísticos tornou-se uma atividade frequente nas Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) do Brasil, justificada pela necessidade de acesso ágil às informações arquivísticas, elementos que servem como subsídio no desempenho das atividades administrativas e para a tomada de decisão. Além disso, em se tratando de acervos históricos e culturalmente relevantes, a digitalização possibilita aos pesquisadores e interessados o acesso às informações que reconstituem a trajetória de determinada organização ou local, repercutindo na difusão do patrimônio documental. Frente a isso são necessários estudos que definam parâmetros da captura digital que possibilitem atingir os objetivos para os quais os representantes digitais foram criados, no caso específico desta pesquisa, o propósito de acesso às informações. Dessa forma, o objetivo geral deste estudo foi investigar e recomendar especificações (resolução, formatos de arquivo, profundidade de cor) voltadas ao processo de digitalização de documentos da Universidade Federal da Fronteira Sul (UFFS) visando o acesso às informações arquivísticas. Os objetivos específicos pautaram-se em: apontar as implicações da digitalização para o acesso à informação arquivística que constitui o seu patrimônio documental; apresentar os aspectos legais que envolvem a digitalização de documentos no contexto brasileiro; identificar os documentos arquivísticos digitalizados, averiguando o uso dos representantes digitais resultantes desse processo, bem como descobrir se há instrumentos (manuais, guias, recomendações, etc.) que orientam sobre o processo de digitalização; analisar as especificações adotadas na digitalização de acordo com a finalidade de acesso às informações; e, elaborar recomendações voltadas ao processo de digitalização de documentos com fins de acesso à informação. Atendendo aos objetivos supracitados, realizou-se a análise do contexto da digitalização de documentos na UFFS, avaliando-se as especificações adotadas de acordo com o propósito de acesso à informação. Concluiu-se que a captura digital adotada na Instituição favorece o acesso às informações, mas apresenta possibilidade de ajustes que resultariam em uma melhor gestão dos representantes digitais ao longo do tempo. Dessa forma elaboraram-se as Recomendações para a Digitalização de Documentos: Finalidade de Acesso às Informações Arquivísticas, onde constam orientações voltadas à captura digital dos documentos da UFFS. Embora estas recomendações sejam voltadas ao contexto da referida instituição, podem servir de referência para outros projetos de digitalização que tenham como propósito o acesso e preservação das informações arquivísticas.

Access to files is usually delimited physically due to the distance between the query environments and research. Thus arose the need, within the community in general, the documentation for one of the Governing Bodies of the University , the University Council, the highest body of collective deliberation for administrative issues and defining the general policy of UFSM. The overall goal of this research is to provide accessibility to the meeting minutes of the Board of the Federal University of Santa Maria, the period from 1961 to 1964, through the Information Technology and Communication (ICT), in order to provide and universalize documentary heritage and History of this institution, through a descriptive catalog on paper and electronically. Specifically, we shall show the composition and functioning of the Governing Bodies of UFSM, emphasizing the University Council; establish a description of the documentation in the study by the Brazilian Standard for Archival Description (NOBRADE); contribute to the preservation of documentary heritage UFSM as well as its institutional History, scan the minutes of the University Council in order to maximize their access, providing the survey instrument - catalog - the internet through the ICA - ATOM software; prepare a descriptive catalog of the Minutes of the University Council in support paper and in electronic media, providing quality access to archival information, with a view to publication and effective via software Ica - Atom. This dissertation is, literally, an introductory statement, with the first part including an approach to documentary heritage in the context of cultural heritage; in the second part, access, accessibility and use of information technologies and communication; in the third part, contextualizes the Federal University of Santa Maria; in the fourth part, archival description; the farm part of the methodology; on sixth, the results, ire the catalog of the Proceedings of the 1st to the 46th Session of the University Council of UFSM and lastly, final remarks. When finished, have to say that the Catalogue, the object of this study is available at www.ufsm.br/patrimonioarquivistico. / O acesso aos arquivos geralmente são delimitados fisicamente em razão do distanciamento entre os ambientes de consulta e de pesquisa. Assim, surgiu a necessidade de dispor, junto à comunidade em geral, a documentação referente a um dos Órgãos Colegiados da Universidade, o Conselho Universitário, órgão máximo de deliberação coletiva para assuntos administrativos e de definição da política geral da UFSM. O objetivo geral dessa pesquisa consiste em propiciar a acessibilidade às atas de reuniões do Conselho Universitário da Universidade Federal de Santa Maria, do período de 1961 a 1964, por meio das Tecnologias da Informação e Comunicação (TIC s), de forma a disponibilizar e a universalizar o patrimônio documental e a História desta Instituição, por meio de um Catálogo descritivo em papel e meio eletrônico. Em termos específicos pretende-se mostrar a composição e o funcionamento dos Órgãos Colegiados da UFSM, enfatizando o Conselho Universitário; elaborar a descrição da documentação em estudo por meio da Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE); contribuir para a preservação do patrimônio documental da UFSM, bem como da sua História institucional; digitalizar as atas do Conselho Universitário a fim de maximizar seu acesso; disponibilizar o instrumento de pesquisa - catálogo - na internet através do software ICA-ATOM; elaborar um catálogo descritivo das Atas do Conselho Universitário, em suporte papel e também em suporte eletrônico, proporcionando qualidade do acesso às informações arquivísticas, com vistas a publicação e disponibilização efetiva através do software Ica-Atom. A presente dissertação se constitui, textualmente, de uma exposição introdutória, tendo na primeira parte uma abordagem incluindo o patrimônio documental no contexto do patrimônio cultural; na segunda parte, o acesso, acessibilidade e o uso das tecnologias da informação e comunicação; na terceira parte, contextualiza a Universidade Federal de Santa Maria; na quarta parte, a descrição arquivística; na quinta parte a metodologia; na sexta, os resultados, ou seja, o Catálogo das Atas da 1ª a 46ª Sessão do Conselho Universitário da UFSM e; por último, as considerações finais. Ao concluir, tem-se a dizer que o Catalogo, objeto desse estudo, está disponível no endereço www.ufsm.br/patrimonioarquivistico.

In 1959 it was settled in the city of Rio Grande, the Law School Clovis Bevilaqua, belonging to the Universidade Católica de Pelotas and maintained by Mitra Diocesana de Pelotas and subsequently forming the Universidade do Rio Grande - URG until 1972. This research is justified by historical and cultural value of its collection not only for the institution but also to the entire local community. Towards the presented, this paper aims to describe, according to the Brazilian standard archival, the collection of the Law School Clovis Bevilaqua, between the periods 1959 to 1972, in order to preserve institutional memory and provide access to information. Were addressed documentary heritage and as part of this university archive and its relationship with the Archival science, giving focus to the description, the creation of finding aids and the use of Information Technology (IT) grounded in the National Politics of Archives. The research is of an applied nature, descriptive, qualitative and set up a case study. Priority was given to the identification, collection and organization of the documentation that was dispersed in the institution. Also took place preventive conservation actions. The collection of information was performed by the research literature and documents. This work allowed to identify and propose policies for archival fonds of documents of the institution, developing a descriptive framework of fonds; Make the description of the background and documentary series, according to Nobrade and; analyze the ICA-AtoM as software for archival description of documents within the archive system s - SIARQ of the institution. Currently this software is being analyzed by the Division Support of FURG for adoption at the institutional level. Thus, this paper presents the research products generated as an instrument broad and comprehensive, the Arquivo Geral s guide fonds and a specific Inventory Law School Clovis Bevilaqua. Both products, aim access to information as a mean to collaborate in the development, transmission, preservation and diffusion of knowledge developed in the institution. It should be emphasized, above all, the importance of the continuity of this process in various documentary funds at FURG as a way to preserve the documentary heritage and memory of the institution of higher education in the region. / Em 1959, instala-se na cidade de Rio Grande, a Faculdade de Direito Clovis Bevilaqua, pertencente à Universidade Católica de Pelotas e mantida pela Mitra Diocesana de Pelotas e posteriormente formando a Universidade do Rio Grande URG até 1972. Esta pesquisa justifica-se pelo valor histórico-cultural do seu acervo não só para a instituição, como também, para toda a comunidade rio-grandina. Diante do exposto, este trabalho tem por objetivo descrever, de acordo com a norma arquivística brasileira, o acervo da Faculdade de Direito Clovis Bevilaqua, entre os períodos de 1959 a 1972, com a finalidade de preservar a memória institucional e dar acesso à informação. Foram abordados o patrimônio documental e o arquivo universitário como integrante deste e sua relação com a Arquivística, dando enfoque para a descrição, a criação de instrumentos de pesquisa e a utilização de Tecnologias de Informação (TI) alicerçadas na Política Nacional de Arquivos. A pesquisa é de natureza aplicada, descritiva, qualitativa e configurou-se num estudo de caso. Deu-se prioridade à identificação, reunião e organização da documentação que se encontrava dispersa na instituição. Também se realizaram ações de conservação preventiva. A coleta de informações foi realizada através das pesquisas bibliográfica e documental. Este trabalho permitiu: identificar e propor políticas arquivísticas para os fundos documentais da instituição, elaborando um quadro descritivo de fundos; Realizar a descrição do fundo e séries documentais, de acordo com a Nobrade e; analisar o ICA-AtoM como software para descrição arquivística de documentos no âmbito do Sistema de Arquivos SIARQ da instituição. No momento este software está sendo analisado pela Divisão de Suporte da FURG para adoção a nível institucional. Assim, esta dissertação apresenta como produtos gerados da pesquisa um instrumento amplo e globalizante, o Guia de Fundos do Arquivo Geral da FURG e um específico, o Inventário da Faculdade de Direito Clovis Bevilaqua. Ambos os produtos, visam o acesso à informação, como forma de colaborar com o desenvolvimento, a transmissão, a preservação e a difusão do conhecimento desenvolvido na instituição. Deve-se destacar, acima de tudo, a relevância da continuidade deste processo nos diversos fundos documentais da FURG, como forma de preservar o patrimônio documental da instituição e a memória do ensino superior na região.

His paper presents a study on archival description and dissemination of the resolutions of the Rector at Universidade Federal de Santa Maria. Due to its probative value and informative documents resulting from legal acts and regulations of the Universidade Federal de Santa Maria are considered permanent, i.e., they are historical documents that make up the documentary heritage of the University. Currently, most of these documents are accessible only on paper. Still, the number of queries is high due to the relevance of these documents and their use for decision making. The availability of these documents, using technological tools, would be, therefore, a greater and better access to them. In this context, the aim of this study is the description of archival documentary heritage of the Office of the Rector, at Universidade Federal de Santa Maria, in order to spread their legal and normative acts. The research method chosen is the case study, and, as instruments of data collection observation and document analysis were used. To accomplish the description framework of standards and standards for the development of metadata description and drawing instrument description have been established. This standards and metadata framework was implemented in the electronic system of the University (SIE). The collection has been digitized and described according to Brazilian Standard Archival Description - NOBRADE. Subsequently, the instrument was published online: a catalogue of the Resolutions of the Rector. The catalogue facilitated the search and access to the resolutions of the rector, that were already widely consulted documents. Being online, the instrument allowed greater access to this body and assists in preserving the original paper for it avoids handling. The development of this research, describing and preserving documentary heritage is significant both for the University and for the Archives Administration. Thus, the research contributed to the studies regarding the archival description, the use of its standards, and the use of information technology to provide the results of this description. / Este trabalho apresenta um estudo sobre descrição e a difusão arquivística das resoluções do Reitor da Universidade Federal de Santa Maria. Devido ao seu valor probatório e informativo, os documentos decorrentes dos atos legais e normativos da Universidade Federal de Santa Maria são considerados de caráter permanente, ou seja, são documentos históricos, que compõe o patrimônio documental da Universidade. Atualmente, a maioria destes documentos está acessível apenas em suporte papel. Ainda assim, o número de consultas é elevado, devido à relevância desses documentos e ao uso para tomada de decisões. A disponibilização destes documentos, utilizando-se de ferramentas tecnológicas, permitiria, portanto, um maior e melhor acesso a estes. Neste contexto, o objetivo deste estudo consiste na descrição do patrimônio documental arquivístico do Gabinete do Reitor, da Universidade Federal de Santa Maria, a fim de difundir os seus atos legais e normativos. O método de investigação escolhido é o estudo de caso, e como instrumentos de coleta de dados, foram utilizadas a observação e a análise documental. Para realizar a descrição foi estabelecido o quadro de padrões, normas e metadados para o desenvolvimento da descrição e elaboração do instrumento de descrição. Esse quadro de padrões e metadados foi implementado no sistema eletrônico da Universidade (SIE). O acervo foi digitalizado e descrito conforme a Norma Brasileira de Descrição Arquivística NOBRADE. Posteriormente, publicou-se o instrumento online: um catálogo das Resoluções do Reitor. O catálogo facilitou a busca e o acesso às resoluções do reitor, que já eram documentos muito consultados. Por ser online, o instrumento possibilitou maior acesso a este acervo e auxilia na preservação do original em suporte papel, pois evita o seu manuseio. O desenvolvimento desta pesquisa, descrevendo e preservando o patrimônio documental, é significativo tanto para a Universidade como para a Arquivologia. Dessa forma, a pesquisa contribuiu para os estudos quanto à Descrição Arquivística, o emprego de suas normas, e a utilização da tecnologia da informação para disponibilizar o resultado desta descrição.